Obszar BHP ma szczególne znaczenie w firmach produkcyjnych i dużych sieciach detalicznych, a także wszędzie tam, gdzie duża liczba pracowników jest narażona na niebezpieczne zdarzenia mogące wystąpić podczas pracy.

Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, przygotowaliśmy rozszerzenie standardowej funkcjonalności SAP HR w zakresie BHP. Obsługa procesów BHP w SAP HR – głównym systemie kadrowo-płacowym firmy – pozwala utrzymywać dokumentację wypadkową w sposób analogiczny do dokumentacji HR oraz umożliwia elastyczne raportowanie za pomocą narzędzi SAP.

Jest to możliwe dzięki zastosowaniu naszej aplikacji, która pozwala na rejestrowanie wszystkich zdarzeń związanych z dokumentacją BHP, w tym m.in. wszystkich rodzajów wypadków przy pracy (w pracy, w drodze do i z pracy, zrównanych z wypadkiem w pracy, zdarzeń potencjalnie wypadkowych oraz wypadków zleceniobiorcy), badań lekarskich i szkoleń.

Przejrzystość, przyjazność, kompletność

Podstawową cechą wpływającą na ergonomię pracy z aplikacją jest intuicyjna i przyjazna obsługa. Wszystkie informacje dotyczące obsługi BHP są dostępne z poziomu Pulpitu BHP, gdzie informacje są pogrupowane i prezentowane w przejrzystej formie. Moduł BHP został podzielony na podmoduły:

  • Badania lekarskie,
  • Szkolenia okresowe,
  • Odzież robocza,
  • Wypadki.

Taka budowa pozwala na elastyczne dostosowanie do aktualnych potrzeb klienta i uruchomienie tylko wymaganych funkcjonalności.

Każda grupa zdarzeń zawiera podstawowy pakiet typów zdarzeń i dokumentacji (np. dla badań lekarskich utworzono następujące foldery: badania lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne, psychologiczne, aplikacja zawiera także katalog zdarzeń oraz charakterystykę stanowisk). Rozwiązane jest w pełni konfigurowalne, katalogi przechowywanych dokumentów mogą być uzupełniane zgodnie z potrzebami firmy.

Poniżej przedstawiamy działanie aplikacji na przykładzie rejestracji nowego zdarzenia: wypadek przy pracy.

Rejestrowanie nowego zdarzenia odbywa się po wybraniu z drzewka interfejsu odpowiedniego rodzaju wypadku, a następnie opcji tworzenia nowego wpisu z podręcznego menu. Na kolejnym ekranie zostaną zaprezentowane wszystkie informacje dotyczące wypadku, jakie można zapisać. Dodatkowo jeżeli w systemie jest wykorzystywana opcja wyświetlania zdjęć pracowników, to takie zdjęcie pojawi się również na ekranie dokumentacji.

Po wybraniu odpowiedniej pozycji użytkownik przechodzi do opracowania danych. Zapisywane są następujące informacje:

  • dane wypadku,
  • dane do protokołów wyjaśnień świadka, poszkodowanego oraz protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku,
  • dane do SKW (Statystycznej Karty Wypadku),
  • polecenia powypadkowe,
  • pozostałe dokumenty (pisma, wnioski, orzeczenia),
  • adnotacje i załączniki.

Narzędzie umożliwia tworzenie dowolnej liczby adnotacji z możliwością formatowania tekstu oraz dodawanie załączników (zdjęcia, zeskanowane dokumenty). Każdy z nich może zostać opatrzony komentarzem użytkownika o nieograniczonej długości.

Aplikacja oferuje przejrzysty i przyjazny dla użytkownika sposób zarządzania dokumentacją wypadkową. Narzędzie umożliwia wersjonowanie dokumentów, np. w przypadku gdy okoliczności ustalenia przyczyn wypadku się zmieniły, a istnieje potrzeba zachowania poprzedniej wersji ustaleń.

Możliwe jest drukowanie odpowiednich dokumentów dotyczących zdarzeń, takich jak: protokoły z wyjaśnień świadka i poszkodowanego, protokoły ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, dokumenty SKW, OL-9, polecenia powypadkowe, pisma do ZUS, a także zgłoszenia do prokuratury i Państwowej Inspekcji Pracy, wnioski do lekarza orzecznika i opinie lekarskie o wypadku. Tam gdzie to konieczne, np. w protokole ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, karcie SKW, wydruki zachowują formę wymaganą przepisami prawa.

Dokumentacja wypadkowa przechowywana jest w infotypach i klastrze HR (jeżeli istnieje taka potrzeba, zamiast klastra można używać zdefiniowanej w konfiguracji lokalizacji sieciowej).

Infotyp zawierający dane wypadku został podzielony na sekcje, gdzie w poszczególnych zakładkach rejestrowane są powiązane ze sobą informacje, np. dane poszkodowanego, wymogi prawne, tok postępowania powypadkowego itp. Do każdego infotypu można dodać własną notatkę, która jest dostępna na ekranie pod specjalnym przyciskiem. Taka architektura rozwiązania umożliwia tworzenie  własnych raportów, do czego wykorzystuje się narzędzie ad hoc. Można na przykład raportować statystykę wypadków z podziałem na grupy pracowników lub przypisanie organizacyjne.

Elastyczny rozwój

Rozwiązanie All for One BHP w zakresie wypadków przy pracy jest dostępne w formie rozszerzenia standardu systemu SAP HR dla wersji 4.6 i wyższych oraz SuccessFactors. Istnieje możliwość dowolnej konfiguracji wyglądu ekranów, liczby infotypów, wydruków, sposobu numerowania wypadków, raportów i wyświetlanych informacji. Uprawnienia dostępu do poszczególnych danych definiowane są zgodnie z wymaganiami firmy, można także wykorzystać istniejący system uprawnień.

Narzędzie łatwo również rozbudować o obsługę innych obszarów związanych z BHP, jak np. ocena ryzyka na stanowiskach pracy lub zarządzanie odzieżą roboczą.

Zaletą rozwiązania jest utrzymywanie dokumentacji wypadkowej na tym samym systemie wraz z modułem HR, co zapewnia zawsze aktualne dane pracowników, bezpieczeństwo danych oraz dostęp tylko dla osób do tego uprawnionych. Aplikacja zajmuje się wszystkimi aspektami związanymi z rejestracją danych wypadku, co pozwala na zaoszczędzenie czasu potrzebnego do wprowadzenia wszystkich wymaganych danych, a dostęp do całej dokumentacji jest wygodny i przyjazny dla użytkownika.