System ERP, jakim jest SAP, dostarcza efektywnych narzędzi gospodarki materiałowej, zawartych w module MM (Materials Management). Jakich? O tym w poniższym tekście.

Czego brakuje w gospodarce materiałowej, gdy system nie jest zintegrowany?

Firmy, które nie użytkują zintegrowanych rozwiązań klasy ERP, zazwyczaj pracują już w oparciu o narzędzia do obsługi tzw. „materiałówki”.

Większość tych aplikacji obejmuje zarządzanie ilościami materiałów w magazynie w oderwaniu od wartości, które są oczywiście ewidencjonowane, ale przy pomocy oddzielnych systemów (często narzędziem takim jest MS EXCEL).

Nie ma tu mowy o jakiejkolwiek integracji zapisów ilościowych z wartościowymi.

Co obejmuje gospodarka materiałowa w systemie SAP?

Gospodarka materiałowa, jako jeden z modułów logistycznych systemu SAP, obejmuje wszystkie etapy procesu zakupu materiału:

  • powstanie zapotrzebowania na materiał (jego wygenerowanie może być wynikiem planowania potrzeb materiałowych),
  • stworzenie zamówienia będącego pochodną tego zapotrzebowania,
  • przyjęcie dostawy,
  • wprowadzenie faktury od dostawcy, wydanie z magazynu zgodnie z kierunkiem zapotrzebowania.

Proces zakupu jest obsługiwany przy udziale trzech zasadniczych podmodułów:

  • Zaopatrzenia – zapotrzebowania na materiały, powstające w przedsiębiorstwie, przekształcane są w zamówienia do dostawców;
  • Gospodarki zapasami – gdzie materiał jest przyjmowany do magazynu w oparciu o wysłane do dostawcy zamówienie, a następnie wydawany zgodnie z zapotrzebowaniami;
  • Weryfikacji faktur – dostawca przedstawia fakturę za materiał, dokument faktury jest wprowadzany do systemu w referencji do za zamówienia, co skutkuje zwiększeniem zobowiązań wobec dostawcy.

Jednostkami organizacyjnymi, które biorą udział w procesach gospodarki materiałowej, są jednostka gospodarcza, dział zaopatrzenia, zakład oraz skład.

Procesy przebiegające przez powyższe podmoduły opierają się na danych podstawowych dostawców oraz w danych podstawowych materiałów. Tło procesów logistycznych stanowi automatyczna dekretacja, która steruje księgowaniami na kontach księgi głównej.

Wspólna baza danych podstawowych gwarancją spójności danych we wszystkich modułach systemu SAP

Integracja funkcji logistycznych z finansowymi w SAP ma miejsce już na poziomie danych podstawowych, do których zalicza się dane materiałów oraz dane dostawców.

Dane podstawowe materiałów zawierają informacje dla wszystkich modułów SAP, wykorzystujących dane indeksów materiałowych. Wśród tych danych istnieją również te dotyczące zasad wyceny zapasów oraz księgowań na kontach księgi głównej.

Każdy indeks posiada własne, osobno opracowane parametry odnośnie zasad wyceny (określenie czy sterowanie ceną standardową czy średnią ruchomą – co ma bezpośrednie przełożenie na wartości księgowane na kontach podczas realizowanych ruchów materiałowych). Posiada też parametry, decydujące na które konta będą dokonywane księgowania podczas wykonywania ruchów materiałowych.

Justyna Średnicka, Logistic Manager Elite Cafe, producenta kawy, wymienia następujące korzyści
z wdrożenia SAP dla działu logistyki:

  • bieżący dostęp do stanów ilościowych i wartościowych wyrobu gotowego, opakowań, surowców i materiałów
  • reklamowych,
  • możliwość bieżącego kontrolowania stopnia realizacji kontraktów,
  • dostęp do historii ruchów materiałowych,
  • możliwość transferu danych do zestawień w MS EXCEL.

Wprowadzanie zamówień na każdą dostawę  umożliwia pełną kontrolę przy przyjmowaniu dostawy do magazynu, poza tym status tego zamówienia informuje czy jest ono otwarte, zamknięte, zafakturowane itp.

