Adobe Forms w SAP

SAP Adobe Forms to obok SAPscript i Smart Forms najnowsza technologia wydruków w systemie SAP. Powstały w wyniku kooperacji SAP oraz Adobe i są dostępne w SAP NetWeaver ‘04. Dzięki tej współpracy użytkownicy SAP mogą korzystać z formularzy w powszechnie znanym i akceptowanym formacie PDF.

Zamiast papieru

Głównym atutem Adobe Forms jest możliwość stworzenia edytowalnych formularzy, zapamiętujących dane wprowadzone przez użytkownika. Pozwala to zastąpić w procesach biznesowych papierową korespondencję, którą łatwo uszkodzić czy zgubić. Nie zapominajmy też o kosztach papieru (wydruk, przechowywanie, wysyłka) i czasochłonności wiążącej się przetwarzaniem wydruków.

Po wypełnieniu formularza dane nie muszą być ręcznie przepisywane do SAP, jak to jest w przypadku formularzy papierowych, ale mogą zostać bezpośrednio importowane do systemu lub też wykorzystane do operacji w SAP, takiej jak np. stworzenie materiału, zgłoszenia zapotrzebowania czy zamówienia.

Formularz Adobe wykorzystuje XML do przechowywania danych formularza oraz informacji o layoucie. Dzięki temu standardowi ujednolicono proces wymiany informacji pomiędzy systemem SAP a użytkownikami końcowymi.

Format PDF pozwala udostępnić dowolnie wyglądający formularz, możliwe jest niemalże identyczne odwzorowanie wydruku. Dzięki temu użytkownicy przyzwyczajeni do wyglądu papierowych dokumentów bez przeszkód mogą „przesiąść się” na ich wersję elektroniczną.

Formularz interaktywny i nie tylko

Aplikacja w SAP pobiera dane z systemu i na ich podstawie generuje plik PDF. Taki formularz może być statyczny lub dynamiczny. W formularzach statycznych ich wygląd jest zawsze taki sam – rozmieszczenie pól, tabel, treści jest stałe i zawarte w layoucie (np. formularz PIT). Formularz dynamiczny to taki, którego wygląd uzależniony jest od wygenerowanej z systemu treści – np. liczba stron faktury będzie zależeć od liczby pozycji.

Formularz może być interaktywny, ale może też być standardowym wydrukiem bez edytowalnych treści. W przypadku interaktywnego formularza jego uzupełnianie może odbywać się w trybie online (z połączeniem do systemu SAP), jak również w trybie offline.

Formularz można otrzymać poprzez e-mail, zapisać na dysku, uzupełnić bez połączenia z Internetem i odesłać w dowolnym momencie. Technologia umożliwia także opublikowanie formularza w portalu korporacyjnym bazującym na SAP NetWeaver Portal, w oparciu o technologię Web Dynpro.

Formularz może zawierać predefiniowane wartości w postaci listy wybieralnej, listy pomocy, oferuje także walidację wpisywanych danych oraz elektroniczne podpisy wiążące użytkownika z dokumentem. W PDF może być zaszyty kod, który w zależności od wyboru dokonanego w jednym polu (np. wybór kraju), ograniczy dostępną listę pozycji w kolejnym (np. wybór miasta).

Tworzenie interaktywnych formularzy w środowisku SAP to element prac deweloperskich, w których można wykorzystać różne technologie. Mogą być one tworzone zarówno w języku Java przy wykorzystaniu SAP NetWeaver Developer Studio, jak i w środowisku ABAP Workbench w transakcji SE80 lub też nowej transakcji SFP (SAP Forms Processing).

Narzędzie do tworzenia formularzy, Adobe LiveCycle Designer, zostało zintegrowane z oboma tymi środowiskami. Formularze są przechowywane jako obiekty na serwerze, mogą więc być transportowane pomiędzy mandantami czy nawet systemami. Tworzenie wydruków oraz interaktywnych formularzy z wykorzystaniem technologii Adobe Forms wymaga dobrej znajomości tej technologii oraz sporego doświadczenia.

Potrzebny tylko Adobe Reader

Za wydruki oraz obsługę interaktywnych formularzy po stronie serwera odpowiada technologia Adobe Document Services, uruchamiana jako moduł na serwerze J2EE. Usługa ta – by działała – musi zostać poprawnie skonfigurowana przez BASIS na poziomie serwera. Do tworzenia formularzy trzeba zainstalować ponadto:

• po stronie serwera: SAP Web AS 6.40 Java, SAP Web AS 6.40 ABAP, Adobe Document Services (komponent typu run-time), Adobe Credential (do tworzenia interaktywnych formularzy);
• po stronie stacji roboczej: SAP NetWeaver Developer Studio wraz z Adobe LiveCycle Designer (dewelopment Web Dynpro w środowisku Java) i/lub SAP GUI 6.40 wraz z Adobe LiveCycle Designer (dewelopment w SAP Web AS 6.40 ABAP), Active Component Framework (do napełniania danymi formularzy w aplikacjach Web Dynpro) oraz Adobe Reader 6.0.2 lub nowszy.

