All for One Invoice Flow to rozszerzenie SAP, umożliwiające realizację Elektronicznego Obiegu Faktur (EOF) w całości wewnątrz systemu SAP, w oparciu o obraz dokumentu w formacie PDF. Rozwiązanie może być wykorzystane w organizacjach, które ewidencjonują znaczną liczbę faktur i które chcą wdrożyć usystematyzowany proces EOF, eliminując obieg dokumentów w formie papierowej.
Rozwiązanie przeznaczone jest dla organizacji korzystających z systemów: SAP ERP/ECC lub S/4HANA.
All for One Invoice Flow wspiera proces EOF od wpływu faktury (załadowania pliku PDF), przez jej rejestrację, weryfikację księgową, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową aż po zaksięgowanie.
- Cały proces jest wykonywany w systemie SAP (ERP/ECC, S/4HANA) przy użyciu transakcji SAP, z wykorzystaniem technologii SAP Business Workflow.
- Rozwiązanie może zostać zintegrowane z inteligentnym systemem OCR, który zautomatyzuje wstępne wprowadzanie dokumentów
- Faktury w postaci plików PDF mogą być ładowane do systemu SAP również ręcznie (transakcja archiwizacyjna OAWD)
- Automatyczne ładowanie PDF może odbywać się przez e-mail wysyłany ze skanera albo przez pobranie z serwera FTP (w tym wypadku narzędzie może dodatkowo pobierać plik CSV z danymi nagłówków faktur i alokacjami do zamówień
- Rozwiązanie z plikami CSV przewidziane jest dla scenariusza współpracy z zewnętrzną firmą skanującą dostarczającą paczki faktur np. w cyklach dziennych.
- Archiwizacja poprzez interfejs SAP ArchiveLink. Wprowadzone do systemu pliki PDF są archiwizowane w zewnętrznym content serverze (np. SAP Content Server, All for One ECM Content Server).
- Ostatecznie dla każdego załadowanego pliku PDF uruchamiany jest proces workflow w systemie SAP.
- Rejestracja np. w sekretariacie albo bezpośrednio w księgowości.
- Weryfikacja księgowa polega na obsłużeniu wstępnie wprowadzonego dokumentu np. utworzeniu pozycji w referencji do zamówień lub bez i wykonaniu wszystkich tych czynności, które standardowo wykonuje się podczas księgowania faktury w transakcji MIRO.
- Możliwe jest natychmiastowe księgowanie dokumentu albo odesłanie go do weryfikacji merytorycznej do wskazanej osoby (np. w sytuacji, gdy system zasygnalizował odchylenia ilościowe/cenowe).
- Fakturę odsyła się do weryfikacji merytorycznej również w sytuacji, gdy np. faktura nie powołuje się na zamówienie, a powinna. Wówczas weryfikujący merytorycznie jest odpowiedzialny za utworzenie zamówienia post-factum.
- Dla faktur o znacznej wartości (konfigurowalny limit) może być konieczna akceptacja finansowa zanim dokument zostanie zaksięgowany.
W ramach pakietu All for One Invoice Flow dostarczane są również 2 dedykowane raporty:
- raport księgowości służący do monitorowania faktur obsługiwanych w procesie workflow;
- raport monitoringu procesów workflow (np. weryfikacja, kto przetrzymuje zadania workflow po terminie)