Dane podstawowe dostawców można podzielić na trzy zasadnicze grupy informacji:

  • informacje ogólne (np. dane adresowe, NIP),
  • zaopatrzeniowe (np. waluta zamówienia, Incoterms)
  • dane jednostki gospodarczej, sterujące obsługą finansową kontrahenta (konto zbiorcze dostawców w księdze głównej, na które dokonywane są księgowania równolegle do księgowań na koncie dostawcy – w księdze pomocniczej dostawców, warunki i formy płatności oraz dane banku dostawcy. Numer dostawcy w systemie jest jednocześnie numerem konta tego dostawcy w księdze pomocniczej dostawców.)

Powyższe dane są wspólne dla wszystkich obszarów systemu SAP. Zmiana przez użytkownika któregokolwiek z modułów jest widziana przez wszystkich uprawnionych użytkowników systemu.

Zmniejszenie pracochłonności w działach księgowych dzięki automatycznej dekretacji

Pojęcie automatycznej dekretacji w SAP dotyczy automatycznego określania przez system kont księgi głównej, na które dokonywane są księgowania podczas ruchów materiałowych.

Mechanizm ten dotyczy wszystkich ruchów materiałowych dokonywanych w przedsiębiorstwie – np. przyjęć od dostawcy, przyjęć z produkcji, zwrotów do dostawcy, wydań do produkcji, rozchodów wewnętrznych. Każdy z indeksów materiałowych jest rozpatrywany przez system indywidualnie.

Odpowiednie opracowanie parametrów finansowych w danych podstawowych materiału skutkuje automatycznym określaniem przez system kont księgowych (zdefiniowanych uprzednio w module rachunkowości finansowej) zawartych w mechanizmie automatycznej dekretacji.

Osoba realizująca ruchy materiałowe (jest to najczęściej magazynier) nie ma wpływu na wybór kont, na które księgowane są wartości materiałów.

Automatyczne przełożenie na kontroling

Wydania z magazynu związane są najczęściej z księgowaniami na kontach kosztowych – konta te jednocześnie reprezentują rodzaje kosztów w module kontrolingu.

Przy księgowaniu w systemie SAP na konto kosztowe wymagane jest również podanie obiektu kontrolingowego – np. zlecenia produkcyjnego w przypadku wydania materiału do produkcji, miejsca powstawania kosztów w przypadku np. wydania na reklamę. Księgowania na koncie kosztowym mają zawsze swoje uszczegółowienie w postaci obiektu kontrolingowego (np. miejsce powstawania kosztów  – MPK, zlecenie).

Tomasz Kuchno, Kontroler Finansowy w Elite Cafe, stwierdza: „Wdrożenie modułu MM SAP umożliwiło działowi kontrolingu szybki, bezpośredni przegląd ruchów materiałowych, analizę stanów magazynowych, łatwą w kontrolę poprawności wyceny poszczególnych indeksów materiałowych.”

Spójność i rzetelność danych, mniejsza ilość pracy…

Warto więc zauważyć, że ruch materiałowy związany z wydaniem materiałów powoduje nie tylko zaktualizowanie stanów ilościowych zapasów oraz zmniejszenie ich wartości, ale również jednoczesne księgowania na kontach księgi głównej w module rachunkowości finansowej, jak i zaewidencjonowanie poniesionych kosztów w kontrolingu z uszczegółowieniem do obiektu CO.

Dane wprowadzane do systemu przez jedną osobę w gospodarce materiałowej są widoczne automatycznie w pozostałych modułach, co zapewnia ich spójność oraz eliminuje konieczność wprowadzania tych samych danych wielokrotnie i tym samym redukuje prawdopodobieństwo popełniania błędów przez użytkownika.

