Regionalny kierownik sprzedaży chce przeanalizować warunki dostaw dla klienta X zapisane w umowie. Podpisana umowa w wersji papierowej spoczywa w archiwum w siedzibie firmy oddalonej o 570 kilometrów, ale (teoretycznie) nie ma problemu… przecież jest wersja elektroniczna.. Tak… była zapisana gdzieś w postaci skanu…. Nie, nie skanu, była w mailu od szefa sprzedaży… a może mam ją na pendrivie… ale na którym… jakie było do niego hasło? Znalazłem. Plik tekstowy. Tylko czy to jest ostateczna wersja, która została podpisana…?
Kiedy dokładnie wygasa umowa o pracę mojego pracownika? Ciekawe, czy są wszystkie aneksy do tego dokumentu, mieliśmy przecież jakieś nietypowe ustalenia… OK. Trzeba wysłać zapytanie do działu kadr i cierpliwie czekać na odpowiedź. Za kilka dni (!) powinienem mieć dokument na biurku.
Przyszła właśnie dostawa podzespołów do produkcji. Coś się nie zgadza z zamówieniem. Trzeba to sprawdzić. Ktoś wie, gdzie jest ten dokument? Kto go akceptował i kto dokładnie jest jego właścicielem?
Segregatory z fakturami dostawców zajmują już kilka półek w archiwum. Musimy je przechowywać, bo tego wymaga prawo, ale jak przychodzi co do czego, to znalezienie konkretnej faktury to prawdziwa archeologia. Poza tym chcielibyśmy ocenić, czy wolumen zakupów u dostawcy X daje nam podstawy do rozpoczęcia negocjacji specjalnych rabatów. W końcu kupujemy tak dużo… tylko ile, od kiedy i czy płacimy w terminie?
Kierownicy budowy i inżynierowie narzekają, że korzystanie z wielkich papierowych płacht z planami jest bardzo niewygodne w terenie, szczególnie przy złej pogodzie. Czy nie mogliby pracować na plikach elektronicznych, skoro i tak mają laptopy, tablety i smartfony? To takie wygodne urządzenia do przeglądania skomplikowanych rysunków z wieloma detalami. Czy dzięki temu inwestycje byłyby prowadzone sprawniej?
Byłem na kolacji biznesowej z nowym klientem. Ciekawe, na jakim etapie jest akceptacja faktury i kiedy dostanę zwrot pieniędzy.
Księgowa jest na urlopie i niektóre zadania muszą na nią poczekać, a przecież gdybyśmy mieli workflow, to automatyczne zastępstwa nie pozwoliłyby na zbędne przestoje w procesie, również te nieplanowane…
Wyzwania
Te i podobne problemy to trudna codzienność w wielu organizacjach, których działalność wymaga przetwarzania oraz archiwizowana dużej liczby różnorodnych informacji. Koszty druku, kopiowania i przechowywania dokumentów papierowych, obsługi archiwizacji i dostępu do dokumentów są liczone (coraz częściej) nie tylko w pieniądzu. Dochodzą też inne aspekty, np. czas poświęcony na ich odnalezienie, niezadowolenie klientów z powodu trudności w pozyskaniu informacji o ich sprawach, niezadowolenie pracowników czy utracone szanse z powodu niemożliwości podjęcia szybkiej decyzji.
Nietrudno sobie wyobrazić, ile kosztują powyżej przywołane sytuacje. Nie mówiąc o kosztach zdublowanych, rozproszonych, trudno dostępnych informacji niepotrzebnie zajmujących miejsce w pokątnych systemach IT. A gdzie aspekty ryzyka, kontroli, zapewnienia zgodności z regulacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi, dostępu i uprawnień do dokumentów, często poufnych?
Ponieważ dokumenty są najczęściej związane z realizacją procesów biznesowych lub spraw, drugim, znacznie bardziej złożonym i prawdopodobnie ważniejszym zagadnieniem jest zapewnienie właściwego, bezpiecznego i sprawnego ich obiegu.
Kto i w jakiej kolejności powinien akceptować faktury kosztowe, kto może mieć wgląd w umowy z kontrahentami, jak zarządzać wersjami ofert, dokumentami projektowymi, jak zagwarantować bezpieczeństwo danych pracowników i zapisów z umów o pracę, jak zminimalizować ryzyko dostępności, poufności i integralności informacji? Jak wzmocnić swoją organizację, uszczelniając obieg informacji, podnieść wizerunek w oczach audytorów, kontrolerów i właścicieli? To tylko niektóre pytania pokazujące, że zapanowanie nad obiegiem dokumentów bez odpowiednich technologii jest dzisiaj praktycznie niemożliwe.
