Enterprise Content Management w SAP

Niewiele jest procesów biznesowych, które mogą funkcjonować bez dokumentów i dokumentacji czy to w postaci fizycznej (papierowej), czy też elektronicznej. W zależności od tego, jak bardzo procesy są złożone i jak długo trwają oraz w miarę rozrostu i czasu funkcjonowania organizacji, liczba dokumentów rośnie, stają się one większe i coraz bardziej skomplikowane. W pewnym momencie organizacja staje przed dylematami:

• jak składować i zarządzać dokumentacją w postaci elektronicznej;
• jak składować, zarządzać i co zrobić z dużą liczbą dokumentacji papierowej w archiwum i różnego rodzaju segregatorach rozsianych po firmie.

Wprawdzie wykorzystywanie zintegrowanego systemu zarządzania typu SAP ERP bardzo ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jednak nie zniweluje on nakładu pracy, jaki trzeba włożyć w przechowywanie i utrzymywanie dokumentacji. Wynika to z uwarunkowań zewnętrznych (jak chociażby konieczność przyjęcia czy wystawienia faktury w postaci papierowej), wewnętrznych (np. konieczność wydrukowania rysunków technicznych dla tokarza pracującego przy maszynie) oraz uregulowań prawnych (np. wymóg przechowywania teczek personalnych w formie papierowej).

Aby optymalnie wykorzystać środowisko centralnych systemów SAP oraz jak najwięcej czasu poświęcać na sprawy merytoryczne, a jak najmniej na przygotowywanie, wyszukiwanie, przeglądanie, składowanie, przekazywanie i przesyłanie dokumentów, należy zarządzać dokumentacją w ścisłej integracji z systemem SAP ERP.

Najlepiej, aby interfejsem dla użytkownika był system centralny, a w przypadkach, gdzie proces biznesowy wybiega poza system SAP, interfejs był jednolity dla wielu systemów. Ponadto realizowane procesy powinny być zgodne z wymaganiami, bezpieczne i angażujące możliwie jak najmniej zasobów przedsiębiorstwa (zarówno po stronie biznesu, jaki i po stronie IT). Wymagania te spełnia Enterprise Content Management Suite for SAP Solutions (ECM Suite for SAP Solution).

ECM Suite for SAP Solution jest oparty na rozwiązaniach OpenText, które na tle innych podobnych narzędzi wyróżniają się stopniem integracji z SAP Business Suite (ECM dostępny jest dla ERP, Financials, CRM, SRM, PLM, SCM, HCM, BI, EP), zaawansowaniem technologicznym (firma OpenText jest czołowym producentem systemów ECM dla SAP na świecie, partnerem SAP, działającym i współpracującym z SAP AG od ponad 20 lat), bogactwem funkcjonalności oraz skalowalnością. Jest to rozwiązanie, które zniweluje większość problemów organizacji wykorzystującej SAP Business Suite z zarządzaniem dokumentami w procesach (czyli zarządzaniem tzw. kontentem).

W artykule skupimy się na procesach najbardziej powszechnych oraz spróbujemy przybliżyć komponenty OpenText ECM Suite for SAP Solution, które są do nich adresowane.

Faktury, faktury!

Rejestracja, akceptacja, księgowanie, czyli obieg faktur przychodzących, to proces występujący w każdej organizacji, która cokolwiek sprzedaje. Istnieje kilka równoległych kanałów, którymi faktury mogą docierać do przedsiębiorstwa. Nie jest to już tylko papier wysłany pocztą, ale może to być również faks, poczta elektroniczna czy EDI. Niezależnie od tego, czy kanał jest jeden, czy jest ich kilka, każdy z nich cechuje się swoistym sposobem obsługi.

Faktury papierowe na przykład trzeba rozpakować z koperty, zarejestrować, dostarczyć do odpowiedniej osoby w organizacji, nanieść adnotacje i podpisy akceptujące, wprowadzić do systemu SAP ECC, a na końcu umieścić w segregatorze bądź w archiwum. Jeżeli nastąpi jakakolwiek pomyłka w tym procesie, firma traci czas i pieniądze, najpierw na odszukanie odpowiedniej faktury, a później na zidentyfikowanie błędu i jego poprawę. Jeżeli dodamy do tego dodatkowe kanały dostarczenia faktur, problemy rosną, chociażby dlatego, że musimy określić, jak faktura dotarła do firmy.

System SAP w jednolity sposób przetwarza dane z faktur niezależnie od ich postaci i źródła. Aby zoptymalizować, zunifikować i uprościć proces obsługi faktur przychodzących, możemy wdrożyć komponent SAP Invoice Managemenet by OpenText. Dzięki temu tworzenie, zarządzanie, monitorowanie oraz obieg faktur będzie efektywniejszy i szybszy, a problematyczne faktury automatycznie kierowane do weryfikacji oraz dodatkowego zatwierdzenia.

