InvoiceFlow – elektroniczny obieg faktur w SAP

All for One Invoice Flow) wspiera proces Elektronicznego Obiegu Faktur (EOF)  od momentu wpływu faktury (załadowania pliku PDF przysłanego e-mailem lub dokumentu przysłanego w formie papierowej, tradycyjną pocztą i następnie zeskanowanego do PDF), przez jej rejestrację, weryfikację księgową, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową, aż po zaksięgowanie. Cały proces jest wykonywany w systemie SAP ERP (ECC 6.0 lub S/4HANA) przy użyciu transakcji SAP, z wykorzystaniem technologii SAP Business Workflow.

Wprowadzone do systemu pliki PDF są archiwizowane w zewnętrznym content serwerze – może to być zarówno standardowy SAP Content Server, jak i np. produkt All for One ECM Content Server.

Kanały wprowadzania faktur do SAP

Faktury w postaci plików PDF mogą być ładowane do systemu SAP ręcznie, za pomocą transakcji archiwizacyjnej OAWD, lub automatycznie.

Wariant ręczny jest przewidziany w wypadku wpływu małej liczby faktur (lub do testów). Dokumenty są skanowane wewnątrz firmy i wprowadzane ręcznie (brak OCR).

Automatyczne ładowanie plików PDF może odbywać się w trzech różnych modelach:

• Archiwizacja automatyczna poprzez e-mail wysyłany z urządzenia skanującego. E-mail zawiera załącznik z plikiem PDF. Podczas przetwarzania wejściowego załącznik jest odczytywany z wiadomości, a następnie archiwizowany, po czym następuje uruchomienie procesu workflow. W tym wariancie dokumenty także są wprowadzane ręcznie (brak OCR). Rozwiązanie sprawdza się przy średniej liczbie faktur (ok. 10 tys. rocznie);
• Archiwizacja automatyczna (FTP). Pliki są pobierane bezpośrednio z serwera FTP. W tym wariancie zewnętrzne narzędzie OCR może dodatkowo wyeksportować plik w formacie CSV z danymi nagłówków faktur oraz alokacjami do zamówień (taki plik wraz z plikami PDF może również dostarczać zewnętrzna firma skanująca). Po stronie systemu SAP istnieje zadanie wsadowe, które cyklicznie odpytuje serwer FTP i następnie pobiera i archiwizuje pliki PDF, a następnie uruchamia procesy workflow. Na podstawie wpisów w pliku CSV są tworzone dokumenty wstępnie wprowadzone. Komunikacja z serwerem FTP odbywa się albo bezpośrednio ze stacji roboczej (dialogowo), albo poprzez serwer SAP (w tle). Ten scenariusz jest rekomendowany dla firm otrzymujących średnią lub dużą liczbę faktur. Dobrze sprawdza się w wypadku faktur posiadających referencję do zamówień. Wówczas pozycje są generowane w SAP w transakcji MIRO na podstawie zamówień oraz przyjęć;

• Archiwizacja w pełni automatyczna odbywa się za pomocą API/WebService. Ten model jest rekomendowany dla średniej lub dużej liczby faktur i przy współpracy z zewnętrzną firmą skanującą. Rozwiązanie może zostać zintegrowane z inteligentnym systemem OCR, który zautomatyzuje wstępne wprowadzanie dokumentów na początkowym etapie procesu EOF. Zakres automatyzacji wprowadzania danych dokumentu jest każdorazowo ustalany na podstawie oczekiwań klienta. Ostatecznie dla każdego załadowanego pliku PDF uruchamiany jest proces workflow w systemie SAP.

All for One InvoiceFlow

Rozwiązanie All for One Invoice Flow realizuje proces biznesowy, który składa się z kilku podstawowych etapów. Pierwszym jest rejestracja faktury. Ten etap jest konieczny w przypadku ręcznego tworzenia dokumentu wstępnie wprowadzonego (brak danych OCR). Może być wykonany np. w sekretariacie lub przez asystenta w dziale księgowości. Etap opracowania danych podstawowych dostawcy (opcjonalny) służy do uzupełnienia brakujących danych dostawcy w oparciu o dane na fakturze (np. utworzenie brakującego dostawcy lub wprowadzenie nowego rachunku bankowego).

