Co może zagrozić powodzeniu przedsięwzięcia wdrożeniowego?

Czy istnieją wdrożenia bez zagrożeń?

Odpowiadając na postawione powyżej pytanie można stwierdzić: nie, takich wdrożeń nie ma, nie mniej prawidłowo zarządzając przedsięwzięciem wdrożeniowym możemy eliminować przyczyny zagrożeń lub minimalizować skutki, tak aby uruchomiony system był zgodny z wymaganiami, a wdrożenie zakończyło się sukcesem, zgodnie z zaplanowanym zakresem, budżetem oraz harmonogramem prac i ze spełnieniem wszystkich wymagań i oczekiwań biznesowych.

Każda osoba, która ma za sobą choć jeden projekt wdrożenia zintegrowanego systemu wie, że aby osiągnąć ten cel należy najpierw przejść drogę pełną pułapek, które mogą skazać na porażkę nawet najlepiej zapowiadający się projekt – jeżeli nie zostaną w porę zidentyfikowane i nie zostaną podjęte właściwe działania korygujące czy zapobiegawcze..

Przewidywanie potencjalnych i przeciwdziałanie rzeczywistym zagrożeniom, właściwe zarządzanie ryzykiem projektu to trudna sztuka w zarządzaniu przedsięwzięciami, świadcząca o klasie kierownika projektu i dostępna osobom o dużej wiedzy i doświadczeniu praktycznym.

Rodzaje źródeł zagrożeń

Wdrożenie systemu ERP to przedsięwzięcie wspólne (klienta i firmy wdrożeniowej) i wymaga zaangażowania obu stron. Dlatego też, analizując przyczyny problemów, które występują we wdrożeniach ERP w Polsce, można zauważyć, że ich źródła występują i po stronie firmy wdrożeniowej, i po stronie przedsiębiorstwa, w którym system jest wdrażany.

Ze względu na rozległość zagadnienia zdecydowałem się podzielić temat na dwie części. W pierwszej części artykułu chciałbym zasygnalizować potencjalne źródła problemów, które są niezależne od fazy, w której znajduje się przedsięwzięcie wdrożeniowe.

Z opisanymi niżej potencjalnymi źródłami błędów warto zapoznać się jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia, ponieważ mogą one zagrażać powodzeniu projektu w czasie od jego przygotowania (zatem jeszcze przed początkiem właściwych prac wdrożeniowych), aż po uruchomienie systemu.

W drugiej części artykułu skoncentruję się na przedstawieniu potencjalnych źródeł problemów, związanych z niewłaściwą realizacją czynności w poszczególnych fazach wdrożenia.

Wdrożenie systemu ERP jest przedsięwzięciem biznesowym, jego celem jest osiągnięcie korzyści biznesowych. Oznacza to, że cele wdrożenia muszą być ściśle powiązane z celami strategicznymi firmy.

Jednocześnie, osoby zaangażowane w przygotowanie i realizację wdrożenia, powinny opierać się na wizji docelowego modelu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wśród źródeł potencjalnych trudności można zatem wymienić:

brak strategii rozwoju firmy, która określając kierunki rozwoju, byłaby drogowskazem przy budowie rozwiązania informatycznego wspierającego funkcjonowanie firmy
próba rozwiązania poprzez projekt informatyczny podstawowych problemów biznesowych firmy, np. posiadania przestarzałego i niekonkurencyjnego produktu, który się nie sprzedaje
brak określenia przez decydentów celów biznesowych wdrożenia systemu, zarówno na poziomie całej firmy, jak i na poziomie poszczególnych procesów czy obszarów funkcjonalnych firmy
niemożność dojścia przez decydentów do wspólnej wizji przygotowywanego rozwiązania – różnice zdań pomiędzy osobami zaangażowanymi w wypracowanie rozwiązania
niechęć decydentów do wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie, w jego procesach lub strukturze organizacyjnej, obawa przed zmianami
zbyt niski priorytet projektu – inne projekty rozwojowe toczące się w firmie lub standardowe zadania biznesowe pracowników mają pierwszeństwo, „odciągając” wymagane zasoby ludzkie i materialne.

Organizacja wewnętrzna zespołu projektowego

Warunkiem sprawnego postępu prac wdrożeniowych jest odpowiednia struktura organizacyjna projektu (członkowie Komitetu Sterującego, Kierownicy projektu, Zespoły Robocze) obejmująca osoby o odpowiednich kompetencjach i motywacji.

Potencjalne źródła niepowodzeń mogą być związane z następującymi problemami:

brak wystarczających kompetencji osób zaangażowanych we wdrożenie (wiedza merytoryczna, wiedza nt. procesów biznesowych firmy)
brak wystarczających uprawnień decyzyjnych
niepodejmowanie wymaganych decyzji na czas, obawa przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji, obawa przed odpowiedzialnością związaną ze skutkami podjętej decyzji
brak wystarczającego czasu na udział w pracach projektowych, spowodowany obciążeniem innymi zadaniami związanymi ze stanowiskiem i rolą pełnioną w firmie
konfliktowość osób biorących udział w pracach wdrożeniowych, trudności w komunikacji z innymi
ogólna niechęć do samego projektu, okazywanie braku zainteresowania pracami, informowanie o braku swojego poparcia dla projektu, czasami wręcz sabotowanie prac
wykorzystanie projektu do celów „politycznych” w firmie, dla wygrywania własnych interesów czy też interesów swojego działu.

