Zmiany szybsze niż myślisz

Rozwój technologiczny postępuje dziś o wiele szybciej, niż kiedykolwiek wcześniej. Dzieje się tak za sprawą powszechności dostępu do Internetu, nowym narzędziom współpracy i dzielenia się wiedzą. Ludzie mogą w szerokim zakresie współpracować, aby osiągać lepsze wyniki znacznie szybciej, niż jeszcze kilkanaście lat temu. To bezprecedensowe tempo zmian prowadzi również do tego, że nie wiemy dokładnie, jakie kwalifikacje i miejsca pracy będą potrzebne za 5 czy 10 lat. Jedyne, co wiemy, to fakt, że jeśli chcemy zachować równowagę procesów w organizacji w przyszłości, musimy być na tyle przygotowani i elastyczni, aby móc reagować na wszystko, co przyszłość nam zaoferuje.

Elastyczność i szybkość dostosowywania się są podstawowymi kryteriami, które firma musi spełniać, aby nadążyć za innowacjami. W rozwiązaniach IT, przejście od modelu on premise do środowiska chmurowego jest sposobem, aby pomóc organizacjom w szybkim reagowaniu na zmiany.

Rozwój technologii od początku XX wieku do czasów obecnych

Chociaż menedżerowie i eksperci próbują przewidzieć, dokąd zmierzają zmiany w biznesie, ich tempo wciąż przekracza naszą wyobraźnię – również w środowisku HR. Technologia wpływa nie tylko na to, jak pracujemy i nawzajem się komunikujemy, ale także zmienia to, co robimy w pracy. Według ostatniego badania profesor Cathy N. Davidson z Uniwersytetu Duke’a, 65% dzieci rozpoczynających naukę w szkole, podejmie pracę na stanowiskach, które jeszcze nie istnieją.

Jak zatem możemy zaplanować przyszłą kadrę pracowników, jeśli nie wiemy, jakie stanowiska będą potrzebne? Jak możemy rozwijać talenty, skoro nie wiemy, czego nasza firma będzie potrzebowała nie tylko za kilka lat, ale nawet za kilka miesięcy?

System HR na miarę nowych czasów

Pomocą w zarządzaniu pracą, planowaniu kariery, rozwijaniu nowych umiejętności mogą być systemy IT, o ile są wykorzystywane na bieżąco, bo jaką korzyść stanowi inwestycja w system HR, jeśli pracownicy używają go sporadycznie – i to wtedy, kiedy są to tego zmuszeni.

Nowoczesne systemy HR muszą przede wszystkim zapewniać personalizację interfejsu użytkownika.  Powinny rozpoznawać i zaspokajać różne potrzeby i oczekiwania wśród wielopokoleniowej i często wielokulturowej kadry pracowniczej.  Muszą być na tyle elastyczne, aby dostarczać procesy oparte na tym, kim jest jednostka, co robi i w jaki sposób woli współdziałać. Ponadto muszą wykorzystywać dane z wielu źródeł – systemów HR, ERP i innych, w tym zewnętrznych źródeł danych.

Szum wokół cyfrowej transformacji nie polega tylko „automatyzacji”. Prawdziwy sukces firmy zależy od ludzi. Są oni centralnym elementem sukcesu, ale ich oczekiwania się zmieniają – wszystko to napędzane jest przez nieustające i gwałtowne tempo rozwoju technologii i cyfryzacji.

Mówiąc prościej, pracownicy obecnie oczekują, że systemy biznesowe będą zachowywać się, jak systemy konsumenckie – chcą oni łączyć się i współpracować w ramach sieci, chcą pracować w dowolnym miejscu i czasie, z dowolnego urządzenia, chcą mieć wpływ na karierę i rozwój, mogą być kontrahentami lub pracować okazjonalnie; są przedstawicielami wielu pokoleń i oczekują informacji, których potrzebują, by się rozwijać, w oparciu o to, kim są i czego chcą. Dlatego wiele firm, poszukując talentów, zatrudnia pracowników zewnętrznych i osoby mieszkające w różnych lokalizacjach, proponując im pracę zdalną. Działy HR muszą dostosować się do takiego modelu zatrudnienia.

