Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny – po JPK_VAT i JPK_VAT7M element digitalizacji rozliczeń VAT w Polsce. Elektronicznie wysyłane faktury ustrukturyzowane mają przyczynić się do uszczelnienia systemu rozliczeń VAT. Oprócz tego Ministerstwo Finansów deklaruje, że także przedsiębiorstwa odniosą określone korzyści podatkowe oraz biznesowe.

W 2022 r. korzystanie z systemu jest dobrowolne, a przedsiębiorstwa są zachęcane do dołączenia do niego całą listą zachęt. Jednak już od przyszłego roku wszyscy podatnicy VAT w Polsce zostaną objęci obowiązkiem elektronicznego fakturowania.

Dla wielu firm e-faktura nie jest niczym nowym – dystrybucja faktur w formacie PDF lub EDI jest standardem w wielu branżach. Jednak KSeF stanowi zupełnie nowe podejście, które narzuca zakres danych, ich strukturę oraz pełen wgląd organów podatkowych w szczegóły transakcji.

Pełna transparentność rozliczeń w KSeF wymaga rewizji i przygotowania rozliczeń VAT oraz procesów okołopodatkowych, które dotychczas opierały się na fakturach papierowych lub w formacie np. PDF. Kluczową kwestią merytoryczną jest zapewnienie prawidłowości i kompletności danych wymaganych na fakturze ustrukturyzowanej.

Prawidłowość i kompletność danych

Krajowy System e-Faktur jest o wiele mniej wyrozumiały niż dotychczasowy system fakturowania i odliczania VAT. Choć oczywiście złożenie e-faktury korygującej lub noty korygującej nadal będzie możliwe, to jednak należy podkreślić, że tylko dla faktury, która przejdzie walidację i zostanie zarejestrowana w KSeF. Pamiętajmy, że w rozumieniu przepisów o VAT faktura, która nie przejdzie walidacji, jest uważana za niewystawioną. Nie będą już tolerowane niedociągnięcia czy błędy formalne na fakturze, a wobec braku skutecznego wystawienia faktury w KSeF dostawca nie będzie mógł liczyć na odliczenie VAT.

Nowy system e-fakturowania znacznie rozszerza zakres informacji, jakie należy ująć w celu wystawienia faktury, w stosunku do wcześniejszych wymagań. W szczególności są to:

  • elementy dodane w JPK_V7M, m.in. konieczność oznaczania kodami GTU oraz procedur (na e-fakturze te informacje będzie trzeba wskazywać na poziomie każdej linii, nie na poziomie całej faktury);
  • wprowadzono nowe pola, m.in. Rozliczenie, Płatność, Warunki transakcji, które zawierają wiele nowych informacji, a także informacje, które były dotychczas stosowane w celu doprecyzowania ustaleń pomiędzy stronami transakcji, np. Incoterms czy wskazanie numeru rachunku bankowego;
  • dodatkowe nowe pola na poziomie prezentacji danych o poszczególnych wierszach transakcji, m.in. kurs walutowy czy kod PKWiU/CN;
  • na fakturze korygującej konieczne będzie wskazanie numeru KSeF faktury pierwotnej.

Nadal niejasne pozostaje, czy wszystkie powyższe informacje będą obligatoryjne. Udostępniona przez Ministerstwo Finansów schema e-faktury nie precyzuje, czy i kiedy dana informacja powinna być bezwzględnie wskazana. Dlatego pierwszym krokiem wdrożenia KSeF powinna być weryfikacja, czy dany element wskazany w schemie e-faktury występuje bądź może w przyszłości realnie wystąpić u podatnika, a jeśli tak, to skąd pobierać dane.

Sam proces fakturowania stanie się bardziej wymagający niż dotychczas. Nie przejdą już faktury „lekko po terminie”, praktycznie niemożliwa stanie się anulacja. Mogą się pojawić kłopoty ze zbiorczymi fakturami korygującymi (być może nie będzie ich można wystawiać, skoro każda korekta musi zawierać referencję do numeru KSeF faktury pierwotnej). Nie będzie też możliwości dodania załącznika do e-faktury). Po zidentyfikowaniu błędu lub przy braku np. numeru zamówienia nabywca nie będzie mógł odrzucić faktury, która przejdzie walidację w KSeF.

Nie do końca jest jasne, czy KSeF będzie dotyczył tylko faktur z polskim VAT, czy też obejmie wymianę faktur z podmiotami z zagranicy. Choć brak na razie jednoznacznych wytycznych w tym względzie, to na podstawie założeń wdrożenia systemu należy przyjąć, że obejmie on także transakcje z podmiotami spoza Polski, które nie są zarejestrowane na VAT i nie mają do stępu do KSeF w celu pobrania dokumentu. Najbardziej prawdopodobny scenariusz zakłada, że powstanie hybrydowy model – w którym faktury będą obowiązkowo wystawiane w KSeF, a jednocześnie będzie działać tradycyjna wymiana dokumentów.

