EasyInput: Co nowego

Produkt All for One EasyInput łączy arkusz kalkulacyjny MS Excel z przetwarzaniem danych w SAP. Narzędzie pozwala użytkownikom biznesowym automatyzować pracę z systemem SAP (Robotic Process Automation, RPA), wykorzystując połączony potencjał transakcji SAP i funkcji MS Excel. Obecnie prezentujemy już piątą wersję tego narzędzia.

EasyInput pozwala w trzech prrostych krokach utworzyć skrypt automatyzujący wybrane zagadnienie w SAP przy wykorzystaniu przyjaznego interfejsu MS Excel.

Krok pierwszy to zazwyczaj nagranie skryptu. Na tym etapie z poziomu MS Excel użytkownik rozpoczyna przygotowanie skryptu. Zależnie od wybranej technologii można go utworzyć poprzez nagranie transakcji, wybranie funkcji Business API lub odwołanie do usługi OData (S/4HANA). Prowadzony „za rękę” użytkownik biznesowy po kilku próbach wykonuje ten krok w ciągu najwyżej kilku minut. Wynikiem tego etapu jest skrypt w pliku MS Excel, którego celem jest wymiana danych z SAP.

Krok drugi to powiązanie linii skryptu z kolumnami danych arkusza w MS Excel. W tym kroku użytkownik podaje po prostu identyfikatory kolumn, z których dane mają być pobrane, lub do których mają trafić, oraz definiuje kierunek przekazywania danych. Czynności w tym etapie można częściowo zautomatyzować, by przyspieszyć proces przygotowywania skryptu.

Krok trzeci to testowanie utworzonego skryptu, ewentualne dostosowanie i następnie normalne użytkowanie.

Cały proces nie trwa długo i został przygotowany tak, by brak wiedzy informatycznej nie był barierą. W przypadku bardziej złożonych skryptów, w których konieczne jest przetwarzanie warunkowe lub obliczenia danych w locie, wykorzystuje się formuły MS Excel, a nie programowanie.

Najważniejsze cechy rozwiązania All for One EasyInput:

• Przyjazny interfejs użytkownika oparty na MS Excel i dodatkowe menu wstążki pozwalające zarówno na wysyłanie danych do SAP, jak i ich pobieranie z systemu;
• Ścisła integracja z SAP (pobieranie ustawień z SAP GUI, możliwość korzystania w Excelu z klawisza F4, by podobnie jak w SAP wyszukiwać możliwe wartości dla pól danych, automatyczne nagrywanie/generowanie skryptów);
• Obsługa pięciu rodzajów skryptów SAP (Batch input, SAP Gui Scripting, moduły funkcyjne – BAPI, usługi OData, Robot Framework – SAP Fiori), pozwalających na elastyczne dostosowanie rozwiązania do potrzeb;
• Obsługa możliwa przez użytkowników biznesowych;
• Wraz z rozwiązaniem dostarczany jest e-podręcznik (po polsku i po angielsku) z wyczerpującym opisem wszystkich funkcji, zależny od kontekstu wykonywanej czynności;
• Dla rozwiązania przygotowano wiele filmów dostępnych online, stanowiących swego rodzaju akademię i ułatwiających pozyskiwanie wiedzy przez użytkowników;
• Interfejs rozwiązania przygotowany w trzech językach (polski, angielski, niemiecki) z możliwością przetłumaczenia na kolejne języki.

EasyInput jest narzędziem tak uniwersalnym, że podobnie jak Microsoft Excel może być wykorzystywany na wiele sposobów. Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych zastosowań.

Jeśli użytkownik jest odpowiedzialny za księgowania kosztów usług, do których dane są przygotowywane w arkuszu elektronicznym (np. koszty najmu floty samochodowej, koszty połączeń telefonicznych, koszty zużycia energii elektrycznej), to nie ma potrzeby przepisywania tych danych do transakcji SAP. Zamiast ręcznie przenosić dane do systemu SAP (np. księgowanie w księdze głównej lub wprowadzanie wskaźników podziałowych do rozliczeń w module kontrolingu), można szybko przygotować odpowiedni skrypt All for One EasyInput i przenosić dane pomiędzy MS Excel i systemem ERP za pomocą jednego kliknięcia myszką.

