Szczególnie podmioty gospodarcze o rozbudowanej i rozproszonej strukturze organizacyjnej, szukając przewagi konkurencyjnej, transformowały swoje lokalne back-office w Centra Usług Wspólnych, decydując się także na digitalizację i automatyzację procesów kadrowych.

Koszty prowadzenia akt osobowych

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracodawców to duży wydatek (wg Kancelarii Premiera ok. 130 mln zł rocznie). Dokumentację osobową pracownika należy przechowywać nie tylko przez cały okres zatrudnienia, ale również przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Dokumentację płacową – 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia. Dodatkowo pomieszczenie do przechowywania dokumentacji powinno być wyposażone m.in. w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej. Także warunki wilgotności i temperatury są ściśle określone i wymagają codziennej kontroli wraz z rejestracją uzyskanych parametrów. Wyznaczony poziom temperatury wynosi 14-20°C, wahania w ciągu 24 godzin +/- 2°C, a wilgotności względnej 45-60%, wahania w ciągu 24 godzin +/- 5%. Warto dodać, że konsekwencje uchybień określa Kodeks Pracy: kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Co ma się zmienić?

Zapowiadane zmiany to przede wszystkim skrócenie do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej dla:

  • zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pod warunkiem przekazywania na bieżąco do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA) wszystkich danych niezbędnych do ustalenia prawa do świadczenia emerytalnego lub rentowego i jego wysokości,
  • zatrudnionych po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. pod warunkiem złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty,

oraz umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej.

Pracodawca, który wybierze formę elektroniczną, nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej. Natomiast wybór formy będzie należał do niego, tj. nadal będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację tylko w formie papierowej. Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji elektronicznej zostaną określone rozporządzeniem.

Zakładając, że propozycje tym razem wejdą w życie, nie ma wątpliwości, iż skrócenie okresu przechowywania dokumentów osobowych części zatrudniony pracowników oraz, co kluczowe, digitalizacja, tj. zastąpienie wersji papierowej wersją elektroniczną dokumentów wszystkich akt osobowych, przyniesie ogromne oszczędności przedsiębiorcom, którzy zdecydują się na formę elektroniczną. Ale obniżenie kosztów składowania to tylko wierzchołek góry lodowej. Zatem, jakie dodatkowe korzyści będą mogły odnieść przedsiębiorstwa, dla których obecnie koszt prowadzenia dokumentacji w dwóch wersjach jest zbyt wysoki?

Dokumentacja HR od ręki

Kiedy dokładnie wygasa umowa o pracę z pracownikiem? Ciekawe, czy są wszystkie aneksy do tej umowy, mieliśmy przecież nietypowe ustalenia… Trzeba wysłać zapytanie do działu kadr i poczekać na odpowiedź. Za kilka dni dokument powinien znaleźć się na biurku.

Urzędnicy Państwowej Inspekcji Pracy zażądali wybranych dokumentów ponad 100 pracowników spółki zajmującej się dystrybucją. Wyszukanie ich zajmie co najmniej kilka dni, oby ta praca nie poszła na marne i wszystkie wymagane dokumenty oraz teczki tym razem się znalazły.

Te i podobne problemy to codzienność w wielu organizacjach, których działalność wymaga przetwarzania oraz archiwizowania dużej liczby informacji o pracownikach. Koszty druku, kopiowania, obsługi archiwizacji i dostępu do dokumentów można przeliczyć na konkretne kwoty.

Dla użytkowników systemów kadrowo-płacowych jednym z ważniejszych kryteriów wyboru narzędzia do archiwizacji i zarządzania dokumentacją elektroniczną jest możliwość jego integracji z systemem transakcyjnym. Dla firm pracujących z SAP HCM optymalnym rozwiązaniem jest All for One ECM (aktualnie Rockawork) – stworzony przy współudziale specjalistów od SAP. Korzystając z doświadczeń wyniesionych z projektów wdrożeniowych SAP i rozumiejąc oczekiwana firm, związane z zarządzaniem dokumentami w procesach realizowanych z wykorzystaniem SAP, konsultanci SNP Poland (aktualnie All for One Poland) przygotowali uniwersalne rozwiązanie klasy Enterprise Content Management. Użytkownicy SAP mają bezpośredni dostęp do dokumentów z zewnętrznego, bezpiecznego repozytorium dzięki gotowej integracji. Rockawork uzupełnia SAP HCM wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba przetwarzania np.: dokumentów kadrowych (m.in. umów z pracownikami, współpracownikami).

