E-teczka w SAP - digitalizacja akt HR
E-Teczki to nowoczesna platforma, pozwalająca na tworzenie i przechowywanie akt osobowych w formie dokumentacji elektronicznej (elektroniczne akta osobowe), w integracji z systemem HR (np. SAP, SuccessFactors).
E-Teczki zapewniają pracownikom działu HR i kierownikom liniowym możliwość tworzenia, aktualizacji i przeszukiwania elektronicznych akt osobowych, przez przypisywanie dokumentów elektronicznych i skanów, do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w dedykowanych częściach elektronicznych akt osobowych.
Oparte o rozwiązanie Rockawork, E-Teczki dają możliwość konfiguracji jednolitego elektronicznego modelu akt osobowych, dostosowanego do potrzeb konkretnej organizacji. W rozwiązaniu jest dostępna jednolita struktura akt osobowych w podziale na foldery i typy dokumentów (e-teczka HR zawierająca np. umowy o pracę, świadectwa pracy itp.).
Rozwiązanie odpowiada wymogom prawnym w zakresie formy i sposobu przechowywania danych pracowniczych.
Okiem szefowej HR: „W kilka tygodni uruchomiliśmy dla całej firmy nowy, całkowicie cyfrowy model dokumentacji pracowniczej”
Elektroniczne teczki HR w SAP - szczegóły
E-Teczki działają w oparciu o platformę Rockawork , która jest unikalnym połączeniem systemu typu content management do zarządzania i archiwizacji wszelkiego typu informacji elektronicznej przetwarzanej przez organizację, oraz systemu workflow.
Dzięki wbudowanemu modułowi REST API, E-Teczki integrują się z innymi aplikacjami np.:
- systemy OCR (np. ABBYY FineReader Serwer, ABBYY FlexiCapture)
- systemy do elektronicznego podpisywania dokumentów (np. DocuSign)
- Automatyzacja: masowa realizacja zadań, wykorzystanie baz danych klienta, obsługa wielu spółek w obrębie organizacji
- Elastyczność: personalizowany widok dokumentu, możliwość odwzorowania procesów i procedur
- Bezpieczeństwo: pełna historia zmian, szeroki wachlarz uprawnień, kompatybilny z politykami bezpieczeństwa
- Możliwość modyfikacji procesów i elastycznego dostosowania ich do zmieniającego się otoczenia biznesowego bez potrzeby kodowania (dzięki wykorzystaniu rozwiązania typu LOW CODE)
- Identyfikacja wąskich gardeł w procesach biznesowych dzięki rozbudowanemu systemowi raportów
- obsługa sekcji A, B, C i D teczki pracowniczej, zgodnie z wytycznymi rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej; oraz obsługa sekcji dodatkowych
- automatyczne usuwanie dokumentów i retencja – możliwość automatycznego usuwania zdefiniowanych typów dokumentów oraz całych teczek po określonym czasie.
- Obsługa wielu jednostek gospodarczych w jednej aplikacji. Pracownicy działów HR mogą mieć dostęp do danych wszystkich spółek, lub być przypisani do określonej jednostki gospodarczej.
- Eksport danych do pliku ZIP, w którym zgodnie z wytycznymi rozporządzenia znajdują się pary plików PDF skanów i XML danych.
- Ładowanie dokumentów do poszczególnych sekcji wraz z oznaczeniem terminów ważności z wykorzystaniem wewnętrznego workflow albo API REST dla aplikacji zewnętrznych, np. systemów OCR.
- Przechowywanie dokumentów podpisanych elektronicznie w zewnętrznych aplikacjach (np. DocuSign)
- Generowanie powiadomień, zgodnie ze zdefiniowanym dla każdego typu dokumentu terminem oraz odbiorcą (np. alerty o zbliżającym się terminie badań okresowych, obowiązkowych szkoleniach, czy też końcu umowy).
- Zarządzanie uprawnieniami i dostępami. W aplikacji można nadać odpowiednie uprawnienia dla poszczególnych użytkowników systemu: kierowników, pracowników działu kadr i pozostałych pracowników.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
- Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym
- Kodeks pracy
E-Teczki to rozwiązanie przygotowane z myślą o integracji z systemami SAP (SAP HR/SAP HCM, SuccessFactors Employee Central).
Aplikacja integruje się z SAP za pomocą webservice. Dane o pracownikach w E-Teczkach są pobierane i aktualizowane z aplikacji SAP. SAP pozostaje w tej architekturze centrum zarządzania danymi o pracowniku, a zmiany natychmiast są odwzorowywane w E-Teczkach.
Instalacja E-Teczek All for One w środowisku SAP wymaga spełnienia następujących warunków technicznych: wersja systemu ECC 6.00 z Support Package 9 lub wyższym (SAP HR/HCM); lub subskrypcja SuccessFactors.
Case studies
Z naszych E-Teczek korzysta kilkadziesiąt firm, w integracji z różnymi systemami HR.
Elektroniczne teczki pracownicze - prezentacja
Zobacz nagranie ze spotkania z naszą ekspertką od cyfryzacji dokumentacji HR.
Onboarding - 100% zdalnie, e-teczki - 100% cyfrowo - na platformie Rockawork E-Teczki
Teczka pracownicza w SAP - jak to działa?
Dzięki przyjaznemu interfejsowi graficznemu, działy HR mogą przeglądać i wyszukiwać teczki pracowników
Dane osobowe i kadrowe w e-teczce pracownika.
E-teczka pracownika z wydzielonymi sekcjami A i B.
System barcodów znacząco skraca proces tworzenia i aktualizacji e-teczek.
Początek procesu tworzenia e-teczki pracownika.
Podgląd dokumentu "Skierowanie na badania wstępne" dostępny z poziomu e-teczki pracownika.