Archiwizacja danych historycznych
w SAP – dlaczego, kiedy, jak?

W dobie rosnącej złożoności systemów IT, dynamicznego rozwoju technologii oraz coraz bardziej restrykcyjnych regulacji prawnych zarządzanie danymi staje się jednym z kluczowych filarów sukcesu organizacji. Zgodzi się z tym niejeden CIO, którego budżet na rozwój IT w dużej części konsumują rosnące koszty utrzymania infrastruktury sprzętowej i bazodanowej. Liczone w terabajtach bazy danych stanowią istotny czynnik ryzyka projektów transformacyjnych, a w połączeniu z technologią in-memory wymagają również dyscypliny w zarządzaniu wolumenem danych.

Dlatego tak ważne jest, by przed migracją do nowej wersji systemu:

• ocenić wartość danych – które są aktywne, które historyczne, a które zbędne,
• zastosować archiwizację – by odciążyć system i zoptymalizować koszty,
• wdrożyć zarządzanie cyklem życia informacji (ILM) – by dane były zgodne z polityką retencji i przepisami prawa.

Technologia bez danych jest bezużyteczna, a dane bez technologii są nieefektywne. Ich synergia to fundament nowoczesnej, zwinnej i odpornej organizacji.

Systemy SAP to dla większości organizacji serce procesów biznesowych – finansów, logistyki, sprzedaży, produkcji czy HR. Lata eksploatacji oznaczają jednak kumulację ogromnych wolumenów danych historycznych: dokumentów księgowych, zamówień sprzedaży i zakupu, zapisów magazynowych czy danych technicznych. Część z nich jest niezbędna do bieżących operacji, inne muszą być przechowywane wyłącznie ze względów prawnych, audytowych lub regulacyjnych. Wiele z tych danych:

• nie jest już aktywnie wykorzystywanych, ale nadal obciąża systemy produkcyjne,
• pochodzi z historycznych procesów, które zostały zautomatyzowane lub wycofane,
• jest powielana, co prowadzi do redundancji i błędów.

Ponadto z punktu widzenia IT niekontrolowany przyrost danych to realne ryzyko:

• spadku wydajności systemów i dłuższe czasy odpowiedzi,
• rosnących kosztów utrzymania infrastruktury sprzętowej i bazodanowej,
• rosnącego obciążenia zespołu IT i użytkowników biznesowych,
• wydłużonych okien backupów i przywracania systemu,
• komplikacji podczas upgrade’ów i migracji systemowych,
• naruszeń bezpieczeństwa i błędów operacyjnych.

Projekt migracji do SAP S/4HANA to jeden z tych kamieni milowych w cyklu życia systemów SAP, który wymaga uporządkowania tego chaosu, podjęcia wielu decyzji związanych z wyborem optymalnego scenariusza, przeglądem i często redefiniowanem procesów. Czas poświęcony na usunięcie niepotrzebnych danych, duplikatów, standaryzację i weryfikację spójności z całą pewnością nie będzie stracony. Tu z pomocą przychodzą odpowiednie procedury służące weryfikacji wprowadzanych danych, dostępne w SAP transakcje i programy do sprawdzania konsystencji danych transakcyjnych. SAP dostarcza takie rozwiązania dla większości danych, takich jak środki trwałe, uspójnienie MM i FI, sprawdzenie danych KM czy ksiąg specjalnych.

Działania z danymi, choć niezbędne, powinny być preludium do projektu archiwizacji starych, nieużywanych już danych.

W erze cyfrowej dane osobowe i transakcyjne podlegają coraz bardziej rygorystycznym regulacjom prawnym. Przepisy takie jak RODO (GDPR), SOX, DART czy lokalne ustawy podatkowe i branżowe normy wymagają od organizacji nie tylko przechowywania danych przez określony czas, ale również ich kontrolowanego usuwania, blokowania dostępu oraz zabezpieczenia w przypadku postępowań prawnych. Wszystkie te zasady powodują, że niezwykle istotne staje się zarządzanie cyklem życia informacji oraz dobór odpowiednich środków wspierających ten proces.

