All for One EasyMonit to rozszerzenie standardu systemu SAP, pozwalające na masowe generowanie automatycznych przypomnień o przeterminowanych należnościach do klientów, w postaci e-maili i/lub SMSów. Im większa liczba obsługiwanych odbiorców i faktur sprzedaży, tym większe korzyści.
Windykacja należności, a zwłaszcza płatności przeterminowanych musi być wykonywana skutecznie, by zachować płynność finansową firmy, a równocześnie tak, by nie zepsuć dobrych relacji z klientem. All for One EasyMonit wspiera pracę działu odpowiedzialnego za monitorowanie spływu środków pieniężnych z tytułu należności poprzez automatyczne wysyłanie maili lub SMSów do odbiorców, informujących o należnościach których termin płatności się zbliża lub już upłynął.
Windykacja dobrze zdefiniowana
W ramach standardu systemu SAP jest dostępna funkcjonalność służąca do monitowania należności od klientów. Konfiguruje się ją w oparciu o procedury monitowania, co oznacza, że wszyscy klienci przypisani do jednej procedury monitowania otrzymują jednakowe komunikaty, z określonym jednakowymi przesunięciami względem terminu płatności.
System pozwala na wygenerowanie maksymalnie dziewięciu monitów, które są rozsyłane za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej. Ponadto standard systemu nie pozwala na wyłączenie należności w wybranych przedziałach wieku z monitowania.
Rozwiązanie znacznie rozszerza dostępne w standardzie SAP możliwości automatycznych powiadomień i monitów, pozwalając na określenie indywidualnych przedziałów czasowych komunikacji oraz zróżnicowanych tekstów komunikatów dla poszczególnych grup odbiorców – zgodnie z modelem zapewniającym najlepszą „spływalność” należności i zachowanie dobrych relacji z odbiorcami.
Zastosowanie All for One EasyMonit
All for One EasyMonit zbiera informacje o nierozliczonych należnościach i agreguje je zgodnie z danymi odczytanymi z tabeli konfiguracyjnej w komunikaty, które należy wysłać do klientów. Następnie dane są prezentowane na ekranie.
Centralnym elementem systemu jest tabela konfiguracyjna, która określa klientów, którzy mają podlegać monitowaniu, oraz typy komunikatów, które określają teksty wiadomości wysyłanych do klientów. Użytkownik może zdefiniować dowolną liczbę typów komunikatów, zgodnie ze swoimi potrzebami. Treść każdego komunikatu definiowana przez użytkownika rozwiązania. All for One EasyMonit umożliwia definiowanie odrębnego tekstu dla komunikatów wysyłanych mailem oraz dla komunikatów wysyłanych jako SMS-y. Ponadto All for One EasyMonit umożliwia ustalenie odrębnego dla każdego typu komunikatu i klienta przesunięcia względem terminu płatności.
W All for One EasyMonit można również skonfigurować oddzielne typy komunikatów dla klientów kluczowych i pozostałych. W chwili gdy klient zwykły zostaje przypisany do grupy kluczowych, wystarczy zmienić konfigurację wysyłanych do niego komunikatów z typu zwykłego na komunikaty związane z obsługą klienta kluczowego.
Standardowo każdy komunikat jest wysyłany na każdy zaadresowany kanał komunikacji. W przypadku e-maili rozwiązanie może działać całkowicie automatycznie. Natomiast automatyczne wysyłanie SMS-ów jest możliwe wówczas, gdy SAP Office użytkownika rozwiązania jest zintegrowany z bramką SMS operatora GSM.
Implementacja All for One EasyMonit
All for One EasyMonit to rozwiązanie przeznaczone dla firm korzystających z systemu SAP, zwłaszcza dla organizacji, które posiadają dużą liczbę klientów i generują dużą ilość faktur sprzedaży. Rozwiązanie tworzy platformę do standaryzacji procesu monitowania dla poszczególnych grup klientów i umożliwia bardzo dużą oszczędność czasu i pracy specjalistów zajmujących się należnościami. W efekcie, obniża się koszt obsługi procesu i rośnie jego skuteczność.
Rozwiązanie jest gotowym do użytku rozszerzeniem przygotowanym dla systemu SAP ERP/ECC lub SAP S/4HANA. Po prostej konfiguracji i wgraniu transportów użytkownicy mogą w nim rozpoczynać pracę.
