Harmonizacja, reorganizacja, CUW

Podstawowe oczekiwania wobec CUW (SSC) i systemów SAP do ich obsługi to centralizacja i automatyzacja istotnych procesów, zapewnienie przejrzystości operacyjnej w skali całego przedsiębiorstwa oraz możliwość stworzenia dla użytkownika prostego interfejsu do obsługi jedynie wybranych procesów lub wycinków procesów spośród całego złożonego systemu.

Z wielu powodów Polska jest zagłębiem shared services centers dla dużych korporacji. Utworzenie centrum usług wspólnych wiąże się z wieloma zmianami dla organizacji – od stworzenia koncepcji biznesowej po wybór lokalizacji. Jednym z najważniejszych etapów jest wdrożenie lub dostosowanie istniejących systemów informatycznych, np. SAP:

• harmonizacja pejzażu systemów SAP (np. połączenie dotychczas oddzielnych systemów SAP lub wdrożenie rozwiązania Central Finance),
• harmonizacja procesów biznesowych realizowanych w systemach SAP w zakresie objętym pracą CUW, gdzie najczęstszymi elementami są wspomniane już harmonizacje planu kont i danych podstawowych.

Choć teoretycznie utworzenie CUW nie musi mieć wpływu na systemy IT (wydzielenie i centralizacja tylko obsługi ludzkiej procesów), to zazwyczaj tak nie jest. CUW są tworzone celem optymalizacji kosztowej i jakości procesów, w związku z czym przedsiębiorstwa chcą wraz z ich utworzeniem wprowadzać zmiany w sposobach działania i co za tym idzie, w systemach IT. Ujednolicane są procesy (konfiguracja systemów) i dane podstawowe wykorzystywane w tych procesach. Pozwala to przyspieszyć obsługę, zmniejszyć ilość pomyłek i ułatwić utrzymanie systemów IT (np. mniejsza liczba interfejsów, mniejsza liczba danych podstawowych, mniejsza liczba procesów do monitorowania).

Największe wyzwania związane z tworzeniem centrum usług wspólnych to:

• zaplanowanie projektu/portfolio projektów w celu dojścia do docelowej struktury CUW,
• zapewnienie ciągłości pracy w centralizowanych jednostkach organizacyjnych w momencie wprowadzania zmian,
• zarządzanie zmianą i monitorowanie wskaźników działalności w celu ciągłej optymalizacji procesów objętych CUW,
• zarządzenie wsparciem z dostosowaniem do różnych stref czasowych i różnych kalendarzy roboczych (np. praca w niedzielę).

W złożonych międzynarodowych przedsiębiorstwach tworzenie CUW to często proces wieloetapowy, zaczynający się np. od utworzenia wydzielonej jednostki organizacyjnej, przeszkolenia użytkowników i przekazania im zadań z wielu rozproszonych oddziałów. Kolejno realizowane są projekty harmonizacji systemów IT, aż do projektów ujednolicania poszczególnych procesów biznesowych.

Najważniejsze jest zazwyczaj, by tak zaplanować proces transformacji, by miał jak najmniejszy negatywny wpływ na działalność (czytaj wyniki) spółek, których dotyczy centralizacja. Dlatego często zamiast wykonywać jak największą liczbę zmian w jednym kroku, rozkłada się proces wdrożenia poszczególnych zmian związanych z CUW w czasie.

W firmach międzynarodowych nie do pominięcia jest aspekt stref czasowych i różnych kalendarzy roboczych, który często stoi w sprzeczności z potrzebą centralizowania procesów. Dlatego niektóre firmy decydują się na centralizację procesów IT w skali regionów (np. Azja, Ameryka, EMEA), co ułatwia np. planowanie przestojów związanych z koniecznymi pracami konserwacyjnymi systemów SAP.

Co zrobić, by proces tworzenia CUW się udał? Trzeba dobrze przemyśleć cele przyświecające wprowadzanym zmianom i zaplanować projekt lub serię projektów w celu utworzenia CUW. Warto też zaangażować osoby z doświadczeniem w takich reorganizacjach w zakresie zmian procesowych (np. zmian księgowych) i w zakresie zmian w systemach IT.