Z punktu widzenia zarządzania informacją optymalnym rozwiązaniem jest tradycyjne archiwizowanie tego, „co potrzeba” oraz elektroniczne przetwarzanie wszystkiego, „co można”. Taka strategia w dłuższym okresie zawsze prowadzi do obniżenia kosztów zarządzania informacją i osiągnięcia wyraźnych korzyści finansowych oraz pozafinansowych. Posiadając odpowiednie technologie usprawniające przepływ informacji, łatwiej również osiągnąć przewagę konkurencyjną, ponieważ zasoby ludzi „uwolnione” od nieproduktywnych czynności związanych z przetwarzaniem dokumentów (kopiowanie, wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji do różnych systemów, manualne przetwarzanie, sprawdzanie poprawności itd.) mogą być łatwo optymalizowane oraz szybko kierowane do obszarów (procesów), które generują wartość dodaną.
Za pomocą technologii ECM można zatem w relatywnie prosty sposób wytwarzać więcej (wartości) zużywając mniej (drogich zasobów). Sprawny back-office to przecież niższe ryzyko, więcej gotówki na inwestycje w nowe produkty, wyższa sprawność nadrzędnych procesów biznesowych takich jak produkcja czy sprzedaż.
Rozwiązanie
All for One Enterprise Content Management pomaga organizacjom (niezależnie od branży i wielkości) w sprostaniu powyżej opisanym wyzwaniom. Zadaniem tego narzędzia jest przekształcenie informacji w zarządzalny, kontrolowalny zasób, decydujący o sprawności procesów biznesowych.
All for One ECM pełni rolę centralnego repozytorium dokumentów. Centralizacja dokumentów elektronicznych przekłada się na niższe koszty ich przechowywania oraz udostępniania i przesyłania na różnych nośnikach. Eliminuje również rozproszenie i powielanie tej samej treści, przyczyniając się do minimalizacji kosztów przechowywania informacji zawartej w dokumentach. Dostęp do dokumentów jest sterowany uprawnieniami, a nie ich fizyczną niedostępnością, a kilka osób może korzystać z jednego dokumentu w tym samym czasie.
Co wyróżnia All for One ECM
Spośród dostępnych na rynku podobnych rozwiązań All for One ECM wyróżnia funkcjonalność i ergonomia. Rozwiązanie jest łatwe w obsłudze, intuicyjne i bardzo elastyczne. Możliwość szybkiego wyszukania każdej informacji dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i unikalnej architektury to jego duża zaleta.
Dostęp przez przeglądarkę internetową pozwala pracować z aplikacją z każdego miejsca na świecie i z każdego urządzenia podłączonego do sieci. W standardzie rozwiązania jest obsługa w języku polskim i angielskim, istnieje także możliwość łatwego dodania innych języków, zgodnie z oczekiwaniami klienta.
Kolejnym wyróżnikiem All for One ECM jest duży nacisk, jaki położono na dokładne przemyślenie kwestii ochrony przed niepowołanym dostępem oraz bezpieczeństwa składowania i przesyłania danych. Szyfrowanie plików oraz rozbudowany system autoryzacji daje możliwość zdefiniowania uprawnień użytkowników nawet do pojedynczych danych. Zaawansowany system kontroli i audytu pozwala jednoznacznie określić, kto, co i kiedy wykonał w aplikacji.
I najważniejsze. Architektura systemu została tak zaprojektowana, aby aplikacja mogła być dostępna w modelu tzw. chmury. BCC (aktualnie All for One Poland) – w oparciu o własne, profesjonalne i bezpieczne data center – może również udostępnić rozwiązanie w modelu SaaS. Dzięki temu – w porównaniu do tradycyjnych instalacji wymagających własnej infrastruktury IT klienta – aplikacja może być dostępna praktycznie od ręki, bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych na zakup licencji i sprzętu oraz kosztów administracji. Wybór należy do klienta.
