I oszczędnie i bezpiecznie

Ministerstwo Finansów uruchomiło usługę przyjmowania elektronicznych deklaracji za pośrednictwem internetu w 2008 r. Wiele firm skorzystało z tej opcji, osiągając dzięki temu znaczne oszczędności na kosztach druku, papieru, kopert i dystrybucji (poczta, wysyłka kurierska) oraz obsługi administracyjnej całego procesu. Inne korzyści to wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu oraz zachowanie poufności danych osobowych i o zarobkach. Zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi, wchodzącymi w życie od stycznia 2015 r., ta forma dostarczania PIT-ów stanie się obowiązująca dla wszystkich przedsiębiorstw.

Dla firm używających systemu SAP HR od 2009 r. dostępne jest rozszerzenie standardu SAP przygotowane przez BCC (aktualnie All for One Poland) i udostępniane w ramach oferty All for One SAP Add-ons – All for One e-Deklaracje w SAP HR. Ten autorski produkt umożliwia utworzenie deklaracji w systemie SAP HR i przesłanie ich do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów.

Rokrocznie za pomocą tego rozwiązania klienci BCC przesyłają drogą elektroniczną do Ministerstwa Finansów zeznania podatkowe ponad 100 000 pracowników.

Wśród organizacji osiągających oszczędności dzięki All for One e-Deklaracjom w SAP HR są m.in. sieci handlowe, bank, producenci z branż farmaceutycznej i spożywczej, przemysł ciężki, a także spółdzielnie mleczarskie.

Deklaracje PIT online

Pakiet All for One e-Deklaracje w SAP HR to rozszerzenie standardu SAP, pozwalające na wysyłanie formularzy podatkowych PIT-11, PIT-8C i PIT-40 drogą elektroniczną do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów.

All for One e-Deklaracje w SAP HR generują i wysyłają następujące rodzaje standardowych dokumentów PIT: PIT-11, PIT-8C, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR, ponadto obsługują ORD-ZU (uzasadnienie korekty). Pozwalają przesłać deklarację w postaci elektronicznej oraz ją wydrukować. Archiwizują dokumenty w centralnym archiwum w systemie SAP. W wypadku zmiany wyglądu formularzy PIT pozwalają szybko i łatwo dodać ich obsługę. Są otwarte na dodanie funkcji tworzenia innych rodzajów dokumentów PIT.

Aleksander Surma, Dyrektor IT, CMC Poland

Oszczędzamy też środowisko naturalne
Nasz dział płac korzysta z rozwiązania All for One e-Deklaracje w SAP HR od 2013 r., wysyłając za jego pośrednictwem deklaracje podatkowe PIT-11, PIT-8C i PIT-40 drogą elektroniczną. W ten sposób odbywa się korespondencja z Ministerstwem Finansów, dotycząca wszystkich pracowników firmy.
Oceniamy, że to rozwiązanie pozwoliło zredukować koszty pracy, obsługi całego procesu oraz materiałów biurowych.
Wyeliminowanie konieczności drukowania corocznie tysięcy stron dokumentów to również korzyść dla środowiska. Ten aspekt jest dla nas bardzo ważny, bo w naszej działalności biznesowej, obejmującej m.in. procesy recyklingu metali, poszukujemy i wykorzystujemy wszelkie możliwości dbania o środowisko naturalne.
Zeznania podatkowe z systemu SAP HR to nie wszystkie deklaracje, jakie przygotowało dla nas BCC (aktualnie All for One Poland). Analogiczne rozwiązanie opracowano dla deklaracji PCC-3 w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych, dla której źródłem danych jest moduł FI systemu SAP. W procesie zakupu złomu od osób prywatnych to często wykorzystywany formularz. Automatyzacja jego sporządzania i wysyłania w formie elektronicznej przynosi konkretne oszczędności.
Aleksander Surma, Dyrektor IT, CMC Poland

W XML i PDF, do MF bezpośrednio z SAP

Pakiet All for One e-Deklaracje w SAP HR zawiera dwa programy. Pierwszy generuje deklaracje podatkowe w formacie plików XML i zapisuje je w dedykowanym archiwum. Drugi obsługuje archiwum i służy m.in. do przesłania dokumentów do Ministerstwa Finansów.

