18 maja 2023 r. w ramach Centrum Webinarów All for One Poland odbył się już kolejny z cyklu webinar poświęcony Krajowemu Systemowi e-Faktur – zasadom działania i wprowadzenia oraz integracji z systemami finansowo-księgowymi. Tym razem formuła spotkania była nieco inna. Do udziału zaprosiliśmy także ekspertów zewnętrznych.
Lipiec 2024 r. to deklarowana data wprowadzenia obowiązku e-fakturowania za pośrednictwem KSeF. Obecny na webinarze przedstawiciel Ministerstwa Finansów co prawda bezpośrednio nie potwierdził tej daty, ale podkreślał wysoki stopień zaawansowania prac po stronie administracji. Wydaje się, że także biznes przyjął do wiadomości nieodwracalność KSeF. Świadczy o tym choćby rosnące zainteresowanie rozwiązaniami informatycznymi do obsługi e-fakturowania.
Przedstawiciel All for One podkreślał, że już około 100 klientów wybrało nasze rozwiązanie do integracji SAP z KSeF. Potwierdza to także frekwencja na naszym webinarze, na który zarejestrowało się ponad 300 uczestników.
Fakturowe porządki
Jako pierwszy głos zabrał dr Andrzej Pałys, doradca podatkowy, ekspert KSeF, który dzielił się praktycznymi doświadczeniami z wdrażania KSeF w przedsiębiorstwach. Mocno podkreślał, że co prawda system e-fakturowania może wydawać się trudny i wymagający, ale poprawne zaimplementowanie jego mechanizmów jest szansą na uporządkowanie procesów i naprawienie prowizorek. Oczywiście warunkiem jest odrobienie lekcji przed uruchomieniem i dobre przygotowanie.
Na pytanie, kogo dotyczy KSeF – podał dobitną odpowiedź – wszystkich. Zwrócił też uwagę na pułapki związane z wykluczeniami i wskazywał, jak w związku z tym ustrzec się błędów, które mogą skutkować sankcjami skarbowymi. Przypomniał, że odroczenie obowiązku KSeF dla tzw. małych podatników zwolnionych z VAT dotyczy tylko wystawiania faktur, a nie ich odbierania od kontrahentów.
dr Andrzej Pałys, doradca podatkowy, ekspert KSeF
Omówił chronologię implementacji e-faktorowania oraz zakres podmiotowy, podkreślając, że wszystkie faktury sprzedażowe polskich podmiotów w obrocie biznesowym będą wysyłane do KSeF, także te dotyczące wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu. Wskazał na wątpliwości związane z fakturami „zerowymi”. Wymienił te rodzaje dokumentów rozliczeniowych, które nie podlegają KSeF (w tym faktury B2C, pro-formy i duplikaty).
Można powiedzieć, że dr Pałys na nowo zdefiniował rolę systemów finansowo-księgowych, podkreślając, że nie będą już służyć do wystawiania faktur, ale zleceń wystawienia faktury. Za rzeczywistą fakturę (z obowiązującą datą) będziemy uznawali dokument wystawiony w KSeF.
Wskazał też na konsekwencje biznesowe i podatkowe tego faktu – data wystawienia zależy do KSeF, a nadanie numeru KSeF jest jednoznaczne z odebraniem faktury przez kontrahenta. To eliminuje konieczność dalszych potwierdzeń.
Następnie przybliżył uczestnikom tryb awaryjny oraz walidację. Podkreślił obowiązek wskazania numeru FSeF przy dokonywaniu płatności za fakturę na zleceniu bankowym. Przypomniał, że KSeF nie będzie przyjmował załączników do faktur ani po stronie zakupowej, ani sprzedażowej – do tego procesu należy ustanowić osobny kanał komunikacji. Zaprezentował schemat numeru KSeF – składającego się z numeru NIP sprzedawcy, daty wystawienia, znaków technicznych oraz sumy kontrolnej.
