Uszczelnienie systemu podatków PIT i CIT, skuteczniejsza ściągalność należności i większe wpływy do budżetu, a dodatkowo krótsze, mniej uciążliwe dla płatnika kontrole podatkowe oraz zmniejszenie kosztów wypełniania obowiązków podatkowych przez przedsiębiorców – to główne powody, jakimi Ministerstwo Finansów uzasadnia wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Polska jest kolejnym krajem, który wprowadza e-kontrole oraz obowiązek przesyłania informacji podatkowych w ustrukturyzowanej formie.

Terminarz zmian

Od 1 lipca 2016 r. wszystkie firmy, których obroty przekraczają 50 mln euro rocznie lub które zatrudniają więcej niż 250 osób, będą miały obowiązek przekazywania organowi kontroli podatkowej – na jego żądanie – elektronicznych plików o uzgodnionej strukturze, w których podatnicy będą zobowiązani raportować księgi podatkowe (w całości lub części) i dowody księgowe.

Tym samym na żądanie organów podatkowych podatnicy nie będą mogli przekazywać dokumentacji podatkowej i księgowej w dowolnej postaci elektronicznej, jak to ma miejsce obecnie.

Natomiast dla małych, średnich i mikro przedsiębiorców, w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, ustawodawca przewidział okres przejściowy. W tym okresie – od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. – firmy z sektora MŚP będą przekazywały księgi i dokumenty w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego na zasadzie fakultatywności. Dopiero od 1 lipca 2018 r., czyli dwa lata po tym, jak obowiązek ten obejmie dużych przedsiębiorców, stanie się to dla nich obowiązkowe.

W myśl wprowadzanych regulacji Jednolity Plik Kontrolny (JPK) stanie się dowodem w czynnościach kontrolnych.

Czym jest JPK

JPK to pliki o uzgodnionej strukturze logicznej, za pomocą których, na żądanie organu podatkowego, podatnik będzie zobowiązany przekazywać księgi podatkowe (w całości lub części) oraz dowody księgowe. Pliki te będą przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Innymi słowy, Jednolity Plik Kontrolny to format ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w jakim podatnicy prowadzący te księgi z wykorzystaniem programów komputerowych będą zobowiązani przekazywać je na żądanie organów podatkowych.

W związku z opublikowaniem przez Ministerstwo Finansów 9 marca 2016 roku finalnych struktur logicznych JPK, został doprecyzowany zakres wymaganych informacji (który jest zaskakująco szeroki).

Obecnie wyczekiwane jest wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia, które określi:

  • sposób przesyłania danych za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
  • wymagania techniczne odnośnie do informatycznych nośników danych, na których dane będą przekazywane,
  • mechanizmy zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności oraz niezaprzeczalności danych zawartych w księgach,
  • sposoby ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem.

W tej chwili najbardziej aktualnym źródłem informacji jest wydany 14 marca 2016 r. projekt rozporządzenia dotyczącego Jednolitego Pliku Kontrolnego, w którym określono m.in. szczegóły dotyczące sposobu przesyłania plików oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których mają być zapisywane i przekazywane księgi podatkowe.

Struktura JPK

Struktura JPK będzie oparta na aktualnej wersji specyfikacji pliku SAF-T (Standard Audit File for Tax). SAF-T to schemat danych w formacie XML, zaproponowany przez OECD w 2005 r. (zaktualizowany w 2010 r. do wersji 2.0). SAF-T został zaprojektowany w sposób umożliwiający przetwarzanie danych z obszarów powszechnie występujących w systemach księgowych przedsiębiorstw, w podziale na:

  • księgi główne,
  • środki trwałe,
  • należności,
  • zobowiązania,
  • inwentarz.

W procesie tworzenia wymagań dla Jednolitych Plików Kontrolnych pod uwagę brano nie tylko specyfikacje pliku SAF-T, ale także dokumenty księgowe o strukturze ustalonej w oparciu o przepisy i krajowe uwarunkowania, np. faktury elektroniczne. Schemat standardu SAF-T 2.0 zawiera jedynie minimum założeń pozwalających na uzyskanie istotnych danych z systemu księgowego, w związku z czym implementując SAF-T na swoje potrzeby, należy odpowiednio go rozbudować.

Interesującymi dla podatników informacjami mogą być wytyczne i specyfikacje na potrzeby uzgodnienia podatkowego oprogramowania księgowego i biznesowego. Ministerstwo Finansów przygotowało siedem różnych struktur JPK, dostosowanych do poszczególnych obszarów podatkowo-rachunkowych używanych przez przedsiębiorstwa. Wspomniane struktury to:

  • Struktura 1 – księgi rachunkowe,
  • Struktura 2 – wyciągi bankowe,
  • Struktura 3 – magazyn,
  • Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
  • Struktura 5 – faktury,
  • Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
  • Struktura 7 – ewidencja przychodów.

Warte podkreślenia są konsekwencje niezastosowania się przedsiębiorstw do wchodzących w życie przepisów. W przypadku nieprzedstawienia dokumentacji podatkowo-księgowej na żądanie organów podatkowych zgodnie ze strukturą i formatem JPK, zostaną zastosowane przepisy kodeksu karnego skarbowego, podobnie jak w przypadku nieprzedstawienia dowodów w formie papierowej.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej (druk sejmowy nr 3462): „Chodzi o to, aby można było w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnić niezbędne dane merytoryczne. Intencją projektowanych rozwiązań jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, tj. możliwości edycji ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w oparciu o powszechnie stosowany w komunikacji elektronicznej standard XML”.

