Zarządzanie czasem czy jego marnowanie

Czas jest zasobem skończonym i nieodnawialnym. A zatem, by go nie marnować, należy nim odpowiednio zarządzać – tak by maksymalnie zwiększyć produktywność kapitału ludzkiego. Ponadto z zarządzaniem czasem pracy łączy się mnóstwo zagadnień natury prawnej – wynikających z uregulowań m.in. kodeksu pracy.

Zarządzanie czasem pracy to zarówno planowanie grafików, jak i rejestracja rzeczywistego czasu pracy. Zebrane informacje są podstawą do oceny czasu pracy, a następnie przekładają się w większym lub mniejszym stopniu na wynagrodzenia pracowników.

Im większa liczba pracowników i złożoność organizacyjna, tym bardziej pracochłonne zarządzanie czasem – a także tym większa możliwość powstania błędów natury prawnej. Wyzwania są jeszcze poważniejsze na przykład w dużych sieciach handlowych z dziesiątkami, a nawet setkami lokalizacji.

Szukając rozwiązań tych problemów, coraz więcej firm decyduje się na wsparcie zarządzania czasem pracy przez technologię informatyczną. W firmach korzystających z SAP HR wdrożenie podmodułu zarządzania czasem pracy (HR-TM, Time Management) stało się już niemal standardem.

Jednak póki co, tylko nieliczne organizacje decydują się udostępnić takie narzędzia bezpośrednio szefom zespołów. W wielu firmach kierownicy planują i oceniają czas pracy swoich zespołów w arkuszach Excel. Następnie te dane są weryfikowane, poprawiane zgodnie z przepisami prawnymi i wprowadzane przez działy kadrowe. Takie rozdzielenie planowania i oceny czasu pracy na kilka etapów to sam w sobie przykład złego wykorzystania cennego zasobu, jakim jest czas.

Kierownicy zespołów najlepsi

Pomysłem na sprawne zarządzanie czasem pracy jest udostępnienie kierownikom zasobów SAP HR w takim stopniu, żeby mogli oni samodzielnie dostarczyć do systemu wszystkie niezbędne dane o planowanym i rzeczywistym czasie pracy swoich podwładnych. Ważne, by te dane były dobrej jakości i zostały zapisane w odpowiednim miejscu w systemie. Istotna jest również kontrola dostępu do informacji z SAP, udostępnianych planującym.

Idea aplikacji internetowych do zarządzania czasem pracy opiera się na umożliwieniu jego planowania i rejestracji kierownikom liniowym zarządzającym zespołami. To oni mają najlepszą wiedzę ma temat zadań i pracy swoich podwładnych, którą mogą wykorzystać do zaplanowania i rozliczenia czasu pracy.

Najlepiej więc, gdy proces ten odbywa się bezpośrednio na poziomie kierowników, i to w narzędziu zintegrowanym ze środowiskiem SAP HR. Za pośrednictwem prostej w obsłudze aplikacji połączonej online z SAP dane o czasie pracy wprowadzone przez kierowników trafiają do odpowiednich infotypów w systemie produktywnym.

Dobrze przygotowana, intuicyjna i „uszyta na miarę” aplikacja internetowa pozwoli kierownikowi sprawnie uporać się z czynnościami administracyjnymi, pozostawiając mu więcej czasu na główny zakres obowiązków.

Jednocześnie integracja aplikacji z SAP HR eliminuje konieczność dwukrotnego wprowadzania tych samych danych. Ponadto mamy zapewnioną pełną zgodność z przepisami pracy i wewnętrznymi uregulowaniami – ponieważ dane wprowadzane przez kierowników są automatycznie weryfikowane przez system pod kątem tej zgodności. Oszczędzamy więc nie tylko czas menedżera, ale i specjalistów kadrowych.

Warto jeszcze zwrócić uwagę na kilka innych zalet aplikacji internetowych:

  • znane wszystkim pracownikom przyjazne środowisko przeglądarki internetowej,
  • brak konieczności instalowania jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania,
  • dostęp ze wszystkich komputerów podłączonych do sieci firmowej, w dowolnej lokalizacji,
  • aplikacja nieobciążająca zasobów lokalnego komputera użytkownika.

Istnieje też możliwość udostępnienia użytkownikom funkcji aplikacji poprzez firmowy portal SAP (SAP NetWeaver Portal). To z kolei pozwala zapewnić szefowi zespołu zintegrowane środowisko pracy do zadań związanych z czasem pracy oraz głównego zakresu obowiązków na danym stanowisku.

Wdrożenie aplikacji internetowej znacznie poprawia więc proces zarządzania czasem pracy w skali całej organizacji, nie generując jednocześnie dużych kosztów po stronie IT.

