Archiwum może zarabiać

Każda organizacja posiada dokumenty, z którymi nie chce bądź nie może się rozstać, niezależnie od tego, czy są to segregatory w zakurzonym archiwum, czy katalog na firmowej sieci z ofertami złożonymi klientom. Zwłaszcza dyski twarde komputerów przepełnione są starymi dokumentami, badaniami, pocztą, broszurami albo innymi specyficznymi dla branży plikami. Niełatwo je odnaleźć ze względu na brak porządku, a ponadto często takie pliki są trzymane na dyskach lokalnych i niedostępne dla zainteresowanych osób.

Rodzaj archiwizowanych dokumentów w dużym stopniu zależy od branży, w jakiej działa dana firma. W sektorze produkcyjnym będą to na przykład projekty, schematy, dane konstrukcyjne, zamówienia na materiały, w sektorze mediów użytkowych (gaz, woda, prąd) – mapy, plany sieci przesyłowych, umowy z odbiorcami, a z kolei w firmach handlowych warto archiwizować zmieniające się w czasie cenniki czy oferty składane klientom.

Nieużyteczne informacje

Pół biedy, jeżeli archiwum spełnia rolę magazynu, w którym papiery czekają na moment, kiedy będzie można je zutylizować w wymaganym przepisami czasie. Gorzej, jeżeli ma być źródłem informacji, aktywnie wykorzystywaną „bazy danych”.

Tradycyjne archiwum ma wiele wad. Długi czas wyszukiwania dokumentów, ograniczona liczba egzemplarzy, wysokie koszty magazynowania, duże ryzyko zniszczenia nośnika informacji, wreszcie – ryzyko dostępu nieuprawnionych osób do poufnych informacji. Jeśli mówimy o organizacji wielooddziałowej z filiami w terenie, a zwłaszcza takimi posiadającymi swoje archiwa lokalne – problem się potęguje.

Dokument zamiast papieru

Dobrym wyjściem jest przetworzenie dokumentów papierowych na archiwum elektroniczne. Cała operacja polega na zeskanowaniu dokumentów do postaci cyfrowej, następnie opisaniu dokumentów elektronicznych zestawem odpowiednich cech i zbudowaniu właściwej struktury logicznej archiwum.

W takiej strukturze dokumenty gromadzone w teczkach i te przechowywane w postaci elektronicznej mogą być równie łatwo dostępne poprzez spójną platformę archiwizacyjną. Wszystkie papiery, poza tymi, których przechowywanie jest wymagane prawem, można po prostu zniszczyć.

Od tej chwili stare archiwum uzupełnia się o dokumenty napływające na bieżąco, a żądane informacje wyszukiwane są przez aplikację dostępową, która odnajduje w bazie danych odpowiednie rekordy i wyświetla na monitorze komputera użytkownika.

Archivix

Jedną z aplikacji dostępowych jest Archivix firmy InLand. Z punktu widzenia użytkownika aplikacja nie wymaga instalacji – wystarczy, że w polu adresowym przeglądarki internetowej wpisze się adres archiwum i po zalogowaniu można już pracować z żądanymi dokumentami.

Dzięki temu przy odpowiedniej konfiguracji dostępu do sieci wewnętrznej użytkownik może wejść do archiwum z dowolnego miejsca na świecie. To istotne w przypadku dużych firm, które mają jednostki terenowe. Dostęp do archiwum elektronicznego znacznie ułatwia zatem dostęp do potrzebnych informacji.

Rejestracja dokumentu w archiwum polega na jego ulokowaniu we właściwym miejscu struktury katalogów i odpowiednim opisaniu. W praktyce oznacza to zeskanowanie wersji papierowej do pliku graficznego i wypełnienie pól jego cech. Administrator określa, które pola są wymagane, i jaki typ danych opisuje konkretną cechę. „Usztywnienie” pewnych formularzy zapobiega stosowaniu przez użytkowników na przykład różnych formatów zapisu daty, co z kolei mogłoby spowodować pomijanie niewłaściwie opisanego dokumentu w wynikach wyszukiwania.

Różne typy dokumentów opisuje się charakterystycznymi zestawami cech, definiowanymi na etapie wdrożenia. Na przykład przychodząca faktura może być opisana za pomocą daty wystawienia, wartości netto, wartości brutto, nazwy kontrahenta, działu, do którego będzie przypisania itp. Schematy techniczne budowy podzespołu maszyny opisane będą zupełnie innym zestawem cech. Użytkownik, dysponując definiowalnym, wielopoziomowym filtrem, może wyszukiwać wszystkie faktury wystawione przez danego kontrahenta, w zadanym okresie czy o określonej wartości.

