Zarządzanie kadrami przekracza granice działu personalnego

W ciągu ostatnich dwudziestu lat rola działu HR zmieniła się radykalnie, by uczynić z niego partnera biznesowego dla kadry kierowniczej. Niegdyś zadania specjalistów personalnych ograniczały się do administracji kadrami oraz rozliczania czasu pracy i list płac.

W miarę uświadamiania sobie przez zarządy dużej roli satysfakcji pracowników i właściwego doboru kadr, eksperci HR powiększali obszar swoich kompetencji o rekrutację, zarządzanie rozwojem pracowników i systemy motywacyjne wynagrodzeń. Zdobycie i utrzymanie wysoko kwalifikowanych pracowników stało się priorytetowym celem działów HR.

Aby mógł być on osiągnięty, potrzebna jest ścisła współpraca specjalistów kadrowych z menedżerami. Kierownicy określają cele krótko- i długoterminowe, definiują wymagania rekrutacyjne i planują ścieżki rozwoju dla swoich podwładnych. W wielu firmach w sposób naturalny część funkcji kadrowych zaczęto powierzać właśnie menedżerom.

W poszukiwaniu straconego czasu

Specjaliści HR od dawna dysponują narzędziami informatycznymi wspierającymi funkcje kadrowe. Kierownicy, coraz mocniej zaangażowani w czynności kadrowe, potrzebują analogicznego wsparcia.

Praca menedżera to ciągła walka z czasem. Delegowanie zadań zmniejsza deficyt czasu, ale zawsze pozostają prace, które trzeba wykonać osobiście. Znakomita ich część pośrednio lub bezpośrednio dotyczy podległych pracowników. Współpraca z działem HR jest tu istotna, ale dopiero dostęp do narzędzi samoobsługowych może znacząco zwiększyć efektywność menedżera.

Rozwiązanie samoobsługowe musi być proste i intuicyjne w obsłudze oraz dostępne w każdym miejscu i czasie. Wśród obecnych na rynku ofert aplikacji MSS (Manager Self-Service), firmy wykorzystujące system mySAP HR powinny zwrócić szczególną uwagę na rozwiązania SAP MSS.

Szybciej i skuteczniej

Co można robić efektywniej dzięki rozwiązaniom samoobsługowym MSS? W dużej części są to działania wymagające osobistego zaangażowania menedżera, jak i te, na które bez wsparcia informatycznego kierownik nie miałby czasu. Współpraca menedżera z działem HR nadal pozostaje istotna, ale to samoobsługa wnosi nową jakość  do zarządzania zespołem.

Oto przedsmak tego, co można znaleźć w SAP MSS…

Zarządzaj pracownikami i motywuj Twój Zespół

  • Raportowanie o obecnościach i nieobecnościach podległych pracowników
  • Przegląd danych organizacyjnych i osobowych pracowników
  • Monitorowanie dat (np. przypominanie o urodzinach pracownika, konieczności odnowienia umowy, skierowania na badania itp.)
  • Zarządzanie wynagrodzeniami (przegląd i porównywanie wynagrodzeń, planowanie zmian, przegląd raportów płacowych)
  • Przegląd zarchiwizowanych dokumentów (podania o pracę, świadectwa pracy itp.)
  • Zdjęcia pracowników (aplikacja ‘who’s who’)
  • Oceny pracownicze – przegląd i rejestracja
  • Przegląd kwalifikacji
  • Zatwierdzanie i przegląd podróży służbowych
  • Porównanie profilu wymagań wybranego stanowiska z kompetencjami pracownika
  • Zarządzanie szkoleniami – wstępna rezerwacja szkoleń dla podległych pracowników
  • Inicjowanie zmian organizacyjnych i administracyjnych (z wykorzystaniem mechanizmów Workflow), np. przeszeregowania, zmiany grafików
  • Raportowanie o stanie zatrudnienia, czasie pracy i wynagrodzeniach, np. nadgodziny, godziny nocne, zatrudnienia i zwolnienia, koszty nieobecności, koszty nadgodzin itp.

