BeeOffice: Oszczędzaj pieniądze, działaj sprawniej

Niedostrzegany potencjał do usprawnień organizacji

Niemal w każdej firmie wiele codziennych aktywności, choć absorbujących wiele osób, jest nieuporządkowanych i dość uciążliwych dla wszystkich uczestników. Obsługiwane poprzez e-maile, arkusze kalkulacyjne, tworzone ad hoc bazy danych lub improwizowane poszukiwania telefoniczne: „kto z działu kadr może podesłać mi ten formularz?” – zabierają dużo czasu, a często wprowadzają niepotrzebne zamieszanie.

Pracownicy odbywają podróże służbowe i rozliczają je w Excelu. Dział kadr rejestruje urlopy w swoim systemie, lecz sprawdzenie, ile limitu pozostało pracownikowi do wykorzystania, wymaga za każdym razem telefonu do specjalisty HR. Księgowość co pewien czas rozsyła e-maile z pytaniem, czy zapłacić konkretną fakturę, jednak późniejsze odtworzenie ścieżki takiej mailowej akceptacji jest bardzo trudne. Szef działu IT widzi, że jego zespół pracuje już bardzo długo nad nowym raportem sprzedaży, ale nie potrafi dokładnie wskazać, ile godzin poświęciły na to poszczególne osoby, bo ogólny system rejestracji czasu pracy odnotowuje tylko godzinę wejścia i wyjścia z biura, a nie konkretne zadania.

Oczywiście „jakoś” to działa i żadne z tych pojedynczych zdarzeń nie jest w stanie zatrzymać przedsiębiorstwa… Jednak czy rzeczywiście „jakoś” jest stanem, który nas satysfakcjonuje?

Z upływem czasu tak zorganizowane procesy administracyjne są wykonywane w coraz większym pośpiechu, pojawia się natłok informacji i spada wydajność pracowników:

„Myślałem, że ofertę złoży jutro Kwiatkowski, ale okazało się, że jest na urlopie do końca tygodnia”.

„Nowak miał przeprowadzić szkolenie w Krakowie, ale nie otrzymał akceptacji wyjazdu służbowego”.

„Zapłaciliśmy dwukrotnie fakturę za ten sam pobyt Bąkowskiej w hotelu w Gdańsku”.

„Pani Kasia z księgowości jest na macierzyńskim, kto teraz rozlicza delegacje?”.

Zamiast realizować swoje główne zadania, kierownicy zespołów starają się wybrnąć z nawału e-maili, telefonów i pytań współpracowników dotyczących codziennych rutynowych spraw. Natomiast zarząd praktycznie nie ma możliwości systematycznego spojrzenia na całość administracji w firmie (kto, ile czasu poświęca na jaki rodzaj wniosków pracowników). Trudno podejmować racjonalne decyzje dotyczące zwiększenia wsparcia lub możliwości ograniczenia kosztów w tym obszarze.

„Powołaliśmy właśnie Centrum Usług Wspólnych. To chyba rozwiąże wszystkie nasze problemy?”

Coraz częściej w dążeniu do zmniejszania kosztów firmy centralizują działy takie jak finanse, kadry lub obsługa klientów. Kiedy centralizacja dotyczy całej grupy spółek w kraju lub nawet na skalę międzynarodową, takie organizacje określamy mianem centrów usług wspólnych (CUW, ang. shared services center).

W założeniu utworzenie CUW ma ograniczyć koszty. Na przykład pozwolić na obsługę coraz większej liczby pracowników przez tę samą liczbę specjalistów administracyjnych. W praktyce mogą pojawić się też niekorzystne skutki takiej zmiany, a przynajmniej tak będą one postrzegane przez większość pracowników. Teraz nie mogę już podejść do „pani Krysi na drugim piętrze”, żeby się dowiedzieć, ile dni urlopu wypoczynkowego pozostało mi do wykorzystania w tym roku, albo zapytać o akceptację faktury „Pana Zbyszka z księgowości” przy automacie do kawy (gdzie codziennie rano go dotąd spotykałem).

