All for One Invoice Attachments dla systemów SAP

Proces realizowany przez narzędzie All for One Invoice Attachments jest przewidziany przede wszystkim dla sytuacji, w których załączniki są dostarczane niezależnie od faktury tj. innym kanałem, w innym momencie lub gdy początkowo załączniki są w posiadaniu innej jednostki organizacyjnej niż księgowość. Łączenie odbywa się automatycznie lub ręcznie, na podstawie przesłanych razem z załącznikami referencji. Tymi referencjami mogą być: numer dokumentu KSeF, tzw. KSeF ID, numer faktury dostawcy (referencja), NIP dostawcy, data faktury, numer zamówienia, numer dokumentu WZ/dostawy lub numer listu transportowego.

Łączenie automatyczne jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy docelowy dokument zostanie zidentyfikowany w unikalny sposób. Jeśli system nie określi docelowego dokumentu jednoznacznie, paczka załączników zostanie zaparkowana w kokpicie załączników (nowa transakcja w SAP GUI) do ręcznego sparowania. Ręczne parowanie jest wspierane przekazanymi referencjami, np. jeśli przekazano numer faktury dostawcy, system spróbuje podpowiedzieć ten dokument, o ile został on już wprowadzony do systemu. Automatyczne łączenie może być również kontrolowane wg numerów dostawców lub wyłączone globalnie dla jednostki gospodarczej.

W szczególności taka sytuacja, że załączniki są dostarczane niezależnie od faktury, będzie miała miejsce w przypadku wdrożenia systemu KSeF. Faktura będzie dostarczana poprzez kanał KSeF, a załączniki osobnym kanałem, np. e-mailem (funkcjonalność załączników w KSeF będzie ograniczona, może wymagać specjalnej integracji itp.; najpewniej dostawcy będą dosyłali załączniki tradycyjnym e-mailem). Jeśli dostawca umieści numer dokumentu KSeF w e-mailu z załącznikami, będzie możliwe parowanie. Oczywiście warunkiem jest zainstalowanie w systemie SAP dodatku obsługującego kanał KSeF (np. All for One KSeF Extractor z dodatkiem Purchase Invoices; parowanie z innym produktem jest również możliwe, pod warunkiem że posiada on bazę dokumentów pobranych z KSeF w tabeli bazy danych systemu SAP).

Niemniej proces może być potrzebny również niezależnie od KSeF. Na przykład faktury zagraniczne nie będą przychodziły z KSeF. Proces może być również potrzebny już dzisiaj, na przykład magazynier może przesyłać dokumenty otrzymane razem z dostawą.

Produkt All for One Invoice Attachments archiwizuje załączniki zgodnie ze standardowym protokołem SAP ArchiveLink. Dlatego wymaga działającego repozytorium podpiętego do SAP zgodnie z tym standardem. Jeżeli firma ma już repozytorium, możemy użyć istniejącego. Jeśli nie – All for One może takie repozytorium wdrożyć bądź udostępnić w postaci usługi (w chmurze All for One Poland).

W ofercie mamy dwa produkty, które pełnią rolę repozytorium:

• SAP Content Server (standardowa oferta SAP wdrażana przez nasz zespół ekspertów Basis);
• platforma Rockawork (dawniej All for One ECM).

Użycie repozytorium zgodnego z SAP ArchiveLink pozwala podpiąć załączniki bezpośrednio do dokumentów SAP poprzez funkcjonalność GOS (Generic Object Services; mała ikona widoczna w SAP GUI w prawym bądź lewym górnym rogu transakcji SAP). Dzięki temu pracownicy księgowości mają pod ręką załączniki razem z dokumentem księgowym reprezentującym fakturę. Dokładnie tam, gdzie jest to im potrzebne.

Produkt All for One Invoice Attachments może być wdrożony na kilka sposobów.

Jest to najbardziej kompleksowa oferta przewidziana pod kątem firm korzystających z produktu KSeF Extractor z dodatkiem Purchase Invoices do obsługi faktur przychodzących z systemu KSeF.

