Dlaczego same dobre chęci nie wystarczą…

Proces wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP jest przedsięwzięciem bardzo złożonym. Z reguły trwa kilka do kilkunastu miesięcy, angażując kilkadziesiąt osób z różnych firm, a jego wynik zdecydowanie wpływa na pozycję konkurencyjną danego przedsiębiorstwa na rynku.

Celem wszystkich stron jest oczywiście doprowadzenie do sukcesu wdrożenia. Sukcesu mierzonego otrzymaniem systemu, zgodnego z wymaganiami i oczekiwaniami Klienta w zaplanowanym na początku budżecie i terminie. Niestety, same dobre chęci wszystkich uczestników wdrożenia nie wystarczą.

Oprócz początkowego zapału pracowników, wizji nowego sposobu funkcjonowania firmy, wiedzy merytorycznej konsultantów, potrzebna jest dokładna metoda wdrożenia, która krok po kroku zdefiniuje – jakie prace, kiedy i kto będzie musiał wykonać. Metoda taka musi być sprawdzona, oparta na solidnych podstawach i mieć potwierdzoną skuteczność.

Taką metodyką jest sposób wdrażania systemu SAP, stosowany przez BCC (aktualnie All for One Poland). Metodyka BCC oparta o rozwiązania SAP (metodyka AcceleratedSAP – ASAP), zgodna jest z wymaganiami jakościowymi normy ISO 9001 i uwzględnia doświadczenia z wielu wdrożeń zakończonych udanymi startami produktywnymi u zadowolonych klientów.

Fazy, kamienie milowe, dokumentacja…

Metodyka wdrożeniowa systemu SAP, stosowana przez BCC, dzieli całe przedsięwzięcie na 6 następujących po sobie faz wdrożeniowych. Za realizację prac wdrożeniowych odpowiada specjalnie do tego celu powołana struktura organizacyjna projektu, składająca się z pracowników Klienta i konsultantów BCC. Każda osoba w organizacji ma przydzieloną rolę w projekcie, definiującą zadania, odpowiedzialność i uprawnienia decyzyjne.

Każda faza została wyodrębniona ze względu na jednolity produkt cząstkowy, uzyskiwany na końcu fazy – tzw. kamień milowy.

Dzięki podziałowi wdrożenia na mniejsze cząstki udaje się znacznie lepiej zaplanować poszczególne prace, a także efektywnie kontrolować bieżący status ich wykonania.

Uzyskiwane kamienie milowe są weryfikowane przez Klienta, dzięki czemu uzyskuje się pewność w trakcie wdrożenia, że przedsięwzięcie podąża w dobrym kierunku. Dopiero sprawdzony i zaakceptowany przez Klienta kamień milowy (np.: „Koncepcja wdrożenia systemu") jest podstawą do kontynuacji prac w fazie kolejnej.

Każda faza wdrożenia dzieli się na poszczególne działania wdrożeniowe, umiejscowione czasowo w całym harmonogramie prac i powiązane ze sobą zależnościami przyczynowo-skutkowymi. Dla każdego wykonywanego działania przypisane są osoby z organizacji projektu, które zależnie od swojej roli, odpowiedzialne są za realizację i wykonanie konkretnych prac.

W trakcie przedsięwzięcia wdrożeniowego wykorzystywanych jest wiele narzędzi i pomocy wspomagających wdrożenie. Są to zarówno dedykowane narzędzia wdrożeniowe systemu SAP, jak i własne rozwiązania opracowane przez konsultantów BCC (np. pełen wykaz dokumentacji projektowej wraz z przykładami i gotowymi formularzami wzorcowymi).

Metodyka wdrożeniowa BCC (aktualnie All for One Poland) zawiera doświadczenia SBN z kilkudziesięciu wdrożeń, często odwołując się do konkretnych najlepszych rozwiązań zastosowanych i sprawdzonych w praktyce.