Skutecznie zarządzaj budżetem działu

  • Przegląd miejsc powstawania kosztów (MPK) w podległej strukturze organizacyjnej
  • Rozpoznawanie sytuacji krytycznych (wysokie wariancje na MPK), przekroczenia progów kosztowych, niestandardowe pozycje itp.)
  • Raportowanie o alokacji działań na miejscach powstawania kosztów

Rekrutuj najlepszych

  • Przegląd wakatów w ramach podległych jednostek organizacyjnych
  • Raportowanie o kandydatach na wybrane wakujące stanowiska
  • Krótkie profile kandydatów
  • Inicjowanie działań naboru: zaproszenie na rozmowę, oferta pracy, odrzucenie kandydata
  • Śledzenie statusu procesów rekrutacyjnych
  • Tworzenie wakatów

Efektywnie zarządzaj projektami

  • Zlecenie zmiany elementu struktury podziału pracy (WBS)
  • Przegląd wykorzystania budżetu
  • Transfery budżetu
  • Żądania budżetowe
  • Raportowanie kosztów projektu

Dla każdej firmy z mySAP HR

Warunkiem koniecznym dla udostępnienia menedżerom wybranych funkcji samoobsługowych jest uruchomienie odpowiednich komponentów mySAP HR. Praktycznie każde przedsiębiorstwo posiadające wdrożony moduł HR (nawet w podstawowym zakresie) może skorzystać na wyborze MSS.

W przypadku tzw. „twardych funkcjonalności” (administracja kadrami, zarządzanie strukturą organizacyjną, czas pracy i lista płac) powszechnie wykorzystywanych przez użytkowników systemu SAP, kierownikom w ramach MSS można udostępnić m.in. funkcje przeglądania i zatwierdzania wniosków urlopowych, analiz wynagrodzeń i czasu pracy.

Samoobsługa menedżerska to aplikacja portalowa, dostępna poprzez przeglądarkę internetową. Wygląd ekranów (układ menu i dostępnych funkcji) można łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb (personalizacja). Rozwiązanie samoobsługowe jest komfortowe zarówno dla użytkowników intensywnie pracujących z systemem, jak i sporadycznie wykorzystujących wybrane funkcje.

Wymagania technologiczne

Praca z SAP MSS, rozwiązaniem dostępnym przez przeglądarkę WWW, wymaga uruchomienia portala korporacyjnego (SAP Enterprise Portal). SAP BW (hurtownia danych) i ITS (Internet Transaction Server) dla SAP BW 2.1C występuje tutaj opcjonalnie – jeśli kierownicy mają mieć dostęp do raportów z hurtowni danych.

MSS nie tylko dla menedżerów

Korzyści z uruchomienia rozwiązań MSS odczują nie tylko kierownicy. Narzędzia samoobsługowe redukują liczbę rozmów (telefonicznych i bezpośrednich), które zwykle muszą odbyć menedżerowie z przedstawicielami różnych działów.

Kadra zarządcza ma teraz dostęp do aktualnych danych pracowniczych, co wcześniej nie było takie oczywiste (obieg informacji mógł trwać dłużej niż czas ich aktualności). Wszyscy mogą się skupić na ich strategicznych zadaniach.

W wielu korporacjach dużą trudność sprawia menedżerom przygotowanie planu kosztów osobowych i budżetowanie. Czynności te mogą pochłonąć nawet kilka dni pracy kierownika i podległych mu pracowników. Dzięki wdrożonym modułom planowania kosztów osobowych i budżetowania (część pakietu mySAP HR) oraz udostępnieniu ich menedżerom poprzez MSS,  utworzenie planu i budżetu zajmie maksymalnie godzinę.

Doskonałym narzędziem dla decydentów jest też aplikacja WWW do przeglądania kosztów rzeczywistych i symulowanych w perspektywie organizacyjnej i miejsc powstawania kosztów.

Wszystkiego najlepszego od kierownika

MSS może wnieść nową jakość w relacjach podwładny-przełożony. Szybkie zatwierdzanie wniosków urlopowych, skuteczne zarządzanie wynagrodzeniami, monitorowanie rozwoju kompetencji – to tylko część z odczuwalnych efektów wdrożenia samoobsługi menedżera.

Poza tym – życzenia urodzinowe od zapracowanego przełożonego będą dla większości pracowników przyjemną niespodzianką.