Dla organizacji pracujących w środowisku SAP producent wskazał już narzędzie przydatne przy budowaniu strategii związanej z zarządzaniem i ochroną przetwarzanych danych. Tym rozwiązaniem pozwalającym na częściową automatyzację reguł jest SAP Information Lifecycle Management (ILM).

Produkt funkcjonalnie wspiera:

• definiowanie reguł retencji zgodnych z przepisami prawa,
• automatyczne usuwanie danych po upływie okresu przechowywania,
• audytowalność i transparentność procesów związanych z danymi,
• blokowanie usunięcia danych objętych postępowaniem prawnym.

W kontekście migracji do SAP S/4HANA wdrożenie ILM i archiwizacji przed konwersją pozwala uniknąć przenoszenia danych, które nie powinny już być przechowywane.

Efektywna archiwizacja nie jest jednorazową operacją techniczną, lecz projektem wymagającym wiedzy zarówno o procesach biznesowych, jak i o mechanizmach SAP. Typowy przebieg obejmuje:

• Analizę danych – identyfikacja obiektów do archiwizacji (np. faktury starsze niż 10 lat, zamknięte zlecenia produkcyjne);
• Ustalenie kryteriów retencji – zgodnych z lokalnymi przepisami prawa i wymogami biznesowymi;
• Konfigurację i testy – przygotowanie wariantów archiwizacyjnych, testowe uruchomienie procesów, weryfikacja dostępności danych archiwalnych;
• Przeniesienie danych – właściwa archiwizacja i usunięcie ich z bazy produkcyjnej;
• Zapewnienie dostępu – użytkownicy końcowi nadal mogą raportować i przeglądać dane archiwalne w znanym środowisku SAP;
• Utrzymanie procesu – archiwizacja powinna stać się stałym elementem cyklu życia systemu, a nie jednorazowym działaniem przed migracją.

Z punktu widzenia efektywności procesu szczególnie istotna jest początkowa faza projektu skupiająca się na analizie systemu i wyborze kryteriów.

Celem szczegółowej analizy danych znajdujących się w systemie jest:

• identyfikacja typów dokumentów (np. faktury, dokumenty materiałowe, kontrolingowe, logi aplikacji),
• określenie wolumenu danych w każdym obszarze funkcjonalnym (FI, MM, SD, CO itd.),
• zbadanie aktywności danych – które są nadal używane operacyjnie, a które są historyczne,
• ocena potencjału archiwizacji – ile danych można bezpiecznie przenieść poza system produkcyjny.

Podczas analizy wykorzystywane są raporty systemowe SAP, narzędzia analityczne (np. SAP Data Volume Management), a także konsultacje z właścicielami procesów biznesowych. Na ich podstawie można przygotować raport, podobny do poniższego, wskazujący potencjał redukcji wolumenu danych.

Po analizie danych następuje definicja kryteriów retencji, czyli zasad określających:

• jak długo dane powinny być przechowywane w systemie produkcyjnym,
• kiedy dane mogą zostać zarchiwizowane,
• kiedy dane powinny zostać usunięte zgodnie z przepisami prawa i polityką firmy.

Kryteria retencji są ustalane na podstawie:

• wymogów prawnych (np. RODO, SOX, lokalne przepisy podatkowe),
• wymagań biznesowych (np. dostępność danych do analiz, audytów),
• typu danych (np. dokumenty finansowe vs. logi techniczne),
• procesów operacyjnych (np. zakończenie cyklu życia zamówienia).

Przykłady:

• Faktury VAT – retencja 6 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi),
• Logi aplikacji – retencja 1 rok,
• Dokumenty kontrolingowe – retencja 3 lata, archiwizacja po 2 latach.

Pozostałe procesy to już faza realizacji, czyli moment, w którym założenia projektowe są przekładane na konkretne działania techniczne i organizacyjne. W tej fazie kluczowe jest połączenie wiedzy biznesowej, technologicznej oraz zgodności z regulacjami. Projekt archiwizacji kończy się przeprowadzeniem oceny rezultatów oraz identyfikacji możliwości dalszej optymalizacji.