Pełna kontrola nad przebiegiem procesu zakupu

Zamówienie do dostawcy zawiera m.in. informacje o cenie jednostkowej, zamawianej ilości, terminach dostaw, wartości całkowitej zamówienia. Wprowadzenie zamówienia do systemu nie powoduje bezpośrednich księgowań na kontach, ma jednak zasadniczy wpływ na późniejsze księgowania, dokonywane w momencie przyjęcia materiałów do magazynu czy wprowadzania faktury od dostawcy.

Podczas przyjęcia materiałów w referencji do zamówienia system wycenia materiały zgodnie z ceną zawartą w zamówieniu.

Informacje zawarte w zamówieniu – konto dostawcy, wartość zamówienia, daty realizacji zamówienia, warunki płatności – stanowią zasadniczą część parametrów wykorzystywanych w module zarządzania środkami pieniężnymi (TR – Treasury) w SAP.

Zamówiony u dostawcy materiał jest przyjmowany do magazynu w oparciu o uprzednio wysłane zamówienie. Wprowadzenie przyjęcia materiału w referencji do zamówienia powoduje:

  • powstanie dokumentu materiałowego zawierającego m.in. informacje – co zostało przyjęte (numer materiału w systemie), w jakiej ilości, do którego zakładu i magazynu, kto dokonał przyjęcia, numer zamówienia i pozycji w zamówieniu;
  • jednoczesne powstanie dokumentu księgowego zawierającego informacje o dokonanych w momencie przyjęcia do magazynu księgowaniach na kontach;
  • aktualizację ilości materiału dostępnych w magazynie
  • aktualizację wartości zapasów
  • aktualizację ceny materiału (w zależności od parametru sterowania ceną)
  • aktualizację realizacji zamówienia

Dokument księgowy towarzyszy dokumentowi materiałowemu i reprezentuje strumień wartości przepływający wraz z materiałem.

Rzeczywiste odzwierciedlenie kosztu nabytego materiału

Przyjęcie materiałów do magazynu wyceniane jest wg ceny z zamówienia. Życie pokazuje jednak, że cena na zamówieniu często rozmija się z ceną przedstawioną na fakturze od dostawcy. Wartość zapasu powinna przedstawiać koszt rzeczywisty zakupu – system więc księguje wartość wynikającą z nabytych ilości oraz z ceny na fakturze.

Wprowadzenie faktury od dostawcy powoduje w zależności od j rodzaju rozbieżności, doszacowanie lub zmniejszenie wartości na koncie zapasu.

Usprawnienie pracy dzięki zakupom dekretowanym

Nabywać możemy nie tylko materiały magazynowane, ale również usługi czy materiały, dla których nie przewidujemy zakładania indeksów materiałowych (lub nabywany materiał posiada indeks, ale przeznaczenie nabywanej partii materiału jest już znane).

Zakupy tego typu nazywamy dekretowanymi – już w momencie tworzenia zamówienia użytkownik definiuje je jako zadekretowane (np. na konkretne miejsce powstawania kosztów – MPK).

Taka definicja zamówienia powoduje zaksięgowanie nabywanego materiału w koszty (generowany jest dokument materiałowy, księgowy oraz dokument kontrolingu) przy przyjęciu do zakładu (kolejny krok wydania jest zbędny).

Wdrożenie modułu MM SAP w Odlewni Żeliwa Śrem umożliwiło zredukowanie prac związanych z księgowością materiałową, ponieważ księgowanie
na konta odbywa się już w momencie ruchu materiałowego. Do momentu uruchomienia systemu SAP dokumenty przyjęć czy wydań z magazynu były podstawą do późniejszych księgowań na kontach materiałowych, rozliczeniowych czy kosztowych. Obecnie ten etap obiegu dokumentów został wyeliminowany.

Efektywne planowanie i zarządzanie zasobami

Posiadane zasoby, koszty planowane i rzeczywiste, istniejące i przewidywane zobowiązania i inne istotne dane – wszystkie te informacje są dostępne w systemie SAP w każdej chwili – dzięki aktualizacji danych w czasie rzeczywistym. Informacje te są spójne i rzetelne dzięki zintegrowaniu operacji logistycznych z finansowymi. Pozwala to na efektywne planowanie i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa.