Zmiana danych o pracownikach, ich aktualizacja i uzupełnianie w systemie SAP to duża część działań w działach personalnych przedsiębiorstw. Oprócz wspomnianych wyżej zmian związanych z kluczowymi wydarzeniami, takimi jak zatrudnienie, awans, przeniesienie, przejście na emeryturę czy odejście pracownika, All for One EasyInput można wykorzystać w codziennej pracy z danymi. Wiele działań kadrowych związanych z pracownikiem można zautomatyzować, np. zmianę opisów stanowisk pracy, ról pracownika, informacji kontaktowych, czy przypisań organizacyjnych.
Zalety narzędzia EasyInput:
- Intuicyjny Interfejs MS Excel, umożliwiający samoobsługę pracowniczą – przygotowanie skoroszytów do wczytywania danych przez użytkowników biznesowych (za pomocą nagrywania transakcji);
- Integracja z narzędziami wybierania danych do wprowadzania i sprawdzania poprawności przygotowanych w skoroszycie danych (możliwość wykorzystania pomocy wyszukiwania SAP – w Excelu działa klawisz F4 do wyświetlenia listy możliwych wpisów i wybrania właściwego oraz dodatkowe sprawdzenie danych na podstawie typów danych przed uruchomieniem transferu do SAP);
- Przebieg testowy umożliwia sprawdzenie poprawności danych względem już istniejących danych w systemie SAP i ewentualnie szybkie poprawienie błędów raportowanych na poziomie błędnego rekordu w MS Excel;
- Możliwość wykorzystania funkcji MS Excel do wprowadzenia przetwarzania warunkowego (brak konieczności umiejętności programowania).
Na załączonych zrzutach ekranu przedstawiamy kilka typowych przykładów użycia All for One EasyInput w procesach kadrowo-płacowych.
W obszarze HR EasyInput jest najczęściej wykorzystywany do wprowadzania zdarzeń kadrowych, np. zatrudnienia, w transakcji PA40, zmiany danych pracownika w transakcji PA30, zmiany przypisań organizacyjnych w transakcji PP03, wprowadzania czasów pracy w transakcjach międzyaplikacyjnego arkusza czasu pracy (CATS, CAT2), a czasem także do raportowania.
Użytkownicy wykorzystują rozwiązanie EasyInput (aktualnie All for One EasyInput) w bardzo różnych obszarach HR. Wraz ze wzrostem dynamiki otoczenia biznesowego coraz częściej wymagana jest szybka masowa zmiana danych pracowników, np. zatrudnienie/zwalnianie dużej liczby pracowników w przypadku przekształceń własnościowych, masowa zmiana wynagrodzeń itp. Możliwość wykonania takich akcji samodzielnie przez osoby z działu HR, na podstawie danych zgromadzonych w skoroszytach MS Excel, ma nieocenioną wartość.
All for One EasyInput dla HR – przykłady
- Przykład 1. Informacje o wynagrodzeniu podstawowym. Arkusz umożliwia masowe zaciągnięcie danych o wynagrodzeniach do systemu SAP na koniec miesiąca. W kilka minut można wykonać transfer danych, a w razie błędu, np. błędnie podanego numeru osobowego, szybko poprawić dane.
- Przykład 2. Zmiana danych adresowych. Jeśli dane adresowe są zebrane w pliku, można je szybko sprawdzić i wczytać do systemu SAP za pomocą prostego skoroszytu.
- Przykład 3. Zmiana warunków zatrudnienia. Nawet wprowadzanie złożonych danych o zmianie warunków zatrudnienia może być zautomatyzowane, najczęściej przez połączenie kilku skryptów EasyInput w jednym skoroszycie MS Excel. Jak zwykle integracja z wyszukiwaniem SAP w Excelu jest niezwykle przydatna do wprowadzania i sprawdzania danych.
- Przykład 4. Wyciąganie danych o czasie pracy z SAP do Excela. EasyInput może także służyć do ekstrakcji danych z SAP do Excela na potrzeby dalszego przetwarzania lub raportowania. Taka integracja jest najłatwiejsza w systemie S/4HANA, w którym producent przewidział wiele gotowych serwisów OData udostępniających dane. W podanym przykładzie EasyInput odczytuje z usługi OData dane międzyaplikacyjnego arkusza czasu pracy.