Raport generujący pliki XML wykorzystuje standardowe „pitowe” raporty HPLC* w SAP, dzięki czemu bazuje na tych samych danych, które pojawiają się na tradycyjnych wydrukowanych formularzach. Gotowe pliki XML są zapisywane w archiwum systemu SAP, co sprawia, że dostęp do nich mają uprawnieni pracownicy biorący udział w przygotowaniu deklaracji podatkowych.

Następnie, aby przygotować wysyłkę, deklaracje z archiwum eksportuje się na komputer stacjonarny, gdzie następuje ich podpisanie przy użyciu oprogramowania podpisującego już używanego w firmie, np. na potrzeby programu Płatnik. Podpisane pliki importuje się z powrotem do archiwum.

Aplikacja umożliwia jednoczesną wysyłkę wielu plików, a każda przesłana deklaracja otrzymuje z Ministerstwa Finansów niepowtarzalny identyfikator, który pozwala monitorować status jej przetworzenia.

Oprócz plików XML w archiwum zapisywana jest ich kopia w formacie PDF. Dzięki temu w każdej chwili formularz można wydrukować. Warto też dodać, że późniejsza zmiana danych w SAP HR nie wpłynie na wygląd wygenerowanych wcześniej deklaracji zapisanych w archiwum.

W przypadku gdy wyliczone przez system kwoty nie zgadzają się ze stanem faktycznym znanym pracownikom działu płac, można skorzystać z funkcji modyfikacji danych kwotowych.

W trakcie tworzenia deklaracji kwoty, jeszcze przed zapisem deklaracji, można poprawić. Obie wersje dokumentu, zarówno XML, jak i PDF, będą zawierać zmodyfikowane dane.

Jeśli już wysłaną do ministerstwa deklarację trzeba wysłać ponownie, wraz z uzasadnieniem korekty,  takie uzasadnienie podaje się podczas generowania deklaracji. Następnie jest ono dołączane do ponownie przygotowanej deklaracji i wraz z nią wysyłane do ministerstwa, bez dodatkowego zaangażowania użytkownika aplikacji.

Stawiamy na automatyzację i efektywność
Od chwili wdrożenia SAP SPRINT w naszej firmie sukcesywnie pracujemy nad zwiększeniem efektywnego wykorzystania możliwości systemu, m.in. poprzez dokładanie nowych rozwiązań i funkcjonalności oraz integrację z innymi aplikacjami. Stawiamy na automatyzację procesów oraz poprawę efektywności pracy, co w rezultacie przenosi się na większą sprawność operacyjną i oszczędności. Z tych powodów zdecydowaliśmy się także na produkt e-Deklaracje w SAP HR. Z perspektywy roku finansowego decyzja ta zapadła dość późno, bo w drugiej połowie stycznia 2014 r., dlatego naszym warunkiem było, byśmy mogli wykorzystać rozwiązanie, „od razu”, wysyłając PIT-y jeszcze za 2013. I to się udało. Po zaledwie kilku tygodniach BCC (aktualnie All for One Poland) oddało nam do użytku gotowy produkt.
Podstawową korzyścią płynącą z All for One e-Deklaracji w SAP HR jest ograniczenie wydatków na papier, oszczędność czasu na drukowanie i kopertowanie PIT-ów. Ważna jest dla nas także pewność, że dane z PIT trafiły bezpośrednio do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów, którą daje nam Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla każdej deklaracji, archiwizowane w naszym systemie.
Łukasz Cegłowski, Specjalista ds. Wynagrodzeń, ROTR Spółdzielnia Mleczarska w Rypinie

Kompletne dane w archiwum

Po wysłaniu deklaracji i pozytywnym jej przetworzeniu przez system e-deklaracji Ministerstwa Finansów, dla każdego dokumentu automatycznie pobierany jest do archiwum specyficzny plik, tzw. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). To dowód przekazania informacji, podpisany certyfikatem Ministerstwa Finansów, zawierający NIP i datę wysłania. W archiwum można go obejrzeć w postaci PDF.