Na koniec zwrócił uwagę na proces przygotowania faktury sprzedażowej i omówił poszczególne jego kroki, wskazując na wyzwania związane z prawidłowym wygenerowaniem faktury do KSeF, w tym szczególnie integrację danych z wielu systemów, optymalny dobór pól ze schemy do różnych wariantów biznesowych i typów kontrahentów, walidację oraz metody autoryzacji. Podkreślił też znaczenie przygotowania dobrej strategii odbioru i wewnętrznej dystrybucji (workflow) faktur pobranych z KSeF.
Głos Ministerstwa Finansów
Jako drugi zabrał głos Krzysztof Rogowski z Departamentu Analiz KAS Ministerstwa Finansów. Skupił się na omówieniu przyczyn wprowadzenia obowiązku faktury ustrukturyzowanej w Polsce i starał się przekonać uczestników do tego rozwiązania, przedstawiając jego zalety w prowadzeniu biznesu.
Przyznał, że ważnym powodem wprowadzenia obowiązku KSeF jest chęć przeciwdziałania oszustwom i dalsze uszczelnianie systemu podatkowego. KSeF, łącznie z już obowiązującymi JPK_VAT, MPP i STIR stanowi kompleksowy system zapobiegania nieprawidłowościom i ułatwiania kontroli skarbowych dzięki szybkiemu dostępowi do kompletnych danych o transakcjach biznesowych. Ta ostania zaleta jest ważna nie tylko dla organów administracji, ale także przedsiębiorców, choćby ze względu na terminy płatności.
Krzysztof Rogowski z Departamentu Analiz KAS Ministerstwa Finansów
Nasz ekspert podkreślił też znaczenie digitalizacji sektora publicznego. To kolejne rozwiązanie wprowadzane przez administrację, wspierające cyfryzację usług publicznych i biznesowych (po usługach Twój e-PIT, e-Urząd Skarbowy) i usprawniające kontakty między podatnikami a administracją skarbową.
Podkreślił, że e-faktura to standard coraz częściej stosowany także w innych krajach, wymieniając państwa, które już stosują to rozwiązanie lub właśnie się przygotowują do jego wprowadzenia. W uzupełnieniu, nawiązując do tego faktu, Andrzej Pałys wyraził przekonanie, że centrale korporacji – zaangażowane w tego typu projekty na swoim podwórku – mogą być bardziej skłonne do otwarcia dyskusji o optymalizacji procesów rozliczeń nie tylko lokalnie, ale na poziomie całej grupy kapitałowej.
Krzysztof Rogowski zwrócił uwagę, że digitalizacja wysyłania i odbierania faktur odciąży podatników z innych obowiązków sprawozdawczych, co będzie miało szczególnie duże znaczenie dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie te obowiązki generują szczególnie dotkliwe koszty związanie z ich realizacją. Bezpośredni dostęp do dokumentów dla administracji skarbowej ułatwi i przyspieszy kontrole skarbowe. Usprawnienie kontaktów z administracją, a także w obrocie gospodarczym to wartość sama w sobie.
KSeF wprowadza zasady uczciwej konkurencji dla przedsiębiorstw poprzez standaryzację wzoru faktury w formacie XML i takie same zasady wystawiania dla wszystkich. To pozwoli wyeliminować patologie związane z generowaniem kosztów.
Do bardziej praktycznych korzyści zaliczył możliwość archiwizowania faktur w KSeF – jako dodatkową nieodpłatną usługę oferowaną przez administrację. Wprowadzenie szeroko stosowanego i akceptowanego w różnych systemach formatu XML pozwoli na zautomatyzowanie procesów księgowych dzięki eliminacji konieczności przepisywania danych, skanowania i wykorzystywania narzędzi OCR, które bywają zawodne. To znaczna redukcja liczby pomyłek. Dodatkowo uwolniony czas pracowników można wykorzystać w innych obszarach i zadaniach.
Istotna jest także szybkość wymiany danych – nasz ekspert podkreślił, że wystawiona faktura będzie dostępna dla odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co usprawni realizację płatności.
Wyraził przekonanie, że z czasem przedsiębiorcy sami zaczną nie tylko odczuwać wymienione korzyści, ale także będą mogli wyliczyć ich realną wartość, a także odkryją inne, wynikające z digitalizacji usług publicznych i oszczędności wewnętrznych wyrażonych w czasie, renomie i pieniądzu.
