Brak systemu zintegrowanego = mniejsze przychody + większe koszty + utrata szans rynkowych

Czy sugerowany przez kontrahenta termin wysyłki jest możliwy do dotrzymania? Czy klient przekroczył przyznany limit kupiecki? Jak wyglądały dotychczasowe transakcje z klientem? W wielu firmach odpowiedzi na te pytania nastręczają ogromnych trudności, a możliwość uzyskania tych informacji ma bezpośredni wpływ na wyniki finansowe firmy.

Niesprawna obsługa zapytań klientów przekłada się na niższe przychody – bo klienci kupują mniej i uciekają do konkurencji. Brak kontroli kredytu w konsekwencji pociąga za sobą zwiększenie kosztów.

Z brakiem kompleksowej informacji o sprzedaży – w rozbiciu na poszczególne produkty, kanały dystrybucji, klientów – związana jest niemożność identyfikacji trendów w sprzedaży i źródeł jej zwiększenia. To powoduje utratę wielu szans rynkowych.

Dlaczego zintegrowanie systemu jest tak ważne?

Tylko sprawny dział sprzedaży, dysponujący aktualnymi i wiarygodnymi informacjami, może utrzymać lojalność klientów i zdobywać nowych odbiorców. Tylko dostęp do aktualnych danych umożliwia elastyczne reagowanie na zmiany na rynku i wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom klientów.

Warunkiem posiadania tych cennych i niezbędnych informacji jest zintegrowanie danych finansowych i logistycznych (z obszaru zaopatrzenia, gospodarki materiałowej, sprzedaży a także produkcji), w jednym systemie informatycznym.

Sprzedaż i dystrybucja w SAP – wsparcie całokształtu obsługi klientów

Rozwiązania sprzedaży i dystrybucji (SD), zawarte w zintegrowanym systemie informatycznym SAP, umożliwiają optymalizację pracy działu sprzedaży (między innymi w wyniku redukcji zbędnych czynności rutynowych). Dzięki dostępowi do aktualnych danych pozwalają na szybszą reakcję na zmiany na rynku i – w konsekwencji – na polepszenie relacji z klientem. To wszystko z kolei wpływa na zwiększenie przychodów.

Moduł SAP Sprzedaż i Dystrybucja obejmuje całokształt kontaktów z klientem, od rejestracji pierwszych spotkań i rozmów, poprzez obsługę zamówień kontrahentów, wysyłkę po fakturowanie.

Większa efektywność kontaktów handlowych

Wspomaganie procesu sprzedaży ma za zadanie zwiększenie efektywności działań, prowadzonych w ramach promocji oraz kontaktów z klientami. Dzięki systemowi SAP firma może elastycznie reagować na zmiany na rynku – więcej sprzedawać obecnym klientom, zdobywać nowych odbiorców. Działania handlowe i marketingowe są bardziej efektywne – ta sama liczba osób w dziale handlowym może obsłużyć większą liczbę klientów.

W obszarze organizacji kontaktów handlowych SAP daje możliwość rejestrowania danych kontrahentów, potencjalnych klientów i ich oczekiwań, a także danych o konkurentach i ich wyrobach.

Dysponując takimi informacjami przedsiębiorstwo może reagować szybciej i skuteczniej na sytuację rynkową, wcześniej wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klientów, dostosowywać oferowaną gamę wyrobów i usług w zależności od aktualnego i prognozowanego popytu na rynku.

System pozwala również rejestrować wszelkiego rodzaju kontakty handlowe, takie jak wizyty, rozmowy handlowe, rozmowy telefoniczne – wraz z informacjami o osobach uczestniczących w spotkaniu i o poczynionych ustaleniach.

SAP umożliwia też zawarcie sugestii co do dalszego postępowania w procesie pozyskania klienta. Funkcjonalność ta porządkuje dalsze działania handlowe, pozwala je planować i monitorować.

Rejestracja i przetwarzanie zapytań ofertowych

Dzięki możliwościom SAP w zakresie rejestracji i przetwarzania zapytań klientów obniża się koszty dostosowania oferty firmy do popytu rynkowego.

W obszarze działań przedsprzedażnych w module Sprzedaż i Dystrybucja w SAP można rejestrować zapytania ofertowe składane przez klientów. W systemie zawarte są informacje o wymaganych przez klienta wyrobach bądź usługach, sugerowanych przez kontrahenta cenach oraz terminach realizacji.