Kontrola mniej pracochłonna

Kontrola jakości wprowadzonych danych przed ich finalnym zapisaniem w systemie SAP może się odbywać na dwóch poziomach. Pierwszym może być poziom samej aplikacji internetowej, która umożliwia kierownikom zarejestrowanie danych o czasie pracy.

Dzięki odpowiednio zaprojektowanym algorytmom kontroli możliwe jest zbudowanie mechanizmów, które osobom nieobeznanym ze szczegółami uregulowań prawnych, ale za to kompetentnym w przygotowaniu i weryfikowaniu odpowiednich planów pracy dla podwładnych, pozwoli na stworzenie optymalnego pod względem prawnym i organizacyjnym planu pracy.

Automatyczne kontrole, które można zastosować podczas wprowadzania danych o czasie pracy, to na przykład:

  • kontrola doby pracowniczej – 24 godziny od rozpoczęcia poprzedniej zmiany;
  • kontrola wolnej niedzieli: minimum jedna w miesiącu, maksymalnie trzy z rzędu zaplanowane jako pracujące (kontrola wstecz)
  • weryfikacja 35 godzin – od początku okresu rozliczeniowego tygodniami;
  • brak wymaganej z etatu liczb godzin – musi zostać zaplanowany cały miesiąc (suma nieobecności i obecności);
  • niezgodności na różnicy kwartalnej dla ostatniego miesiąca kwartału.

Planowanie czasu pracy przez kierownika liniowego może również obejmować rejestrowanie nieobecności. Będzie to proces kończący się automatycznym wpisaniem danych o nieobecnościach do odpowiednich infotypów opisujących pracownika w systemie. W procesie rejestrowania nieobecności związanych z urlopem i chorobą można zastosować algorytmy kontroli wykorzystania limitów urlopowych z blokowaniem zapisu oraz ostrzeganiem o możliwości wystąpienia przekroczenia wybranych limitów.

Kontrola wprowadzonych danych na poziomie aplikacji może być wstępem do kolejnego etapu kontroli, wykonywanego na przykład przez pracowników działu kadr, którzy mając dostęp do wprowadzonych już przez kierowników danych, po weryfikacji decydują o automatycznym przeniesieniu informacji do odpowiednich infotypów w systemie SAP lub blokują wprowadzenie wybranych danych, kierując je do poprawienia przez kierownika.

Mamy więc tutaj ten sam proces, który dotychczas wykonywany był „ręcznie”, np. z wykorzystaniem arkuszy Excel – lecz teraz znacznie zautomatyzowany i przez to bez porównania mniej pracochłonny.

Aż do listy płac

Aplikacje są przygotowywane przez BCC (aktualnie All for One Poland) w standardowej technologii SAP. Dzięki pełnej integracji z firmowym systemem SAP HR opierają się na tej samej co SAP bazie danych pracowniczych. Raz zarejestrowane dane są dostępne dla wszystkich komponentów HR.

Wprowadzone przez kierowników i zatwierdzone w kolejnym stopniu akceptacji dane administracyjne i czasu pracy są interpretowane zarówno przez listę płac, jak i przez ocenę czasu pracy. Informacje wprowadzone jako zdarzenia czasowe są interpretowane przez ocenę czasu pracy z punktu widzenia zarejestrowanych harmonogramów pracy.

Wyniki oceny czasu pracy mogą stanowić także podstawę do naliczenia lub potrącania składników wynagrodzeń w liście płac. Ocena czasu pracy może powodować automatyczne naliczenia na liście płac. Wyniki oceny czasu pracy mogą być podstawą automatycznego generowania lub zmniejszania przyznanych limitów obecności lub nieobecności.

Raportowanie czasu pracy

Wdrożenie aplikacji do zarządzania i oceny czasu pracy umożliwia szybsze i dokładniejsze raportowanie z tego obszaru. Ponadto możliwe jest spojrzenie na czas pracy nie tylko od strony planu, ale także na bieżąco, od strony jego realizacji.

Przykładowe raporty dostępne w aplikacjach tworzonych przez BCC to:

  • Zestawienie czasu – zestawienie z wyników rozliczania czasu pracy bazujące na wcześniej skonfigurowanym formularzu (podobnie jak zestawienie wynagrodzeń); możliwość tworzenia wielu wariantów;
  • Skumulowane wyniki oceny czasu pracy – zestawienie umożliwiające wybranie dowolnego składnika czasu pracy z sald dziennych (dokładność do dnia), sald skumulowanych (dokładność do okresu rozliczeniowego) oraz czasowych składników wynagrodzeń (kontrola liczby składników do „wypłaty” wygenerowanych przez ocenę czasu pracy);
  • Komunikaty oceny czasu pracy – zestawienie komunikatów wygenerowanych dla poszczególnych pracowników w procesie oceny czasu pracy wg zadanych warunków;
  • Zapytania ad-hoc – na podstawie nowego zbioru informacji możliwość definiowania własnych zestawień z typów informacji, np. zestawienie wejść i wyjść.

