Informacje z SAP dostępne w kiosku informacyjnym

Z punktu widzenia całości firmy korzyści z zastosowania rozwiązań samoobsługowych mierzone są przede wszystkim zaoszczędzonym czasem (szybsza realizacja procesów dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i jasnym ścieżkom akceptacji) i pieniędzmi (redukcja kosztów osobowych, wydruków itp.).

Warto też podkreślić zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz dokładność informacji zawartych w systemie (mniejsza liczba błędów związana z przenoszeniem danych z dokumentów papierowych, bo procesy są realizowane bezpośrednio w systemie). Wszystko to dodatnio wpływa na obieg informacji w firmie i zwiększa komfort pracy, co przekłada się z kolei na wydajność.

Dotychczas pełnią tych korzyści mogły się cieszyć jedynie firmy, w których większość lub prawie wszyscy pracownicy mają bezpośredni dostęp do komputera i aplikacji samoobsługowych. W przedsiębiorstwach produkcyjnych, w których duża część zatrudnionych nie korzysta z komputera, samoobsługą pracowniczą objęta jest tylko część załogi lub też bezpośredni przełożeni pełnią rolę pośredników pomiędzy pracownikami z działów produkcji a systemem samoobsługi pracowniczej.

Takie rozwiązania – choć ułatwiają pracę działu kadr i przyspieszają realizację pewnych procesów – nie pozwalają na uzyskanie optymalnych korzyści.

Rozwiązaniem, które może zwiększyć zakres wykorzystania funkcji samoobsługowych w przedsiębiorstwach produkcyjnych i pozwoli objąć nimi 100 procent załogi – i to w zakładach w różnych lokalizacjach – są kioski informacyjne – ogólnodostępne terminale z możliwością korzystania z wybranych aplikacji samoobsługowych, firmowego intranetu, a nawet internetu.

Przekonanie pracowników, którzy w pracy nie korzystają z komputerów, a często też nie potrafią ich obsługiwać, by zamiast wizyty w dziale kadr sami załatwiali podstawowe sprawy kadrowo-płacowe, korzystając z automatycznego urządzenia, to nie lada wyzwanie. Zapewnienie o bezpieczeństwie dostępu i ochronie wyświetlanych i drukowanych danych to podstawowe kwestie, o które należy zadbać.

Równie ważna jest ergonomia obsługi terminalu. Dokładne przemyślenie dostępnych funkcji i czynności, prosty i czytelny interfejs, który będzie prowadził użytkownika „za rękę” i pozwalał na prawdziwą samoobsługę, bez powodowania frustracji, może zadecydować upowszechnieniu funkcji samoobsługowych w przedsiębiorstwie.

Trzeba też pamiętać, że terminale informacyjne nierzadko będą pracować w środowisku o wysokim stopniu zanieczyszczenia i w zmiennych warunkach temperaturowych, dlatego powinny być trwałe i odporne na te niekorzystne czynniki.

Samoobsługa w kiosku

Dostawcą urządzeń tego typu jest firma Wincor Nixdorf. Firma ma duże doświadczenie na rynku bankowym – jest dostawcą bankomatów, wpłatomatów oraz rozwiązań informatycznych do obsługi przepływów pieniężnych. Choć rzeczywistość banku może się wydawać z gruntu inna niż obsługa procesów samoobsługi pracowniczej na hali produkcyjnej, Wincor Nixdorf z powodzeniem wykorzystuje swoje wcześniejsze doświadczenia, oferując kioski informacyjne dostosowane do potrzeb firm produkcyjnych.

Terminale informacyjne i drukarki z rodziny ProPrint charakteryzują się dużą funkcjonalnością, ergonomią działania oraz wzornictwem dostosowanym do wymogów specyficznego środowiska, w którym pracują. Szczególny nacisk położono na łatwość ich obsługi, uwzględniającą potrzeby zarówno użytkowników, jak i operatorów.