Użytkownicy chcący pracować z interaktywnymi formularzami w przeglądarkach internetowych, w SAP GUI czy też lokalnie na dyskach twardych potrzebują jedynie programu Adobe Reader 6.0.2 lub nowszego (dostępnego do pobrania za darmo na stronie www.adobe.com). Adobe Forms są dostępne jako składnik SAP Web AS 6.40, lecz mogą być także wykorzystywane do wymiany danych z systemami w niższych wersjach (np. SAP R/3 4.6C) poprzez zestawienie połączenia przez RFC.

Warto także podkreślić, że starsze technologie wydruków – SAPscript oraz Smart Forms – choć nadal będą dostępne z kolejnymi wersjami systemu SAP, nie będą dalej rozwijane.

Dlatego SAP AG rekomenduje już teraz korzystanie z SAP Adobe Forms. Możliwa jest także konwersja Smart Forms do formatu Adobe PDF przy wykorzystaniu udostępnionych przez SAP narzędzi.

Wraz z Adobe Forms dostarczono szereg gotowych interaktywnych formularzy do wykorzystania, do których użytkowania nie jest konieczne wykupienie dodatkowej licencji. Nie potrzeba też dodatkowych licencji, gdy wykorzystujemy Adobe Forms jedynie do tworzenia nieinteraktywnych wydruków.

Licencja potrzebna jest natomiast w przypadku, gdy tworzymy nowe interaktywne formularze lub modyfikujemy standardowe (dotyczy zmian większych niż kosmetyczne), lecz jest niezbędna dopiero w momencie dostarczenia ich do wypełniania przez użytkowników na systemie produktywnym.

Interaktywne formularze w operacjach SAP

Duża liczba operacji biznesowych jest wciąż związana z dokumentami papierowymi. W wielu przedsiębiorstwach jeśli pracownik magazynu, niemający bezpośredniego dostępu do systemu, wnioskuje o zmianę lub utworzenie nowego materiału, tworzy zgłoszenie w postaci papierowego dokumentu. Następnie inny pracownik – użytkownik SAP – wprowadza je do systemu.

Później zgłoszenie jest jeszcze opiniowane przez menedżera technicznego, a następnie akceptowane przez przełożonego. Taki proces można zastąpić, budując workflow oparte na interaktywnych formularzach Adobe Forms.

Pracownik magazynu niebędący użytkownikiem SAP wypełnia formularz na swoim komputerze, a następnie – po przejściu wszystkich kroków i wymaganych akceptacji – materiał zostanie automatycznie utworzony w systemie, bez potrzeby angażowania do procesu osoby, która wcześniej ręcznie wprowadzała dane do systemu.

Zastąpienie dokumentu papierowego jego elektronicznym odpowiednikiem wyeliminuje prawdopodobieństwo powstania błędu, nada przejrzystości procesowi oraz umożliwi jego śledzenie w systemie (formularz jest połączony z SAP, mimo że wypełniający go pracownik nie ma bezpośredniego dostępu do systemu).

Innym przykładem wykorzystania Adobe Forms może być korespondencja seryjna z pracownikami. Aplikacja z SAP generuje serię dokumentów, automatycznie wypełniając je danymi specyficznymi dla każdego pracownika (np. rozliczenia premii oraz delegacji).

Następnie dokumenty rozsyłane są drogą mailową jako pliki PDF. Pracownik, po zapoznaniu się z dokumentem i uzupełnieniu wymaganych pól, za pomocą przycisku na formularzu przesyła dane do aplikacji w SAP, a te automatycznie pojawiają się w systemie.

SAP NetWeaver w oparciu o Web Dynpro. Pracownik linii produkcyjnej loguje się do portalu i wypełnia kartę czasową, uzupełnioną na starcie wartościami zależnymi od lokalizacji i stacji roboczej (np. zakład, imię i nazwisko pracownika, numer osobowy).

Dokument jest mu dobrze znany, bo jest tożsamy z wersją papierową. Po uzupełnieniu dane przesyłane są bezpośrednio do SAP. Dokument może być także w dowolnym momencie wydrukowany, jeżeli istnieje potrzeba przechowywania go także w papierowej wersji.

Formularze mogą być też wykorzystywane w trybie offline. Przedstawiciel handlowy ma przygotowane formularze PDF, wypełnione wstępnie danymi z SAP (nazwa klienta, adres itd.). Następnie wraz z klientem uzupełnia formularz (np. o ilości zamawianych towarów, daty dostaw itp.). Zapisane dane może automatycznie przesłać do SAP w dowolnym momencie, gdy tylko będzie miał dostęp do Internetu.

Adobe Forms to wygodne i łatwo dostępne rozwiązanie, które nie tylko wyeliminuje obieg ton papierowych dokumentów w firmie i pozwoli oszczędzać lasy, ale także usprawni obieg informacji i wyeliminuje błędy wynikające z przenoszenia danych do SAP. Oprócz oszczędności związanych z kosztami druki i dystrybucji, pozbędziemy się także problemu z archiwizowaniem i bezpieczeństwem dokumentów.

Formularze Adobe to także narzędzie, które docenią pracownicy wprowadzający do SAP wiele danych, którzy jednak ze względu na charakter pracy „w terenie” nie mają na bieżąco dostępu do Internetu i firmowego systemu SAP (np. przedstawiciele handlowi, doradcy klienta, agenci, serwisanci itp.).