W wyniku rejestracji zapytań ofertowych w systemie można następnie uzyskać informacje na temat potencjalnego zapotrzebowania rynkowego na produkty i usługi, a także o przyczynie złożenia zapytania (reklama prasowa, kontakty osobiste, inne źródła).

Dzięki temu możliwe jest prognozowanie popytu oraz określenie najbardziej korzystnych kierunków rozwoju oferty firmy (np. w odniesieniu do wyrobów, poprzez określenie listy najczęściej występujących  w zapytaniach klientów) – i to bez czaso- i kosztochłonnych badań marketingowych, zlecanych firmom zewnętrznym.

Wsparcie procesu ofertowania

Dzięki rozwiązaniom SAP, wspierającym proces ofertowania, możliwa jest obsługa większej ilości klientów bez zwiększania kosztów działu sprzedaży(tj. ilości pracowników i ich zaangażowania czasowego).

Dzięki rejestracji ofert przedstawianych kontrahentom, w SAP dostępne są informacje na temat stopnia zaawansowania rozmów z poszczególnymi klientami. Na żądanie, w każdej chwili, możliwe jest prześledzenie całego procesu ofertowania wraz ze wszelkimi modyfikacjami, dokonanymi w trakcie negocjacji.

Rejestracja ofert w systemie umożliwia także ujęcie informacji o produktach, o które pytał dany klient, ale których z różnych względów przedsiębiorstwo nie jest w stanie dostarczyć. Informację o tzw. powodach odrzuceń można analizować w formie raportu i na tej podstawie podejmować decyzje o zmianach w oferowanej gamie produktów lub usług.

SAP umożliwia także rejestrację zawieranych umów z odbiorcami, wraz z niezbędnymi informacjami dotyczącymi odbiorców, cen materiałów, uzgodnionych terminów realizacji oraz danych handlowych.

Automatyzacja obsługi zamówień

Dzięki integracji danych w module Sprzedaż i Dystrybucja w SAP, związanych z zamówieniem klienta, z innymi obszarami SAP, wiele żmudnych czynności (jak kontrola dostępności towaru, tworzenie zleceń produkcyjnych, ustalanie cen sprzedaży) ulega skróceniu i uproszczeniu.

Automatyzacja wielu czynności przyczynia się do obniżki kosztów pracy – nie tylko w dziale sprzedaży.
Po wprowadzeniu zamówienia klienta do SAP, dzięki integracji z innymi modułami logistycznymi (PP – planowanie produkcji, MM – gospodarka materiałowa i zaopatrzenie), następuje automatyczne przeprowadzenie kontroli dostępności towarów oraz sporządzenie harmonogramu ich wysyłki. Dzięki temu można bezzwłocznie uzyskać informacje o możliwości dotrzymania terminu realizacji zamówienia, określonego przez zamawiającego.

Zapotrzebowania, wygenerowane na podstawie zamówień, stanowią podstawę do utworzenia zlecenia produkcyjnego ( w module PP), lub zamówienia do dostawcy (w module MM).

W czasie rejestrowania zamówienia, dzięki elastycznemu mechanizmowi ustalania cen, system sam proponuje optymalną cenę, która wynika z ustaleń poczynionych z klientem, lub/i z cenników stosowanych przez przedsiębiorstwo. Pozwala to na odzwierciedlanie zarówno prostych założeń cenowych, jak i złożonych struktur, gdzie obok ceny podstawowej (cennikowej) występują rabaty, upusty, koszty frachtu czy ubezpieczenia.

Mechanizm ten może również zawierać elementy kalkulacji ceny w samym zleceniu, np. w oparciu o cenę ewidencyjną wyrobu (techniczny koszt wytworzenia) oraz różnego rodzaju narzuty lub marże.

Marek Grześ, Kierownik Zespołu Roboczego Sprzedaży i Dystrybucji Odlewni Żeliwa Śrem:
„Dzięki wdrożeniu modułu SD handlowcy Odlewni mają bezpośredni wgląd w stany magazynowe wyrobów gotowych oraz produkcję w toku i planowaną do wykonania. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy sprawnie informować naszych klientów o stanie realizacji ich zamówień.”