Ten aspekt zdecydowanie wyróżnia BCC na tle innych dostawców na rynku. Połączenie własnego rozwiązania softwareowego z własną infrastrukturą IT tworzy zintegrowane, kompleksowe i niezależne od innych dostawców rozwiązanie na miarę potrzeb firm chcących konkurować w nowej erze – erze informacji. Dodatkowo skorzystanie z modelu outsourcingu wzmacnia wszystkie korzyści płynące z zastosowania rozwiązania (transfer ryzyka na BCC i oparcie współpracy o umowę SLA, niższe koszty utrzymania, wyższe bezpieczeństwo, dostępność, zarządzanie kopiami zapasowymi).
All for One Enterprise Content Management to:
- bezpieczne i wydajne archiwum dokumentów elektronicznych (ang. content management),
- możliwość definiowania oraz zarządzania procesami obiegu dokumentów w organizacji (workflow) wraz z kompleksowym raportowaniem.
Content Management
Moduł Content Management służy do zarządzania systemem informacyjnym organizacji, pozwalając na wprowadzanie i archiwizację dowolnego rodzaju treści. Podstawowe jego funkcje to zarządzanie dokumentami o różnych typach i formatach fizycznych i elektronicznych. Mogą to być zarówno dokumenty tekstowe, jak i pliki graficzne (np. dokumentacja techniczna w formatach programów graficznych), skany dokumentów i rysunków, zdjęcia, itp.
Możliwość separowania danych, wydzielania oddzielnych repozytoriów dla różnych typów dokumentów oraz system uprawnień umożliwiają zbudowanie elastycznego dostępu do informacji oraz zwiększenie przejrzystość archiwum. Możliwe jest oddzielenie od siebie danych poszczególnych spółek grupy kapitałowej, udostępnienie informacji w zależności od działu firmy czy typu dokumentu, np. dokumenty wewnętrzne bądź dokumenty dotyczące klientów. Dotarcie do poszukiwanego dokumentu ułatwiają zaawansowane funkcje wyszukiwania.
Enterprise Content Management dba też o to, by niepotrzebne dokumenty nie zalegały w repozytorium – funkcja zarządzania archiwizacją w czasie pozwala na ustawienie powiadomień o możliwości usunięcia np. faktur, dla których wymagany czas przechowywania już upłynął lub upłynie niebawem.
Nad bezpieczeństwem i dostępem do dokumentów tylko uprawnionych osób czuwa rozbudowany system uprawnień i autoryzacji, gwarantujący organizacji pełną kontrolę i zarządzanie ryzykiem.
Komfort i sprawność pracy z narzędziem zapewnia przyjazny interfejs użytkownika oraz dostęp przez przeglądarkę WWW, z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia (laptop, tablet, smartfon). Mimo tej otwartości, zabezpieczenia wbudowane w rozwiązanie gwarantują zgodność z najbardziej restrykcyjnymi standardami.
W skład rozwiązania All for One Enterprise Content Management wchodzi również funkcjonalność skanowania dokumentów i rozpoznawania treści (tzw. OCR, ang. Optical Character Recognition), dzięki której możliwe jest pełne przetworzenie wersji papierowej dokumentu na postać elektroniczną. Ponadto All for One ECM współpracuje ze skanerami przemysłowymi oraz drukarkami i czytnikami kodów kreskowych.
Komunikacja All for One ECM z systemami zewnętrznymi pozwala zachować kontrolę nad dokumentami i inicjowaniem zadań, np. inicjując import danych w określonym czasie.
System może też pełnić funkcję e-archiwum dla różnych aplikacji wykorzystujących zewnętrzne repozytorium danych, np. dla modułu workflow rozwiązania All for One Enterprise Content Management lub dla dowolnego innego systemu IT (ERP, CRM, itp.).
Funkcje workflow
Worfklow to moduł rozwiązania All for One ECM, którego podstawową funkcją jest automatyzacja obiegu dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką powiązaną ze strukturą organizacyjną.
Zamodelowane w rozwiązaniu scenariusze procesów precyzują, przy jakich zdarzeniach, do kogo, jakie wiadomości i/lub zadania do wykonania mają być generowane. Jednoznaczne i automatyczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki procesu pozwala na skrócenie czasu reakcji, a także na uniknięcie ewentualnych błędów (np. brak koniecznej akceptacji odpowiedzialnej osoby, podjęcie decyzji przez niewłaściwą osobę, opóźnienie sprawy).
