Raportowanie HR – jak jest?

Im większa firma, z rozbudowaną strukturą organizacyjną, im większe rozproszenie czy to geograficzne, czy też organizacyjne (oddziały, spółki zależne itp.), tym bardziej skomplikowana ścieżka tworzenia raportów kadrowo-płacowych.

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy zarząd firmy potrzebuje jak najszybciej raportu pokazującego bieżące zatrudnienie w poszczególnych komórkach organizacyjnych, z wyszczególnieniem wszystkich nadgodzin, lub też dyrektor chce się dowiedzieć, ilu w całej zdecentralizowanej organizacji jest pracowników na szczeblu starszego specjalisty. Jak w skrócie wygląda proces przygotowania takiego raportu?

Prezes (dyrektor) zleca przygotowanie zestawienia. Upoważniona przez niego osoba (np. asystentka) zwraca się następnie do kilku jednostek, np. działów kadr i płac w osobnych oddziałach. Bywa, że w ten łańcuszek trzeba zaangażować kolejne działy, np. IT, jeśli konieczne jest wygenerowanie zestawienia z systemów informatycznych. Następnie dane z różnych jednostek są przesyłane do centrali, scalane, formatowane i prezentowane w wymaganej formie.

Średni czas przygotowania takiego raportu może wynieść nawet dwa dni i angażować kilka osób z różnych działów firmy. Do tego dochodzi możliwość popełnienia błędów (pomyłki merytoryczne i w obliczeniach, błędne zestawienie danych przy formatowaniu itp.) na każdym etapie pracy nad raportem.

Bywa, że takie dane są potrzebne od ręki, a liczba raportów kadrowo-płacowych wymaganych przez kadrę kierowniczą znacznie wzrasta w okresie budżetowania, planowanej reorganizacji struktury firmy czy też w związku z planami rozszerzenia działalności (np. uruchomienia nowej linii produkcyjnej lub zakładu) i związaną z tym rekrutacją.

Jak może być?

Ten czasochłonny, skomplikowany i w znacznej mierze powtarzalny proces warto zautomatyzować.

W ramach oferty All for One SAP Add-ons przygotowało rozwiązanie BI4HR Pack – pakiet 76 gotowych raportów, umożliwiających prezentację i analizę danych z obszaru zarządzania kadrami w przystępnej i wygodnej dla użytkownika formie, przy wykorzystaniu hurtowni danych SAP BI. Rozwiązanie BI4HR Pack powstało w oparciu o długoletnie doświadczenia firmy BCC z wdrożeń i rozwoju SAP HR i SAP Business Intelligence.

Zawarte w pakiecie raporty obejmują cztery podstawowe obszary SAP HR: administrację kadrami, rozliczanie listy płac, zarządzanie czasem pracy oraz zarządzanie strukturą organizacyjną.

Raporty można wyświetlać za pomocą narzędzia BEx Analyzer, gdzie są widoczne w postaci arkusza Excel. Dodatkowo możliwa jest także prezentacja zestawienia przez przeglądarkę internetową, w SAP NetWeaver Portalu (za pomocą Web BEx Analyzer). Wykorzystanie hurtowni danych SAP BW pozwala integrować w raporcie dane pochodzące z różnych źródeł.

Rozwiązanie zapewnia możliwość spersonalizowania danych, dzięki temu zakres udostępnianych informacji jest zależny od roli i procesów biznesowych, jakie realizuje zlecający raport.

Raporty są generowane dynamicznie, co zapewnia, że zawierają zawsze aktualne dane. Zestawienia pozwalają na szczegółowy przegląd, do poziomu pojedynczych pozycji. Na przykład raport Stan zatrudnienia pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy informuje o zatrudnieniu w przeliczeniu na pełne etaty w okresie ostatnich 12 miesięcy lub 4 kwartałów, umożliwia nawigację do poziomu pracownika za pomocą różnych kryteriów organizacyjnych, m.in. pracownik, płeć, obywatelstwo, obszar/podobszar kadrowy, grupa pracowników, podstawowe MPK.

Podobnie raport Liczba stanowisk z funkcją kierowniczą pozwala zejść do poziomu pojedynczego pracownika, z wykorzystaniem różnych kryteriów organizacyjnych, m.in. pracownik, płeć, obywatelstwo, obszar/podobszar kadrowy, grupa pracowników, podstawowe MPK, stanowisko, status zatrudnienia, wiek w latach. Standardowo raport pokazuje dane za ostatni miesiąc, filtr umożliwia zmianę okresu prezentowanych danych.

Dodatkowe zalety rozwiązania to prosty, intuicyjny interfejs użytkownika. Przygotowanie zbiorczego raportu przez osobę pracującą z SAP HR nie nastręcza żadnych problemów.

Dzięki BI4HR Pack uruchomienie raportów SAP BI dla wymienionych funkcji kadrowo-płacowych jest nawet kilkukrotnie tańsze i mniej pracochłonne niż przy tradycyjnie realizowanym wdrożeniu SAP BI w obszarze SAP HR.

Dane HR z hurtowni

Rozwiązanie przeznaczone jest dla firm pracujących z SAP HR, zainteresowanych optymalizacją zarządzania obszarem HR i ulepszeniami w zakresie raportowania danych kadrowo-płacowych – a zwłaszcza dla tych organizacji, które korzystają już z hurtowni danych SAP w innych obszarach (np. kontrolingu, sprzedaży) i są zainteresowane rozszerzeniem funkcjonalności SAP BI na kolejne. Hurtownia danych będzie wspierała organizację zarówno w działaniach strategicznych, jak i operacyjnych.