Wszystkie te zmiany przekładają się na wielkie zmiany w systemach HR. Jest to „kolejna generacja transformacji HR” – „cyfrowa transformacja HR”, która opiera się na wydajności i automatyzacji. Nowa generacja systemów pomaga działom HR zapewnić interfejs, którego oczekują pracownicy, dostarcza managerom wglądu w dane pracowników, a wszystkim zapewnia pożądane możliwości rozwoju i wzrostu.

Ewolucja architektury SAP ERP

Narzędzia, które oferował SAP swoim klientom, zmieniały się przez lata razem z otaczającą nas rzeczywistością. Na początku była to aplikacja SAP HR (HCM) dostępna dla użytkowników końcowych on-premise. Wraz z rozwojem Internetu i technologii portalowych, powstawały nowe warstwy technologiczne, które umożliwiły klientom korzystanie z rozwiązań portalowych, a następnie, gdy samoobsługa pracownicza i menedżerska stały się bardziej popularne, SAP dostarczył klientom rozwiązania, które faktycznie umożliwiają korzystanie z nich w pełnym zakresie przez działy HR, pracowników i menedżerów.

Aktualizacje oprogramowania z reguły zajmują sporo czasu, co w zestawieniu z obecnym, bezprecedensowym tempem zmian, jakie zachodzą w otaczającym nas świecie, powoduje, że firmy nie są w stanie reagować na te zmiany, które zachodzą poza ich organizacją.

I tu pojawia się główna wartość dodana, związana z przejściem do chmury HR oraz migracją na SuccessFactors – nową chmurową platformę HR od SAP.

Chmura zapewnia szybszy dostęp do innowacji. SAP SuccessFactors zarządza aktualizacjami kwartalnie. Pomagamy naszym klientom prowadzić swoją działalność w nowych, szybko zmieniających się warunkach. Klienci mogą łatwo pobierać aktualizacje za pośrednictwem Centrum Aktualizacji. Dzięki tej technologii nowe funkcje systemu są szybko dostępne w całym przedsiębiorstwie.

Pomagamy naszym klientom unowocześnić sposób, w jaki pracują. Dzięki naszej technologii klienci mogą usprawnić pracę swoich pracowników z dowolnego miejsca – od komputera stacjonarnego po urządzenie mobilne – usprawniając współpracę pracowników, niezależnie od obszaru geograficznego, funkcji i roli.

SuccessFactors Employee Central: paliwo innowacji

W typowej organizacji dane są fragmentaryczne, a przestarzałe systemy są trudne w użyciu. Baza pracownicza (Employee Central) SAP SuccessFactors rozwiązuje ten problem. Jeden punkt dostępu dla wszystkich użytkowników, w czasie rzeczywistym. Intuicyjny interfejs użytkownika, który przechwytuje kluczowe dane dotyczące kadry pracowniczej. Jednolity wgląd we wszystkie dane dotyczące pracowników w różnych lokalizacjach geograficznych, centrach kosztów i typach pracowników. Dane te można później wykorzystać do dowolnej automatyzacji procesów i innowacji. Taki powinien być rdzeń każdego systemu HR.

Ze względu na stosunkowo wysoką częstotliwość dostępu do podstawowych danych i procesów HR, uproszczenie i cyfryzacja procesów, zapewnienie samoobsługi transakcyjnej oraz rozwiązań mobilnych jest kluczem do sukcesu platformy HR w organizacji. Samoobsługa pracowników i menedżerów, stały dostęp do informacji na temat struktury organizacyjnej i osób w ramach sieci wewnętrznej, przekazywanie wniosków o urlop, dostęp do mobilnego uczenia się, mają kluczowe znaczenie dla zwiększenia wydajności organizacji i zarządzania kapitałem ludzkim.

Ten częsty dostęp i wykorzystanie rozwiązania HR przez pracowników zwiększa zastosowanie innych procesów i innowacyjnych funkcjonalności, które są wbudowane w rozwiązanie SuccessFactors.  Wszystko to sprawia, że przez klientów SuccessFactors baza pracownicza Employee Central jest określana jako paliwo dla innowacji.