Aspekty techniczne

Doświadczenia zebrane podczas wdrożenia JPK każą podejrzewać, że wdrożenie e-faktury będzie dużym wyzwaniem organizacyjnym i technicznym dla przedsiębiorstw – zarówno ze względu na konieczność gromadzenia nowych informacji, jak i obowiązek raportowania ich w czasie rzeczywistym.

Każda faktura sprzedażowa i zakupowa będzie musiała przejść przez kilka kroków procesu w KSeF. Dla faktur sprzedażowych proces ten składa się z następujących kroków:

  • przygotowanie merytoryczne faktury,
  • przygotowanie techniczne faktury,
  • autoryzacja użytkownika w KSeF,
  • wysyłka faktury do KSeF,
  • walidacja faktury i jej przyjęcie (bądź nie) do KSeF,
  • nadanie numeru referencyjnego.

Dla faktur zakupowych proces wygląda następująco:

  • pobranie faktury z systemu KSeF,
  • wizualizacja faktury,
  • weryfikacja merytoryczna faktury.

KSeF zintegrowany z SAP

Dla firm pracujących z systemem SAP przygotowaliśmy platformę All for One KSeF, która umożliwia przesyłanie e-faktur z SAP (SAP ERP lub SAP S/4HANA) w formie ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF Extractor

Cały proces przygotowania e-faktury jest zdecydowanie bardziej skomplikowany aniżeli sama ekstrakcja danych i przygotowanie pliku w postaci .xml. Możemy w nim wyróżnić następujące kroki:

  1. Przygotowanie odpowiedniej konfiguracji narzędzia – odpowiedniego mapowania pól. Należy zapewnić, aby narzędzie było dostosowywane do zmian w procesach sprzedażowych;
  2. Ustawienie harmonogramów zbierania danych z systemu, np. 2 razy dziennie lub co godzinę;
  3. Zebrane dane z kroku drugiego są następnie walidowane; sprawdzamy, czy dane są kompletne, np. czy tytuł prawny do zastosowania podatku zwolnionego został wprowadzony przez użytkownika w odpowiedni sposób (zgodny z konfiguracją) lub czy został pominięty. Użytkownik może zostać poinformowany o błędach w przygotowaniu e-faktury w postaci raportu lub informacji e-mail;
  4. Dla wybranych scenariuszy rozwiązanie może wymagać dodatkowej akceptacji faktury przed wysyłką lub uzupełnienia danych, np. dla faktury powyżej 100 tys. zł lub w przypadku faktur rabatowych referujących do wielu faktur pierwotnych.
  5. Po poprawnym przygotowaniu e-faktury i uzupełnieniu niezbędnych kroków następuje inicjalizacja wysyłki.

Każdy z tych kroków wymagałby odrębnego dłuższego opisu, w dalszej części skupimy się na najważniejszych aspektach.

Konfiguracja narzędzia

Konfiguracja narzędzia (czyli etap wdrożenia rozwiązania, ale też późniejsze jego utrzymanie) poprzedzona jest analizą biznesową, podczas której nasi partnerzy (a konkretnie działy sprzedaży, księgowości, IT oraz dodatkowo działy zakupowe, jeśli wdrażamy również usprawnienia w tym zakresie) są proszeni o uzupełnienie ankiety przedwdrożeniowej i przygotowanie przykładów reprezentatywnych dla różnych scenariuszy. Podczas spotkań prezentujemy, w jaki sposób nasze narzędzie działa domyślnie, omawiamy schemę e-faktury i weryfikujemy, w jaki sposób działa system, na którym wdrażamy narzędzie. Na podstawie przygotowanego dokumentu wdrożenia wykonujemy konfigurację.

W trakcie opracowywania narzędzia KSeF wykorzystaliśmy nasze najlepsze doświadczenia z innych narzędzi: Jednolitego Pliku Kontrolnego – tutaj przede wszystkim JPK_FA oraz JPK_V7, ponieważ część pól jest również prezentowana w e-fakturze (narzędzie All for One JPK może być połączone z KSeF w celu prezentacji ujednoliconych danych), Partner Checkera (białej listy – sposób komunikacji z portalami i platformami Ministerstwa Finansów), a także z wielu wdrożeń systemu SAP.

Przed przystąpieniem do faktycznej pracy i harmonogramowania zadań rozwiązanie jest poddane testom wewnętrznym oraz testom użytkownika na podstawie scenariuszy. Scenariusze, przygotowane przed analizą, służą później również w testach związanych z aktualizacjami narzędzia do weryfikacji, czy aktualizacje i zmiany nie wpłynęły na sposób generowania scenariuszy wzorcowych. Ważne jest, aby użytkownicy obsługujący narzędzie mieli pełną świadomość logiki jego działania, stąd poprzedzamy testy szkoleniem oraz omówieniem wprowadzonej konfiguracji.