Bez odpowiedniego wsparcia procesów realizowanych w CUW przez systemy IT krążąca wcześniej po firmie korespondencja elektroniczna zamieni się z dotychczasowego szerokiego strumienia już w prawdziwą powódź. Pracownicy będą sfrustrowani, że dotychczasowy „ludzki” kontakt został zamieniony na wsparcie przez abstrakcyjne centrum, w odległej lokalizacji (być może nawet w innym kraju). A rzeczywiste koszty firmy wręcz wzrosną, jeśli sprawy administracyjne będą załatwiane wolniej i częściej będą pojawiać się błędy.

„Kiedyś się tym zajmiemy, ale teraz nie mamy czasu…”

Usprawnianie procesów i szukanie oszczędności to jeden z ulubionych tematów, o których chce usłyszeć zarząd każdej firmy. Często nowe rozwiązania IT wdrażamy, żeby właśnie to osiągnąć. Na przykład system ERP ma pomóc lepiej zrozumieć strukturę kosztów produkcji i wskazać miejsca poprawienia rentowności. Aplikacja mobilna dla kierowców firmowej floty ma usprawnić logistykę. System CRM powinien dać pełny obraz naszych relacji z klientami i ich aktualnych potrzeb, żeby oferty jak najszybciej zamieniały się w złożone zamówienia i kontrakty…

Większość wdrażanych rozwiązań IT w przedsiębiorstwie wymaga przygotowania szczegółowej koncepcji, długotrwałego wdrożenia i przeszkolenia użytkowników końcowych. Zwykle wiąże się również z kosztownymi licencjami dla każdego użytkownika i w rezultacie jest kierowana do wąskiej grupy specjalistów (np. planowanie produkcji, księgowość, HR). Projekty te oczywiście docelowo przynoszą znaczne korzyści (jeżeli realizujemy je z rzetelnymi partnerami wdrożeniowymi lub własnymi siłami doświadczonego zespołu w ramach firmy), ale są poprzedzone długotrwałym i kosztownym projektem. W rezultacie czas od obietnic korzyści złożonych zarządowi do ich osiągnięcia i wykazania może wynieść od kilku miesięcy, do ponad roku.

Przy takim wysiłku i koszcie włożonym w usprawnienie kluczowych procesów na styku ze „światem zewnętrznym” (klienci, partnerzy, dostawcy), często usprawnienia dotyczące spraw administracyjnych, „wewnętrznych”, odkładane są na dalszy plan.

„…a poza tym jesteśmy dojrzałą organizacją, która wdrożyła już wiele rozwiązań IT”

Załóżmy, że wdrożyliśmy już systemy ERP, CRM i połączoną z nimi aplikację mobilną wskazującą optymalną trasę dostaw. Łącznie korzysta z tych rozwiązań około połowy wszystkich pracowników naszej firmy (specjaliści z różnych działów).

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, w każdej organizacji mają ponadto miejsce stałe rutynowe działania administracyjne takie jak: rozliczanie delegacji, zgłaszanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych, akceptacja zakupów i weryfikacja faktur. Procesy te dotyczą praktycznie 100% pracowników. Prawie każdy przynajmniej raz w trakcie zatrudnienia może udać się w podróż służbową, a wniosek urlopowy czy zapotrzebowanie zakupu wszyscy składamy kilka razy w roku.

Codzienne zadania biurowe: potrzeby, wyzwania, rozwiązanie w BeeOffice

Jeśli wdrożyliśmy już zaawansowane narzędzia obsługujące podstawowe działania firmy (produkcja, dystrybucja, sprzedaż…), natomiast nie wspieramy pracowników w ich codziennych „drobnych” – lecz bardzo licznych i powtarzalnych – sprawach administracyjno-biurowych, można to porównać do zespołu Formuły 1, który ma doskonałego kierowcę i najlepszy silnik w bolidzie, ale… nie zmienia opon od trzech sezonów.

