W każdej większej firmie mamy do czynienia z dużą liczbą procesów biznesowych. Niektóre z nich są dobrze znane i opisane szczegółowo w rozporządzeniach wewnętrznych, inne są znane tylko osobom na co dzień wykonującym obowiązki z nimi związane. Często pracownicy różnych działów, nie mają świadomości, jak są procedowane sprawy w innych działach, gdzie te procesy zazębiają się, przenikają i komunikują. Przygotowując firmę na wdrożenie rozwiązania klasy Enterprise Content Management (ECM) w celu automatyzacji procesów, warto poświęcić czas, aby zidentyfikować wszystkie procesy w firmie i spróbować je udokumentować na poziomie jednostkowym, jak i zbudować mapę procesów, na której wyraźnie będzie można zaobserwować, jak te procesy wzajemnie na siebie oddziałują. Świadomość pracowników, zawłaszcza liderów procesów, jest kluczem do powodzenia wdrożenia takiego rozwiązania.

Rozwiać obawy

Często wśród pracowników firmy rodzi się obawa – skoro system będzie automatycznie procesować sprawy które do tej pory wymagały mojego zaangażowania i wiedzy, prawdopodobnie moje stanowisko stanie się zbędne. Nic bardziej mylnego. Proces nadal będzie wymagał interakcji tych samych pracowników, tyle że w bardziej uporządkowany sposób. Automatyzacja może dotoczyć kroków manualnych, które np. wymagają stworzenia pracochłonnego raportu, albo przygotowanie wstępnej wersji dokumentu z szablonu, ale nadal jest to tylko narzędzie w rękach tych samych osób, które teraz będą mogły spojrzeć na swoją pracę trochę z innej perspektywy.

Automatyzacja procesów niesie wiele korzyści. Pierwszym wymiarem, który nam się z tym kojarzy, jest wymiar czasowy – oczekujemy, że sprawy będą się toczyły szybciej. Nie koniecznie tak jest, choć często rutynowe zadania lub pracochłonne raporty da się zautomatyzować dzięki technologii. Niedocenianym aspektem wdrożenia ECM jest świadomość pracowników, jak bardzo złożony jest nasz biznes i ilu jest aktorów w tych procesach. ECM i automatyzacja procesów rodzi nowe podejście do pracy –  osoby do tej pory wykonywujące wycinek zadań w danym procesie, mają szansę zaangażować się w jego udoskonalanie i stać się jego inżynierami.

Policz, ile kosztuje Cię brak ECM

Koszty druku, kopiowania i przechowywania dokumentów papierowych, obsługi archiwizacji i dostępu do dokumentów są liczone nie tylko w pieniądzu. Dochodzą też inne aspekty, np. czas poświęcony na ich odnalezienie, niezadowolenie klientów z powodu trudności w pozyskaniu informacji o ich sprawach, niezadowolenie pracowników czy utracone szanse z powodu niemożliwości podjęcia szybkiej decyzji. Nie mówiąc o kosztach zdublowanych, rozproszonych, trudno dostępnych informacji, które niepotrzebnie zajmują miejsce w różnych systemach IT. A gdzie koszty ryzyka, kontroli, zapewnienia zgodności z regulacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi, dostępu i uprawnień do dokumentów, często poufnych?

Kluczem do sukcesu wdrożenia sytemu klasy ECM będzie identyfikacja ról w organizacji i ich odpowiedzialność za poszczególne etapy procesów. Warto zaangażować wszystkich kluczowych pracowników w analizę, gdyż to oni mają wiedzę o tym, jak nasza organizacja działa dziś. Ich wiedza jest potrzebna do zdefiniowania zarówno mapy przepływu danych w procesie, zaobserwowania i zdefiniowania kroków, ale też określenia kluczowych parametrów procesu, dzięki którym będą mogli obserwować w przyszłości, jak ten proces jest wydajny lub niewydajny, wyciągać wnioski, gdzie są słabości i wąskie gardła tych procesów i jak można, sterując regułami biznesowymi, udrożnić te miejsca.

O jakich obszarach mówimy?

Można wyróżniać procesy specyficzne dla danego działu firmy, procesy biegnące na wskroś organizacji, oraz procesy globalne, dotyczące wszystkich pracowników lub wymagane prawem. Możemy je również podzielić na:

  • związane stricte z podstawową działalnością biznesową, czyli procesy z obszaru tzw. core business,
  • procesy toczące się w tle, mające charakter wsparcia (tzw. procesy back-office).

