Po zapowiedzianych przez Ministerstwo Finansów zmianach w strukturze JPK, przedsiębiorcy nie dostali dużo czasu na przygotowanie swoich systemów do nowych wymagań. Od chwili publikacji ostatecznej wersji schematów dla JPK_VAT mieli niespełna dwa miesiące na finalizację prac (oficjalne wersje z 25.02.2020 oraz aktualizacja z 06.03.2020), a licząc od pierwszych publikacji koncepcji schematów, niecałe pół roku. Epidemia koronawirusa COVID-19 zmieniła nieco sytuację. W ramach tarczy antykryzysowej MF przełożyło moment wejścia nowego schematu dla dużych przedsiębiorstw na lipiec 2020 r. Obecnie wszystkie firmy mają taki sam deadline na przygotowanie się.

Na podstawie naszego doświadczenia radzimy, by nie odwlekać implementacji na ostatni moment, bo znów coś może nas zaskoczyć!

 JPK od All for One

Narzędzie All for One JPK – Jednolity Plik Kontrolny w SAP jest na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do najnowszych wytycznych MF. Już blisko 170 podmiotów zakupiło All for One JPK i ponad 95% z nich korzysta z usługi wsparcia dla rozwiązania w ramach serwisu aplikacyjnego SAP w SNP (aktualnie All for One Poland). Doświadczenia zdobywane u klientów, a także know-how z innych projektów w obszarze SAP, które realizujemy, pozwoliły na stworzenie produktu, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa, nawet te posiadające złożoną architekturę systemu.

Praktyczne od chwili ogłoszenia ostatecznej wersji schematów dla JPK_VAT pakiet narzędzi All for One JPK jest gotowy do generowania wymaganych plików w nowej strukturze. Wcześniej, rozwijając narzędzie i dostosowując je do kolejnych zmian ogłaszanych przez MF, zdecydowaliśmy się na wprowadzenie kilku zmian optymalizacyjnych. Już od lutego nasi konsultanci realizują wiele projektów w obszarze JPK. Są to głównie rozwiązania dla struktury JPK_V7M w tych firmach, które już wcześniej korzystały z naszego pakietu, ale również nowe wdrożenia dla wszystkich struktur. Obecnie (koniec marca) już wielu klientów posiada najnowszą wersję rozwiązania na swoich systemach. Klienci, którzy już korzystają z All for One JPK i wykupili usługę serwisową, mają pewność, że każda aktualizacja JPK_VAT zostanie im dostarczona bez dodatkowych opłat, przed terminem wymaganym przez ministerstwo, z czasem na dostosowanie narzędzia do własnych potrzeb.

Dalsza część artykułu jest podsumowaniem doświadczeń z ostatnich miesięcy oraz wyzwań, z którymi nasi konsultanci mierzą się podczas implementacji schematu JPK_V7M u klientów.

Zmiany, wyzwania, doświadczenia

Nowej struktury jednolitego pliku kontrolnego nie powinno się traktować tylko jako połączenia obecnego schematu JPK_VAT oraz części deklaracyjnej, która de facto jest sumowaniem poszczególnych pozycji z JPK_VAT z dodatkowymi kilkoma polami, do wypełnienia zazwyczaj w sposób manualny. Struktura wymaga dodatkowo uzupełnienia wielu pól, nad którymi dotychczas zwykle się nie zastanawiano, a często nawet nie odnotowywano. Mieliśmy tego świadomość podczas przygotowywania naszego rozwiązania, dzięki czemu narzędzie zostało zbudowane w taki sposób, aby ułatwić identyfikację poszczególnych wymaganych cech.

All for One JPK: oznaczenia części ewidencyjnej JPK_V7M

Determinacja GTU

Determinacja procedur sprzedaży

Determinacja typu dowodu sprzedaży

Wdrożenie nowej struktury JPK_V7M krok po kroku

Na schemacie prezentujemy poszczególne kroki wdrożenia nowej struktury JPK_V7M. Podczas konsultacji wychodzimy od przedstawienia schematu i standardowego sposobu analizy danych przez rozwiązanie. W dalszych krokach analizujemy pole po polu i identyfikujemy wspólnie występowanie danego oznaczenia. Przystępując do weryfikacji obecnych możliwości i ustawień systemu, należy mieć na uwadze, że analiza ta będzie bardziej złożona od obecnie przeprowadzanych analiz dla JPK_VAT. Dlatego, na podstawie dotychczasowych doświadczeń, zachęcamy, aby w tym kroku wzięły udział osoby z działu zakupów i sprzedaży oraz osoby odpowiedzialne za interfejsy z innymi systemami.

Jeśli firma posiada rozbudowany system SAP, który zawiera moduł SD oraz częściowo chociaż MM, wówczas implementacje odbywają się w sposób bardziej naturalny i zazwyczaj nie wymagają manualnego wprowadzenia informacji. Jednakże w niektórych firmach wszystkie dane muszą być czerpane z modułu finansowego, stąd liczba informacji jest oczywiście ograniczona.

