Kości zostały rzucone…
Zarząd firmy podjął wreszcie decyzję o podjęciu inwestycji w infrastrukturze IT. Muszę przyznać, że już myślałem, że to się nigdy nie stanie.
Firmie co prawda nieźle się wiedzie. Jej produkty zdobywają przeróżne nagrody i wyróżnienia, a ona sama ma już parę certyfikatów. Konkurencja jednak jest bardzo silna, a u nas ciągle nie wiadomo ile kosztuje wyprodukowanie konkretnego produktu. Skąd zatem wiemy za ile go sprzedać? Teraz nareszcie się to zmieni.
Zaraz, zaraz jak to „nareszcie”? Przecież to była moja inicjatywa. Co ja zrobię, jeśli wpadną na szalony pomysł, aby to mnie uczynić odpowiedzialnym?
O, przepraszam – telefon. „Dzień dobry Panie Prezesie. Tak jest, Panie Prezesie. Oczywiście, że dam radę. Do widzenia”. No to przynajmniej o to jedno nie muszę się już martwić. Tylko co dalej? Zastanówmy się…
Co mnie tak naprawdę czeka?
System ERP to aplikacja. Aplikacja działa na serwerach. Serwery stoją w serwerowni. Z systemów korzystają użytkownicy końcowi. Robią to na swoich stacjach końcowych. Stacje końcowe łączą się z serwerami poprzez lokalną sieć komputerową.
Aha, no i jeszcze oddziały w kilku miejscach w całej Polsce. Tam też będą użytkownicy końcowi, a więc do tego dochodzi sieć rozległa. Skoro tak, to za jednym zamachem Internet. W końcu czy można prowadzić dzisiaj biznes bez wykorzystania Internetu… Sam nie wiem, jak nam się to do tej pory udawało. Chyba tylko dzięki temu wysłużonemu modemowi.
A więc zacznijmy od początku…
Najpierw trzeba przygotować projekt okablowania strukturalnego, dobrze zaplanować liczbę i położenie gniazd. Trzeba przy tym pamiętać, że pomieszczenia będą zmieniać swoje przeznaczenie częściej niż firma okablowanie. Lepiej teraz zrobić coś na zapas niż później za każdym razem robić doróbki. Mniej będzie zamieszania, a i koszt pewnie w sumie wyjdzie niższy. Istotną kwestią w całym przedsięwzięciu będzie położenie serwerowni.
To przecież nie taki sam pokój, jak każdy inny – będzie w nim stał sprzęt za grube pieniądze, a z czasem także dane stanowiące serce naszej firmy. Ważne, by był przede wszystkim bezpieczny. Warto pamiętać, aby dla wygody w pobliżu znajdowali się administratorzy. Najlepiej doprowadzę do spotkania dostawcy sprzętu z wykonawcą okablowania w celu ustalenia wszystkich wymogów.
Gdy projekt okablowania będzie już gotowy, to bierzemy się za realizację. Sporo pewnie będzie z tym zamieszania. Trochę doraźnych przeprowadzek, przemeblowań i kucia. Lepiej od razu skontaktuję się z Działem Inwestycji – może przy okazji będą chcieli co nieco odnowić, a to, wiadomo, może mieć wpływ na terminy. Z powodu terminów ważne jest również określenie priorytetów i kolejności wykonywania okablowania.
Żeby korzystać z systemu, najpierw trzeba go poznać. Nie obędzie się zatem bez salek szkoleniowych. To musi być zrobione na medal. Tutaj będzie pierwszy kontakt ludzi z nowym systemem, a wiadomo jak ważne jest to pierwsze doświadczenie.
Zatem muszę pamiętać również o należytym wyposażeniu salek, które będzie wizytówką zmian, których dokonujemy. Skoro jesteśmy przy wyposażeniu, to trzeba wybrać dostawcę zestawów komputerowych i drukarek. To nie jest już taki wielki problem. Mam w tym zakresie trochę doświadczeń.
