Czas na e-porządek w fakturach

All for One ECM 3.0 (aktualnie Rockawork) to nowa wersja platformy Enterprise Content Management rozwijanej w naszej firmie od 2013 r. System służy do obsługi obiegu wszelkiego rodzaju dokumentów w przedsiębiorstwach. W tym artykule zaprezentujemy jego możliwości na przykładzie realizacji procesu obiegu faktur zakupowych. Platforma realizuje proces digitalizacji i obiegu faktur od momentu ich wpływu (załadowania pliku PDF przysłanego e-mailem lub dokumentu przysłanego w formie papierowej, tradycyjną pocztą i następnie zeskanowanego do PDF), przez rejestrację, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową, aż po zaksięgowanie.

Rozwiązanie umożliwia modyfikację i optymalizację zaimplementowanego wcześniej wzorcowego procesu bez potrzeby sięgania do kompetencji programistycznych. Będący jego częścią kreator procesów (View Builder) pozwala właścicielowi procesu na jego szybką zmianę (np. dodanie/usunięcie nowego poziomu akceptacji, zmianę progów decyzyjnych czy ścieżki workflow).

ECM łatwo integruje się z rozwiązaniami do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), w tym najpopularniejszym na rynku narzędziem ABBYY FlexiCapture, oraz systemami ERP, w tym SAP ECC i S/4HANA.

Dla użytkownika

Logowanie do systemu odbywa się przez przeglądarkę internetową (obecnie SAP ECM działa w Edge, Firefox i Chrome, na wszystkich systemach operacyjnych, na których są dostępne ww. przeglądarki, w tym m.in. Windows 10). Elastyczny system uprawnień pozwala łatwo przydzielać dostęp do danych i procesów, według wybranych kryteriów (np. wartość faktury, rodzaj dokumentu, rola w strukturze firmy).

Standardowo interfejs użytkownika umożliwia wybranie wersji językowej polskiej, angielskiej i niemieckiej (system jest przygotowany na dodawanie kolejnych języków obsługi).

W najnowszej wersji rozwiązania dużą uwagę zwrócono na kwestie user experience. Interfejs użytkownika jest przejrzysty i intuicyjny w obsłudze. Boczny panel po lewej stronie umożliwia szybki dostęp do wybranych procesów i dokumentów. Zawiera następujące zakładki:

• Lista zadań (np. faktury do akceptacji),
• Podgląd dokumentów (z możliwością zaawansowanego filtrowania),
• Tworzenie dokumentów,
• View builder,
• Repozytorium.

System zawiera łatwo dostępne filtry, które ułatwiają szybkie wyszukiwanie dokumentów. Użytkownik sam może wprowadzać koleje kryteria wyświetlania dokumentów. Opracowując dokument (np. akceptacja/odrzucenie faktury), użytkownik pracuje na przejrzystym formularzu, a dodatkowo elektroniczny obraz dokumentu jest zawsze widoczny.

Nowością i sporym ułatwieniem jest dostęp do graficznej ilustracji procesu. Przełączając się na widok diagramu, użytkownik w każdej chwili może sprawdzić, jak wygląda ścieżka workflow dla danego dokumentu i na jakim etapie jest w danej chwili.

 Faktury w All for One ECM (aktualnie Rockawork)

Prześledźmy modelowy obieg faktury dla prostego, dwustopniowego procesu akceptacji i integracji z SAP. W proces zaangażowane są trzy systemy. Głównym silnikiem procesu jest Rockawork. Potrzebne jest też rozwiązanie, które odczyta dane z faktury (OCR) i prześle je do ECM. Jako partner firmy ABBYY rekomendujemy narzędzie ABBYY FlexiCapture. Wreszcie opracowana i zaakceptowana faktura trafia do systemu SAP, w którym odbywa się księgowane.

Początek procesu

Dane ze zdigitalizowanej faktury są zaczytywane za pomocą system OCR (dane sprzedawcy, kwoty faktury, pozycje na fakturze, termin płatności itp.), następnie następuje eksport (pojedynczych dokumentów lub zbiorczo) do ECM. Specjalnie przygotowane stanowisko do przetwarzania dokumentów papierowych i cyfrowych pozwala płynie przejść wyłącznie na cyfrową wersję dokumentów.

