Historycznie, zarządzanie środkami finansowymi przedsiębiorstwa było powiązane z procesami nabycia w gospodarce materiałowej oraz procesami dostawy/sprzedaży realizowanymi z modułu SD SAP ERP. Z punktu widzenia finansów były to czynności logistyczne, związane z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, znajdujące się w znacznym stopniu poza kluczowym obszarem zainteresowania finansów, a już z pewnością podlegające innym paradygmatom. Jedynym narzędziem integracji poza bezpośrednim księgowaniem, był wskaźnik DSO oraz polityka blokady, skonta, rabatu i rezerw. W tym zakresie jednak wiele się zmieniło.

Nowy trend w zarządzaniu strategicznym

Zainicjowany na początku lat 90-tych przez S. Kaplana i D. Nortona trend w zarządzaniu strategicznym zakłada postrzeganie przedsiębiorstwa jako zbioru procesów, a nie jedynie naczyń powiązanych w postaci niezależnych działów, realizujących często własne, „wewnętrzne polityki”. Wynikiem takiego działania, poza mapami strategii, jest również daleko posunięty insourcing oraz outsourcing, w zależności od stopnia opłacalności realizacji  poszczególnych procesów w firmie i poza przedsiębiorstwem. Również w obszarze zarządzania środkami finansowymi wspomniane podejście jest z sukcesem realizowane, a FSCM stanowi odpowiedź SAP w tym zakresie.

Czy nowe rozwiązanie pozwoli realizować lepszy, a wiec bardziej dochodowy biznes? Z naszych doświadczeń wynika, że tak. Jak powszechnie wiadomo sprzedaż, do czasu realizacji zapłaty, jest niczym innym jak darowizną, a większość upadających przedsiębiorstw nie tyle cierpi na nadmiar niezrealizowanych planów sprzedaży, co brak bieżącego cash flow. Zarządzanie w tym zakresie koncentrowało się dotychczasowo na analizie otwartych pozycji oraz optymalizacji procesów płatności, w tym integracji z zewnętrznymi systemami w ramach elektroniki bankowej, jak również optymalizacji procesu skonta.

Możliwości FSCM

Moduł FSCM wychodzi poza dotychczasowy zakres procesów finansowych wspieranych przez moduł FI systemu SAP ERP, umożliwiając zaawansowane zarządzanie środkami pieniężnymi poprzez tzw. planistę płynności (Liquidity Planner) – czyli planowanie wpływów i wypływów środków w oparciu o informacje z faktur, kont FI oraz kont bankowych.

Biller Direct – elektroniczne fakturowanie i płatności (ang. EIPP Electronic Invoice Presentment and Payment). Umożliwia odbiorcy faktury wgląd we własne konto u dostawcy, a więc kontrolę salda, poszczególnych faktur, jak i płatności. Klient ma możliwość inicjowania zbiorczej płatności, jak również „downloadu” faktur do własnego systemu księgowego. Umożliwia integrację w czasie rzeczywistym bez potrzeby użycia SAP Gui – dostęp jest realizowany za pomocą przeglądarki www. Rozwiązanie to jest dedykowane dla dwóch typów odbiorców. Pierwszy to firmy telekomunikacyjne oraz media dostarczające produkty i usługi dla odbiorcy masowego – pozwala każdemu klientowi na wgląd we własne saldo, aktualizację danych podstawowych oraz zarządzanie sprawami spornymi. Druga grupa to kluczowi, trudni klienci, dla których szybki dostęp do setek pozycji online oraz możliwość zarządzania nimi stanowi największy atut.

Zarządzanie inkasem (ang. Collections Management) – to nie tylko bieżące zarządzanie inkasem jako formą płatności należności, ale przede wszystkim platforma do rozszerzonej integracji z rozrachunkami, nawet w przypadku niewykorzystania inkasa jako formy płatności. W przeciwieństwie do standardowych raportów pozycji pojedynczych, pozwala na zarządzanie przeterminowanymi pozycjami klienta z określeniem statusu, „obietnicy płatności” (ang. promise-to-pay), kwot dotrzymanych i niedotrzymanych, monitowanych wraz ze statusem monitowania. Umożliwia elastyczne rozbicie płatności na raty, z uwzględnieniem różnych form płatności.

Zarządzanie kredytem (ang. Credit management) – umożliwia monitowanie ryzyka kredytowego (kredytu kupieckiego) z podziałem klientów typu premium i negatywnych, przydzielanie limitów kredytowych w oparciu o dotychczasową historię współpracy, jak i przydzielony scoring. Automatycznie aktualizuje przypisanie kategorii ryzyka w danych podstawowych kontrahenta. Istotą tego rozwiązania jest zastosowanie kokpitu do zarządzania wraz z możliwością przypisania poszczególnych pozycji do wybranego kontrolera (np. w oparciu o podział na regiony).