Dodatkowo uruchamiając opcję optycznego rozpoznawania pisma (OCR), można prawie całkowicie zautomatyzować proces od przyjęcia i rejestracji faktury po jej akceptację i zaksięgowanie. Poniżej wymieniono kluczowe funkcjonalności dostępne w SAP Invoice Managment by OpenText:

• automatyczne wprowadzanie danych za pomocą OCR (Invoice Capture Center for SAP Solution) – do tego celu wykorzystywana jest swojego rodzaju „baza wiedzy”, która na bieżąco może się uczyć. Dzięki temu rozpoznawanie typu faktury oraz jej położenia odbywa się w sposób inteligentny, co zwiększa efektywność operacji;
• zarządzanie przeglądem oraz procesem akceptacji – wykorzystuje się tutaj funkcje definiowania, automatyczne wyjątki, eskalacje i raportowanie;
• predefiniowane scenariusze workflow – dzięki nim proces implementacji może być krótszy i prostszy;
• zautomatyzowany proces wyboru drogi oraz obiegu dokumentu – oparty jest na rolach użytkowników, rolach autoryzacji oraz predefiniowanych czasookresach;
• generowanie raportów – wykorzystywane są dane gromadzone podczas realizacji poszczególnych procesów. Dzięki temu można generować raporty oraz diagramy przebiegu procesów z różnego punktu widzenia: pracochłonności, efektywności, jednostek biznesowych i innych;
• wprowadzanie faktur do systemu SAP z dowolnej lokalizacji;
• automatyczna klasyfikacja faktur – na przykład faktury problematyczne mogą być automatycznie blokowane bądź wstrzymywane i eskalowane w zależności od sklasyfikowania;
• obieg faktur – w zależności do sklasyfikowania poszczególne faktury mogą być przetwarzane odrębnymi ścieżkami, różniącymi się sposobem opisu bądź akceptacji;
• monitorowanie i powiadamianie – automatyczne monitorowanie procesu oraz powiadamianie odpowiednich uczestników, gdy na przykład faktura zbyt długo znajduje się na danym etapie procesu;
• wszystkie faktury przetwarzane są w postaci elektronicznej – niezależnie od kanału, którym faktura dotrze do organizacji, przetwarzana jest centralnie, dzięki czemu na przykład możliwe jest wykrycie duplikatów, gdy ta sama faktura dotrze do firmy dwoma różnymi drogami;
• dostęp do historii przetwarzania danej faktury;
• ułatwianie współpracy z innymi uczestnikami procesu – na przykład przy rozwiązywaniu problemów z błędnymi fakturami.

ECM Suite for SAP Solutions – podstawowe komponenty

SAP Invoice Management for SAP:

• skrócenie czasu przetwarzania faktury, optymalizacja procesu
• zmniejszenie kosztów oraz zwiększenie ROI
• redukcja cyklów
• zwiększenie produktywności i efektywności
• redukcja czynności manualnych związanych z zarządzaniem dokumentami
• skalowalność

SAP Data Archiving for SAP:

• redukcja kosztów operacyjnych, serwisowych oraz kosztów utrzymania
• redukcja ryzyka
• zachowanie zgodności z obowiązującym prawem

SAP Document Access for SAP:

• transparentność procesów w aplikacjach SAP
• zwiększenie produktywności
• łatwość nawigacji w ramach kontentu

SAP Extended ECM for SAP:

• dostęp do kontentu biznesowego organizacji z poziomu systemu SAP
• zmniejszenie ryzyka dzięki utrzymaniu spójności dokumentacji
• poprawa sposobu zarządzania informacją
• redukcja kosztów zarządzania dokumentacją
• maksymalizacja ROI inwestycji w system SAP
• redukcja TCO środowiska IT
• podstawa do zarządzania wiedzą i doświadczeniem
• przyspieszenie zmian oraz ich adaptacji

Archiwizacja danych z SAP

Wraz z czasem funkcjonowania firmy oraz jej rozwojem liczba danych przechowywanych i przetwarzanych w systemie SAP ERP wzrasta. Powoduje to z jednej strony wzrost kosztów administracji, zarządzania i utrzymania systemu, z drugiej wpływa na jego wydajność oraz komfort i efektywność pracy użytkowników. Aby uniknąć takich sytuacji, stosuje się archiwizację danych, która pozwala na zmniejszenie liczby danych przetwarzanych przez system, zachowując jednocześnie dostęp do nich z poziomu SAP dla użytkowników (dostęp taki może być konieczny z powodów biznesowych bądź prawnych).

SAP Data Archiving by OpenText umożliwia bezpieczne, efektywne składowanie danych oraz optymalne zarządzanie nośnikami, na których dane te są przechowywane.

Archiwizacja dokumentów z systemu SAP

Podczas eksploatacji systemu SAP generowanych jest z niego (czyli drukowanych) dużo dokumentów w różnych wersjach, poczynając od faktur sprzedażowych, poprzez dokumenty magazynowe, przewozowe, dokumenty pracownicze, a kończąc na umowach czy raportach. Wielokrotnie zachodzi konieczność zachowania takich dokumentów, co powoduje kłopoty z składowaniem, dostępnością oraz czasochłonnością zarządzania dokumentacją w postaci papierowej.

