All for One Partner Checker

Opracowujemy i rozbudowujemy rozwiązania weryfikacji danych partnerów biznesowych od 2018 roku, w miarę pojawiania się i uszczegóławiania kolejnych regulacji prawnych, w tym zwłaszcza nowelizacji dotyczącej tzw. „białej księgi podatników” (biała lista podatników).

1 września 2019 r. weszły w życie znowelizowane przepisy Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, w myśl których został wprowadzony nowy wykaz podatników VAT (tzw. „biała księga podatników”) zawierająca niezbędne informacje o podatnikach VAT.

W oparciu o przepisy ustawy, baza jest prowadzona w formie elektronicznej przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) i zastąpiła inne funkcjonujące wcześniej wykazy, służące do weryfikacji kontrahentów. W szczególności, w bazie znajdą się informacje:

• o podmiotach nie zarejestrowanych lub wykreślonych z rejestru podatników VAT
• o podmiotach zarejestrowanych (czynnych i zwolnionych), w tym przywróconych do rejestru VAT
• o numerach rachunków rozliczeniowych kontrahentów.

Wprowadzenie wykazu podatników ułatwiło weryfikację potencjalnych kontrahentów, jednak wiąże się także z dodatkowymi obowiązkami dla podatników, np. w postaci każdorazowej weryfikacji zgodności danych numeru rachunku bankowego podanego na przelewie z numerem rachunku umieszczonym w wykazie.

Brak dopełnienia obowiązku weryfikacji zgodności rachunku bankowego skutkuje nałożeniem sankcji na podatnika, w postaci wyłączenia z kosztów podatkowych tej części płatności, która nie została zrealizowana w wykorzystaniem właściwego rachunku bankowego.

All for One Partner Checker umożliwia weryfikację aktywności numerów NIP kontrahentów w bazie Krajowej Administracji Skarbowej i bazach UE, bezpośrednio z poziomu systemu SAP.

Celem weryfikacji jest uniknięcie rejestracji dokumentów w systemie SAP z niepoprawnym numerem NIP kontrahenta, a także wykrycie kontrahentów nieaktywnych lub zwolnionych z VAT. Wcześniej należało numer NIP sprawdzić ręcznie w systemie Ministerstwa Finansów lub, w przypadku importu i eksportu w ramach UE, w bazach unijnych.

All for One Partner Checker pozwala na automatyzację procesu sprawdzania kontrahentów z użyciem numerów NIP, usprawniając pracę użytkowników systemu. Dzięki rozwiązaniu użytkownik może sprawdzić NIP bezpośrednio z poziomu SAP. Rozwiązanie daje możliwość uruchamiania alertów przy próbie rejestracji dokumentu z nieprawidłowym numerem, a także do sprawdzenia wielu numerów jednocześnie, na żądanie. Sprawdzenie następuje w bazie Krajowej Administracji Skarbowej dla numerów NIP oraz w bazach Unii Europejskiej dla numerów VAT-UE.

Sprawdzać automatycznie można:

• Pliki JPK_VAT
• Dane podstawowe dostawców/odbiorców
• Podane ręcznie listy numerów VAT (mogą być wczytane z pliku)
• Inne miejsca w systemie (rozwiązanie udostępnia interfejs API, dzięki któremu bardzo łatwo je zintegrować np. z wystawianiem zamówień do dostawców, księgowaniem faktur od dostawcy, przyjmowaniem zleceń od odbiorców, czy fakturowaniem odbiorców).

Wyniki wykonanych sprawdzeń są zapisywane w logach i można je w każdej chwili wydrukować.

All for One Partner Checker umożliwia weryfikację bankowych rachunków rozliczeniowych kontrahentów w bazie prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową, bezpośrednio z systemu SAP.

Celem weryfikacji jest uniknięcie wykonania zapłaty za dostarczone materiały oraz usługi na inne rachunki bankowe, niż umieszczone w wykazie prowadzonym przez KAS i tym samym uniknięcie konsekwencji przewidzianych w ustawie.

Rozwiązania zawarte w All for One Partner Checker pozwalają na usprawnienie pracy użytkowników, poprzez wyświetlenie alertów przy próbie utworzenia dokumentów z nieprawidłowym numerem rachunku bankowego lub dzięki możliwości sprawdzenia poprawności rachunków bankowych dla wielu kontrahentów jednocześnie.

Narzędzie umożliwia masowe oraz pojedyncze sprawdzenia danych podstawowych odbiorców, dostawców oraz partnerów biznesowych w SAP.

Dane można sprawdzać wg stanu bieżącego w białej liście i VIES, a dodatkowo w bazie MF – na dowolny wybrany dzień.

Rozwiązanie umożliwia odpytanie tzw. Pliku Płaskiego lub faktycznej bazy danych, udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. Narzędzie archiwizuje wykonane sprawdzenia w celu późniejszego udowodnienia sprawdzenia w przypadku kontroli. Dodatkowo, w przypadku użycia bazy danych MF posiadamy unikalne ID sprawdzenia, tak jakby sprawdzenie było wykonane ręcznie na stronie Ministerstwa Finansów.

W rozszerzeniu Partner Checker Creator użytkownik SAP może również usprawnić swoją pracę dzięki zautomatyzowanemu tworzeniu nowych kontrahentów z danymi podstawowymi, na podstawie danych udostępnianych przez Białą Liste i bazę REGON (BIR1 Baza Internetowa REGON 1 udostępniana przez Główny Urząd Statystyczny), oraz niektórych krajów UE (VIES, jeśli kraj podaje nazwę kontrahenta).

Rozwiązanie automatyzuje również proces sprawdzania poprawności danych kontrahentów już istniejących w systemie SAP, porównując je z danymi REGON / VIES.

• Możliwość zweryfikowania poprawności rachunku bankowego na białej liście dla utworzonej propozycji płatności, poprzez zapytanie o kombinacje NIP i nr Rachunku Kontrahenta.
• Występuje możliwość zawężenia analizowanych płatności, np. ze względu na walutę, bank, konto lub konkretnych kontrahentów.
• Brak konieczności zmiany standardu SAP, proces tworzenia propozycji płatności nie zostaje zmieniony. Narzędzie działa na istniejącym przebiegu płatności oraz pozwala weryfikować historyczne płatności.
• Możliwość wykonania samej weryfikacji bez blokady płatności lub automatyczne założenie blokady płatności w przypadku negatywnej weryfikacji na białej liście.