E-Payslips: to się opłaca

All for One E-Payslips to produkt usprawniający zarządzanie kapitałem ludzkim, dostępny w naszej ofercie. Aplikacja  służy do dystrybucji pasków płacowych za pomocą poczty elektronicznej. Idea jest prosta – do skrzynek e-mail pracowników, którzy wyrazili na to zgodę, trafia automatycznie raz na miesiąc (lub częściej, jeśli w firmie występują listy dodatkowe) informacja o wynagrodzeniu. Rozwiązanie jest gotowe do implementacji zarówno w SAP HR, jaki i EC Payroll SAP SuccessFactors. Może zostać zintegrowane z zewnętrznymi systemami samoobsługi pracowniczej, np. BeeOffice.

Oprócz pasków płacowych, aplikacja wspiera także wysyłkę do pracowników – tą samą drogą – formularzy PIT11 oraz RMUA. Zgodnie w wymaganiami ustawowymi, w rozwiązaniu przewidziano możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów.

Rozwiązanie może być szczególnie przydatne w firmach z rozproszoną strukturą organizacyjną, gdzie dział płacowy realizuje usługi naliczania płac dla oddziałów w różnych lokalizacjach, a także w przedsiębiorstwach, w których praca jest zorganizowana w systemie zmianowym i godziny pracy pracowników nie pokrywają się z godzinami pracy działu kadrowo-płacowego.

Już kilkadziesiąt tysięcy pracowników otrzymuje e-mail z danymi o wynagrodzeniu za pośrednictwem naszej autorskiej aplikacji.

Dystrybucja i poufność

Standardowym źródłem informacji dla aplikacji All for One E-Payslips jest rozliczona aktualna lista płac. Także w systemie, w danych kadrowych pracowników, są zapisane adresy e-mail. Ich lista jest podstawą dystrybucji pasków płacowych.

Dodawanie kolejnych pracowników do listy dystrybucyjnej jest bardzo proste. Wystarczy zadbać o to, żeby w danych kadrowych pracownika znajdowała się  informacja o aktualnym adresie e-mail, opcjonalnie zaznaczyć zgodę na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej  i wybranym kanałem dystrybucji dostarczyć pracownikowi wygenerowane hasło.

Na wskazane konto e-mail (nie ma znaczenia, czy jest to konto w domenie firmowej, czy prywatne) pracownik dostaje e-mail z załączonym zaszyfrowanym plikiem PDF.

O ile w przypadku przekazywania pasków w tradycyjnej formie papierowej istniało ryzyko odtajnienia informacji o wynagrodzeniach (zagubienie paska, wydruk masowy na ogólnodostępnej drukarce, słaba ochrona archiwum), informacja w wersji elektronicznej, przechowywana w formie zaszyfrowanej, jest praktycznie niedostępna dla osób postronnych. Dostęp do paska ma wyłącznie pracownik dysponujący danym kontem e-mail i znający hasło do zaszyfrowanego pliku.

Rozwiązanie spełnia wysokie wymagania poufności i ochrony danych dzięki dającym wysoki poziom bezpieczeństwa sposobom szyfrowania.

Hasła są generowane przez generator haseł losowych. W wypadku jego zapomnienia, zagubienia lub odtajnienia pracownik może poprosić o wygenerowanie nowego. Zaszyfrowana informacja jest dostępna jedynie dla pracownika dysponującego kontem pocztowym i hasłem do zaszyfrowanego pliku.

SNP (aktualnie All for One Poland) posiada opinię prawną, zgodnie z którą pracodawca nie jest zobowiązany otrzymać zgody pracownika na wysyłanie mu korespondencji mailowej.

Dowolny zakres informacji, dodatkowe medium komunikacji

Rozwiązanie All for One E-Payslips  pozostawia pełną dowolność w zakresie wyglądu paska i zawartych w nim informacji – te dane są definiowane na poziomie systemu płacowego.

Aplikacja  to także nowe medium komunikacji z pracownikami, które może być wykorzystywane nie tylko do celów dystrybucji informacji o wynagrodzeniach. Rozwiązanie pozwala na personalizację standardowej wiadomości e-mail (np. imienny nagłówek) oraz jej dowolne formatowanie (HTML).