Przykładami procesów z pierwszej grupy są np. procesy obsługi sprzedaży (związane z obsługą i obiegiem zapytań ofertowych, ofert, zamówień na produkty lub usługi), a także procesy związane z obsługą korespondencji przychodzącej, czy dotyczące zarządzania projektami i wszelką dokumentacją, jaka jest z nimi związana.

W obszarze procesów wspomagających (back-office)  najczęściej zachodzi potrzeba kontroli obiegu faktur kosztowych, umów z dostawcami, rozliczania delegacji, obsługi wniosków urlopowych bądź innych wniosków kadrowych. Procesy te oczywiście mogą mieć, i najczęściej mają, wzajemne relacje. Najbardziej typowy i powszechny przykład to tzw. proces purchase-to-pay, czyli proces zakupowy związany z obsługą zamówienia (opcjonalny poprzedzony procesem zapotrzebowania wraz z analizą ofert nadesłanych przez dostawców), zarządzaniem obiegiem faktury kosztowej i przekazaniem jej do płatności. Elementem takiego procesu najczęściej są również czynności związane z obsługą i obiegiem umowy z kontrahentem wraz z bezpieczną archiwizacją wszystkich dokumentów, które w tym procesie są przetwarzane.

Przyjrzyjmy się szczegółowo, co zmienia wdrożenie systemu ECM w organizacji – na przykładzie kilku scenariuszy z różnych obszarów firmy, wspartych przez rozwiązanie All for One ECM.

Scenariusz 1: Akceptacja faktur zakupowych

W procesie akceptacji faktur zakupowych można rozróżnić kilka etapów: rejestracja dokumentu faktury, opis i akceptacja merytoryczna, opis i akceptacja finansowa, zaksięgowanie faktury. Każdy z tych etapów ma inny zakres działań, które należy wykonać oraz inny zakres informacji, który należy przetworzyć.

Rejestracja dokumentu – faktury mogą przyjść do organizacji w formie fizycznej oraz elektronicznej. W przypadku tej pierwszej – faktura powinna zostać zdigitalizowana, czyli zeskanowana. Skanowanie zwykle rozpoczyna obieg dokumentu w systemie elektronicznym. W większości przypadków do aplikacji wprowadzane są pierwsze informacje dotyczące faktury: dostawca, daty, kwoty, wstępny opis itp. W przypadku bardzo dużej ilości dokumentów wprowadzenie danych może ułatwić tzw. „inteligentny” OCR, który uczy się różnych formatów faktur od dostawców, co w znacznym stopniu usprawnia odczyt danych z faktury.

Przykładowa faktura i jej atrybuty odczytane przez systemem „Inteligentnego” OCR

W przypadku elektronicznej postaci dokumentu, gdy fakturą jest na przykład plik pdf, w większości przypadków trafia ona do organizacji pocztą elektroniczną. System w takich przypadkach może monitorować skrzynkę pocztową i automatycznie pobierać dokumenty oraz rozpoczynać ich obieg.

Opis i akceptacja merytoryczna – krok ten wykonywany jest zwykle przez osobę odpowiedzialną za zamówienie towaru bądź usługi. System All for One ECM (aktualnie Rockawork), mając dostęp do obiektów z systemu ERP (np. SAP), umożliwia rozpisanie kosztów, wybierając obiekty ze słownika (MPK, Zamówienia, Przyjęcia Magazynowe, Umowy – w zależności od typu faktury). System automatycznie synchronizuje dane pomiędzy ERP a All for One ECM (aktualnie Rockawork) – dla użytkowników jest to niezauważalne.

Systemy klasy ECM generują zadania przypisane do osób lub grup osób. Zadania posiadają szczegółowy opis czynności wymaganych do ukończenia zadania i przekazania go do kolejnej osoby w workflow

Opis i akceptacja finansowa – etap realizowany przez dział finansów. W tym kroku uzupełniane są pozostałe informacje o fakturze, potrzebne do automatycznego zaksięgowania. Wszelkie daty (faktury, podstawy), pola słownikowe, muszą odpowiadać 1:1 tym, które są używane w SAP lub innym systemie ERP, aby bez błędu przeprocesować dokument.

