Przygotowanie zapytania ofertowego często postrzega się przez pryzmat „zła koniecznego”. A jest wręcz przeciwnie – to narzędzie, który usprawnia proces wyboru najkorzystniejszej oferty i minimalizuje ryzyko pojawienia się problemów. Dotyczy to szczególnie ofert na usługi, gdzie ostateczny kształt usługi i cena zależy od wielu czynników.

Zapytanie ofertowe umożliwia porównanie ofert różnych dostawców i ułatwia wybór wersji optymalnej. Gwarantuje, że oferty dostarczone przed oferentów uwzględnią wszystkie składniki cenowe. Pozwoli tym samym uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek typu ukryte koszty.

Jest jeszcze jedna ważna korzyść – zebranie i opisanie wymagań w formie zapytania to dobry sposób na sprecyzowanie i ujednolicenie oczekiwań wobec usługi outsourcingowej w samej organizacji.

Wiele firm, które rozważają skorzystanie z usług outsourcingu w zakresie kadr i płac, ma spory problem z przygotowaniem wyczerpującego zapytania ofertowego na usługi BPO (business process outsourcing). Dość często powtarzającym się przykładem jest rozesłanie do wybranych dostawców e-maila o treści: „Jesteśmy zainteresowani usługą naliczania płac, prosimy o ofertę”. Na tej podstawie – bez jakichkolwiek danych – żaden poważny dostawca nie jest w stanie przygotować rzetelnej propozycji.

„Brak danych na tym początkowym etapie oczywiście nie oznacza, że zignorujemy zapytanie klienta. Traktujemy je jako zaproszenie do dyskusji i następnie udostępniamy nasze narzędzia ułatwiające zdefiniowanie szczegółowych wymagań. W przypadku gdy wymagania zostały wcześniej sprecyzowane przez klienta, przygotowanie oferty po naszej stronie jest bardzo szybkie. Ale nawet wtedy nie jest automatyczne. Zawsze staramy się rozmawiać z klientem o jego wizji – w rezultacie powstaje oferta szyta na miarę” – mówi Michał Szymaczek, Członek Zarządu w External Services, spółce specjalizującej się w outsourcingu procesów płacowo-kadrowych na systemie SAP.

Powiedz, kim jesteś

Firmy, które przystępują do opracowania zapytania na outsourcing procesów HR, powinny przygotować trzy rodzaje informacji – podstawowe dane o firmie, planowany zakres współpracy oraz opis procesów płacowych i kadrowych w przedsiębiorstwie.

Większość dostawców usług BPO HR ustala cenę obsługi per pracownik. Podanie liczby pracowników, których obsługę ma przejąć partner, jest więc kluczowe. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie krótkiej informacji o przedsiębiorstwie, w której powinien się znaleźć opis firmy, wylistowane cechy charakterystyczne i ważne z punktu widzenia procesów kadrowo-płacowych, np. informacje czy przedsiębiorstwo jest zakładem pracy chronionej, czy w firmie funkcjonują układy zbiorowe, czy zatrudnia pracowników sezonowych itp.

„W zapytaniu warto określić oczekiwania względem systemu informatycznego do obsługi procesów HR. Wiele firm z racji posiadanej już infrastruktury IT, w szczególności systemów rejestracji czasu pracy, preferuje konkretne rozwiązania informatyczne, minimalizując w ten sposób koszty integracji i wymiany danych” – dodaje Michał Szymaczek.

…I czego oczekujesz

Następnym krokiem jest doprecyzowanie zakresu obsługi – wylistowanie działań, które ma przejąć partner outsourcingowy. Większość dostawców usług BPO ma przygotowane pakiety standardowych funkcji w ramach poszczególnych usług. Warto poprosić o taki opis, aby zweryfikować, czy oferta usługodawcy obejmuje wszystkie procesy z naszej listy. Jeżeli proponowany zakres okazuje się zbyt szeroki lub zbyt wąski, również uwzględniamy to w zapytaniu. Dostawca będzie w stanie ustosunkować się do naszych oczekiwań – rozszerzyć standartową ofertę o brakujące procesy i tym samym zapewne podnieść cenę, lub obniżyć stawkę, jeśli nie jesteśmy zainteresowani wszystkimi procesami z pakietu.