W przypadku zmian struktury dajemy naszym partnerom dostęp do aktualizacji narzędzia, prowadzimy szkolenia wyjaśniające zmiany i jak się do nich przygotować – tak samo jak to ma miejsce w przypadku aktualizacji Jednolitego Pliku Kontrolnego (po każdej zmianie schematu przeprowadzamy szkolenie wyjaśniające zmiany, uważamy, że jest to najlepsza forma przekazania wiedzy dotyczących zmian w naszych narzędziach).

Zbieranie danych

Narzędzie umożliwia ręczną, to znaczy na życzenie ekstrakcję danych i prezentacje ich w KSeF Monitorze lub, co rekomendujemy, zaharmonogramowanie zadania pobierającego dane o nowo powstałych fakturach o określonej porze lub w określonych odstępach czasu.

Walidacja danych

Rozwiązanie All for One KSeF nie pozwala na przesłanie faktury, która nie będzie zgodna ze schematem. Sprawdzamy poprawność oraz o ile to możliwe merytoryczną poprawność (na chwilę obecną platforma KSeF od MF weryfikuje jedynie poprawność semantyczną, nie ma sprawdzeń merytorycznych). Można wprowadzać własne mechanizmy walidacyjne.

Monitor i wysyłka

W komponencie KSeF Monitor (dopełnienie Extractora) użytkownik otrzymuje informacje o całym procesie dla pojedynczej faktury lub zbioru faktur. W monitorze występuje również wizualizacja faktury w postaci pliku .xml oraz w postaci bardziej czytelnej dla użytkownika w formie danych ustrukturyzowanych we wglądach, wraz z opisem każdego pola. W wyjątkowych przypadkach oraz przy odpowiednich uprawnieniach użytkownik może dokonać edycji takiej faktury przed wysyłką lub jej dodatkowej akceptacji.

W procesie wysyłki faktury ważnych jest pięć zdarzeń:

  • inicjalizacja wysyłki – data wysyłki do KSeF,
  • autoryzacja w systemie KSeF,
  • walidacja po stronie ministerstwa, data nadania numeru KSeF wraz z numerem KSeF,
  • UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
  • komunikaty zwrotne o statusie, np. w przypadku błędów oraz o przetwarzaniu.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało uwierzytelnienia jedną
z poniższych metod:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
  • podpisem zaufanym,
  • unikalnym, wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur tokenem przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego.

Dla naszego produktu rekomendujemy skorzystanie z tokenu – dzięki czemu zdejmujemy z użytkownika odpowiedzialność i dodatkowe działania po jego stronie. Ta metoda uwierzytelniania jest najprostszą, najbardziej przyjazną użytkownikowi końcowemu spośród wszystkich dostępnych i umożliwia wysyłkę dokumentów o rozmiarze do 1 MB.

Aby maksymalnie ułatwić wygenerowanie takiego tokena i aby ten proces był jak najbezpieczniejszy (dana poufna), udostępniamy naszym klientom aplikację webową, w której samodzielnie można taki token wygenerować. Po więcej informacji odsyłamy do nagrania webinara z lutego 2022 r., dostępne na kanale YouTube All for One Poland.

KSeF HUB

Za całą transmisję danych odpowiedzialny jest KSeF HUB – rozwiązanie chmurowe udostępniane w ramach All For One Managed Cloud. Narzędzie to jest domyślnie przezroczyste dla użytkownika i jest odpowiedzialne wyłącznie za przesył danych do platformy KSeF. Jego zadaniem jest odpowiednie przygotowanie danych i dokonanie autoryzacji w systemie.

Często pojawiającym się pytaniem jest aspekt bezpieczeństwa. Komunikacja zawsze inicjowana jest przez system SAP (lub inny), więc mówimy wyłącznie o otwarciu na ruch wychodzący z SAP. Ponadto nasze rozwiązania posiadają certyfikat ISO 27018, który jest gwarancją, że zarówno aplikacja, model jej udostępniania, jak i technologie IT stosowane przy jej utrzymywaniu spełniają restrykcyjne standardy bezpieczeństwa i poufności danych.

Warto zwrócić uwagę na aspekt, który nas wyróżnia na tle innych dostawców, czyli fakt, że dzięki takiej architekturze rozwiązania możemy łatwo podpiąć do KSeF HUB inne systemy sprzedażowe, zarówno te, które są zasilane fakturami, jak i te, które biorą udział w procesie wystawiania faktur (bez konieczności transmisji tych wszystkich danych do SAP tylko po to, by przekazać je do KSeF). Innymi słowy, koncentrujemy się na fakturach wystawianych w systemie SAP, ale umożliwiamy zintegrowanie naszych narzędzi z innymi systemami sprzedażowymi. Wówczas jako jeden dostawca rozwiązania wspieramy wszystkie kanały sprzedaży.

Finalnie KSeF HUB informuje system SAP – KseF Monitor o statusie faktury, datach i numerach KSeF.

Rozwiązanie jest dostępne w modelu Software as a Service. W ramach abonamentu zapewniamy naszym klientom aktualizację formatu komunikatów e-faktur na bieżąco, w oparciu o kolejne zmiany oczekiwane przez prawodawcę.