Wykonawszy wiele analiz i konsultacji, wypracowaliśmy najlepsze metody umieszczania danych na dokumencie księgowym. Jest to zależne przede wszystkim od obecnego sposobu wykorzystywania pól w systemie. W celu prezentacji oznaczeń wykorzystujemy pola zarówno z nagłówka dokumentu, jak i z poszczególnych pozycji. Staramy się, aby wybrane pole było najbardziej dostępne dla użytkownika.

Możliwości odpowiednich mapowań mamy wiele, począwszy od materiału, typu dokumentu FI lub SD, kodu podatku, a skończywszy na danych pochodzących z materiału, takich jak kody CN czy PKWiU. Standard rozwiązania All for One JPK zazwyczaj pokrywa 80% zapotrzebowania firmy, a 20% pozostaje jako miejsce na indywidualne, specyficzne dla klienta ustawienia.

Inne wyzwania pojawiają się, jeśli firma klienta posiada systemy sprzedażowe na zewnątrz SAP, a nawet kilka takich systemów. Wówczas implementacja samego narzędzia przebiega w odrębny sposób. Takie implementacje wymagają odpowiedniego dostosowania mechanizmu wprowadzającego dane do SAP, jednakże po odpowiednim dostosowaniu samo narzędzie All for One JPK będzie analizowało dokumenty równie sprawnie, jak podczas klasycznej analizy.

W trakcie analizy staramy się minimalizować ilość pracy manualnej, wymaganej do wykonania przez użytkownika wprowadzającego dokumenty do SAP. Nie tylko ze względu na żmudność zadania lub też czasami czasochłonność, ale przede wszystkim ze względu na minimalizowanie ryzyka błędu ludzkiego, np. pominięcia ważnej informacji dla struktury JPK_V7M. Nakład pracy ręcznej również należy minimalizować w związku z koniecznością przesyłania częstszych korekt plików JPK_V7M (14 dni od zdarzenia powodującego korektę). Jeśli oznaczenia byłyby wprowadzane na ostatnim etapie przygotowania pliku, wówczas każda korekta wymagałaby naniesienia ponownie wszystkich poprawek. Nie chcę tutaj wspominać o ewentualnych sankcjach karnych, które KAS mógłby nałożyć za każdy błąd w pliku.

Z ciekawszych problemów możemy wyróżnić oznaczanie metody podzielonej płatności, zarówno w sprzedaży, jak i w zakupach. Obecnie większość podmiotów na rynku wprowadza oznaczenie MPP na każdej fakturze i tak też płaci – mniejsze ryzyko. Problem polega na tym, że organ chce widzieć oznaczone tylko te dokumenty, które podlegają obowiązkowemu split paymentowi. Rozwiązań jest jak zawsze kilka, nie każdy dobry u danego podmiotu. Można wykorzystać kombinację materiału i kwoty minimalnej (15 tys.), kodu podatku lub też osobnej metody płatności.

Innym ciekawym zagadnieniem są oznaczenia faktur do paragonu oraz dokumentów zbiorczych z kas rejestrujących. Widzimy, że co system, to inna implementacja dla tych mechanizmów. A trzeba pamiętać, że faktury do paragonu się nie sumują do części deklaracyjnej, natomiast należy od nich wykazać VAT w części szczegółowej pliku. Tutaj ponownie konieczne jest odpowiednie ustawienie logiki dla rozwiązania All for One JPK w celu uzyskania prawidłowej prezentacji danych.

Warto mieć na uwadze często popełniany błąd: dla części sprzedażowej nie należy stosować oznaczeń dla transakcji zakupu skutkujących pojawieniem się VAT należnego (WNT, import usług).

I na zakończenie podpowiadamy, że jeśli nie uda nam się wprowadzić narzędzia na czas, bo zbyt późno zabierzemy się do pracy lub niektóre dane po prostu będą wymagały ręcznych zmian, można skorzystać z przejściowego rozwiązania „ratunkowego”. SNP (aktualnie All for One Poland) posiada gotowe narzędzie Excel4JPK, które pozwoli uzupełnić luki informacji w pliku JPK. Nie rekomendujemy używania tego rozwiązania na stałe, ale można je wykorzystać doraźnie, przejściowo, jeśli nie przygotowaliśmy systemu, ewentualnie jako źródło danych pochodzących z innego systemu. Dzięki temu nie musi być tworzony żaden dodatkowy łącznik/interface pomiędzy systemami, a użytkownik przejmuje pełną kontrolę nad wczytywaniem danych spoza SAP.

Produktem komplementarnym do All for One JPK jest narzędzie pozwalające przesyłać pliki do Ministerstwa Finansów bezpośrednio z systemu SAP – rozwiązanie JPK Transfer. Narzędzie w sposób przejrzysty prowadzi do wysyłki, przechowuje i archiwizuje wszystkie wysyłki.

W celu weryfikacji kontrahentów w JPK_VAT/V7M możemy wykorzystać narzędzie All for One Partner Checker, które odpowiednio sprawdzi status podatnika na Białej Liście lub w bazie VIES.

Jednolity Plik Kontrolny został firmom narzucony i być może nie budzi dużego entuzjazmu. Jednak w wielu firmach widzimy racjonalne podejście i wykorzystanie możliwości All for One JPK nie tylko jako narzędzia do raportowania do MF, lecz także jako wewnętrznego narzędzia analitycznego.