Podobnie jak w bankowości – terminale informacyjne dla pracowników wymagają identyfikacji za pomocą osobistego numeru i hasła (możliwa jest także identyfikacja za pomocą karty ID), służą do bezpośredniego realizowania zdefiniowanych transakcji za pośrednictwem prostego w obsłudze interfejsu i gwarantują wysokie bezpieczeństwo danych wrażliwych – w tym wypadku danych personalnych i płacowych.

Łatwo i ergonomicznie

Warunkiem powodzenia rozwiązań samoobsługowych jest przekonanie pracowników do korzystania z nich. Takim czynnikiem motywującym może być zapewnienia łatwego dostępu do wielu przydatnych funkcji, bez konieczności odbywania szkoleń i uczenia się instrukcji obsługi zaawansowanego technicznie urządzenia. Dlatego przy wdrażaniu takich rozwiązań warto zadbać, by pracownicy nieobeznani na co dzień z komputerem nie mieli trudności z obsłużeniem kiosku informacyjnego.

Urządzenia z rodziny ProPrint zostały zaprojektowane tak, by ich obsługa była intuicyjna i przyjazna. Sygnalizacja optyczna w najważniejszych punktach terminali – diody LED przy czytniku kart i drukarkach – ułatwia korzystanie z urządzenia zarówno użytkownikom, jak i operatorom.

Duży ekran LCD lub TFT może zostać zainstalowany w wersji standardowej lub z nakładką dotykową.

W celu uproszczenia obsługi klawiatura alfanumeryczna w wersji ProPrint 2000 została pozbawiona klawiszy funkcyjnych takich jak CTRL, ALT, DEL oraz klawiszy F. Myszka ma tylko jeden przycisk. Ten nacisk na łatwość i ergonomię korzystania z terminala w połączeniu z przyjaznym interfejsem pozwala na szybkie nauczenie się obsługi i zwiększa satysfakcję z samoobsługi.

Wydruk tylko do rąk własnych

Choć w wielu przedsiębiorstwach oszczędność papieru i kosztów wydruku jest jednym z istotnych argumentów przy wdrażaniu rozwiązań samoobsługowych, możliwość samodzielnego wydruku informacji i formularzy jest jedną z ważnych cech urządzeń do samoobsługi pracowniczej.

Potwierdzenie wniosku urlopowego, rozliczenia delegacji, paska wynagrodzeń, rozliczenia czasu pracy czy choćby grafiku zmian to najczęstsze wydruki realizowane w systemach samoobsługowych, ale możliwości jest o wiele więcej. Dlatego urządzenia samoobsługowe muszą gwarantować wysoką wydajność druku i standard bezpieczeństwa danych.

Kioski informacyjne ProPrint zostały wyposażone w drukarki igłowe lub termiczne, które gwarantują krótki czas realizacji transakcji. Steruje nimi elektroniczny system bezpieczeństwa kontrolujący drogę papieru. Drukarki są także wyposażone w zewnętrzny wskaźnik poziomu papieru, który dostarcza informacji o bieżącej ilości papieru, umożliwiając pracownikom jej kontrolę bez konieczności otwierania urządzenia.

Dwa niezależne podajniki papieru oraz oddzielne drogi jego dystrybucji pozwalają na druk w różnych formatach. Ochronę informacji gwarantuje wielostopniowy system bezpieczeństwa. Wydruki są podawane zadrukowaną stroną do dołu, co zapobiega podejrzeniu informacji przez osobę postronną.

Jeśli pracownik nie odbierze wydrukowanego dokumentu, po określonym czasie dokument zostanie wycofany do specjalnego pojemnika, co zapobiega dostaniu się informacji w niepowołane ręce. Wycofany dokument jest jednocześnie zaczerniany, co gwarantuje bezpieczeństwo danych i ich ochronę przed pracownikami odpowiedzialnymi za serwisowanie urządzenia i uzupełnianie papieru. Dzięki temu osoby te nie muszą być zobowiązywane do dochowywania tajemnicy danych – po prostu nie mają do nich dostępu.