W tym scenariuszu od dostawcy wychodzą dwa komunikaty. Jeden to faktura ustrukturyzowana (FV) wysyłana do KSeF. Drugi to e-mail z załącznikami wysyłany na adres firmaxyz_zalaczniki@all-for-one.com (firmaxyz = firma klienta). Zakładamy, że w e-mailu znajduje się numer KSeF nadany fakturze dostawcy (w dowolnym miejscu). Adres e-mail jest skorelowany z konkretnym NIP naszego klienta. E-mail z załącznikami jest parsowany, tzn. wyszukujemy w nim przede wszystkim numer KSeF (ale również inne referencje, np. NIP czy datę). Jeśli firma zdecydowała się na uruchomienie repozytorium w chmurze All for One Poland w ramach subskrypcji (repozytorium jako część usługi), załączniki są również archiwizowane na tym etapie.

Następnie produkt KSeF Extractor z dodatkiem Purchase Invoices pobiera fakturę ustrukturyzowaną oraz produkt Invoice Attachments pobiera załączniki. Zdarzenia te są niezależne. Invoice Attachments archiwizuje załączniki w repozytorium ArchiveLink, jeśli jest ono podpięte bezpośrednio do SAP w trybie on-premise (np. gdy firma ma już swoje repozytorium).

Fakturę procedujemy zgodnie z wybranym scenariuszem implementacji Purchase Invoices, np. wykonujemy wstępne wprowadzenie dokumentu do transakcji MIRO lub FB60 (MM/FI). Numer dokumentu księgowego jest odnotowywany w bazie dokumentów w produkcie Purchase Invoices.

Działając niezależnie, Invoice Attachments co jakiś czas odpytuje bazę Purchase Invoices, czy a) dokument KSeF już został ściągnięty oraz b) czy został już wprowadzony jako dokument modułowy SAP. Jeśli tak, łączenie załączników z dokumentem modułowym MM/FI następuje automatycznie. Po połączeniu Invoice Attachments może np. wysłać powiadomienie e-mail do działu księgowości lub zadanie workflow, aby wyświetlić dokument, do którego przypięto załączniki (lub wykonać inne działania).

Zasadniczo jest to podobny scenariusz do poprzedniego, z tą różnicą, że faktury zakupowe są obsługiwane przez inne rozwiązanie (zakładamy, że jest to produkt doinstalowany do SAP). Jedynym wymaganiem, aby obsłużyć taki proces jest to, by ten produkt posiadał bazę danych (tabelę w SAP), w której zawarta będzie informacja, jakim dokumentem modułowym SAP (MM/FI) dana faktura KSeF została zaksięgowana. Repozytorium ArchiveLink również może być albo w chmurze All for One (usługa), albo on-premise w firmie (np. gdy klient ma już swoje repozytorium).

W tym scenariuszu nie mamy jeszcze systemu KSeF. Scenariusz może być wdrożony przed wdrożeniem KSeF.

Uwaga! Warto zauważyć, że dla scenariuszy A oraz B scenariusz C jest również obwiązujący dla faktur zagranicznych (te nie będą szły przez KSeF).

W tym scenariuszu od dostawcy wychodzi jeden komunikat. Faktura jest wysyłana jako PDF poprzez e-mail razem z załącznikami na adres firmaxyz_zalaczniki@all-for-one.com. Adres e-mail jest skorelowany z konkretnym NIP. E-mail z załącznikami jest parsowany. Jeśli firma zdecydowała się na uruchomienie repozytorium w chmurze All for One w ramach subskrypcji (repozytorium jako część usługi), załączniki na tym etapie są również archiwizowane.

Następnie produkt Invoice Attachments pobiera załączniki i archiwizuje je w repozytorium ArchiveLink, jeśli jest ono podpięte do SAP w trybie on-premise (np. gdy firma ma już swoje repozytorium). W tym scenariuszu operator narzędzia musi ręcznie wskazać plik, który jest obrazem faktury, aby odróżnić ten jeden załącznik od pozostałych (archiwizacja faktury odbywa się pod innym rodzajem dokumentu ArchiveLink).