Podany przykład odnosi się do modułów finansowych, ale podobne zagadnienia są częste także w innych obszarach, np. wprowadzanie zamówień sprzedaży, dla których dane są przygotowane w pliku, czy zmiany danych HR na podstawie arkusza MS Excel.

Kiedy migrujemy dane do SAP z innych systemów, np. z poprzednich systemów ERP czy systemów dotąd wspierających ERP zastąpionych nową funkcjonalnością SAP, dane wejściowe zazwyczaj mają postać pliku. Nic nie stoi na przeszkodzie, by wczytać je do arkusza MS Excel i następnie automatycznie załadować do SAP za pomocą skryptu EasyInput. Szczególnie w przypadkach, gdy liczba rekordów nie idzie w miliony, a ogranicza się do tysięcy, zastosowanie narzędzia EasyInput może znacznie przyspieszyć proces przygotowywania i następnie wykonania migracji.

Łatwość symulowania migracji i znajdowania rekordów migracyjnych do poprawienia sprawia, że EasyInput jest często wybierany do tego zadania zamiast dedykowanych narzędzi migracyjnych SAP takich jak LSMW czy Migration Cockpit.

Co pewien czas użytkownicy systemów SAP stają przed zadaniem masowej zmiany danych podstawowych. Trzeba zmienić pewne parametry materiału, dostosować opisy MPK, zmienić ustawienia podatkowe kont księgi głównej, przetworzyć lokalizacje funkcjonalne itd. Dla wielu takich operacji istnieją narzędzia w systemie SAP. Czasem jednak ich nie ma i pozostaje żmudne ręczne przetwarzanie danych podstawowych.

EasyInput pozwala na zastąpienie takiej operacji skryptem, który może łączyć odczytywanie danych (transakcja 1) ze zmianą danych (transakcja 2) opartą na zdefiniowanej przez nas formule w MS Excel. Takie podejście pozwala skrócić czas wprowadzania zmian i wyeliminować błędy wynikające z przetwarzania manualnego.

W idealnym świecie do analiz i raportowania wykorzystywany byłby specjalistyczny system IT bezpośrednio zintegrowany ze źródłami danych, np. SAP Cloud Analytics. Nie żyjemy jednak w idealnym świecie i w szczególności do raportowania ad hoc Excel jest nadal najczęściej wykorzystywanym narzędziem. Z tego powodu niejednokrotnie istnieje potrzeba ekstrakcji danych z SAP do arkuszy MS Excel. W wielu przypadkach SAP zawiera odpowiednie raporty, które można wyeksportować do postaci pliku MS Excel. Następnie takie dane można dalej przetwarzać w narzędziu Microsoftu. Czasem jednak raportu brakuje lub bezpośredni eksport z SAP do Excela jest utrudniony.

Za pomocą narzędzia EasyInput można w wielu przypadkach zmienić podejście do ekstrakcji danych. Zamiast eksportować dane z SAP, można wprost z MS Excel zażądać danych z SAP, pobrać je i następnie przetworzyć w celach analitycznych. W szczególności moduły funkcyjne (BAPI) i interfejs ODATA są predystynowane do udostępniania za pomocą EasyInput masowych ilości danych z SAP.

W piątej wersji produktu EasyInput najważniejszą zmianą jest dodanie obsługi skryptów uniwersalnej platformy Robot Framework. Robot Framework to otwarte środowisko przeznaczone do automatyzacji testów i zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA). Ten pojedynczy typ skryptu, który teraz może być generowany przez EasyInput, ze względu na swoją uniwersalność „otwiera drzwi” do bardzo różnych zastosowań. Oto niektóre z kluczowych zalet platformy Robot Framework (RF):

• Ciągle rozwijana podstawowa funkcjonalność platformy pozwala na budowanie zarówno prostych, jak i bardzo złożonych skryptów do automatyzacji lub testowania;
• Liczne rozszerzenia standardowej funkcjonalności RF poprzez dodatkowe biblioteki umożliwiają obsługę przetwarzania stron www (np. Fiori), dowolnej części interfejsu MS Windows, wywołań http/https, ftp, i wielu innych typów automatyzacji, nieograniczających się wyłącznie do środowiska SAP;
• Łatwość integracji pozwala, by skrypty wygenerowane przez EasyInput wykorzystać później bez narzędzia EasyInput (np. do masowych testów systemu);
• Składnia skryptu RF jest łatwa do odczytania i zrozumienia przez nieprogramistę;
• Bardzo dobre raportowanie wyników i logowanie ew. błędów wraz z robieniem zrzutów ekranu w przypadku przetwarzania transakcji (ułatwia tworzenie nawet złożonych automatyzacji).

Dzięki dodaniu obsługi Robot Framework EasyInput może między innymi automatyzować transakcje oparte na najnowszym interfejsie użytkownika systemów S/4HANA – SAP Fiori.

Skrypty Robot Framework w EasyInput mogą być także użyte do automatyzacji przetwarzania transakcji w klasycznym interfejsie SAP – SAP GUI. EasyInput obsługiwał już takie skrypty (SAP GUI Scripting), ale użycie platformy RF pozwala na lepsze raportowanie ewentualnych błędów oraz utworzenie bardziej złożonej logiki skryptu.

W najnowszej wersji oprócz nowego typu skryptów rozszerzono obsługę usług OData, szeroko wykorzystywanych na platformie S/4HANA do zdalnego wykonywania funkcji i raportowania danych. Praca z serwisami OData jest teraz jeszcze łatwiejsza i możliwości systemu w tym zakresie jeszcze większe.

Dodaliśmy także kilka usprawnień związanych z bardziej elastyczną konfiguracją wymiany danych SAP – Excel, co pozwala na jeszcze prostsze i szybsze budowanie skryptów EasyInput. Rozszerzono zarówno możliwości odczytu danych z SAP, jak i migracji z Excel do systemu SAP.

W wersji piątej poprawiliśmy wydajność narzędzia oraz wprowadziliśmy wiele drobnych zmian usprawniających produkt EasyInput, których celem jest ułatwienie pracy użytkownika.

Kilkadziesiąt firm w Polsce i za granicą korzysta na co dzień z produktu EasyInput, przyspieszając pracę użytkowników SAP w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Narzędzie używane jest m.in. w zakresie finansów (automatyzacja zamknięcia miesiąca, księgowanie dokumentów, wczytywanie dokumentów, wczytywanie rozdzielników), w logistyce (tworzenie i masowe korekty danych podstawowych i transakcyjnych, tworzenie zgłoszeń zapotrzebowań i zamówień) oraz w obszarze HCM (wsparcie zmian danych pracowniczych, automatyzacja zatrudnień).

Dzięki nowym możliwościom wprowadzonym w wersji piątej obszary zastosowania narzędzia są jeszcze szersze i wykraczają nawet poza środowisko SAP.

Krzysztof Siwiec, Dyrektor SAP Transformation Center, All for One Poland

• (PL) sektory i branże: motoryzacja, automatyka, robotyka i energetyka, branża metalowa, spożywcza, wydawniczo-medialna, edukacyjna, ubezpieczeniowa
• (DE) port lotniczy, producent baterii przemysłowych
• (DK) sieć detaliczna z materiałami wyposażenia wnętrz
• (ES) producent wyrobów z miedzi i aluminium
• (CH) producent systemów do wytwarzania, przesyłania i dystrybucji energii elektrycznej
• (IT) producent systemów inżynieryjnych i rozwiązań do przenoszenia energii
• (USA) lider w dziedzinie rozwiązań magazynowania energii dla zastosowań przemysłowych
• (RPA) sieć sklepów w branży zdrowie i uroda