Szyte na miarę bardziej pasuje

O ile kodeks pracy obowiązuje każdego pracodawcę, to firmy znacznie różnią się sposobem planowania i rozliczania czasu pracy. Zupełnie inaczej wygląda ten proces w sieci handlowej, zatrudniającej kilkuset pracowników w każdej placówce, posiadającej własny minidział kadr, a inaczej w jednozakładowym, ale dużym przedsiębiorstwie produkcyjnym, gdzie część pracowników ma stałe wynagrodzenie, część pracuje na akord, a dodatkowo firma zatrudnia wielu robotników sezonowych.

Specyfika łączy się z uwarunkowaniami biznesowymi, ale czasami również ze stroną formalną. W wielu przedsiębiorstwach istnieją dodatkowe uregulowania, jak np. układ zbiorowy.

Przykładem specyficznych potrzeb biznesowych jest klient BCC, firma z branży spożywczej, w której istnieje konieczność raportowania czasu pracy w wybranym okresie na danej linii produkcyjnej, co z kolei służy do analizowania efektywności produkcji. Ważne jest zapewnienie możliwości rejestrowania czasu pracy danego pracownika na wybranym stanowisku.

Przy każdym stanowisku na linii produkcyjnej pracownik rejestruje swój czas pracy za pomocą karty zbliżeniowej i czytnika. To umożliwia automatyczne wykonanie oceny czasu pracy na podstawie danych zbieranych w czytnikach. W systemie jest również informacja, na jakiej linii i jak długo dany pracownik pracował.

Podczas planowania czasu pracy kierownik w aplikacji WWW otrzymuje informacje o tym, ile osób, na której zmianie i w jakiej sekcji jest dostępnych. Z poziomu przygotowanej przez BCC aplikacji kierownik może dokonać przeplanowania osób w sekcjach lub oznaczyć pracownika jako wolnego, co z kolei umożliwi innemu kierownikowi zaangażowanie go.

Dodatkowo część funkcji aplikacji jest dostępna dla firm zewnętrznych zapewniających pracowników na umowy czasowe. Kiedy przedstawiciel firmy zewnętrznej dodaje swoich pracowników w systemie, są oni dostępni do planowania przez kierowników.

Dla firm handlowych z kolei ważne jest wspomaganie planowania czasu pracy w niejednorodnych okresach. Przykładem może być rozwiązanie przygotowane przez BCC (aktualnie All for One Poland) dla dużej sieci handlowej. Aplikacja udostępniona kierownikom sklepów wspomaga ich w planowaniu obciążenia kas czy całych sklepów w rozbiciu na okresy.

Jest to istotne np. przed świętami, gdy oprócz możliwości zaplanowania dodatkowych zmian, wgląd do planów obsługi kasowej mają wszyscy kierownicy działów. Dzięki temu mogą na bieżąco reagować i modyfikować grafik, pozostając nadal w graniach odpowiednich regulaminów. Należy też pamiętać, że w rozwiązaniach globalnych aplikacja musi korzystać z kalendarzy zakładowych uwzględniających właściwe dla danego kraju święta.

Z kolei w narzędziu przygotowanym dla firmy handlowej z własną siecią dystrybucji istotne było nie tylko niejednorodne planowanie obciążenia zmianami w ciągu tygodnia, ale również uwzględnianie zmian specyficznych, wynikających np. z godzin otwarcia galerii handlowych.

W grafiku należy uwzględnić nie tylko odpowiednie obciążenie pracowników, ale również planowanie np. dodatkowego obciążenia w godzinach popołudniowo-wieczornych.

Do przygotowania aplikacji internetowej wspomagającej zarządzanie czasem pracy należy więc podchodzić bardzo indywidualnie. Ważnym etapem, poprzedzającym właściwy projekt stworzenia aplikacji, jest analiza wspomnianej specyfiki przedsiębiorstwa. Dopasowanie do potrzeb firmy, do sposobu, w jaki zarządza bądź chce zarządzać czasem pracy, ma największy wpływ na skuteczność nowego rozwiązania. Ważna jest też strona graficzna aplikacji, by praca z nowym narzędziem była komfortowa dla użytkowników.