Bezpośredni dostęp do dokumentów HR dzięki ECM

Podgląd dokumentów HR

Komfort i sprawność pracy z narzędziem Rockawork zapewnia przyjazny interfejs użytkownika oraz dostęp przez przeglądarkę www z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia (laptop, tablet, smartfon).

W All for One ECM (aktualnie Rockawork) duży nacisk położono na kwestie ochrony przed niepowołanym dostępem. Rozbudowany system autoryzacji daje możliwość zdefiniowania uprawnień użytkowników, nawet do pojedynczych dokumentów. Zaawansowany system kontroli i audytu pozwala jednoznacznie określić, kto, co i kiedy wykonał w aplikacji. Ponad to ECM umożliwia separowanie danych, wydzielanie oddzielnych repozytoriów dla różnych typów dokumentów, np. możliwe jest oddzielenie od siebie danych poszczególnych spółek grupy kapitałowej, udostępnienie informacji w zależności od działu firmy czy typu dokumentu. Dotarcie do poszukiwanego dokumentu ułatwiają zaawansowane funkcje wyszukiwania.

Zaawansowane funkcje wyszukiwania ułatwiają szybkie znalezienie dokumentu

Automatyzacja i optymalizacja procesów HR

Rockawork posiada także moduł workflow, którego podstawową funkcją jest automatyzacja obiegu dokumentów. Modelowanie procesów, również tych zintegrowanych z SAP ERP (HCM), może odbywać się poprzez graficzny designer (np. zatwierdzenie warunków umowy o pracę, zatwierdzenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji). W przypadku Rockawork duże możliwości silnika workflow i zgodność z Business Process Modeling Notation (BPMN) pozwalają obsługiwać nawet najbardziej złożone scenariusze obiegu dokumentów.

All for One ECM (aktualnie Rockawork) – zastosowanie w obszarze HR:

  • Repozytorium dokumentów kadrowych (elektroniczne teczki pracownicze), wraz z integracją z SAP ERP, HCM lub jakimkolwiek innym systemem ERP
  • Obieg oraz rejestr pełnomocnictw, wniosków o nadanie lub odebranie uprawnień w systemach informatycznych
  • Wsparcie procesu rekrutacji i zwalniania pracowników
  • Obsługa zapytań i zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych (również na wydanie danych poza UE)
  • Zarządzanie dokumentacją dot. RODO
  • Wnioski urlopowe
  • Delegacje
  • Szkolenia i oceny pracowników

Wszyscy pracownicy działu HR posiadają dostęp do skrzynki zadań do wykonania. W momencie, gdy do skrzynki trafia nowe zadanie, użytkownik otrzymuje powiadomienie. Co istotne, ma także możliwość podglądu dokumentu na każdym etapie procesu. Ponadto narzędzie pozwala na rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach, zmianach i aktualnym statusie spraw. Możliwe jest zamodelowanie zastępstw i terminów wykonania zadań dla wybranych kroków lub całego procesu. System obsługuje również eskalacje w procesach.

Bezpieczeństwo i zgodność z wymogami

Jak zagwarantować bezpieczeństwo danych pracowników i zapisów z umów o pracę, jak zminimalizować ryzyko dostępności, poufności i integralności informacji?

Szczególnie w kontekście nowych regulacjach Unii Europejskiej w zakresie przetwarzania danych osobowych (RODO/GDPR), które dziś stanowią ogromne wyzwanie organizacyjne
i techniczne dla przedsiębiorców. Ponieważ dobór środków zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych leży w gestii podmiotu je przetwarzającego, digitalizacja akt osobowych wydaje się najłatwiejszą drogą do osiągnięcia zgodności z nowymi przepisami.

