Organizacje powołują centra usług wspólnych (CUW, ang. Shared Services Center) po to, aby zredukować koszty obsługi firmy w obszarach finansów, HR lub IT. Usługi przeniesione do CUW, wcześniej realizowane w sposób „rozproszony” w wielu oddziałach lub różnych spółkach, zostają scentralizowane. Dzięki temu można oczekiwać zmniejszenia kosztów (usunięcie dublujących się zadań i stanowisk, możliwość bardziej efektywnych rozwiązań przy większej skali działania), a jednocześnie liczyć na lepszą jakość i wyższą efektywność realizowanych prac (uporządkowanie procedur, standaryzacja, wdrożenie najlepszych praktyk).

BeeOffice to system, który automatyzuje i porządkuje szereg typowych procesów administracyjnych realizowanych w każdej organizacji. Wnioski urlopowe, rozliczanie delegacji, akceptacja wydatków i kilkanaście innych funkcji mogą być w BeeOffice obsługiwane poprzez przejrzyste formularze WWW i automatyczny workflow, zamiast „tradycyjnych” formularzy papierowych, arkuszy excel i natłoku e-maili. W tym artykule skupimy się na zastosowaniach i korzyściach, jakie może przynieść BeeOffice w centrum usług wspólnych.

Bez względu na to, czy firma dopiero planuje stworzenia CUW, czy funkcjonuje ono już od dawna, można wyobrazić sobie następujący ogólny model ciągłego doskonalenia takiej organizacji:

  • Zebranie danych o przebiegu procesów;
  • Wyeliminowanie czynności, które mogą być w pełni zautomatyzowane;
  • Upraszczanie i skracanie czasu wykonania pozostałych czynności.

Co dokładnie dzieje się w CUW?

Jeśli możemy zmierzyć procesy realizowane w CUW, znacznie łatwiej nimi zarządzać.

Systemy workflow do obsługi wniosków administracyjnych, takie jak BeeOffice, pozwalają ocenić każdy proces według wielu kryteriów, np.

  • jaki jest podział różnego rodzaju zadań według kategorii (np. urlopy, delegacje, wnioski kadrowe lub idąc dalej: delegacje krajowe/zagraniczne, delegacje związane z rezerwacją biletów lub obsługiwane samodzielnie przez pracownika itd.);
  • jaka liczba wniosków w każdej kategorii spływa w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca;
  • ile trwa obsługa pojedynczego wniosku – zarówno średnio w całej organizacji, jak i w podziale na rodzaje wniosków lub źródła ich pochodzenia.

Na podstawie informacji o liczbie poszczególnych zadań i tempie ich wpływania do CUW możemy podejmować racjonalne decyzje dotyczące obsady na różnych stanowiskach centrum (zależnie od liczby wniosków i zadań, które wpływają w danym okresie). Ze statystyk workflow może wynikać na przykład charakterystyczna „sezonowość” różnych procesów. Jeśli spiętrzenia przetwarzania delegacji lub formularzy PIT powtarzają się w pewnych okresach, to powinniśmy przesunąć osoby zajmujące się innymi sprawami do obsługi tych priorytetowych zadań.

Korzystając z informacji o minimalnym/średnim/maksymalnym czasie przetwarzania poszczególnych wniosków, możemy podejmować decyzje o szkoleniach dla określonych grup użytkowników lub skupić się na poprawieniu opisu procedury. Zespół handlowców z regionu X zwykle przesyła swoje delegacje po ustalonym terminie? Przetwarzanie delegacji zespołu Y z reguły trwa dłużej niż innych pracowników? Takie informacje pozwalają szybko wskazać problematyczne obszary i poprawić efektywność działania.

Jeszcze jeden ważny aspekt rejestrowania zadań wykonywanych przez pracowników CUW to alokowanie kosztów centrum – na poszczególne działy lub spółki w grupie firm. Zazwyczaj koszty CUW są refakturowane na inne jednostki w ramach grupy, zdarza się, że centra świadczą usługi również dla innych podmiotów, spoza własnej grupy kapitałowej. Obsługa procesów administracyjnych w BeeOffice pozwala w prosty sposób ustalić, ile zadań każdego rodzaju zostało zrealizowanych w danym miesiącu dla poszczególnych klientów CUW i wykorzystać te dane jako podstawę do precyzyjnej kalkulacji opłat.

Jakie czynności możemy wyeliminować?

Idealnym sposobem usprawnienia danej czynności administracyjnej (z punktu widzenia efektywności CUW) będzie… jej zupełne wyeliminowanie. Systemy takie jak BeeOffice są często określane mianem „samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej”, ponieważ pozwalają całkowicie odciążyć działy administracyjne w firmie od wykonywania pewnych zadań.

Czy pracownicy często kierują do zespołu HR pytanie, ile dni urlopu mogą jeszcze wykorzystać do końca roku? Czy przełożeni pytają, ile dni łącznie pozostało do wykorzystania przez ich podwładnych?