E-mail, oprócz stałych treści (np. klauzuli o zachowaniu poufności), może zawierać dodatkowe, okolicznościowe informacje z życia firmy lub przypomnienia o zdarzeniach kadrowo-płacowych (np. przypomnienie o terminie rocznego rozliczenia podatku, przypomnienie o konieczności wypełnienia wniosku o dodatkowy urlop opiekuńczy itp.). Dodatkowe treści mogą być zawarte w treści e-maila lub jako dodatkowy załącznik z dowolnym plikiem.

 Dla firmy

All for One E-Payslips to nie tylko wygoda i oszczędność. Rozwiązanie może pełnić także rolę firmowego archiwum listy płac. W aplikacji są przechowywane wszystkie wysłane do pracowników dokumenty oraz listy płac będące podstawą ich wygenerowania. Dodatkowo takie archiwum – samo w sobie przydatne – daje szerokie możliwości raportowe. Możliwe jest np. sprawdzenie, kiedy (z dokładnością do minuty), przez kogo i dla jakich pracowników paski płacowe zostały wygenerowane (szczegóły logu) i wysłane.

W rozwiązaniu można zdefiniować rodzaj informacji przechowywanej w archiwum (czy tylko informacja o wysłaniu paska, czy również sam e-mail i pasek). System pozwala również na wgląd w status e-maili: gotowy do wysyłki, wysłany, wysyłka nie powiodła się.

 Opcje konfiguracji

Wśród opcji konfiguracyjnych programu warto wymienić:

• wybór metody szyfrowania pliku;
• obsługa programów HPLCEDT0 i HPLCLJN0 (standardowe raporty generujące paski w SAP HR), według którego będą generowane paski;
• obsługa SmartForms,
• obsługa HR Forms;
• rodzaj informacji przechowywanej w archiwum (czy tylko informacja o wysłaniu paska, czy również sam e-mail i pasek);
• wsparcie wysyłki dokumentów PIT oraz RMUA;
• obsługa podpisu elektronicznego;
• możliwość wysyłki dowolnych dodatkowych plików;
• ekran zarządzania hasłami (użytkownik ma możliwość zmiany hasła dla pracownika, możliwe jest też wykorzystanie generatora haseł);
• oddzielnie konfigurowalna treść wiadomości e-mail dla każdego rodzaju dokumentu z możliwością używania języka HTML.

 Droga do All for One E-Payslips

Techniczne uruchomienie programu wraz z przeszkoleniem specjalisty HR można przeprowadzić w ciągu zaledwie kilku dni. Najważniejszym elementem projektu jest komunikacja z pracownikami – przekazanie informacji o nowej usłudze wewnętrznej.

All for One E-Payslips to rozwiązanie gotowe do użycia, dostępne w formie transportu, „paczki” do zainstalowania na systemie klienta. Niewielkie dostosowania, jakie są konieczne przed uruchomieniem aplikacji, odbywają się już z poziomu systemu klienta i mogą zostać wykonane przez naszego konsultanta lub doświadczonego kluczowego użytkownika SAP.

Także bieżąca obsługa programu jest bardzo prosta. Specjalista HR wybiera w SAP okres rozliczeniowy (lub konkretną listę dodatkową) oraz zakres pracowników, dla których ma być zrealizowana wysyłka. Ekran wyboru przypomina standardowe ekrany selekcji dla raportów płacowych w SAP HR. Po uruchomieniu raportu operator otrzymuje listę pracowników skojarzoną z danym rozliczeniem.

Wysyłka e-maili może być zrealizowana automatycznie do wszystkich osób bądź tylko do wybranych, ręcznie. Pozostaje tylko wciśnięcie przycisku „Wygeneruj i wyślij”. A jeśli jest taka potrzeba – na prośbę pracownika specjalista płacowy może ponownie przesłać mu pasek za dowolny okres. Taka operacja zajmuje jedynie tyle czasu, ile potrzeba na uruchomienie aplikacji, odszukanie zarchiwizowanej wiadomości i ponowne jej przesłanie.

