Hierarchie dostawców w SAP MM

Hierarchie dostawców to elastyczne narzędzie, za pomocą którego można odzwierciedlać strukturę organizacji dostawców. Wykorzystywane są w procesie zakupowym poprzez określenie odpowiedniej roli partnera oraz w procesie determinowania cen, włącznie z wykorzystaniem rabatów dla wybranych dostawców bądź rabatów przyznanych centralnie i dziedziczonych przez wybranych, niższych w hierarchii dostawców.

Ze względu na konieczność odpowiedniej organizacji struktury dostawców, budowa ich hierarchii i zarządzanie nią jest ważnym zagadnieniem szczególnie w dużych firmach detalicznych. Hierarchia dostawców jest przydatna dla organizacji handlujących z dostawcami posiadającymi złożone zewnętrzne struktury, które muszą zostać wzięte pod uwagę podczas wyceny.

Wykorzystując hierarchię dostawców w systemie SAP, można łatwo ustalać wspólne rabaty cenowe oraz określać organizację dostawców. W sytuacji kiedy dany materiał jest zamawiany od dostawców np. z różnych lokalizacji, możliwe jest ustalenie jednego centralnego rabatu, który jest wykorzystywany w zamówieniu w referencji do wybranej grupy dostawców.

Struktura hierarchii dostawców prócz dostawców zawiera także węzły hierarchii, czyli elementy hierarchii będące odzwierciedleniem elementu organizacyjnej struktury dostawców takiego jak np. regionalne biuro sprzedaży. W systemie SAP węzły hierarchii są obsługiwane jako dane podstawowe dostawcy z grupą kont 0012.

Grupa kont definiuje, jakie specyfikacje są potrzebne i/lub możliwe do określenia w danych podstawowych dostawcy. W porównaniu do grupy kont 0001, czyli standardowej grupy kont określającej dostawcę, grupa kont 0012 definiująca węzeł hierarchii ma dane sterowania w zakładce danych zaopatrzenia ograniczone tylko do danych wykorzystywanych względem konfiguracji hierarchii dostawców.

Struktura organizacji dostawców zmienia się w czasie. Z tego powodu konieczne jest, aby była elastyczna. Zmiana w hierarchii bądź usunięcie całej gałęzi hierarchii dostawców jest możliwe w dowolnym momencie jej istnienia. Jako zmianę można rozumieć przepisanie dostawcy razem z podrzędnymi mu dostawcami (węzłami) do innego nadrzędnego dostawcy (węzła). Przepisanie nadrzędnego dostawcy do nowej lokalizacji w hierarchii skutkuje automatycznym przepisaniem wszystkich elementów mu podrzędnych, co redukuje liczbę danych podstawowych dostawcy, które musiałyby zostać odpowiednio zdefiniowane.

Dodatkowo po przypisaniu dostawcy do istniejącej już w systemie hierarchii automatycznie zostają do niego przypisane odpowiednie warunki cenowe oraz rabaty.

Hierarchia dostawców może być ograniczona czasowo. Przy jej tworzeniu w systemie SAP należy podać termin ważności, w którym dana hierarchia obowiązuje.

Co może zawierać hierarchia

Każdą hierarchię dostawców określa jednoliterowy indeks – typ hierarchii. Przyjmuje on alfanumeryczne wartości i, co ważniejsze, jednoznacznie określa hierarchię dostawców. Relacja pomiędzy hierarchią a typem hierarchii to 1:1, co oznacza, że każda z hierarchii może posiadać tylko jeden typ oraz że każdy typ hierarchii może określać tylko jedną hierarchię dostawców.

W procesie konfiguracji hierarchii dostawców konieczne jest określenie dwóch warunków:

• przypisanie wybranych grup kont do typu hierarchii,
• przypisanie wybranych działów zaopatrzenia do typu hierarchii.

Dla każdego typu hierarchii konieczne jest zdefiniowanie, które z działów zaopatrzenia oraz które z grup kont będą określały dostawców, którzy docelowo mają znaleźć się w hierarchii.