Efektywne zarządzanie kredytem kupieckim

Kontrola kredytu kupieckiego, w powiązaniu z obsługą składanych przez nich zamówień, pozwala obniżyć koszty kredytowania odbiorców, a także uniknąć zamrożenia środków finansowych, poprzez wstrzymywanie realizacji zamówień dla niesolidnych płatników.

W momencie składania zamówienia, a także podczas zmian określonych w nim ilości lub wartości towarów, system porównuje otwarty limit kredytu płatnika (dzięki integracji z modułem FI – rachunkowość finansowa) z aktualną wartością zamówienia, a także należności przeterminowane. W przypadku przekroczenia limitu system informuje o takiej sytuacji.

Takiemu ostrzeżeniu może towarzyszyć zablokowanie możliwości utworzenia dostawy, lub nawet uniemożliwienie rejestracji takiego zamówienia systemie.

Automatyzacja wysyłki towarów

Dzięki automatyzacji księgowań, związanych z wysyłką towarów do klienta, zmniejszają się koszty pracy osób zaangażowanych w obsługę procesu wysyłki – od działu sprzedaży, przez magazyn, po księgowość.

Równocześnie dostępność informacji o stanach magazynowych przyczynia się do lepszej obsługi odbiorców, a w konsekwencji, do zwiększenia zadowolenia klientów.

Na etapie wysyłki towarów, dzięki ścisłej integracji z obszarami gospodarki materiałowej oraz rachunkowości finansowej, w momencie rejestracji wydania materiałów w następują automatyczne księgowania. Materiały są wyksięgowywane z konta zapasów (np. konto wyroby gotowe na magazynie) i automatycznie księgowane na konto kosztu własnego sprzedaży (np. koszt własny sprzedaży krajowej).

Księgowanie takie wykonywane jest automatycznie, na podstawie np. ceny ewidencyjnej każdego wyrobu. Księgowania następują w czasie rzeczywistym. W związku z tym w każdej chwili możliwe jest uzyskanie informacji o ilościowym i wartościowym zapasie materiałów na magazynie.

W systemie można także zawrzeć informacje dotyczące pakowania wyrobu. SAP R/3 pozwala śledzić stan zapasów opakowań oraz zarządzać opakowaniami zwrotnymi.

Automatyzacja fakturowania

Podobnie jak w przypadku obsługi zamówień i wysyłki, automatyzacja procesu fakturowania pozwala na obniżenie kosztów pracy osób zaangażowanych w ten proces. Co więcej, dostępność on-line  informacji o generowanych przychodach, na podstawie wprowadzonych do systemu faktur, dostarcza danych koniecznych do efektywnego zarządzania należnościami i środkami pieniężnymi.

Trafne decyzje menedżerskie

Wykorzystanie Systemu Informacyjnego Sprzedaży (SIS) pozwala podejmować ekonomicznie trafne decyzje związane z zarządzaniem całością procesu sprzedaży i identyfikacją nowych szans rynkowych.

SIS rozszerza możliwości informacyjnego wsparcia procesów decyzyjnych, związanych ze sprzedażą.

System ten napełniany jest danymi ze wszystkich dokumentów rejestrowanych w module Sprzedaż i Dystrybucja w SAP (kontrakty, zlecenia, dostawy, faktury, itd.).

Ponieważ wszystkie informacje w SIS są aktualizowane w czasie rzeczywistym, pracownicy działu sprzedaży dysponują aktualnymi informacjami, niezbędnymi do podejmowania decyzji. SIS umożliwia sporządzanie raportów w wielu przekrojach, np. wg kontrahentów, asortymentu, lokalizacji, itp.

Również dzięki SIS możliwe jest śledzenie trendów sprzedaży i dzięki temu szybkie reagowanie na zachodzące zmiany (np. raptowny spadek sprzedaży określonej grupy asortymentowej może być informacją o nasyceniu rynku lub o niskiej konkurencyjności w stosunku do innych dostawców danego asortymentu).

Ponadto SIS daje możliwość planowania sprzedaży – np. w oparciu o dane historyczne – a następnie porównywania planów sprzedaży z danymi rzeczywistymi.

Podsumowując, wykorzystanie SAP w sprzedaży i dystrybucji ma istotny wpływ na polepszenie wyniku finansowego firmy – zarówno poprzez obniżkę kosztów działań związanych ze sprzedażą, jak i przez zwiększenie przychodów, powiązane z większym zadowoleniem klientów oraz lepszym dostosowaniem oferty firmy do zmieniającego się rynku.