EDI kosztuje

Firmy korzystające z SAP coraz częściej poszukują oszczędności i uproszczenia procesów biznesowych. W obszarach, gdzie występuje konieczność wzmożonej wymiany dokumentów z dużą i różnorodną grupą kontrahentów, intensywnie poszukuje się możliwości wyeliminowania kosztownych i czasochłonnych operacji związanych z drukowaniem i rozsyłaniem tradycyjną drogą dokumentów papierowych.

O ile wymiana dokumentów drukowanych ze stałymi partnerami zaawansowanymi informatycznie może zostać z powodzeniem zastąpiona podsystemem elektronicznej wymiany dokumentów (EDI), to implementacja rozproszonego systemu we współpracy z dużą liczbą partnerów o różnorodnym stopniu zaawansowania systemów powinna opierać się na prostszych i ogólnodostępnych rozwiązaniach.

Szczególnie newralgiczny jest proces sprzedaży wyrobów przez firmy z segmentu dóbr szybko rotujących lub firmy o dużej bazie klientów, często jednorazowych. Jeżeli dodatkowo sprzedaż jest wspierana przez portale pełniące funkcję sklepów internetowych, to koszty związane z dużą liczbą transakcji i obsługą dużej liczby generowanych dokumentów stanowią znaczną część kosztów całego procesu obsługi sprzedaży.

e-Faktury

Przy standardowym procesie sprzedaży drukuje się dużą liczbę faktur, które trzeba podpisać, zapakować w zaadresowane koperty i rozesłać za pośrednictwem poczty lub kuriera. To pracochłonne i kosztowne zadanie.

Centrum certyfikacji wydaje certyfikaty i klucze kryptograficzne do składania podpisu elektronicznego. Za ich pośrednictwem gwarantuje, że podpisany dokument nie został zmieniony podczas transmisji, oraz że nadawca jest tą osobą, za którą się podaje. Technologia PKI (Public Key Infrastructure) oparta na metodach kryptograficznych zapewnia, że każda ingerencja w podpisany dokument zostanie wykryta – użytkownik otrzyma komunikat o zmianie dokumentu. A zatem podpis elektroniczny jest narzędziem bezpiecznym – pod warunkiem jednak, że jest składany w urządzeniu będącym pod kontrolą składającego podpis. Niepewne są więc kafejki internetowe oraz inne komputery bez odpowiednich zabezpieczeń. Jeśli e-faktura nie jest wysyłana za pośrednictwem systemu EDI, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Wskazane jest użycie znakowania czasem. Używanie podpisu elektronicznego nie jest drogie. Cena zestawu do generowania e-podpisu to 329 zł. Dla porównania – koszt wysłania 200 faktur dziennie listem zwykłym kosztującym 1,45 zł za sztukę to 290 zł  (bez kosztów papieru, druku i kosztów pracy). Przy cenie znacznika czasu na poziomie ok. 20 gr koszt ten wynosi 40 zł.
Tomasz Domżał, Dyrektor Pionu Informatyzacji i Transakcji Elektronicznych, PWPW SA

Z pomocą przychodzi tu Internet, usługa poczty elektronicznej i popularne formaty czytelnych dokumentów elektronicznych przesyłanych w postaci gotowych do druku plików.

Przy takim dokumencie, jakim jest faktura VAT, nie wystarczą same możliwości techniczne i rozwiązania informatyczne. W celu ujednolicenia i uporządkowania wszystkich zagadnień w tym zakresie powstały odpowiednie uregulowania prawne.

Mamy zatem ustawę o VAT i ustawę z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Uzupełnienia kwestii technicznych zawarto w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 sierpnia 2002 r. oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Ustawodawca mówi o warunkach, które muszą zostać spełnione, aby faktury w postaci elektronicznej podpisane przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego były traktowane na równi z fakturami drukowanymi i podpisywanymi metodą tradycyjną.

Tych warunków jest kilka:

  • Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury (forma potwierdzenia pisemna lub elektroniczna).
  • Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia dokumentów i integralności ich treści poprzez zabezpieczenie podpisem elektronicznym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
  • Znakowanie dokumentu znacznikiem czasowym autoryzowanym przez Centrum Certyfikacji.
  • Archiwizacja faktur przesłanych w formie elektronicznej przez wystawcę i odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przez cały okres przechowywania, tak aby w każdej chwili możliwe było udostępnienie dokumentów organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

O ile każdy specjalista zna w mniejszym lub większym stopniu mechanizmy związane z podpisem elektronicznym, to nie każdy się orientuje, co tak naprawdę jest potrzebne do wprowadzenia go w życie i do wykorzystania w procesach zaimplementowanych w systemie SAP.