Przypisując grupę kont 0001 (Dostawca) do typu hierarchii wskazuje się, że dostawcy o tej grupie kont mogą znaleźć się w hierarchii. Podobnie – przypisując do hierarchii grupę kont 0012 (Węzeł hierarchii) określa się, że w hierarchii mogą znaleźć się węzły hierarchii.

Analogicznie – przypisując wybrany dział zaopatrzenia do typu hierarchii określa się, że dostawcy opracowani dla tego działu zaopatrzenia będą mogli znaleźć się w hierarchii.

Jednakże proces konfiguracji grup kont i typu hierarchii nie ogranicza się do określenia, które grupy kont i działy zaopatrzenia mogą zostać wykorzystane w hierarchii dostawców.

W momencie przypisania grupy kont do hierarchii dostawców należy określić jej nadrzędną grupę kont. Proces ten definiuje, czy dostawca o wybranej grupie kont może znaleźć się bezpośrednio pod dostawcą o innej bądź tej samej wybranej grupie kont.

Podobnie wygląda proces przypisania działów zaopatrzenia do hierarchii. Należy także określić nadrzędny dział zaopatrzenia, dla którego opracowany dostawca może znaleźć się bezpośrednio wyżej w hierarchii.

Powyższa konfiguracja przypisania działów zaopatrzenia wskazuje, że do hierarchii dostawców „Z” mogą zostać przypisani dostawcy opracowani w działach zaopatrzenia: DZ01 oraz DZ02. Co więcej, dostawcy opracowani w dziale zaopatrzenia DZ01 mogą znaleźć się bezpośrednio wyżej w hierarchii nad dostawcami opracowanymi w działach zaopatrzenia DZ01 oraz DZ02. Dostawcy opracowani w dziale zaopatrzenia DZ02 mogą natomiast być bezpośrednio nadrzędnymi dla dostawców z działu zaopatrzenia DZ01. Z powyższych ustawień wynika, że niemożliwe jest, aby dostawcy opracowani w dziale zaopatrzenia DZ02 mogli być nadrzędnymi dla innych dostawców także opracowanych w dziale zaopatrzenia DZ02.

Powyższa konfiguracja przypisania grup kont wskazuje, że do hierarchii dostawców „Z” mogą zostać przypisani dostawcy charakteryzujący się grupą kont 0001 (Dostawca) lub 0012 (Węzeł hierarchii). Dodatkowo dostawcy o grupie kont 0001 mogą być nadrzędnymi dostawcami w hierarchii dla dostawców o grupie kont 0001 oraz 0012. Natomiast dostawcy o grupie kont 0012 – węzeł hierarchii – mogą być nadrzędnymi tylko dla dostawców o grupie kont 0001.

Aby możliwe było przypisanie dostawcy do hierarchii, dwa powyższe warunki (tzn. przypisanie grupy kont i działu zaopatrzenia do typu hierarchii) muszą być spełnione jednocześnie. W momencie kiedy nastąpi próba przypisania do hierarchii dostawcy opracowanego dla działu zaopatrzenia przypisanego do hierarchii, ale o grupie kont, która nie została przypisana do typu hierarchii – system zakomunikuje błąd i nie zezwoli na przypisanie takiego dostawcy do hierarchii. Analogicznie nie ma możliwości przypisania do hierarchii dostawcy o grupie kont zawartej w konfiguracji hierarchii dostawców, który jest opracowany dla działu zaopatrzenia nieokreślonego w konfiguracji typu hierarchii.

Jednocześnie spełnienie powyższych warunków jest weryfikowane przez system także pod względem nadrzędnych sobie grup kont i działów zaopatrzenia. W sytuacji kiedy grupa kont dostawcy oraz dział zaopatrzenia przypisane są do hierarchii, możliwe jest, że system i tak nie zezwoli na jego przypisanie do hierarchii dostawców. Musi on bowiem spełniać oba warunki, czyli znaleźć się w takim miejscu w hierarchii, gdzie może być on podrzędnym i/lub nadrzędnym dostawcą dla sąsiadujących z nim obiektów ze względu na dział zaopatrzenia jak oraz grupę kont.

Wykorzystanie hierarchii dostawców

Wykorzystanie hierarchii dostawców w procesie zakupowym określane jest na podstawie rodzaju dokumentu zaopatrzenia.