A gdybyśmy mogli wyobrazić sobie idealny system do samoobsługi pracowników?

Postawmy się teraz w roli wymagającego klienta i przygotujmy „koncert życzeń” – jakie kryteria musiałoby spełniać  rozwiązanie IT odpowiadające na wszystkie z wcześniej zgłoszonych potrzeb różnych użytkowników w naszej firmie?

• Prosty przejrzysty układ ekranów, prowadzący użytkownika przez kolejne etapy wypełniania wniosków – bez konieczności szkolenia; pomoc kontekstowa dostępna wewnątrz systemu, zawierająca główne wskazówki (przecież nikt nie potrzebuje obszernej instrukcji do mBanku lub Allegro…).
• Formularz dla każdego wniosku (urlop, delegacja, akceptacja kosztów) zawiera właściwy zestaw pól, jaki jest wymagany przez przepisy lub jaki wynika ze specyfiki firmy (np. delegacja krajowa wymaga podania daty i godziny rozpoczęcia/zakończenia, a delegacja zagraniczna – dodatkowo godziny przekroczenia granicy).
• Wszystko, co system może obliczyć automatycznie, powinno się przeliczać bez konieczności manualnego wprowadzania danych przez pracowników (np. kwota i waluta diety – wynikają z kraju docelowego oraz czasu trwania delegacji; kwota do zwrotu dla pracownika w PLN – wynika z aktualnego kursu waluty).
• Tam, gdzie informacje musi wprowadzić użytkownik (np. data rozpoczęcia i zakończenia delegacji), powinna nastąpić automatyczna kontrola, czy dane są prawidłowe, aby zminimalizować ryzyko pomyłek lub nadużyć (np. czy delegacja nie pokrywa się w czasie z inną wprowadzoną wcześniej podróżą służbową lub z terminem urlopu).
• Po wypełnieniu każdego wniosku powinien on trafić automatycznie do osoby odpowiedzialnej za następny krok procesu – zależnie od rodzaju zgłoszenia oraz miejsca pracownika w strukturze organizacyjnej (np. zapotrzebowanie zakupu: przełożony akceptuje merytorycznie, następnie dyrektor finansowy akceptuje budżet, na koniec księgowość rejestruje zakup w systemie ERP), a informacja o następnym zadaniu do wykonania powinna być w każdej chwili „pod ręką” (np. powiadomienie mailowe o zmianie statusu wniosku, kliknięcie na odpowiedni link w e-mailu przenosi nas do listy zadań).
• Historia kolejnych kroków/wykonanych operacji oraz zmian danych powinna być dostępna dla uczestników procesu. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli dopytywać się, „czy moje delegacje z ubiegłego miesiąca zostały zatwierdzone i mogę się już spodziewać przelewu na konto” – mogą w każdej chwili sprawdzić, jaki jest aktualny status i historia obsługi każdego wniosku. A w razie wątpliwości „kto to zatwierdził?” można niezwłocznie sprawdzić, nie tylko „kto”, ale również: „kiedy” i „co” dokładnie zostało zatwierdzone.
• Najważniejsze informacje dla codziennych zadań powinny być dostępne w postaci czytelnych „pulpitów” informacyjnych (ang. dashboard). Zawartość tej prezentacji jest dostosowana do roli danej osoby w firmie (np. każdy pracownik widzi swój dostępny limit urlopowy, natomiast kierownik dodatkowo może przeglądać limity wszystkich osób w zespole).
• Dane zebrane w systemie mogą być wygodnie analizowane, wykorzystane do lepszego planowania i podejmowania decyzji. Na przykład raport delegacji, prezentujący, jak rozkładają się koszty podróży służbowych w podziale na zespoły, miasta, projekty lub środki transportu. Raport kosztów zakupów w podziale na działy i kategorie wydatków. Raport czasu pracy wg poszczególnych projektów/klientów itd.
• Dostęp do systemu możliwy w trybie 24/7, z dowolnego miejsca z dostępem do internetu (w biurze, w delegacji, zdalnie z urządzenia mobilnego). Nie jest wymagana instalacja dodatkowego oprogramowania dla użytkownika, wystarczy standardowa przeglądarka WWW. Jest to najwygodniejsze rozwiązanie dla użytkowników końcowych, a jednocześnie dział IT nie jest obciążony utrzymywaniem i aktualizowaniem wersji oprogramowania.
• System rośnie wraz ze skalą jego wykorzystania przez organizację: proste dodawanie kolejnych użytkowników, uruchamianie nowych standardowych funkcji w kolejnych miesiącach, interfejsy do innych systemów IT przedsiębiorstwa, dołączanie nowych niestandardowych reguł przetwarzania danych specyficznych dla firmy.
  Elastyczna architektura rozwiązania oraz model licencjonowania.

