Zapewne mieli Państwo do czynienia z problemem – jak porównać propozycje różnych wykonawców,
z których każdy oferuje nieco inny zakres usług? Jak podjąć decyzję, jeśli brakuje nam istotnych informacji? Jak wybrać spośród kilku ofert, które nie zostały dopasowane do naszych potrzeb?

Warto sobie zadać pytanie, jak przy podejmowaniu decyzji o wyborze systemu ERP (oraz firmy wdrożeniowej) zapewnić sobie odpowiednie podstawy informacyjne, wiedzę o oferentach i ich propozycjach – tak by móc wybrać trafnie system, który przyniesie naszej firmie korzyści biznesowe, i partnera wdrożeniowego, który nas nie zawiedzie.

Jakie powinny być oferty wdrożeniowe?

Aby dokumenty oferty mogły być podstawą do podjęcia decyzji o wyborze systemu ERP i firmy wdrożeniowej, muszą one być:

  • A.     porównywalne
  • B.     kompletne
  • C.    adekwatne do potrzeb firmy

Poniżej przedstawiamy niebezpieczeństwa, wiążące się z niespełnieniem tych warunków, oraz rekomendujemy działania, jakie należy podjąć, by oferty wdrożeniowe te warunki spełniały, aby proces podejmowania decyzji nie trwał zbyt długo i nie angażował niepotrzebnie zbyt dużej liczby osób.

A. Porównywalność ofert

Decyzja o wyborze systemu ERP i jego dostawcy nie powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie opisu funkcjonalności oraz ceny rozwiązania. Pamiętajmy o innych czynnikach, determinujących bezpieczeństwo przedsięwzięcia wdrożeniowego, takich jak: doświadczenie oferenta, potencjał kadrowy, liczba specjalistów w kraju zajmujących się rozwojem danego systemu.

Wszystkie ważne dla nas zagadnienia powinny zostać wyszczególnione w naszym zapytaniu ofertowym, po to, aby wszyscy oferenci czuli się zobowiązani do udzielenia informacji na każdy temat. Warto zaznaczyć jasno w zapytaniu ofertowym, że oferty niezawierające wszystkich wymaganych informacji nie będą brane pod uwagę. Dobrym rozwiązaniem jest wymóg przedstawienia zbiorczego zestawienia, podsumowującego ważne dla nas zagadnienia. Dzięki temu wstępne porównanie ofert będzie możliwe niemal jednym rzutem oka.

B. Kompletność ofert

Oferty powinny dotyczyć tego samego zakresu. Trudno porównać dwie oferty, jeśli jedna dotyczy wyłącznie usług wdrożeniowych i szkoleń, a druga – zawiera także koszty dostawy serwerów oraz licencji na oprogramowanie. Niekompletność ofert grozi wyborem oferty tańszej, a następnie koniecznością poniesienia nieplanowanych kosztów po rozpoczęciu wdrożenia.

Ukrywanie rozmaitych opłat dodatkowych, koniecznych do uruchomienia systemu (np. koszt licencji na motor bazy danych, koszt licencji na dodatkowy system raportowy), jest jedną z najczęściej używanych przez oferentów sztuczek.

Podobnie, wprowadzić klienta w błąd może brak informacji o rocznych kosztach serwisu (maintenance) systemu, uprawniającego np. do otrzymywania nowych wersji systemu, korzystania z help desku producenta systemu itd. Opłaty te nie zawsze są obligatoryjne, niemniej abyśmy mogli utrzymywaćsystem w sprawności, wskazane jest, aby je ponieść.

Wdrożenie systemu ERP jest przedsięwzięciem wspólnym, a niektóre czynności (np. szkolenia użytkowników końcowych, przeniesienie danych podstawowych ze starego systemu do nowego) mogą być wykonane przez jedną lub drugą stronę kontraktu. Dlatego powinniśmy od oferenta wymagać sprecyzowania owego podziału ról – np. przy okazji opisu metodyki wdrożenia systemu.

Ponadto należy sprawdzić, czy oferent uwzględnił odpowiedni budżet dni na zarządzanie projektem. Zdarza się, że oferent ogranicza budżet na te działania (czasami na życzenie klienta!) – aby obniżyć koszty oferty. Tymczasem niewystarczający budżet dni na zarządzanie projektem może zaowocować problemami w kierowaniu wdrożeniem. Kierownik projektu ze strony firmy wdrożeniowej musi mieć zaplanowany budżet czasu na koordynację działań zespołów wdrożeniowych, spotkania z członkami zespołów i członkami komitetu sterującego.

Podobnie jest w przypadku budżetu na wsparcie powdrożeniowe, czyli pomoc, udzielaną użytkownikom przez konsultantów po uruchomieniu systemu.