W procesie konfiguracji hierarchii dostawców przypisuje się wybrany rodzaj dokumentu do typu hierarchii. Jest to relacja 1:n. Do każdego rodzaju dokumentu może zostać przypisany tylko jeden typ hierarchii, jednakże jeden typ hierarchii może zostać przypisany do nieokreślonej liczby rodzajów dokumentów.

Przypisując typ hierarchii do rodzaju zamówienia, określamy, że tylko i wyłącznie dla tego rodzaju dokumentu dana hierarchia będzie brana pod uwagę. Przykładowo pozwala to na wykorzystanie hierarchii dostawców tylko dla niestandardowych, tzw. zetowych zamówień, bez jednoczesnego wykorzystania jej w standardowym procesie zakupu.

Dzięki temu możliwe jest także wykorzystanie jednego dostawcy w wielu hierarchiach rozróżnianych poprzez wybrane „zetowe” rodzaje zamówień oraz osobno w standardowym procesie zakupowym nieuwzględniającym żadnej hierarchii – wykorzystującym standardowy rodzaj zamówienia.

Pozwala to na swoistą elastyczność podczas procesu zakupowego – system nie narzuca hierarchii tam, gdzie nie będzie ona wymagana.

Struktura hierarchii na poziomie zamówienia

Procedura ustalania hierarchii dostawców w procesie zakupowym opiera się głównie na rolach partnera generowanych na poziomie zamówienia. Na wybranym dla typu hierarchii rodzaju zamówienia w zakładce „Partner” w nagłówku dokumentu pojawia się bowiem cała struktura nadrzędnych dostawców do dostawcy biorącego udział w procesie zakupowym. Struktura ta jest określona poprzez odpowiednie role partnera.

W zaopatrzeniu istnieje wiele rodzajów partnerów biznesowych (dostawcy, przewoźnicy itp.). Dla każdej z grupy kont możliwe jest zdefiniowanie listy ról partnerów biznesowych, które mogą zostać wykorzystane w jej zakresie. Przykładowo możliwa jest konfiguracja, w której wybrani dostawcy wykorzystują tylko jedną rolę partnera, np. adres zamówienia – nie będąc przy tym wystawcą faktury.

W konfiguracji typu hierarchii określa się pierwszą wyjściową rolę partnera, która określa rolę dla pierwszego nadrzędnego dostawcy w hierarchii.

Standardowo w systemie SAP dla hierarchii dostawców określane są następujące role partnera dla dostawców: 2A, 2B, 2C, 2D, 2E…, gdzie rola 2A określa pierwszego nadrzędnego dostawcę do dostawcy w hierarchii, dla którego tworzone jest zamówienie zakupu – inaczej jest to wyjściowa rola partnera przypisana do typu hierarchii. Rola 2B natomiast określa nadrzędnego dostawcę dostawcy z rolą partnera 2A. Rola 2C analogicznie wskazuje na nadrzędnego dostawcę dostawcy z rolą partnera 2B. Liczba określonych ról partnera jest zależna od złożoności i liczby poziomów w hierarchii dostawców.

Dziedziczenie warunków cenowych

Hierarchia dostawców pozwala nie tylko na ustrukturyzowanie dostawców w systemie, ale także na dziedziczenie warunków cenowych pomiędzy nimi.

Hierarchia dostawców może wykorzystywać dwa rodzaje rabatów cenowych: LH01 oraz LH02. W systemie SAP warunek LH01 to procentowy rabat określony dla dostawcy lub węzła hierarchii. Natomiast warunek LH02 jest określany dla wybranego materiału oraz dostawcy (lub węzła hierarchii) i jest to warunek wartościowy. Aby jednak warunki mogły być wykorzystane w procesie zakupowym, konieczne jest, aby znajdowały się w odpowiedniej procedurze cenowej, wykorzystywanej przez dostawców będących w hierarchii.

Każdy z dostawców i węzłów hierarchii będących w hierarchii może zostać określony jako istotny dla rabatu oraz jako istotny dla ustalania cen. Są to dwa wskaźniki sterujące dziedziczeniem warunków cenowych w zakresie hierarchii.