Czy pracownicy zwracają się z pytaniem, kiedy otrzymają przelew z rozliczeniem delegacji? Albo menedżerowie proszą o raport kosztów delegacji swojego zespołu za ubiegły miesiąc, w podziale na osoby, kraje i środki transportu?

Obsługę tych i dziesiątek innych zapytań można wyeliminować z CUW, udostępniając pracownikom konto w BeeOffice. Tutaj każdy sprawdzi stan wykorzystania swojego limitu urlopowego lub status akceptacji każdego wniosku. Przełożony uzyska wgląd zarówno we wnioski własne, jak i dotyczące jego podwładnych (np. w postaci raportu kosztów delegacji lub innych wydatków). W rezultacie z jednej strony odciążamy CUW od odpowiadania na powtarzalne maile lub telefony (w skali dużej organizacji może się to przełożyć na pełne etaty w ramach miesiąca), a jednocześnie zwiększamy zadowolenie pracowników, którzy otrzymują odpowiedzi na takie pytania niezwłocznie, o dowolnej porze dnia, z dowolnego miejsca, w którym mają dostęp do internetu.

Które czynności możemy usprawnić?

To co już zostało zmierzone, a nie da się wyeliminować, można dalej analizować i doskonalić. Nie jest przy tym konieczne, aby wprowadzać wiele nowych funkcji lub zmian jednocześnie (wtedy bariera poznawania nowego systemu przez użytkowników może spowodować chwilowy spadek wydajności pracy CUW, zamiast oczekiwanej poprawy). Dobrym pomysłem może się okazać stopniowe wskazywanie i upraszczanie lub automatyzowanie poszczególnych obszarów.

Czy ustalenie diety przysługującej pracownikowi za podróż służbową jest czasochłonne i obarczone ryzykiem pomyłek? BeeOffice zawiera wbudowany automatyczny mechanizm obliczenia diet i innych ryczałtów na podstawie wskazanych celów podróży, daty/godziny przekroczenia granicy, liczby kilometrów przejechanych samochodem prywatnym lub innych wskaźników.

Czy aktualizacja kursów walut (do przeliczania niektórych wydatków) jest żmudna i czasochłonna? BeeOffice codziennie automatycznie pobiera średnie kursy z tabeli NBP i używa ich do konwersji kwot.

Czy pracownicy zapominają o zebraniu od przełożonych potrzebnych akceptacji dla swoich wniosków? Rozwiązanie automatycznie skieruje proces workflow do właściwej osoby, na podstawie stanowiska pracownika (kto jest jego przełożonym?) lub cech dokumentu (np. delegacje powyżej 3000 zł wymagają dodatkowej akceptacji dyrektora finansowego).

Czy przełożeni zwlekają z zatwierdzaniem skierowanych do nich wniosków, np. zapominają sprawdzić status w systemie workflow? BeeOffice może zarówno wysyłać powiadomienia o nowych wnioskach, które właśnie wpłynęły od pracownika, jak i monitować zaległe sprawy według ustalonych kryteriów (np. niezatwierdzone do 10. dnia miesiąca wnioski urlopowe na dany miesiąc powodują wysłanie przypomnienia zarówno do pracownika, jak i przełożonego).

Na koniec jeszcze jeden typowy firmowy scenariusz: nerwowe poszukiwanie „kto zastępuje kierownika X podczas jego urlopu?”. W BeeOffice można w prosty sposób wskazać zastępcę (jednego lub wielu) na czas urlopu lub innej nieobecności. Osoba taka tymczasowo otrzyma zakres uprawnień nieobecnego pracownika i do niej będą kierowane powiadomienia o wnioskach do zatwierdzenia.

Co jeszcze może BeeOffice?

BeeOffice to wiele przyjaznych i intuicyjnych funkcji, gotowych do szybkiego uruchomienia. Jeśli jednak standardowy zestaw modułów nie zaspokaja specyficznych oczekiwań klienta, elastyczna architektura aplikacji pozwala na przygotowanie w krótkim czasie rozwiązania dedykowanego dla firmy, dokładnie spełniającego jej oczekiwania. Centra usług wspólnych, które poszukują rozwiązań IT automatyzujących procesy biznesowe znajdą w BeeOffice rozwiązanie uszyte na ich miarę.

Poznaj BeeOffice

BeeOffice, autorskie rozwiązanie SNP, to innowacyjny portal samoobsługi pracowniczej dla firmy każdej wielkości, umożliwiający codzienne oszczędności czasu pracowników i redukcję kosztów. Dostępne w chmurze rozwiązanie pozwala na wybór dowolnej kombinacji funkcji i modułów. BeeOffice to szybkie uruchomienie i łatwy rozwój o dedykowane funkcje oraz możliwość integracji z systemami HR i ERP. Rozwiązanie jest dostarczane i rozwijane w ramach SNP Software Factory – ośrodka kompetencyjnego SNP specjalizującego się w rozwoju oprogramowania.