Zarządzanie sprawami spornymi (ang. Dispute Management) – to kolejny kokpit, tym razem umożliwiający elastyczne zarządzanie sprawami spornymi w pełni zintegrowany ze standardowym raportem pozycji pojedynczych. Umożliwia tworzenie sprawy spornej, przypisanie zaległych do zapłaty faktur, nadawanie im poszczególnych statusów, jak również generowanie wezwań do zapłaty za pomocą sms-ów, faksu czy e-maila. Pozwala na wgląd w pełną historię kontaktów z klientem wraz z notatkami. Zintegrowany z Collections Management, umożliwia elastyczne rozbicie pozycji pojedynczych na mniejsze płatności w oparciu o dokonane telefoniczne uzgodnienia z klientem (funkcjonalność Call-center).

Na podstawie analiz wykonanych przez jednego z klientów BCC (aktualnie All for One Poland) wynika, że ponad 70% złych należności zostaje odzyskanych w oparciu o tzw. „procedurę miękkiego monitowania” polegającą na bieżącym kontakcie z klientem, z wykorzystaniem call-center, przypomnień o płatności za pomocą SMS, faksu czy e-maila, jak również czasowych blokad dostawy, czy reorganizacji warunków płatności, bez potrzeby dochodzenia należności na drodze sądowej.

In-House Cash – wykorzystywany do obsługi wewnętrznych i zewnętrznych płatności w ramach grupy lub firmy. Podstawowym celem in-house cash jest redukcja ilości posiadanych rachunków bankowych oraz ilości przelewów międzynarodowych. Rozwiązanie jest instalowane w centrali dokonującej rozliczeń pomiędzy jednostkami, ma na celu ograniczenie ilości przelewów poza grupą, maksymalizację transakcji w ramach grupy kapitałowej.

Treasury i zarządzanie ryzykiem – w odróżnieniu od dawnego modułu TR znanego z SAP z wersji 4.6 C zawiera on również rozszerzone funkcjonalności zarządzania ryzykiem. Zmieniona została warstwa customizacji, jak również obsługi z punktu widzenia użytkownika końcowego – nowe transakcje i ekrany. Dodano takie elementy, jak: Portfolio Analyzer, Market Risk Analyzer czy manager transakcji.  Moduł został również w pełni zintegrowany z innymi elementami FSCM: liquidity planner oraz In-house cash. Analogicznie do poprzedniej wersji pozwala na rejestrację WA SAP transakcji typu bonds, future, spot, FX, pożyczek, czy emisji komercyjnych papierów dłużnych, wraz z księgowaniem na kontach KG w dniu zapadalności, przy zachowaniu integracji z elektroniką bankową.

Wewnętrzna procedura inkasa – to typowe incasso pozwalające na pobranie kwoty należności bezpośrednio z konta odbiorcy/klienta po podpisaniu odpowiedniej umowy z kooperującym bankiem. Ze względu na brak zaufania do tej formy płatności, rozwiązanie biznesowo nierozpowszechnione na rynkach Europy Wschodniej, natomiast szeroko stosowane na rynku niemieckim, co wynika częściowo z uwarunkowań prawnych, jak i lokalnej specyfiki rynku finansowego.

Bardziej procesowo

SAP wprowadzając na rynek moduł FSCM, odpowiedział na trend we współczesnym zarządzaniu środkami finansowymi, realizując tym samym, nową filozofię podejścia procesowego, w miejsce dotychczas realizowanego obiektowego.

Rozszerzone funkcjonalności w zakresie zarządzania pozycjami otwartymi, płatności oraz fakturowania w ramach nowego modułu wyznaczają kierunek rozwoju systemu SAP. Ulepszone zostały również dotychczasowe słabe punkty  w postaci skostniałej struktury i braku elastyczności SAP FI, co było szczególnie widoczne przy próbach rozszerzenia funkcjonalności zarządzania limitem kredytowym, czy monitowaniem. Braki w tym zakresie wykorzystała konkurencja, dostarczając zewnętrzne aplikacje integrowane z SAP. Wadą jednak takich rozwiązań była potrzeba utrzymywania i rozwoju interfejsów, a sposób aktualizacji danych w znacznym stopniu uniemożliwiał dalszy rozwój, jak np. integrację z SAP Workflow. FSCM, o ile nie dostarcza wszystkich szczegółowych funkcjonalności dostępnych w dedykowanych rozwiązaniach, to jednak zapewnia pełną – w ramach tej samej platformy SAP – integrację, a rozszerzenie obecnych funkcji w jej zakresie nie stanowi żadnego problemu.

Kluczowym rozwiązaniem FSCM jest zmiana podejścia do sposobu realizacji fakturowania, bez potrzeby realizacji papierowych wydruków, rozszerzając możliwości znanego wcześniej e-fakturowania z wykorzystaniem IDoc-ów na podmioty spoza grupy kapitałowej. Wykorzystanie aplikacji webowych eliminuje problem dostępu do SAP Gui, pozwalając na dostęp również w przypadku odbiorcy masowego.

Wprowadzenie na rynek FSCM wydaje się być „strzałem w dziesiątkę”, a procesowe podejście do zarządzania środkami finansowymi dostarcza doskonałych narzędzi managerom i kontrolerom finansowym. Czy nowe podejście spotka się z ciepłym przyjęciem wśród firm korzystających z SAP? Wydaje się, że tak, a dowodem na to jest coraz większa ilość wdrożeń rozwiązania FSCM w całej Europie.