Tym samym w centralnym archiwum znajduje się komplet informacji: deklaracja w formacie XML i PDF, podpisana deklaracja XML oraz plik UPO. Dodatkowo w archiwum przechowywana jest informacja, czy deklaracja była korygowana lub modyfikowana podczas tworzenia. Ponadto, dzięki wysyłce realizowanej bezpośrednio z systemu SAP, pamiętany jest unikalny numer referencyjny nadawany deklaracjom przez system ministerstwa.

Deklaracje w formacie PDF można udostępnić pracownikom do pobrania albo poprzez stronę WWW, albo z zastosowaniem dedykowanej aplikacji. To dodatkowe ułatwienie zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Dzięki temu zamiast drukować trzy kopie formularza (dla pracownika, dla urzędu skarbowego i do archiwum) można ograniczyć wydruk do jednej kopii dla pracownika, a nawet obsłużyć cały proces bez użycia drukarki i papieru – dając pracownikom dostęp do PIT w formie PDF do ściągnięcia przez intranet, a pozostałe „kopie” dystrybuując za pomocą e-Deklaracji.

PIT-11 – adres w okienku

Jednak takie „ekologiczne” podejście nie zawsze jest możliwe. Większość pracowników odbiera swoje PIT-y w dziale kadr lub od innych, upoważnionych osób.

Często też zdarza się, że pracodawca rozsyła PIT-y pracownicze pocztą, np. do pracowników terenowych, którzy rzadko pojawiają się w siedzibie firmy, do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło czy też do byłych pracowników, z którymi należy się rozliczyć.

Dla takich firm uzupełnieniem e-Deklaracji może być kolejny produkt rozszerzający standard SAP z oferty All for One SAP Add-ons – All for One Easy PIT.

All or One Easy PIT-11 umożliwia umieszczenie adresu podatnika bezpośrednio na formularzu podatkowym PIT-11. Zmiana układu formularza PIT-11 przechowywanego w systemie SAP pozwala zmieścić na jego drugiej stronie poprawnie sformatowany adres korespondencyjny, który po odpowiednim złożeniu dokumentu będzie widoczny w „okienku” koperty. Możliwe jest użycie standardowych kopert w formacie DL i A5 z okienkiem.

Firma oszczędza w ten sposób czas osób zaangażowanych w kopertowanie i adresowanie i nie ponosi kosztów dodatkowych etykiet z adresem. Jednoczesne użycie kopertownic pozwala radykalnie przyspieszyć proces przygotowania korespondencji do pracowników. Unikamy też możliwości pomyłki w dystrybucji PIT-ów.

Kompleksowe e-Deklaracje

Produkt All for One e-Deklaracje jest sukcesywnie rozwijany o nowe funkcjonalności i uaktualnienia. Rozwiązanie jest elastyczne i pozwala implementować dodatkowe formularze, nie tylko HR-owe. Dla pracowników zagranicznych dostępny jest formularz IFT-1R. W celu przygotowywania deklaracji w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych dostępny jest formularz PCC-3, pobierający dane z modułu finansowego. Każda deklaracja może zostać przygotowana w dedykowanej postaci graficznej. Dane pochodzące spoza systemu SAP mogą być importowane do archiwum w SAP i wysyłane wspólnie z danymi z SAP.

Firma BCC może wesprzeć  uruchomienie standardowego rozwiązania e-Deklaracje w firmie każdej wielkości. Dodatkowo rozwiązanie może być dostosowane do specyficznych wymagań klienta, w tym realizacji deklaracji niestandardowego typu.