Dzięki niej, nie musimy już zadręczać działów HR i pracowników czasochłonną, podatną na błędy pracą papierkową, arkuszami kalkulacyjnymi Excela i złożonymi procesami. Czas, który pracownicy mogą zaoszczędzić, to dokładnie czas, który może być produktywny i tworzyć wartość. Dla HR pozbycie się tych zadań administracyjnych oznacza czas na stworzenie planu dla pracowników i przejęcie ich prawdziwej roli jako doradcy biznesowego dla zarządu firmy.

Employee Central jest więc podstawą innowacji w zakresie automatyzacji procesów i transformacji cyfrowej. Przejście do Employee Central pozytywnie wpływa na całą organizację i rozwiązuje jednocześnie kilka problemów. Nie tylko znacznie obniża koszty poprzez uproszczenie procesów HR, ale także jest kluczem do otwarcia wszystkich drzwi, które muszą przejść firmy, aby prężnie funkcjonować w przyszłości.

Co więcej, rozwiązanie Employee Central oferuje możliwość oczyszczania danych podstawowych pracowników oraz konfigurowania scentralizowanego raportowania HR oraz pulpity wbudowane w rozwiązanie SuccessFactors. Funkcje analityczne i raporty mogą być w razie potrzeby rozszerzone na inne moduły i dostępne na żądanie (np. Szkolenia i Rozwój, Wynagrodzenia, Rekrutacja). Funkcja ta jest interesująca nie tylko dla kierownictwa HR, partnerów biznesowych HR, kierowników, ale również dla biura dyrektora finansowego i controllingu. Firmy, które rozszerzają działalność na nowe rynki, regularnie stają przed wyzwaniem, jakim jest wdrożenie HR w nowo założonych lub nabytych spółkach zależnych. Jest to uciążliwe w przypadku aplikacji HR on premise, jednak przebiega szybko i łatwo dzięki Employee Central: standardowa, wstępnie skonfigurowana zawartość raportowania w połączeniu z opcjami szybkiego wdrażania.

Rozwiązania dla zróżnicowanych zespołów

Dzisiejszy zespół pracowników jest wielopokoleniowy, często zróżnicowany kulturowo, wysoce mobilny i obejmuje coraz większą liczbę pracowników tymczasowych. Niełatwo zarządzać takim zespołem. W ostatnim badaniu IDC wskazuje, że tylko 10% respondentów ankiety „Western European HCM” potrafiło nawiązać współpracę z utalentowanym pracownikiem bez względu na to, gdzie przebywa, poprzez zatrudnienie na umowę o pracę, zatrudnienie tymczasowe, kontrakt lub współpracę B2B. Tymczasem nawet 30% wydatków na zasoby ludzkie w dużych firmach przeznacza się na pracowników tymczasowych. W związku z tym, że pracownicy ci mają teraz kluczowe znaczenie dla ekosystemu talentów, HR wymaga przedefiniowania zarówno procesów, jak i tego, jak najlepiej zarządzać tymi osobami.

Przygotowanie pracowników zewnętrznych do oczekujących ich zadań, jest jednym z głównych problemów, z którymi borykają się nasi klienci. Dzisiejsi pracownicy potrzebują więcej coachingu, rozwoju kariery i zachęt do osiągania lepszych wyników. Jeśli firmy nie są w stanie zaspokoić tych potrzeb, to najlepsi ludzie znajdą innego pracodawcę lub wybiorą pracę jako freelancer. Dzięki SAP Fieldglass, naszemu rozwiązaniu chmurowemu do zewnętrznego zarządzania personelem, ściśle związanemu z rozwiązaniami SuccessFactors, umożliwiamy naszym klientom korzystanie z zewnętrznej siły roboczej i zarządzanie zarówno kluczowymi, twardymi procesami kadrowymi, jak i też miękkimi procesami dotyczącymi talentów.