Jeśli dostawca lub węzeł hierarchii jest określony jako istotny dla ustalania cen, warunki cenowe określone dla tego dostawcy (węzła) będą istotne w ustalaniu cen dla dostawców (węzłów) będących niżej w hierarchii. Jednakże możliwość dziedziczenia warunków od węzłów (dostawców) nadrzędnych jest zależna od wskaźnika istotności dla rabatu. Jeśli dostawca (węzeł) jest określony jako istotny dla rabatu, oznacza to, że może on dziedziczyć rabaty po dostawcach (węzłach) położonych wyżej w hierarchii.

Ważny jest fakt, że dostawca istotny dla ustalania rabatu dziedziczy rabaty i warunki cenowe tylko i wyłącznie od najbliższego nadrzędnego dostawcy (węzła) istotnego dla ustalania cen.

To, czy dany dostawca lub węzeł jest istotny dla ustalania cen lub dla rabatu, określa się na poziomie jego danych podstawowych. W tym celu wykorzystuje się dane sterowanie uwzględnione w danych zaopatrzenia dostawcy.

W danych podstawowych dostawcy określonego grupą kont 0012 (węzeł hierarchii) dane zaopatrzenia są ograniczone tylko i wyłącznie do wskaźników danych sterowania odpowiedzialnych za możliwość dziedziczenia warunków cenowych.

Nie ma przeciwwskazań, aby wybrany dostawca wykorzystywał rabaty LH01 jak i LH02 jednocześnie. Warunki te mogą nakładać się na siebie.

W dalszej części artykułu przedstawiamy przykładowe zastosowanie hierarchii dostawców w systemie oraz kilka przykładów zastosowania dla procesu zakupowego.

Zdefiniowanie hierarchii i rabatów – przykład

Istotność dla ustalania cen i rabatu sterowana za pomocą danych podstawowych dostawcy i węzła hierarchii w hierarchii dostawców można określić następująco.

Powyższa hierarchia podzielona jest na pięć węzłów hierarchii:

• Centralę – centralne biuro, odpowiedzialne za organizację całej hierarchii dostawców,
• Region Północny,
• Region Południowy,
• Region Wschodni,
• Region Zachodni.

Wszystkie węzły hierarchii są istotne dla ustalania cen oraz rabatu. Oznacza to, że dla każdego z węzłów (regionów) możliwe jest ustalenie warunków rabatu, które będą dziedziczone przez dostawców w nich zawartych, oraz każdy z węzłów jest w stanie dziedziczyć rabaty określone na wyższym poziomie hierarchii.

Na potrzeby prezentowanego przykładu ustalono warunek rabatu LH01 dla trzech wybranych węzłów: Centrala, Region Północny i Region Wschodni.

Ustalenie rabatów LH01 dla węzłów hierarchii ZCENTR, ZPOLNOC, ZWSCHOD

W tworzeniu warunku rabatu możliwe jest także określenie skali, czyli przypisanie wielkości rabatu zależnej od wielkości zamówienia, co zostało zastosowane w przypadku ustalania rabatu LH01 dla węzła ZCENTR.

Określenie skali rabatu LH01 dla węzła ZCENTR względem wielkości zamówienia

Powyżej określono następujące warunki rabatu:

• w przypadku zamówienia powyżej 5000 PLN do podrzędnych Centrali węzłów i dostawców przypisany zostanie rabat -5%. W przypadku zamówienia powyżej 10 000 PLN zostanie określony rabat -6%. Analogicznie – przy zamówieniu powyżej 20 000 PLN wygenerowany zostanie rabat -6,5%;
• dla węzłów Region Północny oraz Region Wschodni rabat został określony bez skali – co oznacza, że bez względu na wielkość zamówienia wygenerowany zostanie rabat w wielkości odpowiednio -7% oraz -7,5% dla dostawców podrzędnych w hierarchii.

Warunek LH02 zostaje przypisany do węzła (dostawcy) i wybranego materiału (tutaj materiał 80000065). W przeciwieństwie do warunku LH01, który był warunkiem procentowym, warunek LH02 to warunek wartościowy.

Warunek LH02 został określony tylko dla węzła ZCENTR. Podobnie jak w przypadku warunku LH01, została ustalona skala rabatu.

