Inwestycja roku – policz, ile zarobisz dzięki wdrożeniu systemu ERP

System ERP (Enterprise Resource Planning, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) nie bez powodu nazywany jest kręgosłupem współczesnej firmy. Niezależnie od tego, w jakiej branży działamy, to właśnie dzięki ERP możemy efektywnie zarządzać zasobami, procesami oraz informacją w organizacji. Ważne jest, aby zrozumieć, że inwestycja w system ERP nie jest decyzją jednorazową, ale procesem, który może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie i rozwój firmy.

Zdolność do centralizacji informacji to kluczowy aspekt systemu ERP, który pozwala na gromadzenie, organizowanie i zarządzanie danymi z różnych działów i funkcji przedsiębiorstwa w jednym zintegrowanym systemie. Polega to na przeniesieniu rozproszonych danych i informacji z różnych silosów informacyjnych do jednego centralnego miejsca, które jest dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników w organizacji.

Dzięki centralizacji informacji uzyskujemy pełny widok na swoją działalność w czasie rzeczywistym. Dane są spójne, aktualne i łatwo dostępne, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji. Eliminowana jest również redundancja danych i związane z nią błędy, ponieważ wszyscy pracownicy korzystają z tej samej, aktualizowanej wersji informacji.

Pracownicy z różnych działów mogą łatwo dzielić się informacjami i współpracować nad wspólnymi projektami bez konieczności posiadania wielu kopii tych samych danych lub bez konieczności przenoszenia danych między różnymi systemami. Centralizacja może też przyczynić się do poprawy zgodności z przepisami i kontroli jakości danych, ponieważ wszystkie dane są gromadzone, przechowywane i zarządzane w sposób zorganizowany i zgodny z określonymi standardami. Ułatwia to również audytowanie i raportowanie, co jest szczególnie ważne w środowiskach o wysokich wymaganiach regulacyjnych.

Warto też zauważyć, że obecnie systemy ERP najczęściej hostowane są w chmurze. Chmura umożliwia łatwe skalowanie zasobów, co pozwala firmom dostosowywać się do rosnących wymagań bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę IT. Dodatkowo modele oparte na chmurze często oferują płatności za faktyczne zużycie, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie kosztami i eliminuje potrzebę dużych początkowych inwestycji. Ponadto aktualizacje i utrzymanie są często łatwiejsze i mniej kłopotliwe w tych modelach, ponieważ dostawcy automatycznie wdrażają poszczególne ulepszenia, zapewniając jednocześnie ciągłość działania systemu.

Oczywiście nie znaczy to, że trend wdrożeń w chmurze będzie dotyczył wszystkich organizacji. Z różnych powodów przynajmniej część firm nadal decyduje się na utrzymywanie systemów w tradycyjnym modelu.

Oszacowanie kosztów związanych z wdrożeniem systemu ERP wymaga analizy finansowej oraz zrozumienia różnych składników kosztowych, które wpływają na całkowity budżet projektu. Proces zaczynamy od zidentyfikowania wszystkich potencjalnych kosztów, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich.

Koszty bezpośrednie to te, które są łatwo mierzalne i stanowią bezpośredni wydatek związany z projektem. W tym przypadku mogą to być koszty zakupu oprogramowania (subskrypcji lub licencji), a także opłaty za usługi wdrożeniowe dostawcy systemu ERP. Do tego dochodzą koszty platformy sprzętowej w scenariuszu tradycyjnym, niechmurowym. Często wszystkie te koszty są najłatwiejsze do zidentyfikowania i obliczenia, ponieważ są one wyraźnie określone przez dostawców lub mogą być oszacowane na podstawie ofert rynkowych.

Koszty pośrednie mogą być trudniejsze do zidentyfikowania. Mogą one obejmować szkolenie personelu, wsparcie techniczne, czas poświęcony na zarządzanie projektem oraz inne zasoby wewnętrzne, które będą zaangażowane w proces wdrożenia.

Po zidentyfikowaniu wszystkich potencjalnych kosztów, następnym krokiem jest ich agregacja i analiza. Może to wymagać zbierania danych z różnych źródeł, w tym rozmów z dostawcami, konsultacji z innymi firmami, które już wdrożyły systemy ERP, czy też analizy historycznych danych finansowych firmy.