Ważny jest „Cool factor”

HR potrzebuje aktualizacji front-end’u, by zapewnić optymalny komfort pracy dla pracownika podczas całego cyklu zatrudnienia. Dlatego wszystkie interakcje HR muszą przebiegać płynnie i łatwo, na każdym urządzeniu, które pracownik ma do dyspozycji w ciągu dnia pracy. Przenosząc swój system HR do chmury, nasi klienci mogą sprawić, że ich procesy będą skalowalne, spersonalizowane i zapewnią możliwość interakcji z użytkownikami.

Z perspektywy pracownika cyfrowe doświadczenie HR zaczyna się od intuicyjnej platformy, oferującej jeden punkt dostępu dla wszystkich aplikacji związanych z HR. Oparte na chmurze interfejsy użytkownika są postrzegane jako czynniki umożliwiające rozwój technologii. Są oceniane jako niezwykle atrakcyjne wśród Millenialsów i pokolenia Z. Ta atrakcyjność („Cool factor”) zwiększa zaangażowanie pracowników, zmniejsza ich rotację i sprawia, że firma jest pożądanym miejscem pracy.

Do tego dochodzą możliwości AI (sztucznej inteligencji) w celu pozycjonowania spersonalizowanych treści dla pracowników. Oferowane przez AI możliwości ciągłego uczenia się, niezależnie od miejsca, czasu i tego, jaka treść pasuje do danej osoby, otwiera nowe ścieżki kariery dla pracowników i sprawia, że zarządzanie wiedzą jest łatwiejsze dla naszych klientów.

Wyobraźmy sobie taką sytuację: wiemy, że produkt lub usługa firmy nie będą już potrzebne za 5 lat. Liderzy biznesowi mogą po prostu wykorzystać dostępne zasoby do opracowania innego produktu, ale pozostaje nadal kwestia gotowości pracowników do wykonywania nowych zadań. To dział HR jest odpowiedzialny za zapewnienie, aby zasoby ludzkie były gotowe do zmian.  W tym zadaniu doskonale sprawdzi się AI.

Kolejny przykład wykorzystania AI dają programy „Wellness” i „Wellbeing”, które powstały w odpowiedzi na oczekiwania i potrzeby pracowników w ramach dzisiejszego środowiska pracy. Firma SAP SuccessFactors włączyła inicjatywy zwiększające wydajność pracowników do swojego rozwiązania chmurowego, a tym samym do codziennego życia zawodowego każdego pracownika w firmie. Dzięki temu każdy pracownik ma dostęp do zasobów, których potrzebuje i których szuka, kiedy czuje się przytłoczony i chce się skupić na tym, co najważniejsze.

Z punktu widzenia pracodawcy najważniejszą i najbardziej złożoną zmianą, a jednocześnie trudną do implementacji z uwagi na nastawienie, jest zaakceptowanie, że obecnych i potencjalnych pracowników należy traktować jak klientów.

Siła cyfrowego interfejsu HR jest więc większa, niż można by sądzić na pierwszy rzut oka. Aby pozyskać najlepszych ludzi i utrzymać ich w firmie, pracodawcy muszą zaoferować im wolność, by mogli stawać się tym, kim chcą. Ciągłe informacje zwrotne oraz indywidualne, zawsze dostępne, mobilne uczenie się stanowią podstawę tej kultury.

Rozszerzanie SuccessFactors dzięki SAP Cloud Platform

Co to znaczy rozszerzać i uzupełniać pakiet SAP SuccessFactors? Należy rozważyć przypadek, w którym firma wdrożyła już SuccessFactors, a nadal śledzi incydenty związane z BHP w arkuszu kalkulacyjnym lub zarządza relacjami pracowniczymi poza systemem.

Innym powszechnym scenariuszem jest sytuacja, w której klienci używają SuccessFactors wraz z kilkoma innymi aplikacjami SAP lub firm trzecich i chcą zapewnić bezproblemową integrację lub po prostu chcą wdrożyć narzędzie do badania opinii w czasie rzeczywistym, które można łatwo i szybko zintegrować z SAP SuccessFactors.