Implementacja zmian

Wprowadzenie nowych przepisów jest dużym wyzwaniem nie tylko dla działów finansowych przedsiębiorstw, ale również dla ich zespołów IT, odpowiedzialnych za przygotowanie odpowiednich zmian w firmowych systemach informatycznych, w celu przystosowania ich do generowania danych niezbędnych w JPK.

Trudno bowiem nie podkreślić faktu, że techniczny (i finansowy) ciężar wprowadzenia wymaganych zmian do sposobu prowadzenia kontroli przez odpowiednie organy (plików JPK będą mogły żądać od podatnika zarówno organy podatkowe, jak i organy kontroli skarbowej) spoczął na barkach podatników. To oni są zobowiązani do tego, by wykorzystywane w firmie oprogramowanie umożliwiało generowanie plików danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Wymóg przekazywania Jednolitego Pliku Kontrolnego został wprowadzony ustawą z września 2015 r., ale dopiero w marcu 2016 r. Ministerstwo Finansów opublikowało ostatecznie zdefiniowane struktury logiczne JPK, ze szczegółowymi wytycznymi odnośnie do zawartości i struktury pliku. Tym samym przedsiębiorstwa dostały niewiele ponad trzy miesiące na przygotowanie swoich systemów informatycznych do wymagań fiskusa. A koniecznych zmian – w dużych firmach, które korzystają np. z zintegrowanego systemu do zarządzania SAP – jest całkiem sporo. Zakres zmian niezbędnych do wprowadzenia w systemach informatycznych zależy od specyfiki działalności firmy, złożoności procesów wykorzystujących dane z wielu obszarów oraz konieczności dostosowania całości rozwiązania do ściśle określonych wymagań.

Jednolity Plik Kontrolny w SAP

Aby umożliwić firmom pracującym z SAP dostosowanie systemu na czas, BCC (aktualnie All for One Poland) przygotowało rozwiązanie, którego zadaniem jest umożliwienie użytkownikom przygotowania Jednolitych Plików Kontrolnych bezpośrednio w systemie SAP ERP, a także wygenerowanie deklaracji w postaci plików w formacie .XML, umożliwiających wysyłkę deklaracji w formie elektronicznej (także drogą elektroniczną). Produkt Jednolity Plik Kontrolny w SAP jest przez BCC rozwijany od stycznia br., w oparciu o kolejne informacje napływające z Ministerstwa Finansów, precyzujące wymagania względem podatników. Dzięki temu nasi specjaliści są przygotowani do wsparcia klientów w zakresie przygotowania ich systemu SAP do generowania danych podatkowych i księgowych w formie JPK, zgodnie z przepisami nowej ordynacji podatkowej.

Elementy pakietu All for One Jednolity Plik Kontrolny w SAP to:

  • zestaw gotowych funkcjonalności wraz z metodyką wdrożenia,
  • analiza zakresu prac niezbędnych do spełnienia wymagań prawnych w danej firmie,
  • dostosowanie produktu do specyficznych potrzeb organizacji.

Rozwiązanie Jednolity Plik Kontrolny w SAP jest oferowane w ramach gamy rozwiązań All for One SAP Add-ons. To pierwszy i jak na razie jedyny na rynku produkt adresowany do firm posiadających system SAP ERP, który pozwala spełnić nowe wymagania organów kontroli podatkowej i skarbowej.

JPK Transfer – bezpieczny, stabilny, poświadczony

Firmy, które już korzystają z pakietu All for One Jednolity Plik Kontrolny w SAP, mogą teraz bezpiecznie wysyłać do systemu Ministerstwa Finansów dane z SAP w formacie wymaganym przez nowe przepisy prawne. JPK Transfer jest rozszerzeniem rozwiązania BCC (aktualnie All for One Poland), częścią oferty dostosowania systemów SAP do generowania JPK.

Pod koniec maja br. Ministerstwo Finansów opublikowało długo oczekiwaną szczegółową specyfikację wymagań odnośnie do sposobu i formatu przesyłania danych z jednolitych plików kontrolnych w wersji elektronicznej. Doświadczenie BCC zarówno w obszarze SAP, jak i w integracji rozproszonych systemów informatycznych pozwoliło nam w krótkim czasie przygotować rozwiązanie umożliwiające wysyłkę JPK z systemu SAP przez Internet w bezpieczny i stabilny sposób.

Rozwiązanie JPK Transfer zapewnia:

  • przygotowanie danych JPK do elektronicznej wysyłki w układzie i formacie zgodnym z oczekiwaniami Ministerstwa Finansów,
  • zaszyfrowanie danych i podpis cyfrowy jednoznacznie identyfikujący organizację będącą nadawcą komunikatu,
  • bezpieczną i stabilną wysyłkę danych przez Internet (w tym monitoring statusu wysyłki bezpośrednio w systemie SAP),
  • zaczytanie do systemu SAP Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) z Ministerstwa Finansów, potwierdzającego otrzymanie JPK przez MF,
  • kokpit wysyłek JPK w systemie SAP, raportujący wszystkie zrealizowane wysyłki JPK wraz z ich statusem i dokumentami UPO.

JPK Transfer jest rozszerzeniem oferowanego przez BCC pakietu All for One Jednolity Plik Kontrolny w SAP. Jest to autorskie rozwiązanie z oferty All for One SAP Add-ons, które pozwala przygotować system SAP do generowania danych podatkowych i księgowych w formie JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego), zgodnie z przepisami nowej Ordynacji podatkowej.