Dokładnie wiem, co bym chciał. Na własnej skórze poczułem konsekwencję kupowania rozwiązań najtańszych. Mam nadzieję, że nie będę musiał tym razem zbyt daleko szukać kompromisu między jakością i ceną. Może dobrym pomysłem jest związanie się umową z jednym dostawcą dla wszystkich rozwiązań – może uda się wówczas wynegocjować dobrą cenę?
No i oprogramowanie. Koniecznie muszę pamiętać o dokonaniu ewidencji wykorzystywanych programów i dokupieniu odpowiedniej liczby licencji. To wyjątkowa okazja do uporządkowania tych spraw. Tyle o rzeczach drobnych, ale licznych. Pomyślmy teraz o tym czego nie widać, a co kosztuje. Serwery i urządzenia sieciowe.
Serwery to już prawdziwy orzech do zgryzienia. Inwestycja na lata, a wiadomo, jak szybko rozwija się technologia informatyczna. Nie trudno o pomyłkę – zakup sprzętu, który za dwa lata będzie pasował jedynie do Zakładowej Izby Pamięci.
Tutaj muszę się związać z pewnym i doświadczonym partnerem. To ubezpieczenie dla mnie i gwarancja dla firmy, że systemy spełnią położone w nich oczekiwania dotyczące z jednej strony wydajności, a z drugiej – możliwości stałego ich rozbudowywania w zależności do zmieniających się potrzeb. Tutaj nie ustąpię. Jeśli będą chcieli kupić coś innego czy najtańszego, to niech sami biorą za to odpowiedzialność.
Ale ile właściwie potrzebuję serwerów? Niewiarygodne, ale te na potrzeby nowego systemu to tylko część. A gdzie kontroler domeny, poczta, firewall itp.?
To też jeszcze trzeba dobrze przemyśleć, tym bardziej, że wiadomo: „nie ma serwera – nie ma pracy”. Czy możemy sobie na to pozwolić?
Co do urządzeń sieciowych, to właściwie trzeba powiązać ich zakup z wykonaniem okablowania i połączeń rozległych, w tym także do Internetu. Wówczas nie będzie problemu z funkcjonowaniem urządzeń lub, jeśli jednak będą, z ustaleniem odpowiedzialności.
Muszę się tylko zabezpieczyć, aby spełniały potrzeby mojego przedsiębiorstwa. To kwestia specyfikacji wymagań i podpisania właściwej umowy.
Tyle na temat sprzętu. Nie taki diabeł straszny. W końcu z niejednego pieca się już chleb jadło. Taki fach.
A co z ludźmi? Czy Zespół Informatyki sprosta nowym wyzwaniom?
Czy ci, którzy są, będą w stanie lub będą chcieli podołać nowym obowiązkom? Muszę dokonać rzetelnego przeglądu. Może trzeba będzie zatrudnić nowe osoby. Ta decyzja to sprawa pilna. Gdy ruszą szkolenia, będzie już za późno. Trzeba będzie szkolenia powtórzyć lub zatrudnić wykwalifikowanego, „gotowego” fachowca – a to kosztuje…
Problem nie zniknie nawet wtedy, gdy już pokonamy te trudności. Ludzie wykształcą się za firmowe pieniądze, zdobędą cenne doświadczenie z nową technologią, a wtedy szukaj wiatru w polu. Już teraz muszę pomyśleć o takiej organizacji pracy i środkach, które zapewnią stabilność zespołu. W końcu najlepszy nawet system jest na tyle niezawodny, na ile fachowo jest obsługiwany.
A może zamiast nakładów na serwery, zatrudniania nowych ludzi, ciągłego ich szkolenia, martwienia się, że odejdą – lepiej w zamian za stałą miesięczną opłatę oddać te problemy (o, przepraszam: systemy) w outsourcing? Muszę to jeszcze dokładnie policzyć.
No to mamy gotową infrastrukturę, a co z samym wdrożeniem: koncepcją, koordynacją prac Zespołów Wdrożeniowych, harmonogramami itd., itp.?
To zupełnie nowe zagadnienia. Na szczęście, można się zwrócić o pomoc do fachowców z firmy wdrożeniowej. Mają doświadczenie w niejednym takim przedsięwzięciu, mają sprawdzone sposoby działania, zawarte w metodyce.
Główny Informatyk