Istnieje prosty sposób, aby to wszystko zapewnić. To SAP Cloud Platform. Jest to platforma udostępniana w formie usługi, której celem jest rozszerzanie SAP SuccessFactors dzięki płynnej integracji danych i procesów. Istnieje wiele gotowych aplikacji, przygotowanych przez naszych partnerów, które mogą pomóc klientom w zaspokojeniu wielu dodatkowych potrzeb – od „Health & Wellness” po analizę wynagrodzeń i szczegółowe zarządzanie opisami stanowisk pracy. Rozszerzenia te naturalnie integrują się z SAP SuccessFactors.

HR to wysoce innowacyjna przestrzeń, a jej przyszłość ma nieskończenie wiele możliwości. SAP Cloud Platform umożliwia klientom korzystanie z najnowocześniejszych technologii, takich jak asystenci wirtualni (chatboty), uczenie maszynowe lub zaawansowane analizy w celu ułatwienia podejmowania strategicznych decyzji.

HR i IT widzą inaczej

Powód przejścia do chmury dla działów HR i IT jest nieco inny. W przypadku HR chodzi o zmianę sposobu, w jaki dział HR obsługuje firmę, optymalizację procesów, ponowne przemyślenie tych procesów, ale także angażowanie pracowników dzięki nowoczesnym aplikacjom wyposażonym w funkcje, w czasie, gdy ich potrzebują i w sposób, jaki tego oczekują. Zaś po stronie IT chodzi o dotrzymywanie kroku innowacjom technologicznym i wprowadzanie ich do firmy oraz utrzymanie elastycznego systemu HR.

Dzięki temu organizacje mogą dokonać cyfrowej transformacji a dzięki badaniom wiemy, że technologia cyfrowa w HR jest opłacalna. Według raportu Oxford Economics „Leaders 2020” 38% organizacji, które przeszły transformację cyfrową, ma większe szanse na osiągnięcie dobrych wyników finansowych. Widzimy również, że dzięki tym rozwiązaniom pracownicy są bardziej zadowoleni. Za dokonaniem transformacji cyfrowej przemawiają względy biznesowe więc dlaczego mielibyśmy tego nie robić?

Upgrade2Success – wsparcie w podróży do chmury

SAP od ponad 30 lat jest partnerem technologicznym dla HR. Dostarczamy najnowsze technologie samoobsługowe, portalowe i mobilne. Pozostaliśmy elastyczni w reagowaniu na potrzeby naszych klientów, ponieważ znamy ich potrzeby. Dziś jesteśmy na ewolucyjnym rozdrożu i widzimy, jak szybko zmienia się rynek. Wdrażając najnowszą technologię HCM w chmurze, nasi klienci i ich pracownicy nadążają za zmianami.

Obecnie SAP na świecie ma około 13 000 klientów SAP HR (HCM) on premise, z których około 10% posiada rozwiązanie SAP SuccessFactors. Aby dotrzeć do klientów on premise i ułatwić migrację do chmury HR, stworzyliśmy program Upgrade2Success.

Upgrade2Success to strategiczny program w ramach SAP SuccessFactors. Upgrade2Success zapewnia naszym klientom HR narzędzia i usługi w celu ułatwienia migracji:

  • Wiedzę i doświadczenie SAP

Znamy naszych klientów i ich dzisiejsze rozwiązania SAP HCM. Dzięki tej wiedzy i doświadczeniu możemy skutecznie doradzić im, jak najlepiej przejść do chmury, jednocześnie optymalizując swoje zasoby kadrowe i inwestycje w technologię SAP.

  •  Podróż w ramach procesu transformacji – szybki start

Przejście do chmury pozwala klientom na ponowne przemyślenie i harmonizację procesów HR i możemy mieć pewność, że nie będą musieli zaczynać od zera. SAP dostarcza bibliotekę procesów wiodących praktyk z subskrypcją rozwiązania w chmurze i oferuje usługi wdrożeniowe „SAP HR Model Company”, które przyspieszają transformację klienta.

  •  Wsparcie migracji danych i integracji

Stworzyliśmy narzędzia, które mogą pomóc w zapewnieniu bezpiecznej i pełnej migracji lokalnego modelu danych HCM klienta i jego struktury do rozwiązań SAP SuccessFactors. Dostarczamy również narzędzia do łatwej, wydajnej i niezawodnej integracji z innymi systemami klienta

  •  Potęgę strategicznego partnerstwa

Będziemy razem w tej podróży. Nasi partnerzy wspierają klientów za pomocą spójnej metodyki, wiedzy eksperckiej i zestawu narzędzi, które poprowadzą ich przez wszystkie etapy transformacji.