Takie systemy istnieją. Naprawdę

Prawdopodobnie administracja to nie najbardziej spektakularny obszar usprawnień (w porównaniu z wdrożeniem nowego systemu ERP lub CRM), ale za to efekty zmian i oszczędności tutaj mogą być widoczne bardzo szybko i dla wszystkich pracowników.

Coraz częściej wspomina się o wpływie świata „informatyki konsumenckiej” na firmowe IT (urządzenia mobilne, interfejs użytkownika w przeglądarce WWW). Kto z nas nie chciałby korzystać z firmowych systemów z taką prostotą, z jaką dokonuje przelewu przez internet w banku lub kupuje w Allegro? Równolegle coraz większa dostępność rozwiązań dostarczanych w modelu „usługowym”, rozliczanym wg miesięcznego lub rocznego abonamentu (określanym jako Software as a Service, blisko powiązanym z koncepcją tzw. cloud computing), pozwala uruchamiać je w bardzo krótkim czasie i bez inwestycji w sprzęt, licencje lub szkolenia IT.

Do niedawna wszyscy o takich rozwiązaniach pisali i mówili, ale tylko nieliczne organizacje podejmowały próbę praktycznego zastosowania. Teraz są one dostępne dla firm każdej wielkości, dzięki produktom takim jak BeeOffice od BCC (aktualnie All for One Poland).

BeeOffice: Przejrzysty układ ekranów; kontrola poprawności danych; automatyczne obliczenia

Konfiguracja wniosków zależna od potrzeb firmy; podpowiedzi, wartości domyślne – „prowadzą użytkownika za rękę”

Najczęściej wykorzystywane informacje dostępne jako przejrzyste „pulpity informacyjne” (ang. „dashboard”)

Zgromadzone dane mogą być wygodnie analizowane, wykorzystane do lepszego planowania i podejmowania decyzji

Zwykle oszczędności czasu i kosztów działania firmy kojarzą się z ograniczeniami „przyjemnych” aspektów pracy, za to z większą liczbą zadań dla poszczególnych osób. W tym artykule zademonstrowaliśmy, że odwrotna sytuacja też może mieć miejsce! Nowoczesne rozwiązania samoobsługowe wspierające codzienną pracę są doceniane zarówno przez poszczególnych pracowników, przez specjalistów finansów i HR, jak i menedżerów firmy. Oszczędzają czas wszystkich tych osób, dają wgląd w aktualną i precyzyjną informację, a w efekcie zmniejszają koszty firmy.

Poznaj BeeOffice

BeeOffice, autorskie rozwiązanie BCC (aktualnie All for One Poland), to innowacyjny portal samoobsługi pracowniczej dla firmy każdej wielkości, umożliwiający codzienne oszczędności czasu pracowników i redukcję kosztów. Dostępne w chmurze rozwiązanie pozwala na wybór dowolnej kombinacji funkcji i modułów. BeeOffice to szybkie uruchomienie i łatwy rozwój o dedykowane funkcje oraz możliwość integracji z systemami HR i ERP. Rozwiązanie jest dostarczane i rozwijane w ramach All for One Software Factory – ośrodka kompetencyjnego BCC specjalizującego się w rozwoju oprogramowania.