Kluczowym etapem procesu jest weryfikacja księgowa (jedno- lub dwustopniowa), polegająca na obsłużeniu wstępnie wprowadzonego dokumentu, np. utworzeniu pozycji w referencji do zamówień lub bez, alokowaniu kodów podatku i wykonaniu wszystkich tych czynności, które standardowo wykonuje się podczas księgowania faktury w transakcji MIRO.

Możliwe jest natychmiastowe księgowanie dokumentu albo odesłanie go do weryfikacji merytorycznej do wskazanej osoby (np. w sytuacji gdy system zasygnalizował odchylenia ilościowe/cenowe). Fakturę odsyła się do weryfikacji merytorycznej również w sytuacji, gdy np. nie odwołuje się ona do zamówienia, a powinna. Wówczas weryfikujący merytorycznie jest odpowiedzialny za utworzenie zamówienia post-factum.

Dla faktur o znacznej wartości (konfigurowalny limit) może być konieczna akceptacja finansowa, zanim dokument zostanie zaksięgowany.

W ramach pakietu All for One InvoiceFlow dostarczane są również dwa dedykowane raporty:

• Raport dokumentów w procesie EOF. Jest to kluczowy raport księgowości służący do monitorowania faktur obsługiwanych w procesie workflow. Łączy informacje z nagłówków dokumentów z informacjami o aktualnym stanie procesu workflow (np. nr dokumentu, wystawca faktury, waluta/numer procesu, status, aktualny krok);
• Raport czasów wykonania procesów workflow pozwala monitorować informacje o czasach w procesie w odniesieniu do kroku, użytkownika lub zadania. Raport pozwala w łatwy sposób sprawdzić, np. kto przetrzymuje zadania workflow po terminie.

System SAP może wysyłać powiadomienia o oczekujących zadaniach workflow na zewnętrzne skrzynki e-mail użytkowników. Powiadomienia mogą być zbiorcze (wysyłane np. raz dziennie) lub pojedyncze, dla każdego zadania.

All for One InvoiceFlow – elektroniczny obieg faktur w SAP

Dodatki, rozszerzenia, optymalizacje

Oprócz standardowych funkcji rozwiązania All for One Invoice Flow, oferujemy także dodatkowe rozszerzenia, zgodnie z wymaganiami klienta. Poniżej przedstawiamy listę rekomendacji:

• obsługa dokumentów FI (standardowo narzędzie obsługuje dokumenty MM, tj. księgowane w transakcji MIRO),
• optymalizacja dynamicznych kolumn w SBWP – wersja pod klasyczną bazę danych i pod SAP HANA (CDS),
• dodatkowe kroki akceptacji finansowej,
• połączenie kroku rejestracji/księgowania (w standardzie są to dwa odrębne kroki, co nie zawsze jest potrzebne),
• podłączenie dokumentów przychodzących przez EDI wraz z generowaniem widoku PDF (na podstawie IDOC),
• podłączenie faktury SD inter-company wraz z PDF wyprowadzonym po stronie SD,
• Inny format pliku z danymi wprowadzanymi z FTP (zamiast CSV np. XML),
• API/WebService pod zewnętrzne oprogramowanie OCR (brak w standardowym pakiecie),
• dodatkowe raporty, tworzone na podstawie wymagań klienta,
• dodatkowe kolumny w raportach standardowych, głównie w raporcie faktur w obiegu workflow,
• dodatkowe walidacje/substytucje.

Szybciej, lepiej, oszczędniej

All for One InvoiceFlow porządkuje i systematyzuje obieg dokumentów w ramach procesu EOF w formie elektronicznej oraz pozwala wyeliminować obieg dokumentów w formie papierowej. Proces rejestracji faktur jest szybszy, lepiej udokumentowany, charakteryzuje się pełną kontrolą wszystkich etapów przetwarzania dokumentów. Faktury są zawsze zweryfikowane, prawidłowo zadekretowane, co przyśpiesza proces realizacji płatności, wpływa na cash flow organizacji oraz ma pozytywny wpływ na relacje z dostawcami.