Centra certyfikacji

Certyfikat jako rodzaj cyfrowego poświadczenia tożsamości osoby, która się nim posługuje, musi być potwierdzony przez organ, który ma odpowiednie ku temu uprawnienia. Rolę zaufanej, tzw. „trzeciej” strony pełnią centra certyfikacji. Urzędy te realizują usługi wydawania i zarządzania certyfikatami oraz usługi związane z wystawianiem znaczników czasowych. W Polsce działają trzy centra certyfikacji:

  • PCC Certum
  • Krajowa Izba Rozliczeniowa SA
  • Sigillum (PWPW SA)

e-Podpis na wyciągniecie ręki

Dla firm dążących do pełnej automatyzacji procesów związanych z fakturą VAT BCC (aktualnie All for One Poland) przygotowało All for One EasySign. Jest to aplikacja instalowana na stacji roboczej, komunikująca się z systemem SAP, przechwytująca faktury w postaci PDF i realizująca funkcje związane z podpisem elektronicznym.

Produkt jest łatwy do wdrożenia i późniejszego używania. Ponadto All for One EasySign:

  • spełnia wszystkie założenia, które według polskiego prawa musi spełniać system generujący faktury w postaci elektronicznej,
  • w maksymalnym stopniu wykorzystuje standardowe komponenty SAP,
  • jest przeznaczony do podpisywania faktur, ale przy drobnych modyfikacjach konfiguracyjnych podpisywany może być dowolny dokument wystawiany i drukowany w systemie SAP.

Integracja z All for One EasySign może nastąpić równolegle z wdrożeniem systemu SAP lub znacznie później, na dowolnym etapie funkcjonowania systemu

Krok po kroku

Wspierany przez All for One EasySign proces podpisywania dokumentu składa się z kilku etapów, które przedstawiono na rysunku. Kolejne kroki to:

  • utworzenie faktury w systemie SAP za pomocą standardowej transakcji oraz przesłanie w formacie PDF do All for One EasySign – w rzeczywistości uruchamiana jest procedura drukowania faktury i za pomocą odpowiednio skonfigurowanej informacji wyjściowej następuje wywołanie modułu funkcyjnego, który konwertuje dokument do postaci PDF i przekazuje go dalej do aplikacji podpisującej,
  • All for One EasySign uruchamia procedurę podpisywania dokumentu – format PDF przewiduje specjalne pole, gdzie umieszczany jest podpis,
  • dokument jest podpisywany w zewnętrznym urządzeniu (karta mikroprocesorowa), przy wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego,
  • dodanie znacznika czasowego poświadczonego online przez centrum certyfikacji,
  • powrót podpisanego dokumentu w formacie PDF do systemu SAP i wysłanie go do odbiorcy pocztą elektroniczną,
  • automatyczna archiwizacja dokumentów PDF (SAP ArchiveLink).

Podstawową zaletą aplikacji All for One EasySign jest to, że o ile jednostka wystawiająca fakturę w systemie SAP musi posiadać taką aplikację, o tyle jednostka otrzymująca dokument e-mailem nie jest zobowiązana do instalowania żadnego skomplikowanego i dodatkowego oprogramowania.

Aby dokument obejrzeć, wystarczy przeglądarka Adobe Acrobat Reader. Jednakże dla uwierzytelnienia podpisu niezbędny jest dostęp do Internetu, bowiem poprzez odwołanie się do centrum certyfikacji sprawdzana jest ważność i wiarygodność certyfikatu.

Podpisuj łatwo i tanio

Zalety wykorzystania proponowanego rozwiązania to:

  • obniżenie kosztów wysyłki – oszczędzamy na kosztach papieru i druku, możemy zapomnieć o problemach „pocztowych” (znaczki, koperty) oraz – co istotniejsze – przechowywanie papierowych faktur nie jest konieczne,
  • szybkie wdrożenie,
  • nie ma potrzeby modyfikacji istniejących procesów biznesowych – rozwiązanie wymaga w większości przypadków jedynie drobnych konfiguracji systemu SAP,
  • optymalizacja i automatyzacja procesu podpisu – możliwe jest także masowe przetwarzanie, podpisywanie i archiwizowanie faktur elektronicznych,
  • wykorzystanie powszechnego formatu pliku, jakim jest PDF,
  • podpis elektroniczny i dokument w postaci PDF stanowią integralną całość, jakakolwiek ingerencja w zawartość dokumentu jest łatwa do wykrycia,
  • cały dokument jest chroniony jednym podpisem, nie ma potrzeby parafowania każdej strony oddzielnie.

Powyższy zestaw korzyści warto porównać z niskimi kosztami uruchomienia rozwiązania. Skorzystanie z procesu elektronicznego podpisywania faktur wiąże się jedynie z zakupem odpowiednich komponentów technicznych (karty kryptograficznej, np. CryptoCard multiSIGN firmy CryptoTech, certyfikatu kwalifikowanego, czytnika kart elektronicznych) oraz z zakupem i wdrożeniem aplikacji EasySign.

All for One EasySign jest więc prostym i niedrogim sposobem na uproszczenie i obniżenie kosztów czasochłonnego procesu, przez który musi przejść każda firma, chcąca cieszyć się korzyściami z elektronicznego fakturowania w SAP.

Dzięki tej aplikacji tradycyjna procedura –  „nieekologiczna” i droga –  może odejść do lamusa. A sam proces podpisywania faktur elektronicznych może być naprawdę łatwy.