Określenie skali rabatu LH02 dla węzła ZCENTR względem wielkości zamówienia

Warunek LH02 dla węzła ZCENTR określa, że przy zamówieniu materiału 80000065 od dostawców niżej w hierarchii zostaną wygenerowane następujące rabaty:

• zamówienie powyżej 1500 PLN wygeneruje rabat 100 PLN,
• zamówienie powyżej 3000 PLN daje rabat 150 PLN,
• zamówienie powyżej 4500 PLN generuje rabat 200 PLN.

W przypadku zamówienia powyżej 5000 PLN dla materiału 80000065 zarówno warunek LH01, jak i warunek LH02 zostanie wzięty pod uwagę.

Zastosowanie hierarchii dostawców w procesie zakupowym – przykłady

Poniżej prezentujemy kilka przykładów zastosowania hierarchii dostawców w SAP w procesie zakupowym.

Zamówienie 5000 szt. materiału 80000065 w cenie 10 PLN/szt.; dostawca Z10015205 (Katowice)

W nagłówku zamówienia w zakładce „Partner” można zauważyć role partnera, które określają hierarchię dostawców.

Role partnera określające strukturę hierarchii dostawców w nagłówku zamówienia

Rola DO (Dostawca) jest przypisana do dostawcy widniejącego na zamówieniu, czyli Z10015205. Rola partnera 2A określa pierwszego nadrzędnego dostawcę lub węzeł, w tym przypadku jest to węzeł Region Południowy. Rola partnera 2B została przypisana do węzła Centrala.

Powyższe role partnera odwzorowują poniższy fragment hierarchii dostawców:

Odzwierciedlenie struktury dostawców branych pod uwagę w procesie zakupowym

W zakładce „Warunki” w szczegółach pozycji wygenerowały się warunki cenowe LH01 oraz LH02.

Warunek LH01 przyjął wartość -6,5%. Jest to warunek określony dla Centrali. Do Regionu Południowego nie przypisano żadnych warunków rabatowych – stąd rabat został narzucony odgórnie z Centrali.

Warunek LH02 przypisany do węzła ZCENTR oraz materiału 80000065 został wygenerowany na zamówieniu dla dostawcy Z10015205. Zamówienie na materiał 80000065 przekroczyło wartość 4500 PLN, stąd rabat LH02 to aż 200 PLN.

Rabaty określone dla pozycji zamówienia wygenerowane na podstawie hierarchii dostawców

Zamówienie 5000 szt. materiału 80000065 w cenie 10 PLN/szt.; dostawca Z10015203 (Słupsk)

W nagłówku zamówienia w zakładce „Partner” określone są role partnera, które określają hierarchię dostawców.

Role partnera określające strukturę hierarchii dostawców w nagłówku zamówienia

Rola DO (Dostawca) przypisana jest do dostawcy widniejącego na zamówieniu, czyli Z10015203. Rola partnera 2A określa pierwszego nadrzędnego dostawcę lub węzeł, tu Region Północny. Rola partnera 2B została przypisana do Centrali.

Powyższe role partnera odwzorowują następujący fragment hierarchii dostawców:

Odzwierciedlenie struktury dostawców branych pod uwagę w procesie zakupowym

W zakładce „Warunki” w szczegółach pozycji wygenerowały się warunki cenowe LH01 oraz LH02.

Rabaty określone dla pozycji zamówienia wygenerowane na podstawie hierarchii dostawców

Warunek LH01 przyjął wartość -7%. Jest to warunek określony dla węzła Region Północny. Pomimo że rabat został przypisany do Centrali – system SAP wykorzystał warunek LH01 z najbliższego nadrzędnego węzła (dostawcy) w hierarchii.

Warunek LH02 przypisany do węzła ZCENTR oraz materiału 80000065 został wygenerowany na zamówieniu dla dostawcy Z10015205. Zamówienie na materiał 80000065 przekroczyło wartość 4500 PLN, stąd rabat LH02 wyniósł 200 PLN.

Zamówienie 5000 szt. materiału 80000065 w cenie 10 PLN/szt.; dostawca Z10015208 (Łomża)

W nagłówku zamówienia w zakładce „Partner” można zauważyć role partnera, które określają hierarchię dostawców.

