E-Teczki

Elektroniczne akta osobowe dla SAP HR i SuccessFactors

E-teczka w SAP - digitalizacja akt HR

E-Teczki to nowoczesna platforma, pozwalająca na tworzenie i przechowywanie akt osobowych w formie dokumentacji elektronicznej (elektroniczne akta osobowe), w integracji z systemem HR (np. SAP, SuccessFactors).

E-Teczki zapewniają pracownikom działu HR i kierownikom liniowym możliwość tworzenia, aktualizacji i przeszukiwania elektronicznych akt osobowych, przez przypisywanie dokumentów elektronicznych i skanów, do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w dedykowanych częściach elektronicznych akt osobowych.

Oparte o rozwiązanie Rockawork, E-Teczki dają możliwość konfiguracji jednolitego elektronicznego modelu akt osobowych, dostosowanego do potrzeb konkretnej organizacji. W rozwiązaniu jest dostępna jednolita struktura akt osobowych w podziale na foldery i typy dokumentów (e-teczka HR zawierająca np. umowy o pracę, świadectwa pracy itp.).

Rozwiązanie odpowiada wymogom prawnym w zakresie formy i sposobu przechowywania danych pracowniczych.

Okiem szefowej HR: „W kilka tygodni uruchomiliśmy dla całej firmy nowy, całkowicie cyfrowy model dokumentacji pracowniczej”

Elektroniczne teczki HR w SAP - szczegóły

E-Teczki działają w oparciu o platformę Rockawork , która jest unikalnym połączeniem systemu typu content management do zarządzania i archiwizacji wszelkiego typu informacji elektronicznej przetwarzanej przez organizację, oraz systemu workflow.

Dzięki wbudowanemu modułowi REST API, E-Teczki integrują się z innymi aplikacjami np.:

systemy OCR (np. ABBYY FineReader Serwer, ABBYY FlexiCapture)
systemy do elektronicznego podpisywania dokumentów (np. DocuSign)

Automatyzacja: masowa realizacja zadań, wykorzystanie baz danych klienta, obsługa wielu spółek w obrębie organizacji
Elastyczność: personalizowany widok dokumentu, możliwość odwzorowania procesów i procedur
Bezpieczeństwo: pełna historia zmian, szeroki wachlarz uprawnień, kompatybilny z politykami bezpieczeństwa
Możliwość modyfikacji procesów i elastycznego dostosowania ich do zmieniającego się otoczenia biznesowego bez potrzeby kodowania (dzięki wykorzystaniu rozwiązania typu LOW CODE)
Identyfikacja wąskich gardeł w procesach biznesowych dzięki rozbudowanemu systemowi raportów

obsługa sekcji A, B, C i D teczki pracowniczej, zgodnie z wytycznymi rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej; oraz obsługa sekcji dodatkowych
automatyczne usuwanie dokumentów i retencja – możliwość automatycznego usuwania zdefiniowanych typów dokumentów oraz całych teczek po określonym czasie.
Obsługa wielu jednostek gospodarczych w jednej aplikacji. Pracownicy działów HR mogą mieć dostęp do danych wszystkich spółek, lub być przypisani do określonej jednostki gospodarczej.
Eksport danych do pliku ZIP, w którym zgodnie z wytycznymi rozporządzenia znajdują się pary plików PDF skanów i XML danych.
Ładowanie dokumentów do poszczególnych sekcji wraz z oznaczeniem terminów ważności z wykorzystaniem wewnętrznego workflow albo API REST dla aplikacji zewnętrznych, np. systemów OCR.
Przechowywanie dokumentów podpisanych elektronicznie w zewnętrznych aplikacjach (np. DocuSign)
Generowanie powiadomień, zgodnie ze zdefiniowanym dla każdego typu dokumentu terminem oraz odbiorcą (np. alerty o zbliżającym się terminie badań okresowych, obowiązkowych szkoleniach, czy też końcu umowy).
Zarządzanie uprawnieniami i dostępami. W aplikacji można nadać odpowiednie uprawnienia dla poszczególnych użytkowników systemu: kierowników, pracowników działu kadr i pozostałych pracowników.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym
Kodeks pracy

E-Teczki to rozwiązanie przygotowane z myślą o integracji z systemami SAP (SAP HR/SAP HCM, SuccessFactors Employee Central).

Aplikacja integruje się z SAP za pomocą webservice. Dane o pracownikach w E-Teczkach są pobierane i aktualizowane z aplikacji SAP. SAP pozostaje w tej architekturze centrum zarządzania danymi o pracowniku, a zmiany natychmiast są odwzorowywane w E-Teczkach.

Instalacja E-Teczek All for One w środowisku SAP wymaga spełnienia następujących warunków technicznych: wersja systemu ECC 6.00 z Support Package 9 lub wyższym (SAP HR/HCM); lub subskrypcja SuccessFactors.

Elektroniczne akta pracownicze w Żabka Polska

Już po pierwszym roku korzystania z elektronicznego obiegu i podpisywania dokumentów kadrowych wolumen kartek papieru przechodzących przez dział HR Żabka Polska zmniejszył się aż o 20%.

Przeczytaj więcej o zintegrowanym rozwiązaniu obejmującym SAP SuccessFactors, Rockawork E-Teczki od All for One oraz narzędzie SignHub od Asseco.

Żabka Polska

Digitalizacja procesów kadrowo-płacowych

E-Teczki w Volkswagen Poznań

Przeczytaj case study z projektu digitalizacji dokumentacji kadrowej ponad 10 tys. pracowników firmy Volkswagen Poznań w rozwiązaniu All for One E-Teczki