Certyfikat ISO 27018 to gwarancja, że zarówno sama aplikacja, model jej udostępniania, jak i technologie IT, stosowane przy jej utrzymywaniu, spełniają restrykcyjne standardy bezpieczeństwa i poufności danych. Najważniejsze obszary ryzyka podlegające weryfikacji w procesie certyfikacyjnym ECM to:

  • System tworzenia, utrzymania i odtwarzania kopii zapasowych danych
  • Szyfrowanie danych
  • Zarządzanie zmianami w aplikacjach
  • proces wydania poprawek i nowych wersji aplikacji)
  • Rejestracja aktywności użytkowników i administratorów
  • Zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami.

Architektura systemu została tak zaprojektowana, aby aplikacja mogła być dostępna w modelu tzw. prywatnej chmury. SNP Poland (aktualnie All for One Poland) – w oparciu o własne, profesjonalne i bezpieczne All for One Data Centers – może również udostępnić rozwiązanie w modelu SaaS. Dzięki temu – w porównaniu do tradycyjnych instalacji wymagających własnej infrastruktury IT klienta – aplikacja może być dostępna praktycznie od ręki, bez konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych na zakup licencji i sprzętu oraz kosztów administracji.

Dodatkowo skorzystanie z modelu outsourcingu wzmacnia wszystkie korzyści płynące z zastosowania rozwiązania – oparcie współpracy o umowę SLA i transfer ryzyka na SNP generują w dłuższej perspektywie niższe koszty utrzymania, wyższe bezpieczeństwo i wyższą dostępność systemu. All for One Data Centers posiada wdrożony i certyfikowany przez niezależne organizacje zintegrowany system zarządzania ISO 27001 oraz ISO 20000. Klienci, którzy powierzają SNP swoje aplikacje i systemy, mogą mieć pewność, że komunikacja przebiega wg opisanych procedur, jest wspierana profesjonalnymi narzędziami, a zarządzanie ryzykiem jest ukierunkowane na systematyczne doskonalenie organizacji i minimalizację zagrożeń.

Podsumowując, możliwości z których dotąd korzystały jedynie największe podmioty, o rozbudowanej i rozporoszonej geograficznie strukturze, z częstą rotacja pracowników, od 1 stycznia 2019 r. będą dostępne dla wszystkich organizacji. Te możliwości to m.in.:

  • Utrzymywanie elektronicznych, odpornych na zniszczenie archiwów,
  • Dostęp uprawnionych osób do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów papierowych,
  • Ograniczenie kosztów magazynowania dokumentów w wersji papierowej,
  • Automatyzacja procesów i ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów w obsłudze,
  • Zmniejszenie pracochłonności obsługi wielu procesów, np. rekrutacji, zatrudnienia itp.,
  • Konfigurowanie uprawnień i autoryzacji jednoznacznie definiujących dostęp do danych grup dokumentów i rodzajów danych,
  • Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki i decyzje,
  • Osiąganie zgodności z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowy.

Warto dodać, że rozwiązanie ECM niesie ze sobą także unikatowe korzyści, szczególnie dla przedsiębiorstw korzystających z systemów SAP. Te korzyści to:

  • Dostęp do kompetencji SAP i ECM u jednego dostawcy. Proces integracji ECM z firmowym systemem SAP jest dzięki temu znacznie ułatwiony i przebiega płynnie,
  • Jeden dostawca obu systemów – możliwość wdrożenia rozwiązania end-to-end – od ECM po konfigurację SAP – przez SNP (aktualnie All for One Poland), co jasno określa odpowiedzialności dostawcy za rezultat,
  • Możliwość skorzystania z usług serwisowych i rozwojowych u tego samego dostawcy, gwarantującego pełne wsparcie (zarówno dla SAP, jak i ECM), dostosowane do potrzeb każdej organizacji,
  • Obsługa wielojęzyczności – ten sam proces może być obsługiwany w wielu językach (ważne szczególnie w międzynarodowych grupach kapitałowych, np. w sytuacjach, gdy workflow dokumentów wymaga akceptacji pracowników w różnych krajach),
  • Dwa modele wdrożenia i utrzymania systemu, zależnie od preferencji klienta (on-premise – system instalowany lokalnie, wymaga zakupu licencji lub model usługowy Software as-a-Service, oparty na infrastrukturze All for One Data Centers – abonament miesięczny lub roczny).