Ponadto całkowite zapełnienie pojemnika przechowującego wycofane dokumenty blokuje funkcję drukowania dalszych dokumentów. Tym samym nie ma możliwości dostania się wydrukowanego dokumentu w niepowołane ręce.

Odporne urządzenia, bezpieczne dane

Zwykle kioski informacyjne umieszczane są w miejscach uczęszczanych i ogólnie dostępnych, np. w pobliżu stołówek i kantyn, szatni i pomieszczeń socjalnych. Bywa jednak, że stoją w halach produkcyjnych w sąsiedztwie maszyn, narażone na zanieczyszczenia i pracę w nieklimatyzowanych pomieszczeniach.

Urządzenia z serii ProPrint są odporne na kurz i pył, a wyświetlacz, stalowa obudowa i klawiatura są odporne na zarysowania i działanie środków chemicznych. Przy podstawie terminala zamontowano pas ochronny zabezpieczający urządzenie przed ewentualnymi szkodami ze strony maszyn czyszczących. Montowane dodatkowo obudowy chronią urządzenie przed skutkami kolizji np. z wózkami widłowymi.

Oprócz bezpieczeństwa fizycznego ważną cechą terminali jest także bezpieczeństwo danych. Dostęp do aplikacji oferowanych w kiosku informacyjnym zależy od technologii zaimplementowanej w tych aplikacjach. Tradycyjnie jest możliwy po uwierzytelnieniu za pomocą indywidualnego loginu i hasła.

Dodatkowo, ponieważ urządzenia są wyposażone w czytnik kart elektronicznych, uwierzytelnienie może nastąpić po włożeniu własnej karty identyfikacyjnej i podaniu kodu PIN. Po wyjęciu karty z czytnika połączenie jest natychmiast zrywane. Podobnie jeśli pracownik zapomni wyjąć kartę z czytnika, po pewnym czasie następuje automatyczne wylogowanie.

Czytnik kart zamontowany w obudowie, w zależności od wersji, może posiadać funkcję tzw. aresztu. Dzięki temu fałszywa karta może zostać zatrzymana. W wypadku awarii zasilania karta jest zwracana użytkownikowi – nie następuje jej blokada wewnątrz urządzenia.

Centrum monitorowania

Dodatkową usługą realizowaną przez firmę Wincor Nixdorf jest możliwość podłączenia urządzenia do Centrum Monitorowania Urządzeń Serwisowych, które zapewnia stałą kontrolę, szybkie wykrywanie awarii lub zakłóceń w pracy, możliwość podjęcia natychmiastowej reakcji, zdalną dystrybucję i aktualizację oprogramowania oraz raporty i zestawienia dla menedżerów.

Aplikacje samoobsługowe

Kiosk informacyjny stanowi jeszcze jedną możliwość dostępu do intranetowych systemów przedsiębiorstwa, obok tradycyjnych komputerów PC, palmtopów i telefonów komórkowych. O jego sile decyduje interfejs udostępnionej aplikacji.

Podstawową zasadą przy tworzeniu interfejsów rozwiązań samoobsługowych jest minimalizacja wyświetlanych informacji i prosta, intuicyjna obsługa – od zainicjowania danego procesu, aż do efektu końcowego w postaci np. akceptacji wniosku czy wydruku.

Tym bardziej warto o tym pamiętać, tworząc rozwiązania dedykowane dla pracowników technicznych niepracujących na co dzień przy komputerach PC i nieobeznanym z dedykowanym oprogramowaniem, jak GUI systemu SAP. W takim przypadku naturalnym wyborem wydaje się interfejs przeglądarki internetowej.

Kioski ProPrint mają zainstalowaną własną przeglądarkę SiteKiosk firmy Provisio, która administratorowi urządzenia pozwala zdefiniować zarówno listę dostępnych aplikacji, jak i poziom zabezpieczeń. Tym samym kiosk informacyjny staje się punktem dostępu do wytypowanych aplikacji dla konkretnych grup osób.