KSeF od All for One
Ostatni z ekspertów, Szymon Chmielewski, Lider Zespołu Rozwoju Produktów Finansowych w All for One, wystąpił na tle mapy Ameryki Południowej, której kraje były prekursorami we wdrożeniach e-faktur ustrukturyzowanych. Pokrótce omówił nasze rozwiązanie do integracji All for One KSeF z systemami finansowo-księgowymi. Większość z blisko setki zakończonych lub trwających wdrożeń u klientów dotyczy integracji KSeF z SAP, ale Szymon Chmielewski przypomniał, że oferowane rozwiązanie jest kompleksowe i umożliwia integrację z innymi systemami nie-SAP, co stanowi wyróżnik naszej oferty na rynku. Podkreślił nasze doświadczenia bazujące na rozwiązaniu JPK związane z ekstrakcją i walidacją dużych wolumentów danych w formacie XML.
Szymon Chmielewski, Lider Zespołu Rozwoju Produktów Finansowych, All for One Poland
Pokrótce omówi opartą na rozwiązaniach chmurowych architekturę komunikacji z Krajową Administracją Skarbową i schemat działania rozwiązania, a także opcje odstępne w standardzie (np. integracja z podpisem kwalifikowanym) oraz dodatkowe (integracja przez SAP PI/PO i inne). Podkreślił możliwość dodatkowych usprawnień, jak np. integrację z archiwum dokumentów (ECM), komunikację z systemami EDI kontrahentów oraz dodatkową wysyłkę faktur do klienta e-mailem lub udostępnianie ich w portalu billingowym.
Jak to często ma miejsce w naszych webinarach prezentujących konkretny produkt – ekspert przedstawił demo działania rozwiązania na systemie. Przeprowadził symulację przygotowania faktury i wysyłki do KSeF oraz pobrania UPO, a także pobrania faktur zakupowych z KSeF (po więcej szczegółów odsyłamy na kanał All for One w YouTube, gdzie znajdą Państwo zapis wcześniejszych webinarów poświęconych KSeF).
Ciekawą częścią prezentacji było zebranie dobrych rad i wskazówek, na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy narzędzia do obsługi KSeF. Wśród najważniejszych nasz prelegent wymienił architekturę rozwiązania, podkreślając wyższość rozwiązań w chmurze nad systemami on-premise, łatwość dostosowania, a także kwestie związane z serwisem, aktualizacjami i utrzymaniem. Warto też przyjrzeć się doświadczeniu zespołu tworzącego i wdrażającego produkt, a także dostępowi do kompetencji w innych obszarach systemu (np. FI, SD, MM) w ramach organizacji dostawcy.
Sesja Q&A
Ostatnią częścią była sesja Q&A, podczas której eksperci odpowiadali na pytania uczestników zadawane w trakcie prezentacji (w tym celu udostępniono dedykowane narzędzie). Przedstawiciel ministerstwa odpowiadał na pytania o projekt ustawy i przewidywany harmonogram dalszego jego procedowania. Wiele pytań dotyczyło udostępniania schemy oraz terminów aktualizacji materiałów. Krzysztof Rogowski zapewnił, że stanie się to przed obowiązkowym terminem.
Pytania do Andrzeja Pałysa były bardzo konkretne: co się stanie w wypadku anulowania faktury wystawionej w KSeF i jaki jest przewidziany czas na korektę. Odpowiedź: wraz z wprowadzeniem KSeF znika możliwość anulowania, należy wystawić prawidłową fakturę korygującą.
Z kolei Szymon Chmielewski odpowiedział na czysto praktyczne pytania, m.in. dotyczące adresu na fakturze (nazwa ulicy i numer domu), które w SAP są wpisywane w jednym polu, a schema przewiduje dla nich oddzielne pola. W poprawionej schemie rozwiązano ten problem.
W planach są już kolejne webinary, m.in. o rozwiązaniach wspierających firmy w realizacji obowiązkowych rozliczeń i raportowania do administracji skarbowej. Zachęcamy do śledzenia naszej strony www.all-for-one.pl/pl/webinary/, gdzie znajdą Państwo informacje i formularze rejestracyjne. Zapraszamy!