Na koniec pozostaje opisanie przebiegu procesów kadrowych i płacowych. Firmy zainteresowane oddaniem w outsourcing naliczania płac powinny przedstawić:

  • zasady naliczania wynagrodzeń – składniki wynagrodzeń, czy są to stawki godzinowe, miesięczne itp.,
  • rodzaje umów, na podstawie których nalicza się płace (cywilnoprawne, umowy z cudzoziemcami, itp.),
  • terminy wypłat płac – zarówno podstawowych, dodatkowych, jak i korygujących,
  • obsługę potrąceń komorniczych i pożyczek zakładowych,
  • składniki o złożonych algorytmach naliczania,
  • jak wygląda rozliczanie czasu pracy – manualne czy w oparciu o rejestratory czasu pracy (czytniki RCP),
  • sposób księgowania wyników rozliczania list płac (posiadany system finansowy),
  • dokumenty generowane na potrzeby instytucji i urzędów.

Jeśli rozważamy skorzystanie z usługi administracji kadrami, warto w zapytaniu ofertowym podać informacje o harmonogramach pracy, ich liczbie, dodatkowych danych kadrowych wykorzystywanych przez firmę, specyficznych zestawieniach i rodzajach nieobecności obowiązujących w firmie.

Podstawowe korzyści z outsourcingu płac i kadr:

  • specjalizacja – firma skupia się na „core businessie”; uwalnia czas i zasoby na realizację strategii firmy
  • poufność danych –firma ma pewność, że informacje dotyczące płac są doskonale strzeżone zarówno przed osobami z zewnątrz, jak i pracownikami
  • oszczędności – koszty szkoleń, serwisu, infrastruktury IT, oprogramowania i rekrutacji specjalistów HR są dużo niższe
  • wysoka jakość – korzystanie z usług specjalistów mających dostęp do profesjonalnych szkoleń i źródeł wiedzy o zmianach w przepisach prawnych; płace naliczane są zawsze na czas
  • ciągłość obsługi – nie ma problemu zwolnień, chorób, urlopów osób odpowiedzialnych za wynagrodzenia

Oferta ofercie nierówna, czyli wartość dodana

Odpowiedzi usługodawców na tak przygotowane zapytane dają się łatwo porównać. W efekcie powinniśmy otrzymać oferty na podobny zakres usług, realizowanych zgodnie z wymaganiami procesów kadrowych i płacowych w firmie. Oczywiście jedną z najważniejszych pozycji będzie proponowana cena usługi w przeliczeniu na jednego pracownika. Wydawałoby się, że nic prostszego, jak wybrać najkorzystniejszą ofertę, skoro wszyscy oferenci spełniają nasze warunki.

Jednak oprócz tego, co chcemy dostać, warto przyjrzeć się także tym aspektom, które stanowią wartość dodaną do oferty. Pamiętajmy że z firmą, której oddamy w outsourcing procesy kadrowo-płacowe, wiążemy się na długo. Minimalny okres współpracy z External Services to dwa lata. Możliwość korzystania z merytorycznego wsparcia specjalistów kadrowo-płacowych usługodawcy, przejęcie komunikacja z Urzędem Skarbowym i ZUS, możliwość elastycznej zmiany zakresu oferty, wysokie standardy pracy i komunikacji „na co dzień” w dłuższej perspektywie mogą się okazać bardzo cenne.

Nawet jeśli dziś nasze potrzeby są jasno zdefiniowane, uważnie przyjrzyjmy się całej ofercie dostawcy. Sytuacja firmy może się zmienić i warto mieć partnera, który będzie dotrzymywał nam kroku, a nawet zaproponuje drogę rozwoju.

Oprócz merytorycznej części usługi warto też sprawdzić, jakimi kompetencjami dysponuje usługodawca w zakresie systemu informatycznego, na którym realizowane są procesy. Czy będzie w stanie spełnić niestandardowe oczekiwania w odniesieniu do usług lub funkcjonalności systemu IT. Wypytajmy wreszcie, co będzie się działo w chwili wygaśnięcia kontraktu i zaprzestania współpracy (przy kim zostaną prawa własności do systemu i danych, sposób przekazania danych).

Wybór dostawcy usług BPO w zakresie kadr i płac to zbyt ważna i brzemienna w skutki decyzja, by dało się ją podjąć na podstawie standardowej oferty usługodawców. Wymagajmy indywidualnego podejścia i oferty skrojonej na miarę naszych potrzeb i oczekiwań. Pamiętajmy jednak o podstawowej zasadzie efektywnej komunikacji – jeśli chcemy otrzymać wyczerpujące odpowiedzi, zadawajmy właściwe pytania. Firmy, które w procesie wyboru zewnętrznych partnerów przyłożą się do przygotowania zapytania ofertowego, minimalizują ryzyko błędnych decyzji.