Choć do typowych aplikacji SiteKiosku należą intranetowe systemy firmowe, to dodatkowo można udostępnić aplikacje standalone (*.exe), jak SAP GUI czy Skype, które będą stanowić alternatywny sposób komunikacji z systemem lub pracownikiem. Niemniej jednak to właśnie przeglądarka SiteKiosk jest najczęściej wykorzystywanym programem w terminalu informacyjnym. Im więcej adresów intranetowych zostanie dodanych przez administratora urządzenia do listy dostępnych aplikacji, tym więcej funkcji pracownik będzie mógł wykonać samodzielnie.

W pracowniczym systemie samoobsługowym pracownik może złożyć wniosek o podróż służbową, a później ją w tym systemie rozliczyć, podając liczbę przejechanych kilometrów, pojemność silnika itp. Wydrukowanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach nie musi angażować pracownika kadr, może zostać wykonane automatycznie w kiosku informacyjnym.

Wszelkie wnioski, które wymagają minimalnego zaangażowania przełożonych lub osób z działu kadr i księgowości, np. gdy wymagana jest akceptacja przełożonego, mogą być w kiosku cyklicznie sprawdzane w celu weryfikacji statusu wniosków.

W intranetowych systemach rozwoju i oceny, najczęściej przeznaczonych dla kadry zarządzającej i pracowników umysłowych, zastosowanie kiosku informacyjnego pozwala skierować programy rozwojowe do szerokiego kręgu pracowników technicznych.

Systemy rozwojowe wymagają minimalnego dostosowania w celu przygotowania programu dla innej grupy pracowników, lecz od momentu uruchomienia programu dla nowej grupy, niezależnie od rodzaj oceny (kwartalna, roczna), system staje się dostępny 24 godziny na dobę (np. w systemie pracy zmianowej zmiany).

Jeśli w firmie funkcjonuje system szkoleniowy, np. jako wsparcie systemu rozwojowego, pracownik ma wgląd w rodzaje szkoleń, ich terminy i miejsca. Może w kiosku wydrukować potwierdzenie uczestnictwa i ukończenia, śledzić status organizacji szkolenia itp.

W zakładach produkcyjnych często występują zmiany w planie produkcji i planie pracy, o których pracownik powinien być z wyprzedzeniem informowany. Taki grafik może być drukowany i wieszany w umówionym miejscu, może być również dostępny elektronicznie z poziomu infokiosku.

Dostęp elektroniczny jest bardziej elastyczny i pozwala zapoznać pracownika z dodatkowymi informacjami związanymi np. z zastępstwem, jak komentarze przełożonego, za kogo jest zastępstwo, kiedy zostaną oddane godziny nadliczbowe itp.

Istotnym zagadnieniem jest bezpieczeństwo podawanych przez pracownika informacji. Administrator kiosku, konfigurując przeglądarkę SiteKiosk, ma do dyspozycji wiele ustawień. Może decydować o uruchamianiu skryptów JavaScript, Visual Basic czy ActiveX. Może sprecyzować nazwy okien, które będą się pojawiać na ekranie kiosku.

Może także zdefiniować, jak często czyszczona jest pamięć cache przeglądarki oraz jak często cały kiosk ma być restartowany. Administrator ma także możliwość zdalnego zalogowania się do infokiosku i zareagowania w sytuacji awaryjnej, co zwiększa niezawodność rozwiązania.

Zawsze i wszędzie

Oprócz wykorzystania do obsługi aplikacji samoobsługowych, kioski informacyjne są też wykorzystywane np. jako miejsce prezentacji oferty dla klientów sieci sprzedaży, nie tylko hurtowej. Klient po zalogowaniu się może prześledzić historię swoich zakupów i zapoznać się z aktualną np. dedykowaną dla niego, ofertą.

Zainstalowanie już jednego kiosku informacyjnego pozwala na udostępnienie funkcjonalności intranetowych systemów firmowych wszystkim pracownikom w danej lokalizacji. Warto podkreślić, że nie wymaga ono zmian tych systemów ani systemu SAP. Konieczna jest jedynie konfiguracja po stronie kiosku informacyjnego.