Dynamiczne zespoły
w SAP SuccessFactors

Dynamiczne zespoły nie są nową koncepcją i zyskują w organizacjach coraz większą popularność. Warto wprowadzić tutaj rozróżnienie pomiędzy zespołami tradycyjnymi, zwinnymi i dynamicznymi. Tradycyjne zespoły mają często umocowanie formalne w strukturze organizacyjnej i wyznaczonego lidera (kierownik liniowy), a członkowie zazwyczaj reprezentują podobne specjalizacje i działają według zdefiniowanego przepływu pracy. Zespoły zwinne, zawsze z formalnym liderem (scrum master), działają metodycznie w ramach sprintów, z częstymi korektami zakresu i kierunku prac.

Zespoły dynamiczne najczęściej nie mają formalnego lidera, ich członkowie reprezentują różne specjalizacje (pochodzą z różnych działów organizacji) i są powoływane do realizacji konkretnego projektu. Po osiągnięciu celu (zakończeniu projektu) rozwiązują się.

Intuicja podpowiada nam, że dynamiczne zespoły mają olbrzymi potencjał motywacyjny: oferują pracownikom poczucie celu (misji), dają im największą autonomię w realizacji projektu (członkowie nie są ograniczeni gorsetem procedur lub formalnej metodyki) oraz pozwalają im się rozwijać. Poczucie misji, autonomia i dążenie do mistrzostwa to trzy filary motywacji 3.0, o której pisał Daniel Pink w „Drive”.

Prawie 40% respondentów wskazało, że ich dynamiczne zespoły liczą najczęściej 5-7 osób, co wydaje się liczbą optymalną z punktu widzenia zarządzania. Projekty prowadzone przez dynamiczne zespoły rzadko trwają dłużej niż rok (prawie 60% ankietowanych wskazuje na okres nieprzekraczający 6 miesięcy). Większość dynamicznych zespołów (90%) ma jednego lub więcej liderów, formalnych lub nieformalnych.

Badania SAP pokazują, że praca w dynamicznych zespołach ma według pracowników pozytywny wpływ na ich motywację, karierę i przywiązanie do firmy. Niestety, często kultura organizacyjna stawia szereg barier dla rozwoju takiej formy współpracy. Według kierowników, ich podwładni mają mniej czasu na wykonywanie swoich podstawowych zadań, jednocześnie uczestnicząc w pracach dynamicznych zespołów. Menedżerowie obawiają się też odejść pracowników do innych działów. Pracownicy nie czują się wystarczająco docenieni za rezultaty wypracowane przez dynamiczne zespoły. Wspomniane bariery mogą być usunięte tylko poprzez systematyczną pracę nad zmianą kultury organizacyjnej.

Jest szereg wyzwań dla dynamicznych zespołów, którym możemy sprostać, wspierając się technologią. W szczególności są to:

SAP SuccessFactors wspiera dynamiczne zespoły w całym cyklu ich życia. Począwszy od rekrutacji, poprzez budowanie pracy zespołowej, realizację misji, do zakończenia projektu.

Członkowie dynamicznych zespołów mają dostęp do pulpitu z kluczowymi informacjami o projekcie (cele, kluczowe rezultaty, role itd.).

Chcąc rozpocząć poszukiwania osób, które posiadają wymagane umiejętności, twórca dynamicznego zespołu może zdefiniować wymagania dla oczekiwanych ról i opublikować je w SF Opportunity Marketplace.

Pracownicy mogą przeszukiwać oferty dotyczące dynamicznych zespołów i aplikować na interesujące ich role.

Kluczową funkcjonalnością SF Dynamic Teams jest obsługa OKR (ang. objectives & key results).

W podejściu OKR jakościowy cel jest misją (ma zagrzewać do pracy, zachęcać i motywować), a kluczowe rezultaty pozwalają określić, jak się do niego zbliżamy. Metoda OKR, stworzona w Intelu i mocno rozpropagowana w Google, wywodzi się z MBO (zarządzania przez cele). ąOKR-y zdecydowanie bardziej nadają się do definiowania celów i monitorowania wyników w dynamicznym zespole. Podstawowe różnice w podejściu MBO i OKR pokazano w tabeli.

Gdybyśmy chcieli przełożyć cel MBO brzmiący „Stwórz inkluzywne miejsce pracy” na OKR, moglibyśmy zrobić to tak:

• Cel: Stwórzmy inkluzywne miejsce pracy!
• OKR 1: Przygotowanie planu DEI (ang. diversity, equity & inclusion).
• OKR 2: Organizacja dwóch sesji warsztatowych na temat różnorodności, równości i włączenia z 90% frekwencją.
• OKR 3: Doprowadzenie do zatrudnienia po dwóch różnicujących zespół pracowników w trzech działach.

Dane dynamicznych zespołów są dostępne w podstawowym narzędziu raportowania w SuccessFactors – People Analytics. Nowe źródło danych – Dynamic Teams umożliwia tworzenie zestawień z informacjami o członkach zespołów, celach i kluczowych rezultatach.

SAP w swojej mapie drogowej zapowiedział kolejne funkcje wspierające dynamiczne zespoły. Z tych najciekawszych warto wskazać:

• udostępnienie kalendarzy członków zespołu,
• połączenie z systemem szkoleniowym – do przestrzeni dynamicznego zespołu będzie można dodawać szkolenia i materiały z SF LMS,
• widoczność przypisania do dynamicznego zespołu na diagramie organizacyjnym,
• inteligentne proponowanie ról i najlepszych kandydatów do obsady tych ról w zespole dynamicznym.

Uruchomienie SF Dynamic Teams nie wymaga subskrypcji SF Employee Central (wystarczy dostęp do platformy SAP SuccessFactors). Aby móc korzystać z funkcji zarządzania celami i kluczowymi rezultatami (OKR), klienci powinni mieć wykupione subskrypcje SF Performance & Goals. Publikowanie ogłoszeń w SF Opportunity Marketplace również wymaga odpowiednich licencji.

SF Dynamic Teams to odpowiedź na rosnącą potrzebę obsługi płynnego przechodzenia pracowników z jednego projektu (misji) do kolejnego, niezależnie od ich umiejscowienia w strukturze organizacyjnej. Dynamiczne zespoły, jak żadne inne, mają potencjał motywacyjny i mogą dawać świetne rezultaty, szczególnie wtedy, gdy ich misje dotyczą innowacji.

Jako pracownicy firmy, która dostarcza innowacyjne rozwiązania, rekomendujemy tę formę organizowania projektów wewnętrznych. Oczywiście nie wszystkie misje pozwalają na zwolnienie uczestników z gorsetu metodyki czy procedur, zatem w niektórych przypadkach zespoły tradycyjne i zwinne są bardziej uzasadnione.