Z reguły nawet dobrze przygotowani użytkownicy, działający na najlepiej wdrożonym ERP, potrzebują zwykle przez kilka tygodni wsparcia z zewnątrz – np. przy obsłudze nietypowych transakcji biznesowych. Jeśli wsparcie powdrożeniowe będzie niewystarczające, kolejka nierozwiązanych problemów będzie rosła, coraz więcej nowych danych i transakcji pozostanie nie wprowadzonych do systemu.

W skrajnych wypadkach może to zaowocować rezygnacją z uruchomionego systemu i zmarnowaniem wielomiesięcznej pracy nad jego wdrożeniem.

Podsumowując, aby zapewnić kompletność ocenianych ofert, należy wyszczególnić w zapytaniu ofertowym (a następnie wymagać od oferentów) wszystkie interesujące nas elementy – a więc np.:

  • koszty licencji na ERP (i inne komponenty konieczne do uruchomienia systemu, jak np. platforma bazodanowa), model licencjonowania (czy zależne od ilości użytkowników, czy zależne od wdrażanego zakresu systemu),
  • koszty usług wdrożeniowych
  • w poszczególnych zakresach przewidzianych do wdrożenia – np. finanse, kontroling, zaopatrzenie, sprzedaż,
  • w poszczególnych fazach wdrożenia – od organizacji projektu po wsparcie powdrożeniowe,
  • z uwzględnieniem kosztów szkoleń,
  • z wyszczególnieniem podziału ról między stronami kontraktu,
  • z uwzględnieniem funkcji zarządzania projektem,
  • koszty sprzętu,
  • koszty serwisu powdrożeniowego (tzw. maintenance) producenta systemu.

C. Adekwatność ofert do potrzeb

Wybór rozwiązania tańszego, ale nieprzystającego do wymagań firmy, oznacza nie tylko daremne wydatki, ale także kolejny rok bez korzyści wynikających z użytkowania ERP odpowiedniego do potrzeb.

Przyszły system ERP ma być ważnym źródłem informacji dla zarządu i narzędziem pracy kierowników działów oraz innych osób.

Jeśli system ma spełniać ich wymagania, pomóc im w pracy i podejmowaniu decyzji, to musimy umożliwić oferentom zapoznanie się z naszymi potrzebami. Jeśli nie będzie przepływu informacji w obie strony, także od nas do oferenta, nie możemy liczyć na otrzymanie rzetelnych i adekwatnych ofert.

Pamiętajmy, że aby ten niezbędny przepływ informacji nastąpił, konieczne będzie wygospodarowanie czasu na spotkania naszych pracowników z konsultantami oferenta. Ogólny opis potrzeb w poszczególnych obszarach warto zawrzeć w zapytaniu ofertowym, by oferenci mogli lepiej się przygotować do tych spotkań.

Dla definiowania wymagań trzeba zaangażować osoby w firmie, które posiadają nie tylko wiedzę
o bieżących potrzebach np. danego działu, ale także mają szerszą wizję działania także w przyszłości. Pamiętajmy też, że wdrożenie systemu ERP stanowi dobrą okazję do poprawienia, uporządkowania wielu spraw w firmie.

Dlatego warto (niejako przy okazji przygotowania wdrożenia) przemyśleć możliwość zmian w sposobie działania czy w przebiegu danego procesu biznesowego. Należy też rozważyć, które ze zmian trzeba będzie zrealizować przed wdrożeniem systemu (aby przyszły system nie obsługiwał nieefektywnych lub historycznych już procesów), a które będą możliwe do wykonania w trakcie lub też po wdrożeniu.

Jeśli odpowiednio zaangażujemy się (spotkania, przekazanie wymagań, odpowiedzi na dodatkowe zapytania) w przygotowanie ofert przez wybranych przez nas oferentów, możemy oczekiwać, że oferty będą rzetelnie przygotowane i adekwatne do potrzeb firmy. Otrzymamy nie tylko ofertę handlową, ale także opis wypracowanych w wyniku wspólnej pracy z oferentami rozwiązań dla naszej firmy.

Możliwości wyboru takiego czy innego ERP są ograniczone środkami finansowymi, jakie zamierzamy przeznaczyć na ten cel. Zarządzając procesem zbierania ofert, powinniśmy odpowiedzieć na pytanie, jakie rozwiązanie bierzemy pod uwagę.

Czy zamierzamy wybrać ERP o szerokiej funkcjonalności, z dużymi możliwościami rozwoju (choć o relatywnie wysokich kosztach uruchomienia)? Czy ma to być system docelowy, który zapewni płynne przejęcie w przyszłość, gdy zwiększymy skalę działalności, zmienimy model biznesu?