Dokładne oszacowanie kosztów pomoże również w opracowaniu solidnego biznesplanu i uzasadnienia finansowego dla zarządu, co jest kluczowe do zdobycia niezbędnych środków na realizację projektu.

Bardzo ważny etap w procesie oceny opłacalności wdrożenia systemu ERP to oczywiście zwrot z inwestycji. Proces ten ma na celu ocenę, w jakim czasie inwestycja zacznie przynosić oczekiwane korzyści finansowe i operacyjne. Prognozowanie ROI zaczyna się od analizy kosztów wdrożenia oraz przewidywanych korzyści związanych z nowym systemem.

Analiza korzyści powinna obejmować zarówno bezpośrednie oszczędności, takie jak redukcja kosztów operacyjnych czy zwiększenie efektywności, jak i korzyści pośrednie, takie jak poprawa satysfakcji klienta czy lepsza zgodność z przepisami.

Obliczenie wskaźnika ROI może również obejmować opracowanie scenariuszy najlepszego i najgorszego przypadku, aby zrozumieć potencjalne ryzyko i zysk związane z projektem.

Prognozowanie ROI jest ważnym narzędziem, które pomaga zrozumieć, jak inwestycja w system ERP może wpłynąć na finansowe i operacyjne funkcjonowanie firmy. Pomaga to również w uzyskaniu niezbędnych zasobów i wsparcia dla projektu, co jest kluczowe dla jego sukcesu.

W najbliższych latach w sektorze ERP należy spodziewać się rozwoju nowych ważnych trendów. Pierwszym jest analityka i Business Intelligence, która zyskuje na znaczeniu, gdy przedsiębiorstwa stają się bardziej zorientowane na dane i wykorzystują te narzędzia do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Analityka staje się bardziej powszechna, co zwiększa zapotrzebowanie na inteligencję biznesową i świadomość sytuacyjną​.

Analityka biznesowa i BI obejmują różne narzędzia, takie jak eksploracja danych, wizualizacja danych, narzędzia i infrastruktura danych, które pomagają organizacjom podejmować decyzje​​. W obliczu globalnych wyzwań inteligencja biznesowa stała się kluczowa dla przetrwania i rozwoju przedsiębiorstw, umożliwiając im szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych​. Nowoczesne systemy ERP mają szerokie możliwości w zakresie Business Intelligence i analiz.

Drugim ważnym trendem, który jest dość oczywisty w dzisiejszych realiach, jest integrowanie w systemach ERP sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Z analiz Gartnera wynika, że organizacje mogą obniżyć koszty nawet o 30% w ciągu najbliższych trzech lat, wykorzystując AI i ML w swoich systemach ERP​.

AI i ML mogą znacznie poprawić zdolność systemów ERP do analizowania danych, automatyzowania zadań i dostarczania lepszej wartości dla przedsiębiorstw. Na przykład, dzięki zastosowaniu przetwarzania języka naturalnego (NLP), systemy ERP mogą lepiej rozumieć i komunikować się z użytkownikami, interpretując i reagując na polecenia głosowe lub zapytania tekstowe​. ML z kolei może analizować historyczne dane oraz identyfikować wzorce, co umożliwia systemom ERP budowanie modeli predykcyjnych i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym. To z kolei przyczynia się do optymalizacji operacji przedsiębiorstwa​​.

Algorytmy oparte na AI mogą też analizować historyczne dane o zapasach, aktualne trendy rynkowe i wzorce popytu w czasie rzeczywistym, aby optymalizować poziomy zapasów, zapobiegać brakom w magazynie i identyfikować najlepszych dostawców​​. Dodatkowo poprawia się planowanie finansowe i analiza. AI może pomóc firmom w poprawie procesów planowania finansowego i prognozowania – modele ML mogą identyfikować trendy i wzorce w danych finansowych, umożliwiając dokładniejsze prognozowanie przepływów pieniężnych, wzrostu przychodów i potencjalnych ryzyk finansowych​.

Wartością dodaną z zastosowania AI i ML w systemach ERP jest ogromny potencjał zwiększenia efektywności operacyjnej, redukcja ręcznej pracy oraz poprawa procesów decyzyjnych w organizacjach. Integracja tych technologii jest kluczowa dla przedsiębiorstw, które chcą pozostać konkurencyjne w dynamicznym środowisku biznesowym.

Wyraźnie sprecyzowane cele biznesowe są ważne już na etapie budżetowania środków na wdrożenie.