Klienci o aplikacji E-paski w SAP HR

Nie ma powrotu do starej metody
Od roku około 2700 pracowników korzysta z elektronicznego paska, co stanowi około 90% całego zatrudnienia w DHL Express Poland. Nasze główne założenia przedwdrożeniowe zostały osiągnięte. Skróciliśmy czas wysyłki pasków, obecnie wysyłane są bezpośrednio do pracownika, omijając osoby pośredniczące w dystrybucji. Zminimalizowaliśmy koszty dzięki wyeliminowaniu wydruków, a dzięki certyfikowanemu podpisowi elektronicznemu zachowujemy moc prawną dokumentu. Najważniejsze jest to, że specjaliści z Działu Kadr i Płac nie wyobrażają sobie powrotu do starej metody rozsyłania pasków, a pracownicy nie ukrywają zadowolenia z błyskawicznie dostarczonej informacji o wynagrodzeniu bezpośrednio po zamknięciu listy płac.
Emilia Marciniak, Kierownik Centrum Kompetencyjnego SAP, DHL Express (Poland) sp. z o.o.

Co miesiąc oszczędzamy dwie dniówki
Animex zatrudnia 8000 pracowników, jest największym pracodawcą w przemyśle mięsnym i spożywczym w Polsce, posiadającym zakłady w Szczecinie, Iławie, Morlinach, Ełku, Suwałkach, Starachowicach, Dębicy, Opolu oraz zakład pierzarski w Krakowie. Aplikacja E-paski w SAP HR została wdrożona w Animexie głównie z myślą o pracownikach mobilnych. Drukowanie pasków na „tajnokopertach” na drukarce igłowej, następnie podpisywanie, stemplowanie, rozdzielanie, kopertowanie, zamawianie kurierów dla tej grupy (ok. 500 osób) w każdym miesiącu zajmowało dwie dniówki cennego czasu, dodatkowo na wielu etapach było obciążone ryzykiem ujawnienia wynagrodzenia.Aplikacja jest znakomitym rozwiązaniem – natychmiast po zaimportowaniu przelewów wynagrodzeń do systemu bankowego można wysłać zahasłowane e-paski, a czynność ta zajmuje kilka minut. Jest to aktualna informacja o bieżącym wynagrodzeniu i jego składnikach, ale też sygnał dla pracowników, że pracodawca wysłał już przelewy.
W Animexie przyjęto założenie, że e-paski dla pracowników zatrudnionych lokalnie w zakładach nie są obowiązkowe. Jednak niezaprzeczalne korzyści dla pracowników i pracodawcy powodują, że po czterech miesiącach od wdrożenia z tej aplikacji korzysta 80% zakładów dla pracowników biurowych. Dla pracowników produkcyjnych ta forma jest zawsze tylko dla chętnych, jednak sporo osób wybiera ją ze względu na szybkość i wygodę. Selekcjonowanie pasków nie jest problemem dla działów personalnych, gdyż aplikacja E-paski umożliwia prosty wybór i wydruk pozostałych pasków tradycyjnych. Ponadto obie formy pasków dostępne są w jednym archiwum, gdzie zachowana jest informacja o sposobie, czasie dystrybucji oraz możliwa jest ponowna wysyłka dla wszystkich bądź wybranych pracowników.
Ewa Pałac, Główny Specjalista ds. Wynagrodzeń, Animex Foods

Szybko i bez dodatkowych kosztów
W Grupie Hortex od dawna poszukiwaliśmy rozwiązania, które pozwoliłoby szybko i bezpiecznie przesyłać naszym pracownikom zatrudnionym w biurze, a przede wszystkim w terenie informacje o wysokości ich wynagrodzenia. W końcu okazało się, że na rynku pojawiło się takie rozwiązanie. Aplikacja E-paski zaproponowana przez firmę SNP Poland (aktualnie All for One Poland) pozwala nam szybko i w bezpieczny sposób przesyłać na bieżąco takie informacje. Wydruk pasków w formie papierowej jest czasochłonny i wiąże się z kosztami związanymi zakupem odpowiedniego papieru i eksploatacją drukarki, nie wspominając o uciążliwości samej pracy drukarki do wydruków… Obecnie dystrybucja pasków do pracowników włączonych do listy dystrybucyjnej zajmuje kilka minut i nie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów.
Ewa Kaczor, Manager ds. SAP, Hortex