Dzięki komponentowi SAP Archving by OpenText dokumenty generowane w systemie SAP mogą być przechowywane i dostępne w postaci elektronicznej z poziomu transakcji modułowych, zachowując kontekst wygenerowanego dokumentu z danymi biznesowymi w systemie centralnym. To znacznie skraca czas potrzebny do jego odszukania.

Dokumenty w kontekście procesów

Niejednokrotnie zachodzi potrzeba dostępu do wybranego dokumentu związanego z konkretnym procesem biznesowym realizowanym między innymi w systemie SAP. Wyszukiwanie dokumentu poprzez transakcje operacyjne może być nieergonomiczne i nieefektywne, tym bardziej jeżeli dokument został wygenerowany w części procesu realizowanej poza systemem SAP ERP.

Moduł SAP Document Access by OpenText umożliwia bezpośredni dostęp do dokumentów biznesowych w kontekście procesów. Dostarcza on narzędzia do zarządzania oraz strukturę nawigacyjną skoncentrowaną na dokumentach prezentowanych w kontekście procesów biznesowych. Umożliwia to łatwe i szybkie dotarcie do wymaganego dokumentu nawet przez użytkowników okazjonalnych.

Nie tylko z SAP

W organizacjach, w których przetwarzanie dokumentów związane jest z procesami realizowanymi częściowo lub całkowicie poza centralnym systemem SAP, jednym z podstawowych problemów jest z jednej strony nieefektywne przetwarzanie dokumentów, z drugiej różnorodność sposobów ich przetwarzania, składowania i zarządzania na różnych etapach realizacji procesu. Powoduje to komplikacje praktycznie w każdej fazie przetwarzania dokumentu, począwszy od jego tworzenia, edycji oraz akceptacji, a skończywszy na składowaniu i wyszukiwaniu.

Największy problem jest oczywiście z dokumentacją w postaci papierowej. Pracowników zaangażowani w procesy znaczną część czasu poświęcają na czynności związane z administracją dokumentami, zamiast skupić się na działaniach merytorycznych.

Jeśli rozważymy wielość procesów w organizacji, jak na przykład zarządzanie sprawami, zarządzanie kontraktami, zarządzanie dokumentami przychodzącymi, formułowanie budżetu, procesy kadrowe i płacowe oraz wiele innych, zobaczymy, że podczas ich realizacji bardzo wiele dokumentów w różnych postaciach jest drukowanych. Cały ten tak zwany kontent biznesowy powinien być zarządzany, składowany, zachowany i dystrybuowany zgodnie z zasadami. Czyli dostarczony do odpowiednich uprawnionych użytkowników tak szybko, jak to jest możliwe. Osoby pracujące w systemie SAP powinny mieć dostęp do dokumentów w ramach transakcji modułowych, a osoby pracujące poza systemem – poprzez jednolity interfejs (np. przeglądarkę internetową).

W realizacji powyższych zadań pomoże SAP Extended ECM by OpenText. Podstawowe funkcjonalności tego komponentu to:

• bezpieczne i automatyczne przechwytywanie dokumentów – na przykład z poczty elektronicznej czy OCR;
• archiwizacja dokumentów i danych z systemu SAP;
• udostępnione funkcjonalności pracy grupowej;
• logowanie aktywności wykonywanych na dokumentach zarchiwizowanych z systemu SAP;
• wyszukiwanie pełnotekstowe;
• zaawansowane funkcje ułatwiające skanowanie i poprawiające jakość skanowanych dokumentów;
• dostępność wirtualnych widoków integrujących dokumenty pochodzące z systemu SAP ERP oraz innych systemów.

Bezpieczniej i efektywniej

Oprócz opisanych powyżej, w ramach ECM Suite for SAP Solution jest dostępnych jeszcze kilka innych komponentów, przeznaczonych na przykład do obsługi procesów w obszarze HR czy rozliczania kosztów delegacji. W zależności od wymagań, można dobrać odpowiedni zestaw narzędzi, tak aby oczekiwania związane z zarządzaniem dokumentami biznesowymi zostały spełnione.

Wdrożenie narzędzi Enterprise Content Management może przyczynić się do poprawy efektywności operacyjnej oraz produktywności w obszarach objętych systemem. Automatyzacja zarządzania dokumentacją oraz narzędzia do archiwizacji dokumentów to także redukcja kosztów utrzymania oraz konsolidacji infrastruktury IT.

Obsługa całego cyklu życia i dystrybucji dokumentacji w systemie informatycznym oznacza także zmniejszenie ryzyka związanego z realizacją procesów biznesowych. Osiągamy zgodność z wewnętrznymi wymaganiami co do jakości, efektywności i bezpieczeństwa procesów, a także – co bardzo istotne – z obowiązującymi regulacjami prawnymi.