All for One PPK

20 tys. pracowników w systemie

Firma: grupa kapitałowa kilkudziesięciu spółek

Liczba pracowników: około 20 tys.

System kadrowo-płacowy: SAP HR

Model utrzymania: on premise

Samoobsługa pracownicza: zewnętrzny serwisem samoobsługi pracowniczej klienta, zintegrowany z All for One PPK

Dodatkowe informacje:

Obsługa procesów kadrowo-płacowych dla spółek grupy realizowana jest centralnie, w centrum usług wspólnych. Ewidencja PPK jest zintegrowana z systemem kadrowo-płacowym SAP HR. Rozliczanie składek na następuje na liście płac w SAP HR-Payroll. Wykonana z wykorzystaniem własnych zasobów klienta (już po uruchomieniu All for One PPK) operacja włączenia pracowników nowej spółki grupy do All for One PPK potwierdza, że narzędzie jest elastyczne oraz intuicyjne w obsłudze przez pracowników biznesowych.

Samoobsługa i QR kody

Firma: sieć z branży fashion retail, lokalizacja salonów na terenie całego kraju

Liczba pracowników: blisko 17 tys.

System kadrowo-płacowy: SAP SuccessFactors Employee Central oraz SAP HR

Model utrzymania: mieszany (system kadrowy on cloud, płace on premise)

Samoobsługa pracownicza: dostępny on-line portal SuccessFactors zintegrowany z SAP HR, rozwinięta samoobsługa

Dodatkowe rozwiązania All for One PPK:

Oprócz standardowego zakresu, klient korzysta także z dodatkowych funkcji narzędzia. Zintegrowany z portalem SuccessFactors moduł All for One PPK Deklaracje pozwala na samoobsługę pracowniczą w tym zakresie. Z poziomu dostępnego online portalu (dostęp także przez przystosowaną do obsługi tabletów i smartfonów aplikację mobilną) pracownicy mogą wprowadzać zmiany w swoim planie emerytalnym: zmieniać wysokość składki, a także deklarować przystąpienie lub rezygnację z PPK. Zatwierdzona przez nich zmiana jest automatycznie wprowadzana w systemie kadrowym oraz płacowym.

Zgodnie z regulacjami prawnymi, rezygnacja z udziału w PPK wymaga poświadczenia podpisem pracownika, dlatego All for One Poland przygotowało rozszerzenie wykorzystujące technologię QR Code. Po zatwierdzeniu rezygnacji w systemie, na portalu pojawia się, gotowy do wydruku formularz (w formacie PDF) – uzupełniony automatycznie o wymagane dane osobowe pracownika – zawierający także unikalny kod QR. Pracownik drukuje dokument i po podpisaniu przesyła go do centrali. Tam dokumenty są tylko skanowane, aplikacja dostarczona przez All for One Poland zapewnia potwierdzenie dostarczenia podpisanej deklaracji w systemie SAP HR na podstawie kodu QR.

Takie rozwiązanie w rozproszonej organizacji znacznie upraszcza  obsługę PPK i pozwala dochować wszystkich warunków narzuconych przez ustawodawcę.

Emerytura w chmurze

Firma: Producent akcesoriów do nakrycia stołu oraz artykułów do pakowania żywności na wynos

Liczba pracowników: ponad 600

System kadrowo-płacowy: SAP SuccessFactors Employee Central oraz Employee Central Payroll

Model utrzymania: on cloud

Samoobsługa pracownicza: dostępny on-line portal SuccessFactors, rozwinięte funkcje samoobsługowe

Więcej informacji: Wysokość składki odciąganej na PPK jest widoczna na pasku wynagrodzeń w portalu SuccessFactors.

All for One PPK dla MŚP

Firmy: do 249 pracowników

Zgodnie ustawą, od 1 stycznia 2020 r. do PPK przystąpiły firmy średniej wielkości, zatrudniające od 50 do 249 osób. Wśród tych firm na rozwiązanie All for One PPK zdecydował się m.in. producent systemów hamulcowych dla kolejnictwa, zatrudniający ok. 100 pracowników, a także przedsiębiorstwo specjalizujące się projektowaniu, wykonaniu i nadzorze zabezpieczeń ppoż. z zatrudnieniem na poziomie 130 pracowników.