Wskaźnik ROI można obliczyć w stosunkowo prosty sposób, dzieląc zysk netto z projektu przez poniesione na jego rzecz koszty i mnożąc przez 100%. Zasada działania wskaźnika jest równie prosta – im wyższy jego poziom, tym bardziej opłacalna inwestycja.

Wyznaczenie wskaźnika ROI wymaga określenia spodziewanych korzyści finansowych z tytułu wdrożenia ERP. Do tego również nie potrzeba wyspecjalizowanej firmy doradczej. Załóżmy, że nasza firma rocznie osiąga 450 mln zł przychodu, roczne koszty związane z działalnością sięgają 420 mln zł, załóżmy również, że kapitał własny przedsiębiorstwa to 135 mln. Koszt wdrożenia ERP, z uwzględnieniem ryzyka projektowego, wynosi ok. 6,6 mln zł. Cel biznesowy związany z wdrożeniem ERP brzmi: zredukujmy koszty działalności przedsiębiorstwa o ok. 2%. Jak wyglądać będzie wskaźnik ROI dla wdrożenia ERP w perspektywie trzech lat?

Dla porównania, ROI dla całego przedsiębiorstwa w perspektywie trzech lat wynosi jedynie 66%. Jak widać na tym prostym modelu, inwestycja polegająca na wdrożeniu ERP jest nie tylko rentowna, ale może przynieść przedsiębiorstwu korzyści większe niż zwiększanie mocy produkcyjnych.

Czy w podobny jak wskazany powyżej sposób można ocenić zwrot z inwestycji związany już nie z wdrożeniem, ale z rozwojem ERP poprzez uruchomienie kolejnych, istotnych dla firmy funkcjonalności?

Załóżmy, że nasze modelowe przedsiębiorstwo użytkuje już ERP, a teraz rozważa rozszerzenie systemu o rozwiązania e-business, wspierające komunikację i współpracę z partnerami handlowymi (w tym EDI – Electronic Data Interchange).

Zdolność firmy do komunikacji za pomocą EDI może przesądzić o nawiązaniu współpracy z kolejnym partnerem biznesowym (np. siecią handlową lub e-commerce), eliminując naszych konkurentów, którzy nie są w stanie spełnić technicznych wymagań dotyczących współpracy, stawianych przez odbiorcę.

Szacowany przychód naszego modelowego przedsiębiorstwa z tytułu sprzedaży do przykładowej sieci handlowej wynosi ok. 33 mln zł rocznie, średnia marża – 15%.

Jednocześnie wdrożenie EDI wzmocni naszą pozycję u dotychczasowych odbiorców (również chętnie komunikujących się z dostawcami za pomocą EDI!), którzy kupują u nas za ok. 105 mln zł rocznie. Zaledwie 10% zysku z tej sprzedaży skalkulujmy jako korzyści z EDI.

Szacowane koszty związane z wdrożeniem kompleksowego rozwiązania EDI, umożliwiającego komunikację z wieloma partnerami, wyniosły 600 tys. zł, przy zakładanym horyzoncie czasowym inwestycji jednego roku.

Problem zapasów jest najczęściej polem wzajemnych zabiegów – działu finansów, który dąży do minimalizacji zapasów – i działu produkcji, który chce mieć pewność, że będzie w stanie sprostać każdemu zleceniu z działu sprzedaży w możliwie najkrótszym czasie. Problem jest ważny z punktu widzenia płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Zaawansowane ERP dostarczają wielu instrumentów, które pozwalają zarządzać poziomem zapasów, dynamicznie dostosowywać do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Jak możemy ocenić efektywność ekonomiczną rozbudowy naszego systemu o zaawansowane mechanizmy gospodarki materiałowej?

Przyjmijmy, iż zebrane przez nas oferty na wdrożenie takich rozwiązań wskazują, że koszty sięgają 1,59 mln zł. Średni roczny poziom zapasów w naszej firmie to ok. 90 mln zł. Korzyści, jakich się spodziewamy dzięki wdrożeniu, to zredukowanie poziomu zapasów o około 20%, tj. o około 18 mln zł.

W efekcie wdrożenia nasze przedsiębiorstwo o taką wielkość zmniejszy kredytowania w banku bądź też uwolnione środki zainwestuje. Dla celów kalkulacji przyjęto koszt kredytu bankowego na poziomie 10% w skali roku. Horyzont czasowy dla rozpatrywanej inwestycji – trzy lata.