ECM przechowuje zarówno dane, jak i same dokumenty – w tym przypadku wyświetlony został skan faktury, jak i jej dane dekretacji zebrane w procesie opisu merytorycznego

Zaksięgowanie faktury – księgowanie również wykonywane jest przez dział finansów. Odbywa się automatycznie w SAP ERP (SAP S/4HANA lub in. systemie ERP). Wszystkie dane wymagane do zaksięgowania dokumentu w ERP były już uzupełnione w ECM. Przesłanie dokumentu finansowego i połączenie linkiem do skanu w ECM odbywa się błyskawicznie.

Scenariusz 2: Zarządzanie dokumentacją HR

e-Teczka pracownika, to klasyczne zastosowanie systemów ECM w obszarze HR. Automatyzacja procesów HR sprawdza się w procesach onboardingu i outboardingu, gdzie dokumenty są generowane z szablonów. Jest ich zazwyczaj bardzo dużo – od samej umowy, różnego rodzaju kart obiegowych, wniosków o dostęp, czy zapotrzebowania na narzędzia. Tam, gdzie organizacja może kontrolować proces generowania dokumentów, pojawia się przestrzeń do usprawnień. Wyobraźmy sobie, że w rogu dokumentu umieszczamy kod kreskowy z zakodowanym numerem pracownika i typem dokumentu. Dzięki niemu system, w momencie składowania zeskanowanych dokumentów pracownika, automatycznie mógłby je umieścić w odpowiednim folderze pracownika, w odpowiedniej sekcji A, B, C w jego teczce.

Innym sposobem automatyzacji procesów HR może być generowanie wniosków o dostęp do systemów informatycznych, zapotrzebowania na ubiór roboczy, przygotowywanie narzędzi pracy i wszelkie inne – jakże liczne czynności, które spadają na kierowników, kiedy w ich dziale pojawia się nowy pracownik.

Scenariusz 3: Dokumentacja procesu ofertowania i sprzedaży

Tą samą ideę, co e-teczka pracownicza, można skopiować na grunt współpracy z kontrahentami. Każda korespondencja wysłana do kontrahenta, czy też pismo od klienta, np. informujące o zmianie danych podstawowych, mogą być składowane w klienckiej e-teczce.

Procesom ofertowania i sprzedaży towarzyszy wiele dokumentów – od korespondencji, po odpowiedzi na zapytania ofertowe, aż do negocjacji umowy. Systemy ECM często są wyposażone w generatory umów i ofert. Mając dostęp do pricingowych modułów SAP SD, mogą w znacznym stopniu przyspieszyć i ustandaryzować generowanie i archiwizację tych dokumentów. E-teczka klienta może być klamrą spinającą wszystkie dane podstawowe i procesy związane z obsługa klientów. ECM nie zastąpi systemów klasy CRM – nie jest do tego celu stworzony, ale tam, gdzie przetwarzana jest duża ilość dokumentów od klienta, umów i ofert – automatyzacja tych procesów niesie realne usprawnienia, a ECM spełni swoją rolę.

Dokumenty w ECM mogą być generowane automatycznie na podstawie danych z formularza. Jest to wygodny sposób automatyzacji pracochłonnego procesu edytowania i uzupełniania danych w dokumencie

All for one ECM (aktualnie Rockawork): content management i workflow w jednym

Rockawork to unikalne połączenie systemu typu content management (zarządzanie i archiwizacja wszelkiego typu informacji elektronicznej wytwarzanej i przetwarzanej przez organizację) i systemu workflow na jednej platformie systemowej; w ECM można zatem zarządzać nie tylko dokumentami elektronicznymi przychodzącymi i wychodzącymi, ale również procesami, które są realizowane w kontekście tych dokumentów. Zaawansowane funkcjonalności i duże możliwości rozbudowy stanowią podstawę do budowy jednego, spójnego, takiego samego dla wszystkich działów systemu zarządzania informacją w organizacji.

Rockawork posiada unikalną architekturę opartą o tzw. systemy logiczne, pozwalające odseparować dane, które z uwagi na znaczenie biznesowe muszą być przechowywane z zachowaniem mechanizmów bezpiecznego zarządzania. Znajduje to zastosowanie w zarządzaniu dokumentami i procesami w grupach kapitałowych czy np. w sytuacji udostępniania dokumentów podmiotom zewnętrznym (np. klientom, partnerom biznesowym), z jednoczesnym zaangażowaniem ich do procesów workflow.