Brak kompetencji firmy wdrożeniowej

Można tu zasygnalizować m.in. następujące zagadnienia:

niewystarczające doświadczenie wdrożeniowe, zbyt mała liczba zrealizowanych wdrożeń, zaangażowanie do wdrożenia konsultantów bez wymaganej wiedzy i doświadczeń praktycznych,
brak znajomości wdrażanego systemu informatycznego
brak wiedzy branżowej lub niechęć konsultantów do poznania specyfiki biznesu firmy Klienta, proponowanie wciąż tych samych rozwiązań (które mogą się sprawdzać np. w przedsiębiorstwach produkcyjnych, ale niekoniecznie muszą pasować do firm handlowych czy usługowych)
konfliktowość konsultantów biorących udział w pracach wdrożeniowych, trudności w komunikacji z innymi.

Niedopracowana metodyka wdrożeniowa

Wykorzystanie dopracowanej i sprawdzonej w wielu przedsięwzięciach metodyki wdrożeniowej jest niezbędnym warunkiem odpowiedniej organizacji prac wdrożeniowych.

Wśród potencjalnych zagrożeń, związanych z brakiem metodyki bądź stosowaniem niewłaściwej metodyki wdrożenia, można wymienić:

brak prawidłowego, nadzoru nad definicją projektu – celami biznesowymi, zakresem, budżetem i harmonogramem prac (wartości planowane a rzeczywiste)
brak wystarczającego nadzoru nad postępem i zaawansowaniem poszczególnych prac wdrożeniowych (wartości planowane a rzeczywiste) brak wystarczających i jasnych procedur projektowych, m.in. określających:
- dokumentowanie prac
- komunikację i dystrybucję informacji
- raportowanie statusu projektu
brak zaplanowania i realizacji działań związanych z analizą i przeciwdziałaniem zagrożeniom w projekcie (zarówno potencjalnym, jak rzeczywistym)
brak skutecznych procedur kontroli jakości produktów, prac, w tym sprawdzenia ich zgodności z przyjętą specyfikacją wymagań oraz akceptacji przez odbiorców
brak efektywnych narzędzi do prowadzenia projektu (np. harmonogramowanie dni konsultacji, rezerwacja i wykorzystanie dostępnych zasobów, publikacja i dostęp do dokumentacji czy informacji o statusie prac, baza wykorzystywanych formularzy wzorcowych).

Niewystarczająca dostępność zasobów technicznych i organizacyjnych

Wdrożenie systemu ERP, jak każde przedsięwzięcie biznesowe i informatyczne, wymaga dostępności zasobów technicznych, organizacyjnych. Źródłem potencjalnych problemów mogą być:

niezapewnienie dostępu do systemu (system szkoleniowy, testowo-rozwojowy, produkcyjny), brak licencji na system, brak platformy sprzętowej, brak infrastruktury sieciowej (LAN,WAN)
niezapewnienie wystarczającej liczby i jakości sal szkoleniowych, sal do spotkań Zespołów Roboczych i konsultantów, niezbędnego wyposażenia w postaci komputerów PC z oprogramowaniem biurowym, rzutników, drukarek, tablic, ekranów, artykułów biurowych i eksploatacyjnych, itp.

Zagrożenia związane z fazą wdrożenia

Poniżej w syntetycznym ujęciu zostały przedstawione źródła zagrożeń, zgodnie z metodyką wdrożeniową rozwiązań SAP, stosowaną przez BCC (aktualnie All for One Poland) – zatem kolejne fazy wdrożenia to:

analiza przedwdrożeniowa
przygotowanie projektu
projektowanie koncepcyjne
przygotowanie prototypu systemu
przygotowanie systemu do pracy
start produkcyjny

Faza 0 – analiza przedwdrożeniowa

W ramach tej fazy definiuje się projekt wdrożeniowy (cele biznesowe, strategia, zakres, harmonogram, budżet, struktura organizacyjna) jako podstawę do opracowania ofert przez firmy wdrożeniowe, wyboru oferty i podpisania na jej podstawie umowy wdrożenia systemu SAP.

Źródła zagrożeń pojawiające się na tym początkowym etapie prac, zostały częściowo scharakteryzowane już powyżej. Są to przede wszystkim:

brak jednoznacznego określenia celów projektu (racjonalnych i możliwych do zmierzenia, po zakończeniu przedsięwzięcia)
narzucenie nierealistycznych założeń co do zakresu i/lub harmonogramu projektu (wdrożenie większej liczby zmian organizacyjnych, niż jest to możliwe do „wchłonięcia” przez firmę, w tym czasie),
wybór nieodpowiedniego partnera wspierającego wdrożenie, np. firmy nie posiadającej sprawdzonej metodyki wdrożeniowej, odpowiednio licznego zespołu doświadczonych konsultantów, znajomości specyfiki polskich przepisów, itp.

Faza I – przygotowanie projektu

W ramach tej fazy definicja projektu – wynikająca z oferty i umowy wdrożeniowej – zostaje doprecyzowana i opisana w postaci tzw. Karty projektu.

Zostają określone również szczegółowo zasady pracy w projekcie (regulamin pracy, regulamin szkoleń, dokumentowanie, raportowanie statusu, ewidencjonowanie i rozliczanie prac, korzystanie z zasobów itp.) i następuje rezerwacja zasobów.