Największe korzyści związane z optymalizacją raportowania w obszarze kadr i płac oraz oszczędności (czasu, środków, zaangażowania pracowników) osiągną firmy wielooddziałowe, składające się z kilku jednostek organizacyjnych, gdzie każda jednostka przygotowuje osobno raport, a następnie poszczególne składowe są zestawiane w całość, przez co proces raportowania jest bardzo pracochłonny, długotrwały i obarczony dużym ryzykiem powstania błędów.

Użytkownikami rozwiązania BI4HR jest kadra zarządzająca, menedżerowie HR oraz pracownicy działów kadrowo-płacowych.

SAP BI w HR – korzyści z BI4HR Pack

  • skrócenie czasu przygotowania raportów (aktualne dane dostępne na czas)
  • eliminacja błędów w raportach, powstałych
  • w wyniku „ręcznej” obróbki danych
  • wyeliminowanie konieczności angażowania służb informatycznych w przygotowanie nowych raportów
  • udostępnienie danych w przyjaznej,

Raporty dostępne w BI4HR – wybrane przykłady

Administracja kadrami

  • Stan/zmiana zatrudnienia (także w odniesieniu do zdolności produkcyjnych)
  • Liczba rozwiązanych umów (także związanych ze zdolnościami produkcyjnymi)
  • Liczba zatrudnień (także związanych ze zdolnościami produkcyjnymi)
  • Pracownicy w niepełnym i w pełnym wymiarze godzin
  • Procentowy rozdział zatrudnień
  • Stan zatrudnienia (różne wymiary, np. związany ze zdolnościami produkcyjnymi,
    w pełnym/niepełnym wymiarze czasu pracy, wg procentowego wymiaru czasu pracy, średni stan zatrudniania)
  • Średni wiek i staż pracy (także w przedsiębiorstwie)
  • Udział zatrudnienia
  • Wskaźnik fluktuacji

Zarządzanie organizacyjną

  • Liczba stanowisk
  • Liczba stanowisk z funkcją kierowniczą
  • Wakujące stanowiska w pełnym wymiarze czasu pracy: porównanie 4 kwartałów
  • Stanowiska w pełnym wymiarze czasu: obsadzone, wakujące, nieobsadzone
  • Przegląd stanowisk w pełnym wymiarze czasu pracy: obsadzone, wakujące, nieobsadzone

Rozliczanie listy płac

  • Kwartalny/roczny przegląd składników wynagrodzenia, porównanie rok do roku
  • Porównanie składników wynagrodzenia – obszary kadrowe
  • Dokumenty rozliczeniowe (na kwartał)
  • Godziny nadliczbowe i koszty pracy w godzinach nadliczbowych
  • Godziny i koszty zwolnienia lekarskiego
  • Nadgodziny: przegląd godzin i kosztów
  • Koszty osobowe wybranego okresu sprawozdawczego

Zarządzanie czasem pracy

  • Czas pracy – okres miesięczny
  • Przegląd czasu pracy w porównaniu z rokiem poprzednim
  • Czas pracy wyrażony w liczbach zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin
  • Obciążenie MPK: porównanie roczne
  • Stawka za nadgodziny
  • Urlop – planowany
  • Wskaźniki nadgodzin, produktywności, zachorowań
  • Wykorzystany urlop przypadający na efektywność pracownika w pełnym wymiarze godzin komfortowej formie, ułatwiającej menedżerom podejmowanie trafnych decyzjiautomatyczne zasilanie danych, o określonej porze (np. w nocy)
  • możliwość szybkiego spersonalizowania informacji, dostęp do informacji jest zależny od roli i procesów biznesowych

Korzystając z raportów SAP BI dla HR, firma oszczędza czas pracowników. Przygotowanie raportu w SAP BI jest kilka, a nawet kilkanaście razy szybsze niż przygotowanie raportu bezpośrednio w SAP HR i nie wymaga angażowania programistów. Dzięki automatyzacji pracy eliminuje się źródła błędów, wynikających z „ręcznego” przygotowania i kompilacji danych.

W efekcie dane HR są dostępne w komfortowej formie, bez błędów i zawsze na czas. W krótkim czasie można w firmie uruchomić dużą liczbę raportów w najważniejszych obszarach HR. BI4HR Pack pozwala znacznie obniżyć koszty wdrożenia środowiska raportowego SAP dla danych HR, a tym samym obniżyć barierę wejścia w SAP BI i rozbudowy platformy raportowania danych HR, która w perspektywie może być wykorzystywane w znacznie szerszym zakresie.

Poza standard

Oprócz dostępnych w pakiecie raportów, użytkownicy na ich podstawie mogą w prosty sposób przygotowywać własne zestawienia, które pozwolą w nowym świetle ukazać dostępne dane o pracownikach i procesach HR. Dodatkowe funkcje dostępne w BI4HR umożliwią tworzenie raportów o dużym stopniu szczegółowości, aż do poziomu pozycji pojedynczych (poziom dokumentu/rekordu w systemie SAP HR). Jak pokazuje praktyka, często takie raporty są niezbędne w działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, pozwalając nie tylko na przeprowadzenie analiz zbiorczych, ale także na weryfikację źródła prezentowanych danych.

Standardowe rozwiązanie może być także uzupełnione o raporty z innych obszarów SAP HR (np. zarządzanie szkoleniami, zarządzanie wydajnością i wynagrodzeniami, planowanie i symulacja kosztów osobowych, e-rekrutacja, rozwój talentów, planowanie następstw, ustalanie celów i oceny itp.).