E-Time: nowe podejście do zarządzania czasem pracy

Oszczędności liczone w tysiącach godzin dzięki All for One E-Time

All for One E-Time to innowacyjne rozwiązanie, oferujące kierownikom funkcję automatycznego planowania i rozliczania czasu podległych pracowników, zgodnie z Kodeksem Pracy, ograniczeniami korporacyjnymi i preferencjami pracowników.

All for One E-Time jest pomocny tam, gdzie tworzy się plany pracy dla dużej grupy pracowników, w zmiennym otoczeniu biznesowym (m.in. produkcja sterowana zapotrzebowaniami, sprzedaż zależna od okresów zwiększonego popytu, zmieniająca się dostępność pracowników). W praktyce, dotyczy zwłaszcza takich organizacji, jak:

• sieci detaliczne
• zakłady produkcyjne
• centra logistyczne
• shared service centers

Wśród bezpośrednich korzyści z wprowadzenia narzędzia warto wymienić:

• zmniejszenie czasu poświęcanego przez kierowników na planowanie poprzez automatyczne planowanie grafików (w przypadku dużej sieci detalicznej oszczędności liczone są w tysiącach godzin w każdym miesiącu),
• lepsza kontrola kierowników nad pracą podległego im zespołu,
• zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi, m.in. uregulowaniami Kodeksu Pracy,
• zmniejszenie obciążenia działu HR,
• zwiększenie satysfakcji pracowników,
• zmniejszenie kosztów poprzez redukcję liczby nadgodzin (optymalny plan to mniej nadgodzin),
• w przypadku wykorzystania danych do rozliczenia czasu pracy – eliminacja opóźnień i błędów w przygotowywaniu listy płac.

All for One E-Time zmienia stary i już niesprawdzający się schemat planowania czasu pracy. Jeszcze kilka lat temu w planowaniu uczestniczył wyłącznie kierownik (produkcji, punktu sprzedaży, call center itd.). System miał go ostrzegać przed błędami i ryzykiem naruszeń kodeksowych.

W praktyce kierownik skupia się przede wszystkim na biznesie, nie jest specjalistą od prawa pracy – to aplikacja ma go prowadzić za rękę przez meandry prawa i skrócić czas poświęcany na planowanie.

All for One E-Time oferuje znacznie więcej. Po pierwsze aplikacja sama generuje optymalny grafik zespołu, biorąc pod uwagę wymagania kierownika, ograniczenia kodeksowe i dostępność osób. Po drugie – i to jest nowość – daje opcję uwzględnienia preferencji pracowników.

Planowanie czasu pracy

All for One E-Time wprowadza funkcjonalność do tej pory niedostępną w tego typu rozwiązaniach – automatyczne tworzenie grafików czasu pracy na podstawie wymagań zdefiniowanych przez planistę/kierownika, wymogów kodeksowych, preferencji pracowników i ich dostępności oraz innych ograniczeń zdefiniowanych przez użytkownika.

Przykładowo – kierownik sklepu określa swoje potrzeby na obsadę piątkową w godzinach 14:00-22:00: „w tym czasie potrzebuję 2 kasjerów, 3 sprzedawców i 1 dekoratora i 1 zastępcę kierownika”.

System sprawdza wszystkie ograniczenia oraz preferencje pracowników i proponuje docelowy grafik wraz z obsadą. Przy automatycznym generowaniu propozycji harmonogramów, All for One E-Time korzysta z efektywnego algorytmu z obszaru badań operacyjnych, bazującego na teorii grafów, ale z punktu widzenia użytkownika obsługa planowania jest banalnie łatwa. Planista skupia się na wymaganiach biznesowych, a budowanie harmonogramów jest czynnością automatyczną. Oczywiście dostępna jest również funkcja planowania czasu pracy indywidualnie dla wybranych pracowników.

Ekran startowy kierownika

Preferencje pracowników

Dziś, gdy brakuje na rynku pracowników, nawet tych nisko wykwalifikowanych, w planowaniu harmonogramów coraz częściej trzeba uwzględniać ich preferencje. Przez preferencje rozumiemy tutaj zarówno informację o tym, że w wybrane dni/godziny pracownik wolałby nie pracować, jak o tym, że są dni/godziny, w których praca jest pożądana.

W przypadku branży retail ma to kluczowe znaczenie dla pokolenia Y. W firmach produkcyjnych preferencje można wykorzystać w celu rejestracji informacji o tym, że konkretni pracownicy chcą pracować w nadgodzinach lub w weekendy.

Na końcu jest zawsze kierownik, który może preferencje zatwierdzić lub z różnych przyczyn ich nie uwzględnić. Preferencjami mogą być przykładowo: brak możliwości pracy w soboty z powodu zajęć szkolnych, niedostępność pracownika w piątki między godziną 15:00 a 18:00, czy okresowy brak możliwości pracy w porze nocnej.

Osobiste preferencje są rejestrowane w All for One E-Time przez pracowników z dowolnej lokalizacji, przez komputer, tablet lub smartfona. Są one, po potwierdzeniu przez kierownika, uwzględniane przy automatycznym generowaniu grafiku.

Ekran preferencji pracownika

Finalny plan pracy dla zespołu w kilka minut

Jak powstaje plan pracy w aplikacji All for One E-Time? Kierownik definiuje swoje potrzeby na wybrane dni (może to być powtarzający się wzorzec tygodnia). W przypadku punktu sprzedaży zapotrzebowania mogą być generowane ze systemu sprzedażowego, co m.in. daje idealne dopasowanie obciążenia do pików sprzedażowych.

W firmach produkcyjnych zapotrzebowania powinny być pobierane z systemu planowania produkcji. Pracownicy mogą, oprócz wniosków o nieobecność (np. urlopowych), rejestrować swoje preferencje czasu pracy.

Preferencje pracowników mogą (choć nie muszą) zostać uwzględnione przez kierownika.

Podsumujmy zakres danych wprowadzonych do All for One E-Time – mamy zapotrzebowania, nieobecności i preferencje. Na tym etapie E-Time oferuje kierownikowi funkcję automatycznego generowania grafików (uwzględniających wspomniane informacje), optymalnych z punktu widzenia redukcji nadgodzin i zgodnych z kodeksem pracy.

Jak to możliwe? E-Time wykorzystuje do tego algorytm badań operacyjnych – przy tylu zmiennych i ograniczeniach, daje on radykalnie lepsze wyniki niż planowanie ręczne. W efekcie przygotowanie grafiku pracy na kolejny miesiąc potrwa kilka minut, a nie wiele godzin.

Przykładowe kroki planowania czasu pracy

1. Ekran planowania zmian (zapotrzebowań)

2. Uruchomienie automatycznego planowania

3. Rezultat automatycznego planowania

4. Opcja ręcznej zmiany obsady

5. Opcja planowania zadań

Obecności i nadgodziny

Obecności pracowników mogą być w All for One E-Time rejestrowane/potwierdzane w aplikacji ręcznie (najczęściej za pomocą urządzenia mobilnego przez kierownika) lub automatycznie pobierane z systemu RCP.

Przykładowy ekran zatwierdzania obecności

Aplikacja w pełni wspomaga rozliczanie pracy pracowników w godzinach nadliczbowych. Kierownicy otrzymują informację o godzinach obecności podwładnych w nieplanowanym czasie pracy i to do nich należy decyzja o zaliczeniu tego czasu jako nadgodziny.

Delegowanie

W punktach sprzedaży pojawia się często potrzeba oddelegowania pracownika (np. do innego sklepu, który jest obok lub do nowo otwartego punktu). W firmach produkcyjnych powszechne jest czasowe przesuwanie pracowników do innych zespołów.

Wydawałoby się, że to proste zadanie – ale wymaga ono szeregu czynności: skomunikowania delegowania (między kierownikami i pracownikami), zmiany planu czasu pracy, zmiany MPK, zlecenia i innych (często angażujących dział HR).

System wspierający zarządzanie czasem pracy powinien pozwolić zrealizować taki proces za pomocą kilku kliknięć. A finalnie odpowiednie koszty powinny obciążyć miejsce delegowania.

All for One E-Time wspiera w pełni proces delegowania pracowników z jednego miejsca pracy do drugiego, w szczególności zapewnia obsługę rozliczenia kosztów pracy, transferu informacji o pracowniku do nowego miejsca pracy i odpowiednich uprawnień bez angażowania działu HR. Przykładowo, pracownik może być oddelegowany na inną linię produkcyjną, by przez określony czas świadczyć pracę dla innego przełożonego (o ile nie wymaga to aneksu do umowy o pracę).

Doświadczenie pracownika

All for One E-Time oferuje użytkownikom doświadczenie porównywalne z tym, które dają aplikacje konsumenckie, w szczególności:

• jest dostępny na urządzeniach mobilnych – pracownik z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie może sprawdzić swój grafik, wprowadzić wniosek urlopowy czy preferencje;
• na bieżąco informuje zainteresowanych (komunikat i/lub SMS) o zmianach istotnych z punktu widzenia ich czasu pracy czy statusie wniosku;
• jest atrakcyjny wizualnie – poprzeczka jest tutaj postawiona wysoko (Facebook, Instragram, Uber,…).

All for One E-Time jest dostępny z dowolnych urządzeń mobilnych, gdyż pracownicy coraz częściej korzystają ze smartfonów czy tabletów niż z komputerów. Dzięki zastosowaniu technologii SAP UI5 praca z All for One E-Time na urządzeniu mobilnym jest komfortowa, a aplikacja swoim atrakcyjnym interfejsem (wpisującym się w estetykę SAP SuccessFactors) wręcz zachęca użytkownika do sięgania po nią. Co równie istotne – to sama technologia dopasowuje się do urządzenia, na którym jest uruchamiana – telefonu, tabletu, komputera – i nie są tutaj potrzebne żadne dodatkowe nakłady na jej dostosowanie.

Przy dynamicznie zmieniających się potrzebach, harmonogramy często dostosowywane są do bieżącej sytuacji kadrowej (np. nagłej choroby członka zespołu). By mieć pewność, że pracownicy są informowani na czas o zmianach, które ich dotyczą, All for One E-Time generuje SMS. Pracownik po otrzymaniu komunikatu tekstowego, może ze swojego telefonu sprawdzić aktualny grafik. Treść komunikatów jest konfigurowalna.

Użytkownicy mogą korzystać z All for One E-Time na urządzeniach mobilnych (ekran startowy kalendarza E-Time, wprowadzanie preferencji czasu pracy, wprowadzanie wniosku urlopowego)

Urlopy

All for One E-Time oferuje funkcje obiegu e-wniosków związanych z czasem pracy, w szczególności e-wniosków urlopowych. Pracownik może za pomocą dowolnego urządzenia (np. smartfona) wnioskować o urlop, co uruchamia proces workflow, zgodnie z wcześniej skonfigurowaną ścieżką akceptacji.

Co ważne, aplikacja wspiera różnego rodzaju nieobecności urlopowe. Oprócz tak oczywistych jak urlop na żądanie oraz wypoczynkowy, pracownik ma również możliwość wnioskowania o inne absencje, takie jak opieka nad dzieckiem czy urlop okolicznościowy. Możliwość wprowadzenia danej nieobecności dla pracownika wynika bezpośrednio z danych kadrowych zgromadzonych w SAP HR lub SuccessFactors.

Zgodność z wymogami prawnymi

Kierownik/planista zazwyczaj nie jest i nie ma być ekspertem od prawa pracy – to system powinien  kontrolować czas pracy z punktu widzenia legislacji oraz proponować poprawne grafiki.

All for One E-Time sprawdza zgodność grafików z wymaganiami kodeksowymi już na etapie planowania. Automatyczna kontrola jest realizowana przy każdej próbie przypisania pracownika do zaplanowanej zmiany. Pracownik, który zgodnie z kodeksem pracy nie może pracować na danej zmianie, nie jest dostępny dla planu w tym dniu. W szczególności, dla polskiej wersji aplikacji, działają m.in. następujące kontrole:

• niezachowana przerwa 11-godzinna w planowanym dniu w stosunku do zakończenia pracy w dniu poprzednim,
• niezachowana przerwa 35 godzinna (w tygodniu rozliczeniowym),
• planowanie pracy w 4 kolejnych niedzielach,
• sprawdzenia poprawności planu dla pracowników niepełnosprawnych (niedozwolona praca w pełnym wymiarze, w nadgodzinach oraz w godzinach nocnych) – kontrola może zostać zdezaktywowana, jeśli pracownik uzyskał zgodę lekarską na prace w pełnym wymiarze czasu pracy, w nadgodzinach lub w godzinach nocnych,
• kontrola liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym,
• brak możliwości zaplanowania większej liczby godzin w okresie rozliczeniowym niż wynika z normy dla okresu rozliczeniowego (z uwzględnieniem daty zatrudnienia i/lub zwolnienia pracownika),
• kontrola niedziel niehandlowych.

Dodatkowo, All for One E-Time obsługuje specyfikę planowania czasu pracy dla pracowników niepełnoetatowych, niepełnosprawnych i matek karmiących.

Technologia i integracja

All for One E-Time jest aplikacją zbudowaną w technologii SAP UI5 na platformie SAP Cloud Platform integrującej najnowocześniejsze technologie chmurowe i gwarantującej niespotykaną u konkurencji wydajność, stabilność, skalowalność i mobilność.

All for One E-Time integruje się z SAP SuccessFactors. Integracja jest transparentna dla użytkownika, który ma dostęp do aplikacji z menu SF, a interfejs narzędzia przypomina inne komponenty rozwiązania SAP SF. Wykorzystana technologia pozwala również na uruchomienie All for One E-Time w konfiguracji z systemem SAP HR.

All for One E-Time może również współpracować z innymi aplikacjami HR, np. Oracle HRMS, czy Teta HR i jest otwarty na integrację z dowolnymi zewnętrznymi systemami RCP.

Lepiej, łatwiej i szybciej

Dzięki aplikacji All for One E-Time efektywne planowanie czasu pracy staje się zadaniem łatwym i gwarantującym pełną zgodność z wymogami kodeksu pracy. Wśród kluczowych korzyści z uruchomienia aplikacji warto wymienić:

• wsparcie dla całego cyklu zarządzania czasem pracy dla wszystkich interesariuszy (kierowników/planistów, pracowników, administratorów);
• niespotykana w innych rozwiązaniach automatyzacja tworzenia grafików bazująca na najlepszych algorytmach z obszaru badań operacyjnych;
• zwolnienie kierowników/planistów z szeregu czynności związanych z kontrolą zgodności planów z kodeksem pracy – to aplikacja realizuje tę kontrolę, a kierownik skupia się na biznesie;
• korzyści związane z wykorzystanymi technologiami SAP UI5 i SAP Cloud Platform (aplikacja w chmurze, mobilność, stabilność, szybkość, skalowalność, otwartość na integrację i wiele innych);
• zaangażowanie pracowników w procesy zarządzania czasem (preferencje, dostęp przez urządzenia mobilne, obieg wniosków);
• pozytywny wpływ na doświadczenie pracownika (employee experience).