Podstawa prawna

Zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program dodatkowego i dobrowolnego oszczędzania na emeryturę, przeznaczony docelowo dla ok. 11,5 mln osób zatrudnionych.

Terminarz przystąpienia do PPK:

• od 1 lipca 2019 – firmy zatrudniające powyżej 250 osób
• od 1 stycznia 2020 – firmy zatrudniające od 50 do 249 osób
• od 1 lipca 2020 – firmy zatrudniające od 20 do 49 osób
• od 1 stycznia 2021 – pozostałe podmioty

Wpływ na system HR

Według KNF-u warunki umieszczenia w ewidencji PPK spełnia łącznie 45 instytucji finansowych. Według szacunków PFR-u około 20 z nich będzie oferowało w pierwszym etapie prowadzenie umowy o zarządzanie PPK dla Pracodawców. Pracodawca będzie musiał podpisać taką umowę z wybraną instytucją. Biorąc pod uwagę powszechność tego programu (11,5 mln pracowników) – systemy kadrowo-płacowe muszą być do tego  przygotowane.

Praktycznie całość procesu wyliczenia tej kwoty, raportowania i przekazania w formie przelewu do instytucji PPK musi być realizowana w ramach systemu HR. Dodatkowo ustawa nakłada na Pracodawców obowiązek obsługi wielu dodatkowych procesów: rejestracja w PPK i odprowadzanie składek są dość oczywistym, ale są też i dodatkowe (np. obsługa wniosku pracownika o zmniejszenie jego składki z 2% do minimum 0,5%, gdy wynagrodzenie uczestnika PPK w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia).

Innym przykładem dla nowo zatrudnionego pracownika (lub przejętych art. 23’) jest zlecenie transferu środków ze wszystkich lub wybranych umów o prowadzenie PPK dla tego pracownika, ustawodawca nakłada jednocześnie termin nie dłuższy niż 14 dni od złożenia deklaracji przez uczestnika PPK. Mając na uwadze, że na ten proces składa się: przekazanie przez pracodawcę wniosku do agenta transferowego, wymianę i weryfikację danych pomiędzy dwoma instytucjami PPK i finalnie przelew środków z jednego PPK na drugie, a niektóre branże zatrudniają pracowników codziennie – trudno sobie wyobrazić realizację tych procesów w formie papierowej.

All for One Poland uczestniczy w pracach Grupy Roboczej PPK, której celem jest zdefiniowanie standardu zakresu i formatu komunikacji elektronicznej pomiędzy pracodawcą i instytucją finansową. Pakiet All for One PPK wykorzystuje zalecenia zdefiniowane w tym standardzie.

W skład Grupy, zawiązanej 19 XI 2018, wchodzą firmy świadczące usługi związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi – instytucje finansowe, agenci transferowi, dostawcy oprogramowania HR oraz przedstawiciele Polskiego Stowarzyszenia HR i grono praktyków HR.

Członkowie Grupy zwracają uwagę na zalety wykorzystania standardu:

• Dzięki standaryzacji, wdrożenie nowych procedur w firmach będzie przebiegać sprawniej dla wszystkich uczestników procesu obsługi PPK
• Standard komunikacji przygotowany przez Grupę jest dostępny dla całego rynku (może zostać wykorzystany również przez podmioty nieuczestniczące w pracach Grupy)

Efektem prac Grupy jest opublikowany 6 maja 2019 r. dokument, opisujący zalecenia techniczne, wypracowane dla wymiany danych dotyczących PPK pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową prowadzącą program PPK. Opisane zalecenia zostały przygotowane w oparciu o rekomendacje Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR), dotyczące zakresu wymiany danych.

Pobierz PDF z zaleceniami Grupy…