Uporządkuj ewidencję posiadanego sprzętu. Udostępnij pracownikom możliwość rezerwacji współdzielonych zasobów. Prowadź listę licencji i uprawnień przypisanych do poszczególnych osób. Kontroluj wydatki poprzez elektroniczne wnioski zakupowe.
Pracownik wnioskuje, przełożony akceptuje lub… nie. Kto wnioskował, kto zatwierdził, jakie zakupy w toku? To wszystko w BeeOffice.
Moduł Zakupy pozwala na pełną obsługę procesu składania i akceptacji zapotrzebowań.
BeeOffice informuje decydenta – którego zna ze struktury organizacyjnej – o pojawieniu się nowego zapotrzebowania wymagającego podjęcia decyzji: akceptacji, bądź odrzucenia. W każdej chwili możliwy jest wgląd w aktualny status oraz sprawdzenie dla dowolnego zapotrzebowania, kto i kiedy je złożył, kto wykonał kolejne kroki na ścieżce akceptacji.
Czy wiesz, że… 500 tyle zakupów (biurowych, administracyjnych na potrzeby własne pracowników) dokonuje miesięcznie przeciętna firma ze 100 pracownikami biurowymi
Jak to działa?
Na formularzu zapotrzebowania pracownik określa przedmiot zakupu i inne informacje potrzebne do realizacji zamówienia oraz dekretacji kosztów. Dokument przechodzi ścieżkę akceptacji zgodnie z procedurą firmy (np. workflow może się różnić zależnie od kategorii zakupów lub kwoty)
W przypadku odrzucenia zapotrzebowania powody decyzji można wyjaśnić w komentarzu do wniosku
Kiedy wpłynie faktura od dostawcy, system pozwala automatycznie zweryfikować czy jest zgodna z wcześniej zatwierdzonym zapotrzebowaniem (można skonfigurować limity tolerancji, np. do 5% przekroczenia zatwierdzonej kwoty – dokument jest nadal traktowany jako zgodny)
Salki, rzutniki, auta i inne wspólne zasoby… W BeeOffice rezerwujecie je na dni lub godziny. Nareszcie wiadomo, kto i na kiedy dokonał rezerwacji danego dobra.
Rezerwacje to sprawne zarządzanie zasobami używanymi przez pracowników: salkami szkoleniowymi, rzutnikami, zestawami GPS itp. W każdej chwili wiecie, jaki zasób jest wolny, kto dokonał rezerwacji oraz jak wyglądało jego wykorzystanie w przeszłości.
Moduł Rezerwacje pozwala nie tylko rezerwować zasoby firmowe imieniu własnym bądź współpracowników, ale również daje możliwość oceny, w jaki sposób konkretne zasoby czy urządzenia są wykorzystane w firmie. Szybko dowiesz się, np. ile dni w roku korzystano z rzutnika, ale też czy opłaca się utrzymywać mieszkanie firmowe, czy może biorąc pod uwagę jego zajętość, tańsze byłoby korzystanie z hoteli.
Sam decydujesz, czy dany zasób pozwalasz rezerwować na godziny, doby a może – jak w przypadku mieszkań – na noce. Wszyscy pracownicy w każdej chwili mają dostęp do informacji o wolnych zasobach, a jeśli ich potrzebują, to mogą je rezerwować nawet będąc w domu, 24 godz. przez 7 dni w tygodniu.
Czy wiesz, że… 10%: średnio tyle czasu przeznaczonego na spotkanie biznesowe zajmują kwestie organizacyjne (np. znalezienie i przygotowanie odpowiedniej sali, zlokalizowanie i podłączenie rzutnika itp.)
Jak to działa?
Kalendarz rezerwacji pozwala błyskawicznie ustalić, czy dana sala, rzutnik lub samochód firmowy jest wolny czy zajęty – przez kogo, od kiedy i na jak długo
Planowanie wykorzystania sal lub innych zasobów pozwala uniknąć konflików, a jednocześnie najlepiej wykorzystać dostępną infrastrukturę
Pełen rejestr sprzętów przekazanych na stałe pracownikom. Telefony, komputery, meble… Wiemy, co kto ma, ile czego mamy na stanie. Wraz z pełnymi danymi historycznymi.
BeeOffice gromadzi w jednym miejscu pełną informację o urządzeniach wykorzystywanych przez pracowników, historii ich wydań i zwrotów. Dodatkowo daje możliwość generowania i drukowania dedykowanych dokumentów wydania i zwrotu konkretnych urządzeń.
Moduł Urządzenia pozwala na obsługę procesu zarządzania firmowym sprzętem przekazywanym użytkownikom, np. laptopami, telefonami, kartami wejściowymi. To funkcjonalność bardzo przydatna w każdej firmie, która chce panować nad posiadanymi urządzeniami i znać ich historię – od zakupu, przez wydanie użytkownikowi, aż po sprzedaż lub zniszczenie.
Czy wiesz, że… 1000: średnio tyle sztuk różnych urządzeń i istotnych elementów wyposażenia posiada firma ze 100 pracownikami biurowymi. Wśród nich są m.in. telefony, komputery, karty wejściowe, specjalistyczne narzędzia i sprzęty
Jak to działa?
W jednym miejscu zebrane informacje o narzędziach pracy każdej osoby (wyposażenie, oprogramowanie, samochody służbowe…)
Dla każdego urządzenia BeeOffice pozwala rejestrować wszystkie istotne dane – aktualny posiadacz, termin gwarancji, dodatkowe pola odpowiednie dla danego rodzaju urządzenia…
Na podstawie ewidencji urządzeń system może automatycznie utworzyć ‚samoobsługowy’ spis inwentaryzacyjny, do wypełnienia przez każdego pracownika
Lista posiadanych licencji, dane historyczne o zakupach, wydaniach i zwrotach. Łatwiej zadbać o legalność oprogramowania i… oszczędzić na zakupach licencji.
Ile licencji na oprogramowanie posiadamy w firmie? Kiedy którą kupiliśmy, kto z jakiej korzysta? W tym miejscu otrzymacie także wydruki wewnętrznych dokumentów wydania i zwrotu licencji oraz pełną informację o ich historii – możesz być spokojny, że na wypadek kontroli będziesz od ręki wiedział wszystko o losach poszczególnych licencji IT!
Moduł Licencje IT w BeeOffice to proste rozwiązanie Twoich problemów z zarządzaniem licencjami na oprogramowanie. Definiujesz listę dostępnych licencji, rejestrujesz zakupy, wydania i zwroty, a dzięki temu w każdej chwili możesz sprawdzić, kto daną licencję posiada, kto ją wydał oraz ile i jakich licencji IT w firmie posiadasz. Zatrudniając nowego pracownika, łatwo ocenisz, czy aby wyposażyć jego stanowisko pracy, musisz dokonywać nowych zakupów licencji, czy masz możliwość skorzystania z już wcześniej zakupionych, otrzymanych w ramach partnerstwa lub przypisanych do komputera. Raz definiując licencję, masz ją także do dyspozycji w module Zapotrzebowania.
Czy wiesz, że… 500: średnio tyle licencji na oprogramowanie IT ma firma z 100 stanowiskami komputerowymi
Jak to działa?
Licencje na oprogramowanie, z których korzystają pracownicy, zebrane w centralnym rejestrze
Cena i inne szczegóły dotyczące zakupu, wydania/instalacje licencji na komputerach pracowników… System pozwala szybko odpowiedzieć na pytanie: czy mamy jeszcze niewykorzystane licencje, czy przekraczamy już dostępną pulę?