Trzy poziomy bezpieczeństwa

System umożliwia ciągłą kontrolę zmian zachodzących w archiwum. Trzy poziomy dostępu do archiwum umożliwiają kolejno tylko odczyt, modyfikację, a w przypadku najwyższych uprawnień użytkownikamoże on zarządzać (usuwać, przenosić) danym dokumentem.

Uprawnienia mogą być przyznawane dla całych grup użytkowników (na przykład działu), z wyłączeniem pojedynczych osób lub indywidualnie. Działanie każdego użytkownika jest zapisywane w logu, do którego dostęp ma administrator systemu.

Ważnym aspektem pracy z archiwum elektronicznym jest bezpieczeństwo informacji. Dane z łatwością można powielać w celu wykonania kopii zapasowych. Dzięki temu pożar czy zalanie archiwum nie powoduje nieodwracalnej utraty informacji.

Nie tylko dla papieru

W archiwum elektronicznym można przechowywać dokumenty dowolnego formatu – mogą to być pliki graficzne (.bmp, .jpg, .tiff, .pdf), pliki tekstowe (.doc, .txt, .rtf), grafiki wektorowe (.crd, .cad) czy inne.

Zatem do archiwum możemy wprowadzać nie tylko dokumenty skanowane, ale także pliki z dysku twardego komputera, takie jak oferty, cenniki lub innego rodzaju dokumenty generowane w firmie przez systemy ERP czy CRM. Z drugiej strony możliwe jest pobieranie przez takie systemy danych z archiwum, co znacznie ułatwia pracę ich użytkownikom (np. możliwość podejrzenia skanu faktury dostawcy bezpośrednio z poziomu dokumentu zarejestrowanego w systemie SAP).

Zalety archiwizacji elektronicznej

W magazynie i w rekrutacji

Wszechstronność zastosowań archiwizacji elektronicznej jest tak duża, że można ją z powodzeniem wdrażać niemal w każdym dziale firmy. Mogą z niej korzystać działy produkcji (instrukcje, schematy, dokumenty logistyczne), księgowości (faktury, potwierdzenia przelewów, księgi rachunkowe), magazyny (dokumenty przyjęcia i zdania z magazynu, kontrola ruchu materiałów za pomocą skanera kodów kreskowych) czy też działy kadrowe.

Ciekawym zastosowaniem może też być zbudowanie bazy listów aplikacyjnych w działach rekrutacji, która umożliwia szybkie wyszukiwanie kandydatów spełniających określone wymagania.

System archiwizacji elektronicznej musi być bardzo elastyczny, dostosowywany do potrzeb danej organizacji. Zaawansowane rozwiązania można rozbudowywać o dodatkowe funkcje, np. obsługujące podpis elektroniczny do weryfikacji autentyczności dokumentu, moduł rozpoznawania tekstu (OCR) czy moduł generowania i odczytywania kodów kreskowych. Ten ostatni przydatny jest w przypadku rejestracji dokumentów księgowych, magazynowych czy też kontroli obiegu dokumentów wewnątrz firmy.

I przeszłość niegroźna

O ile nie trzeba nikogo przekonywać do archiwizowania plików elektronicznych „od dziś”, dla wielu organizacji wizja operacji polegającej na zeskanowaniu starych dokumentów, liczonych w kilometrach regałów, może odstraszać od podjęcia takiego wyzwania.

Samodzielne przeprowadzenie archiwizacji wstecznej w przedsiębiorstwie, które działa od kilkudziesięciu lat i w dodatku jest zobligowane przepisami prawa do przechowywania niektórych dokumentów przez długie lata – wiąże się z wysokimi kosztami i ogromnym wysiłkiem organizacyjnym.

Zakupienie odpowiedniego sprzętu, zatrudnienie i przeszkolenie pracowników oraz skala przedsięwzięcia sprawiają, że wiele przedsiębiorstw pogodziło się ze „złem koniecznym”, jakim są archiwa papierowych dokumentów.

Jednak takiej archiwizacji nie trzeba przeprowadzać samemu. Dostawca rozwiązania do archiwizacji, o ile dysponuje odpowiednim personelem i zapleczem technicznym, w tym zwłaszcza wysoko wydajnym sprzętem, może wykonać to przedsięwzięcie na zlecenie klienta, i to w znacznie krótszym czasie.

W takim przypadku, po wspólnym ustaleniu struktury logicznej archiwum, zestawu cech identyfikujących oraz systemu uprawnień, rola właściciela archiwum sprowadza się do zapewnienia miejsca do pracy i dostępu do dokumentów.