Przejście do chmury – bez mitów

Z migracją do chmury wiążą się liczne uprzedzenia. Często pracownicy IT obawiają się, że stracą pracę. Pracują z rozwiązaniem on premise i boją się, że kiedy zostanie ono przeniesione do chmury, będzie mniej miejsc pracy. Tymczasem zespoły IT nadal mogą rozwijać się i wnosić wartość dodaną. Innymi słowy, ich miejsca pracy nie zostaną zastąpione lub utracone, ale prawdopodobnie zmienią się, a nacisk zostanie położony na wykorzystanie innowacji i zarządzanie w tym zakresie. Z kolei dla programistów spojrzenie na SAP Cloud Platform jest dobrą perspektywą na przyszłość. Warto uświadomić sobie, że otworzyliśmy platformę programistyczną dla wszystkich programistów Apple, Google i Microsoft, więc byliby w dobrym towarzystwie, gdyby w przyszłości chcieli szukać pracy w IT.

Inna interesująca opinia: „Jesteśmy wyjątkowi i nie pasujemy do rozwiązania w chmurze. Rozwiązania SAP HCM on premise są w dużym stopniu dostosowane do naszych potrzeb, więc nie wiemy, czy będziemy dopasowani do chmury”.

Ciekawostką, która pojawia się, gdy dokonujemy oceny, jest fakt, że 80% wymaganych funkcjonalności jest gotowych np. w Employee Central. Reszta prawdopodobnie „odnajdzie się” gdzie indziej w standardzie SAP SuccessFactors. Czasami występują różnice, ponieważ obecna aplikacja SAP została zaprojektowana w zupełnie „innej erze” niż aplikacja w chmurze. A czasami ta wymagana przez klienta funkcjonalność jest częścią mapy drogowej rozwiązania SuccessFactors.

Na podstawie pozostałych wymagań możemy stworzyć projekt „proof-of-concept” oraz wykorzystać SAP Cloud Platform jako platformę do rozwoju nowych, specyficznych funkcji. Trzeci zarzut, który pojawia się w wielu rozmowach z klientami, to: „Mamy zbudowane wiele integracji z naszą aplikacją HCM on premise. Przejście do chmury nie jest możliwe.” Można na tę kwestię spojrzeć rozmaicie. W niektórych przypadkach konieczność integracji znika, ponieważ te funkcje zostaną zapewnione w ramach pakietu SAP SuccessFactors. Jednak w przypadku, gdy są one bardzo ważne, można zaproponować model równoległy „Side-by_side” i w tym modelu wszyscy użytkownicy będą korzystać z produktu SuccessFactors, który będzie również przechowywał dane podstawowe, a tym samym dane podstawowe będą wprowadzane do lokalnego rozwiązania SAP on-premise i przechowywane jako dane podrzędne w Employee Central. Dzięki temu wszystkie istniejące i ważne punkty integracji, pozostałyby na swoim miejscu i byłyby w pełni wykorzystywane podczas rozpoczynania przez zespół projektu w ramach transformacji HCM z Employee Central.while getting the team started on an HCM transformation journey with EC.while getting the team started on an HCM transformation journey with EC.

Kolejnym zastrzeżeniem, które słyszymy, jest to, że nasz klient musi szybko uzyskiwać wyniki. Nie stać go na długi projekt. W tym przypadku rozwiązaniem jest HR Model company (procesy w ramach wiodących praktyk i konfiguracja). „HR Model Company” jest częścią koncepcji programu Upgrade2Success. Utworzyliśmy także narzędzia, takie jak „EC Infoporter”, które uzupełniają zestaw narzędzi do migracji z SAP HCM on premise do konfiguracji „HR Model Company”. Ponadto, za pomocą tych narzędzi opracowaliśmy również usługi, dzięki którym możemy bardzo szybko rozpocząć wdrażanie i migrację, co z pewnością skróci czas projektu.