W ramach oceny analizuje się:

• zmniejszenie wolumenu danych produkcyjnych – porównanie stanu przed i po archiwizacji;
• wpływ na wydajność systemu – np. skrócenie czasu raportowania, szybsze przetwarzanie transakcji;
• zgodność z polityką retencji – czy dane zostały zarchiwizowane zgodnie z ustalonymi regułami;
• dostępność danych archiwalnych – czy użytkownicy mają dostęp do danych w sposób zgodny z oczekiwaniami.

Współczesna transformacja cyfrowa to nie tylko wdrażanie nowoczesnych technologii, ale przede wszystkim przekształcanie sposobu zarządzania informacją. Dane napędzają automatyzację, analitykę, sztuczną inteligencję i innowacje. Jednak bez odpowiedniego zarządzania mogą stać się obciążeniem, a nie wartością.

Archiwizacja danych historycznych pełni kilka kluczowych funkcji. Pozwala zredukować koszty i ryzyko związane z projektem – mniejsza baza danych to krótszy czas migracji, mniejsze ryzyko techniczne i niższe koszty licencji lub subskrypcji. Poprawa wydajności systemów przekłada się na szybsze transakcje i raporty, a tym samym efektywność procesów i większą satysfakcję użytkowników.

Zarządzanie danymi wprowadza dyscyplinę i procesy retencji, które mogą być rozwijane także w SAP S/4HANA, co usprawnia zarządzania cyklem życia informacji. Nie bez znaczenia jest także zgodność regulacyjna – dane archiwalne przechowywane są zgodnie z wymogami prawa, bez niepotrzebnego obciążania systemu głównego. Odciążenie bazy produkcyjnej i pozostawienie tylko wartościowych biznesowo danych ułatwia wdrażanie nowoczesnych narzędzi raportowych i analitycznych.

W praktyce wiele firm traktuje projekt archiwizacji i zarządzania czasem życia informacji jako pierwszy etap projektu konwersji do S/4HANA. Pozwala to na uporządkowanie danych, ich klasyfikację i przygotowanie organizacji do zmiany.

Dla firmy planującej transformację kluczowe jest wsparcie partnera, który rozumie zarówno kontekst technologiczny, jak i biznesowy w SAP. Archiwizacja wymaga:

• znajomości procesów i obiektów biznesowych SAP,
• doświadczenia w konfiguracji narzędzi archiwizacyjnych,
• kompetencji w obszarze SAP Basis i administracji bazami danych,
• praktyki w projektach migracyjnych SAP S/4HANA.

All for One Poland łączy te kompetencje, realizując projekty archiwizacji zarówno jako element przygotowań do migracji do S/4HANA, jak i w ramach optymalizacji pracy systemów SAP ECC. Dzięki temu potrafimy pomóc organizacjom nie tylko „odchudzić” bazę danych, ale też strategicznie przygotować się do transformacji cyfrowej.

Migracja do SAP S/4HANA wymaga uporządkowania danych, które w wielu organizacjach narastały latami, obciążając systemy i zwiększając koszty ich utrzymania. Mimo że informacje to zasób strategiczny organizacji, to ich nadmiar ma znaczny wpływ na techniczne i prawne aspekty działania systemu SAP. Przekłada się to bezpośrednio na ryzyko w przyszłym projekcie transformacyjnym. CIO, który uwzględni je w strategii, zyskuje nie tylko sprawniejszą migrację, ale także lepszą wydajność i zgodność systemów w długiej perspektywie.

Dzięki sprawdzonym narzędziom SAP i doświadczeniu ekspertów All for One Poland organizacja planująca transformację odzyska kontrolę nad ilością danych – bez kompromisów w dostępie i bezpieczeństwie, a proces przyszłej konwersji przebiegnie sprawniej i bezpieczniej. W praktyce archiwizacja to nie koszt – to inwestycja w przyszłość biznesu w oparciu o SAP S/4HANA.