Wszyscy pracownicy, którzy w jakiś sposób, na dowolnym etapie uczestniczą w procesach workflow, posiadają skrzynkę zadań do wykonania. Skrzynka ta jest wspólna dla wszystkich procesów. W momencie gdy do skrzynki trafia nowe zadanie, użytkownik otrzymuje powiadomienie, ma także możliwość podglądu dokumentu na każdym etapie procesu.
Narzędzie pozwala na rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach, zmianach i aktualnym statusie spraw. Możliwe jest zamodelowanie zastępstw i deadline’ów dla wybranych kroków lub całego procesu.
Jeśli dane zdarzenie występuje jednorazowo i nie ma uzasadnienia dla budowania scenariusza workflow dla tego procesu, możliwe jest obsługa danego kroku ad hoc, niezależnie od struktury organizacyjnej.
Funkcje raportowe All for One ECM pozwalają m.in. na kontrolę przekroczenia czasów obsługi, listy aktywnych procesów i ich uczestników, przegląd aktualnych statusów poszczególnych procesów lub aktywności wybranych użytkowników.
All for One ECM umożliwia szybki wgląd do źródłowych dokumentów dotyczących danej sprawy z poziomu zadania workflow (np. link do skanu faktury w automatycznym e-mailu o fakturze oczekującej na akceptację). Zmiana w e-archiwum może być sygnałem do rozpoczęcia procesu workflow dla wybranego dokumentu/kategorii dokumentów. Na przykład pojawienie się nowej faktury kosztowej w repozytorium automatycznie uruchamia workflow dla tego typu dokumentu i zostaje ona przesłana do akceptacji odpowiedzialnej osoby, notyfikując jednocześnie system ERP o „oczekiwanym” koszcie, co może być istotne np. z punktu tworzenia rezerw.
Wyróżnikiem All for One Enterprise Content Management jest elastyczność. Rozwiązanie umożliwia obsługę dowolnego, jedno- lub wielowariantowego procesu biznesowego. Istnieje możliwość swobodnego definiowania formularzy zgodnie z potrzebami danego procesu i użytkowników.
Zaletą rozwiązania jest łatwość implementacji i budowania kolejnych procesów. Są one dostępne w formie czytelnej, edytowalnej mapy graficznej.
All for One Enterprise Content Management – korzyści
Podniesienie sprawności organizacyjnej firmy:
- skrócenie czasu realizacji procesów, obiegu spraw i dokumentów
- jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki i decyzje
- dostęp uprawnionych osób do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów papierowych
Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa:
- system uprawnień i autoryzacji jednoznacznie definiujący dostęp do danych grup dokumentów i rodzajów danych
- szyfrowanie składowanych i przesyłanych e-dokumentów
- utrzymanie archiwum dokumentów w wersji elektronicznej, odpornej na zniszczenie
- spełnienie wymagań GIODO
Zwiększenie satysfakcji i lojalności kontrahentów i pracowników:
- skrócenie i usprawnienie obsługi spraw, przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa i ochrony danych
Redukcja kosztów:
- ograniczenie kosztów magazynowania dokumentów w wersji papierowej
- zmniejszenie pracochłonności obsługi wielu procesów
- automatyzacja procesów i ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów w obsłudze
Łatwe wdrożenie, utrzymanie i rozwój
Połączenie funkcji archiwizacji z obiegiem dokumentów w All for One ECM pozwala na wykorzystanie pełnego potencjału skupionego w informacji elektronicznej, dotychczas zarezerwowanego dla najdroższych systemów największych światowych producentów. Warto pójść jeszcze o krok dalej i rozważyć integrację rozwiązania z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. All for On ECM może współpracować z systemami ERP, CRM, HR oraz innymi. Dla firm korzystających z rozwiązań SAP przygotowano moduł All for One ECM Connector dla SAP.
All for One ECM łatwo wpasowuje się w istniejące środowisko i architekturę IT. Może być uruchomiony na systemach operacyjnych i bazach danych różnych dostawców, a także na systemach operacyjnych i bazach danych dostępnych w modelu open source (darmowych).
Ważną wiadomością, zwłaszcza dla użytkowników pracujących w terenie (np. serwisantów, inżynierów, przedstawicieli handlowych) jest możliwość dostępu do dokumentacji i wykonywania zadań workflow na urządzeniach mobilnych.