Czy też może zakładamy, że dziś możemy zainwestować w to przedsięwzięcie mniejsze środki, w system „tymczasowy”, wiedząc, że w razie zmian w naszym biznesie będziemy zmuszeni do ponownej, większej inwestycji za dwa – trzy lata?

Jeśli już na początku przygotowania przetargu nie określimy (przy udziale zarządu, pełniącego rolę tzw. „sponsora” wdrożenia) zgrubnego poziomu zakładanej inwestycji w ERP, to będziemy zmuszeni porównywać rozwiązania z różnych „półek” (czyli zarówno rozwiązania zaawansowane, o szerokiej funkcjonalności, jak i systemy informatyczne o niewielkich możliwościach).

Proces wyboru ERP będzie się przeciągał ponad miarę, a otrzymane przez nas oferty będą dotyczyły rozwiązań, które tak naprawdę nie są możliwe do porównania.

Kiedy rozstrzygnąć, z jakiej „półki” szukamy rozwiązania? Odpowiedź zależy od stanu wiedzy osób zajmujących się przygotowaniem wdrożenia. Wiąże się to z zagadnieniem – czy nasz przetarg na ERP winien być jedno- czy dwuetapowy?

Proces ofertowania – jeden czy dwa etapy?

Rozwiązaniem prostszym, choć nie zawsze możliwym – jest przetarg jednoetapowy – wysłanie zapytania ofertowego do wybranych oferentów wdrażających rozwiązania z danej „półki”.

Jednoetapowość przetargu oznacza mniejsze zaangażowanie pracowników, krótszy czas realizacji przetargu – słowem, mniejsze koszty firmy (bo przecież czas to pieniądz).

Jednak, by przetarg mógł być jednoetapowy, osoby zajmujące się przygotowaniem wdrożenia muszą mieć odpowiednie rozeznanie – jakie są dostępne na rynku rozwiązania, jakie są doświadczone firmy wdrożeniowe. Te osoby zarazem muszą być zorientowane w potrzebach biznesowych firmy – by móc kierować procesem definiowania wymagań wobec systemu.

Jednocześnie, musi istnieć w firmie jasność co do szacunkowej wysokości środków finansowych, jakie będą mogły być przeznaczone na ERP. Cóż bowiem z tego, że kierownik zespołu ds. przygotowania wdrożenia będzie wybierał rozwiązanie adekwatne do potrzeb firmy, z najwyższej „półki”, skoro zarząd i tak zamierza przeznaczyć na ERP określoną, niską kwotę?

Jeżeli w firmie nie ma orientacji co do rozwiązań dostępnych na rynku i ich zgrubnego poziomu kosztów, dobrym podejściem do problemu będzie przetarg dwuetapowy.

W takim przypadku najpierw kierownik zespołu ds. przygotowania wdrożenia powinien rozpocząć od zebrania takich informacji, jak: z jakich rozwiązań korzystają liderzy w naszej branży, nasi konkurenci, jakie ERP użytkują firmy o podobnym profilu jak my.

Należy też zorientować się, jakie firmy wdrożeniowe mają doświadczenie we wdrażaniu tych rozwiązań. Uzyskane informacje pozwolą zdefiniować szeroką listę dostawców i rozwiązań, jakie warto wziąć pod uwagę. Zazwyczaj będą to rozwiązania z różnych „półek”.

Kolejnym krokiem przetargu dwuetapowego jest wysłanie wstępnego zapytania ofertowego. Oferenci są zobowiązani do przedstawienia ogólnej informacji o ERP, o jego referencjach w Polsce, o swoim potencjale i doświadczeniu wdrożeniowym, wreszcie o szacunkowym poziomie kosztów.

Na podstawie takich wstępnych ofert można określić krótką listę dostawców, z którymi będziemy prowadzić dalsze rozmowy, którym udzielimy informacje pozwalające na sformułowanie ofert wiążących, adekwatnych do naszych potrzeb.

Jednocześnie, wybór rozwiązań i oferentów do drugiego etapu przetargu będzie zgodny z intencjami zarządu, który dzięki zawartym w ofertach wstępnych szacunkom kosztów, określił orientacyjną wartość planowanej inwestycji w ERP.

Niezależnie od tego, czy przetarg na ERP w naszej firmie będzie jedno- czy dwuetapowy, należy pamiętać, że celem osób prowadzących ten proces powinno być takie zarządzanie nim, aby trwał on tylko tyle czasu, ile jest konieczne do dostarczenia rzetelnych podstaw do decyzji o wyborze oferenta.

Podobnie jak samo wdrożenie, proces zbierania ofert wdrożeniowych musi być zarządzany w świadomy, uporządkowany sposób. Jasno definiując wymagania i przekazując je do oferentów, możemy oczekiwać, że otrzymamy oferty z informacjami, które pozwolą nam podjąć decyzję o trafnym wyborze – systemu i firmy wdrożeniowej.