Akceptacja 1. stopnia

Zaimportowane do ECM dokumenty pojawiają się na liście zadań użytkownika, który jest adresatem faktury i jej kosztu. Użytkownik widzi dokument elektroniczny uzupełniony automatycznie danymi z OCR, a także podgląd skanu faktury. Na etapie weryfikacji użytkownik uzupełnia dane wymagane w dalszej części procesu lub wprowadza zmiany, może też dodać opis faktury czy komentarz. W scenariuszu rozszerzonym możliwa jest pełna dekretacja kosztów i przygotowanie faktury do zaksięgowania. Wymaga to dodania dodatkowych kroków w procesie i pól na formatce. System daje możliwość szybkiego podglądu faktury z poziomu listy zadań, bez konieczności wchodzenia w kolejne dokumenty.

Akceptacja faktury uruchamia proces wysłania jej na dalszy etap. Może to być weryfikacja dyrektorów działów w przypadku dużych kosztów faktury. Takie progi decyzyjne można w łatwy sposób ustalać i konfigurować, w zależności od potrzeb, na poziomie całej organizacji lub poszczególnych działów, a nawet waluty płatności faktury.

Akceptacja 2. stopnia

Zweryfikowane i wstępnie zaakceptowane faktury przechodzą do akceptacji drugiego stopnia. Przy dwustopniowym procesie akceptacji to zadanie zwykle należy do mangerów lub dyrektorów działów. Akceptacja dokumentu na tym poziomie skutkuje przesłaniem dokumentu do działu księgowości do weryfikacji księgowej.

Weryfikacja księgowa w SAP

Na tym etapie księgowość weryfikuje przygotowany dekret i uzupełnia dane wymagane do poprawnego utworzenia dokumentu księgowego w SAP. Na podstawie danych z procesu ręcznie tworzony jest dokument finansowy albo za pomocą rozwiązania przygotowanego przez SNP faktura trafia bezpośrednio do SAP (wymagane są odpowiednie licencje SAP). Po wstępnym wprowadzeniu do systemu użytkownicy SAP mają możliwość podejrzenia skanu faktury bez konieczności logowania się do ECM.

Dokumenty faktur (zarówno zatwierdzone, jak i odrzucone) trafiają do archiwum ECM, gdzie mogą być filtrowane na podstawie wybranych parametrów.

Na każdym etapie realizacji zadania użytkownik może podejrzeć diagram, na którym jest zaznaczony aktualny etap procesu. W ECM możliwe jest ustanowienie zastępstw, a także eskalacja procesu po przekroczeniu zadanego terminu.

Proces akceptacji faktury można dowolnie konfigurować. Zwyczajowo wdrożenie procesu poprzedza analiza biznesowa, w której ustala się jego przebieg. W trakcie analizy definiuje się aktorów procesu, najczęściej są to osoby ze struktury organizacyjnej, która jest odzwierciedleniem obecnej lub docelowej struktury firmy.

View builder

Miejscem, gdzie projektuje i modyfikuje się procesy workflow, jest zakładka View builder (koniczne uprawnienia administratora). Kreator modyfikacji procesów jest intuicyjny w obsłudze i nie wymaga umiejętności programistycznych. System wspiera budowę procesów z wykorzystaniem notacji BPMN. Każdą zmianę w procesie (np. dodanie nowego poziomy akceptacji dla faktur przekraczających 1000 zł) wykonuje się z poziomu diagramu, „dorysowując” kolejne kroki i definiując ich wartości i adresatów (lub grupę adresatów).

Efektywne zarządzanie fakturami

Bez narzędzi Content Management do przechowywania dokumentów elektronicznych oraz rozwiązań workflow obsługujących obieg dokumentów i procesy biznesowe trudno sobie wyobrazić efektywne zarządzanie fakturami zakupowymi. Szczególnie w tych firmach, które otrzymują ich kilkaset, a nawet kilka tysięcy miesięcznie.

Intuicyjny interfejs, silnik systemu zapewniający obsługę dużego wolumenu faktur, możliwość elastycznego i szybkiego modyfikowania procesów zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi i łatwy dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów to główne zalety Rockawork.