Połączenie załączników z dokumentem modułowym MM/FI również następuje ręcznie. Po połączeniu Invoice Attachments może np. wysłać powiadomienie e-mail do działu księgowości lub zadanie workflow, aby wyświetlić dokument, do którego przypięto załączniki (lub wykonać inne działania).

Łączenie automatyczne jest również możliwe, ale jest mało prawdopodobne, że na podstawie przesłanych informacji możliwa będzie unikalna identyfikacja docelowego dokumentu, tak jak jest to możliwe na podstawie numeru dokumentu z KSeF.

W tym scenariuszu instalujemy samodzielny dodatek Invoice Attachments do systemu SAP. Dostawca wysyła e-mail z fakturą oraz załącznikami na adres e-mail aktualnie używany w firmie do odbioru faktur. W tym procesie użytkownik musi ręcznie załączyć paczkę załączników do systemu SAP przez dedykowaną transakcję SAP GUI. Możliwe są również integracje niestandardowe, np. odczyt z systemu plików serwera albo z serwera FTP.

Jest to odmiana scenariusza A z tą różnicą, że do odbioru załączników firma będzie wykorzystywać swoją skrzynkę e-mail, a paczki załączników załączać do Invoice Attachments ręcznie, podając ręcznie numer KSeF. Możliwe są również integracje niestandardowe, np. odczyt z systemu plików serwera albo z serwera FTP.

Jest to odmiana scenariusza B z tą różnicą, że firma do odbioru załączników będzie wykorzystywać swoją skrzynkę e-mail, a paczki załączników załączać do Invoice Attachments ręcznie, podając ręcznie numer KSeF. Możliwe są również integracje niestandardowe, np. odczyt z systemu plików serwera albo z serwera FTP.

Wszędzie, gdzie na diagramach jest wskazany komunikat między infrastrukturą dostawcy a infrastrukturą All for One Poland (załączniki/@), możliwe jest również wykorzystanie API od All for One Poland zamiast e-maila. To wymaga jednak prac integracyjnych po stronie infrastruktury dostawcy.

Klienci korzystający z rozwiązania Rockawork (dawniej All for One ECM) do obsługi obiegu faktur zakupowych będą otrzymywali załączniki razem z fakturą na końcu procesu w Rockawork poprzez dodatek integracyjny Invoice Integration Gateway (IGW). Instalacja Invoice Attachments w SAP dla tych klientów nie będzie potrzebna.

Klienci korzystający z rozwiązania All for One Invoice Flow w SAP do obsługi obiegu faktur zakupowych mogą wdrożyć Invoice Attachments w każdym opisanym scenariuszu.

W tabeli przedstawiono podsumowanie dostępnych scenariuszy w przekroju na cztery aspekty: wdrażane produkty, implementacja centralnej usługi odbioru w infrastrukturze All for One Poland, własne repozytorium oraz repozytorium w infrastrukturze All for One Poland.

Ze swojej strony rekomendujemy szczególnie scenariusz A jako najbardziej odpowiadający przyszłym wyzwaniom w zakresie procesów związanych z odbiorem faktur zakupowych. W tym scenariuszu All for One Poland bierze odpowiedzialność za całość procesu. Niemniej chcemy również być elastyczni, dlatego opracowaliśmy również inne scenariusze implementacji produktu Invoice Attachments.

Powiązane usługi All for One:

• Wdrożenie KSeF dla faktur sprzedaży;

• Wdrożenie KSeF dla faktur zakupowych;

• Wdrożenie platformy Rockawork (dawniej ECM) w roli repozytorium lub jako pełne narzędzie do obiegu faktur;

• Wdrożenie Invoice Flow, workflow w SAP do obiegu faktur;

• Wdrożenie repozytorium SAP Content Server;

• Implementacja identyfikatora KSeF w standardowych transakcjach SAP;

• Programowanie ABAP.