Swoboda konfiguracji

Rozwiązanie Rockawork przeznaczony jest dla organizacji, które chcą w bezpieczny i swobodny sposób zarządzać dokumentami, włączając w to archiwizację elektroniczną i obieg wszelkiego rodzaju dokumentów (workflow).

Rockawork został przygotowany ze strategicznym zamysłem pełnienia roli platformy zarządzanej przez klientów a nie standardowego oprogramowania, które w dłuższej perspektywie czasu może wymagać wysokich nakładów finansowych i organizacyjnych w procesach zarządzania zmianą w aplikacji. To dlatego w Rockawork nacisk został położony na konfigurację i administrację biznesową, a nie na szybką dostępność standardowych funkcji i późniejsze wyższe nakłady na rozwój.

Rockawork daje pełne możliwości samodzielnej konfiguracji (dokumentów, pól systemowych, ról użytkowników, procesów workflow itp.) w celu dopasowania finalnego rozwiązania do potrzeb firmy, tj. zdefiniowanie dokumentów wirtualnych, zarządzanie dostępem i uprawnieniami, zamodelowanie procesu, zarządzanie zmianą itp. Rozbudowa systemu, nowe procesy, dokumenty wirtualne w archiwum czy zarządzanie zmianą konfiguracyjną nie wymagają udziału SNP (aktualnie All for One Poland) i mogą być realizowane samodzielnie przez personel klienta.

Bezpieczny i zgodny ze standardami

Rockawork jest dostępny jako usługa SaaS w oparciu o prywatną chmurę w data center zarządzanym przez SNP, a nie przez podmiot zewnętrzny (trzeci). Minimalizuje to w znaczny sposób ryzyko biznesowe firm korzystających z rozwiązania, umożliwiając utrzymanie bardzo rygorystycznych czasów SLA. Centrum przetwarzania danych SNP posiada certyfikowany zintegrowany system zarządzania jakością, bezpieczeństwem informacji i usługami IT oparty o ISO 27001 oraz ISO 20000.

Rockawork jako jedyne narzędzie klasy ECM w Polsce posiada certyfikowany zestaw dodatkowych wymagań ISO 27018, dedykowany dla rozwiązań chmurowych. Dla klientów Rockawork oznacza to najwyższy poziom zarządzania bezpieczeństwem aplikacji w chmurze, obejmujący proaktywny monitoring aplikacji, regularne testy bezpieczeństwa, najwyższą możliwą wydajność oraz zgodność z GDPR/RODO.

Platforma dostępna przez www

Rockawork w całości dostępny jest przez przeglądarkę internetową –  nie wymaga instalowania żadnych aplikacji/dodatków po stronie użytkownika na stacji roboczej. Standaryzując sposób pracy na przestrzeni całej organizacji, minimalizuje to nakłady czasu i pieniędzy na wdrożenie nowych pracowników do pracy (nie wymaga zaawansowanych szkoleń z obsługi aplikacji). W standardzie oferuje tzw. wielojęzyczność, dzięki tej funkcji możliwa jest praca z tym samym dokumentem w procesie workflow w wielu językach.

Integracja z różnymi platformami

Rockawork to system umożliwiający rozbudowę poprzez integrację z różnymi systemami zewnętrznymi. Wykorzystanie Webservice pozwala integrować ECM z systemami opartymi o technologie Microsoft, Java czy innymi serwisami np. w internecie. ECM może wywoływać WebService podczas rutynowych zadań administracyjnych (np. wywoływanych raz dziennie, raz w miesiącu itd.), albo w automatycznych krokach procesu. Jest to duże ułatwienie i jedna z największych zalet tego rozwiązania, dająca możliwość realnej automatyzacji żmudnych kroków, redukcji pomyłek i czerpania danych z wielu baz danych dostępnych w organizacji.

ECM może łączyć się z wieloma systemami na raz, np. w celu pobrania ilości dni urlopowych przysługujących pracownikom z systemu HR (np. SAP HR, SuccessFactors czy eNova) podczas zakładania wniosku urlopowego albo pobrania listy obiektów kontrolingowych, zleceń, danych kontrahenta potrzebnych do zadekretowania faktury.