Jako ostatni przykład analizy opłacalności inwestycji przedstawiamy zagadnienia związane ze wsparciem gospodarki remontowej przez narzędzia informatyczne. Sfera ta w największym stopniu dotyczy przedsiębiorstw produkcyjnych, ale również w coraz większym stopniu interesuje np. firmy, które posiadają własne środki transportu. Jakich korzyści możemy się tu spodziewać?

Pierwsze i najbardziej oczywiste, to redukcja kosztów przestoju linii produkcyjnej i związanej z tym utraconej produkcji. Tygodniowy przestój w naszym modelowym przedsiębiorstwie spowodowałby utratę ok. 1,41 mln zysku operacyjnego. Awaria i przestój mogą również spowodować opóźnienia w dostawach i w efekcie kary umowne z tym związane. Przyjmijmy, że takie zdarzenie pociąga za sobą kary umowne w wysokości 450 tys. zł rocznie.

Przedsiębiorstwa starają się minimalizować czas trwania takich zdarzeń, utrzymując zapasy części zamiennych. Należy jednak pamiętać, że taka reaktywna strategia odpowiadania na awarie nie zmniejsza częstotliwości ich występowania. W skrajnych wypadkach prowadzi do utrzymania poziomu zapasu części zamiennych odpowiadającego elementom linii produkcyjnej, co przy wartości linii produkcyjnej naszego modelowego przedsiębiorstwa – 36 mln zł – stanowi spore obciążenie.

Wdrożenie rozwiązań gospodarki remontowej wiąże się ze zmianą podejścia do tego zagadnienia. Większość maszyn i urządzeń ma określoną przez producenta żywotność. Wymiany poszczególnych elementów i podzespołów, przeglądy okresowe dokonywane zgodnie z zaleceniami producenta eliminują zdecydowaną większość nieplanowanych przestojów. Planowanie działań remontowych pozwala na redukcję zapasów części zamiennych poprzez zamawianie ich w z góry określonych ilościach i terminach.

Po stronie planowania produkcji planowanie remontów daje możliwość określenia mocy produkcyjnych z wyprzedzeniem oraz oceny ich wpływu na zdolność do realizacji zleceń klientów.

Przy takim podejściu działy remontowy i produkcji są w stanie wspólnie podjąć decyzję o wcześniejszym lub późniejszym przeprowadzeniu przeglądów, tak aby zrealizować maksymalną liczbę zleceń klienta, zamiast dać się zaskoczyć awarii. Dodatkowo takie proaktywne podejście do zagadnień remontowych istotnie zwiększa żywotność eksploatowanych urządzeń, zmniejszając częstotliwość koniecznych modernizacji.

Oszacowane korzyści naszego przedsiębiorstwa z wdrożenia gospodarki remontowej przedstawiają się następująco: redukcja zapasów części zamiennych z 24 do 9 mln zł, redukcja wyłączeń linii produkcyjnych o 70%, uniknięcie kar umownych z tytułu nieterminowych dostaw.

By podsumować całość inwestycji naszego modelowego przedsiębiorstwa, załóżmy że w ciągu roku zrealizowaliśmy wdrożenie ERP, a po jego uruchomieniu rozbudowaliśmy nasz ERP o wszystkie trzy opisane wyżej obszary (e-business, zaawansowana gospodarka zapasami, gospodarka remontowa).

Przyjmijmy dla całości perspektywę trzyletnią, co w praktyce oznacza, że korzyści z wdrożenia ERP osiągnęliśmy w ciągu dwóch lat po zakończeniu wdrożenia i w ciągu roku z pozostałych wdrożonych rozwiązań. W tym okresie korzyści z wdrożenia wyniosły w przypadku: ERP 2 x 8,4 mln, rozwiązań EDI – 6,525 mln, optymalizacji poziomu zapasów – 1,8 mln, a gospodarki remontowej – 2,94 mln; przy łącznych kosztach 9,84 mln.

Dokonajmy zatem obliczenia ROI dla całości tak ujętego projektu. Oprócz określenia ROI, z powyższego obliczenia łatwo można też stwierdzić, że przy kosztach poniesionych na wdrożenie rozwiązań IT wynoszących w sumie 9,84 mln zł suma korzyści wynikających z ich użytkowania w ciągu kolejnych trzech lat wyniesie aż 28,06 mln zł.