Role partnera określające strukturę hierarchii dostawców w nagłówku zamówienia

Rola DO (Dostawca) przypisana jest do dostawcy widniejącego na zamówieniu, tj. Z10015208. Rola partnera 2A określa pierwszego nadrzędnego dostawcę lub węzeł, w tym przypadku jest to dostawca Z10015207 (Biała Podlaska). Rola partnera 2B została przypisana do węzła Region Wschodni. Ostatni z partnerów – Centrala – jest określony rolą partnera 2C.

Powyższe role partnera odwzorowują poniższy fragment hierarchii dostawców:

Odzwierciedlenie struktury dostawców branych pod uwagę w procesie zakupowym

W zakładce „Warunki” w szczegółach pozycji wygenerowały się warunki cenowe LH01 oraz LH02.

Rabaty określone dla pozycji zamówienia wygenerowane na podstawie hierarchii dostawców

Warunek LH01 przyjął wartość -7,5%. Jest to warunek określony dla węzła Region Wschodni. Mimo że rabat został przypisany do Centrali – system SAP wykorzystał warunek LH01 z najbliższego nadrzędnego węzła (dostawcy) w hierarchii.

Warunek LH02 przypisany do węzła ZCENTR oraz materiału 80000065 został wygenerowany na zamówieniu dla dostawcy Z10015208. Zamówienie na materiał 80000065 przekroczyło wartość 4500 PLN, stąd rabat LH02 wyniósł 200 PLN.

Zamówienie 5000 szt. materiału 80000065 w cenie 10 PLN/szt.; dostawca Z10015210 (Gorzów Wlkp.)

W nagłówku zamówienia w zakładce „Partner” są widoczne role partnera, które określają hierarchię dostawców.

Role partnera określające strukturę hierarchii dostawców w nagłówku zamówienia

Rola DO (Dostawca) jest przypisana do dostawcy widniejącego na zamówieniu, tj. Z10015210. Rola partnera 2A określa pierwszego nadrzędnego dostawcę lub węzeł, w powyższym przypadku jest to węzeł ZZACHOD (Region Zachodni). Rola partnera 2B została przypisana do węzła Centrali.

Powyższe role partnera odwzorowują poniższy fragment hierarchii dostawców.

W zakładce „Warunki” w szczegółach pozycji wygenerowały się warunki cenowe LH01 oraz LH02.

Warunek LH01 przyjął wartość -6,5%. Jest to warunekpokreślony dla węzła Centrala. Mimo że istnieje węzeł Region Zachodni pomiędzy dostawcą a Centralą, nie został do niego przypisany żaden z warunków, a co za tym idzie – warunki zostały wygenerowane na podstawie pierwszego nadrzędnego węzła (dostawcy) w hierarchii, czyli węzła ZCENTR.

Warunek LH02 przypisany do węzła ZCENTR oraz materiału 80000065 został wygenerowany na zamówieniu dla dostawcy Z10015210. Zamówienie na materiał 80000065 przekroczyło wartość 4500 PLN, więc rabat LH02 wyniósł 200 PLN.

Szeroki wachlarz możliwości

Hierarchia dostawców pozwala na zarządzanie strukturą organizacyjną dostawców, łącznie z możliwością ustalania cen i rabatów, na każdym z jej poziomów. To idealne narzędzie dla firm handlujących z dostawcami mającymi złożone zewnętrzne struktury, które muszą zostać wzięte pod uwagę podczas wyceny.

Hierarchia zezwala na zdefiniowanie jakiejkolwiek struktury – z jednym centralnym dostawcą (jak w naszym przykładzie), bądź też z kilkoma nadrzędnymi węzłami. Główną zaletą hierarchii jest jej elastyczność, dzięki czemu zarządzanie złożoną, nierzadko rozbudowaną strukturą dostawców jest proste i klarowne.

Wachlarz możliwych do określenia rabatów jest wyjątkowo szeroki – w hierarchii można zastosować rabaty procentowe czy też wartościowe w referencji do danego materiału, a każdy z nich może być dodatkowo zależny od wielkości zamówienia.