Wprowadź porządek wewnątrz organizacji. Udostępnij pracownikom narzędzie do zgłaszania spraw pracowniczych i wniosków. Przypisuj sprawy do odpowiednich specjalistów i kontroluj ich załatwianie. Przyspiesz obieg informacji i podejmowanie decyzji.
Firmowe who is who: lista pracowników, ich zdjęcia, numery telefonów i pokoi. Wasza struktura w formie czytelnego drzewka. Wiadomo, kto jest kim i pod kogo podlega.
Moduł Pracownicy i struktura pełni dwojaką rolę. Z jednej strony jest jądrem aplikacji, niezbędnym do uruchomienia pozostałych modułów BeeOffice (ponieważ tutaj składowane są informacje o pracownikach i relacjach między nimi). Z drugiej strony stanowi funkcjonalność, która sama w sobie jest bardzo przydatna w organizacji.
Moduł jest firmowym who is who: odzwierciedlaniem Waszej struktury organizacyjnej i zbiorem informacji o ludziach, którzy ją tworzą. Każdy pracownik ma tu przypisane stanowisko, role oraz informacje takie jak numery telefonów czy pokoju. Każde stanowisko ma przypisanego pracownika. Abyście zawsze wiedzieli, kto jest kim, pod kogo podlega i jak się z nim skontaktować.
Czy wiesz, że… 2 godz. / tydzień: tyle czasu poświęca pracownik dużej firmy na zidentyfikowanie i dotarcie do właściwych osób w firmie, do których powinien się zwrócić z danymi sprawami
Jak to działa?
Edytor struktury organizacyjnej oraz przypisania pracowników do stanowisk
System automatycznie tworzy schemat organizacyjny na podstawie wprowadzonych danych
Wszystkie istotne informacje o pracownikach w jednym miejscu
Zgłoszenie, przypisanie osoby odpowiedzialnej, powiadomienia o zmianie statusu zgłoszenia. Porządek, prostota i satysfakcja pracowników. BeeOffice Service Desk to rozwiązanie, które w prosty sposób porządkuje obsługę wewnętrznych zgłoszeń serwisowych, niezależnie od ich przedmiotu (zgłoszenia IT, administracyjne, serwisowe, wnioski HR…).
W każdej organizacji pracownicy zgłaszają problemy i prośby do zespołów IT czy administracyjnych. Zacięła się drukarka, nie działa telefon, w łazience zepsuł się kran. Zgłoszenia dokonywane są różnymi drogami – telefonicznie, mailowo, ustnie… Często nie wiadomo, czy i kto zajął się problemem i na jakim etapie jest sprawa.
BeeOffice Service Desk wprowadza porządek do tego procesu. Pracownicy zgłaszają problem w systemie. Operator przydziela do zgłoszenia osobę odpowiedzialną. W systemie są wprowadzane informacje o zmianie statusu (pytania, wyjaśnienia, informacja o rozwiązaniu), zainteresowani otrzymują powiadomienia o zmianie statusu (jak wszystkie powiadomienia z BeeOffice – przez Infobox oraz e-mail).
Service Desk można wykorzystać również do komunikacji firmy z klientami, np. w centrach BPO czy dla uporządkowania procesów obsługi gwarancyjnej lub wsparcia użytkowników. Bez względu czy obsługujemy w ten sposób dziesiątki czy tysiące użytkowników, przejrzysty i wydajny system serwisowy zwiększy efektywność zespołu wsparcia i zadowolenie klientów.
Service Desk jest jednym z modułów BeeOffice, a więc korzysta z zalet integracji różnych funkcji w jednym miejscu: posługuje się jedną listą pracowników, zaś dostęp do niego jest kontrolowany uprawnieniami definiowanymi w ramach mechanizmu wspólnego dla wszystkich funkcji BeeOffice.
Czy wiesz, że… 250:średnio tyle miesięcznie zgłoszeń i problemów informatycznych i administracyjnych generuje 100-osobowy zespół pracowników biurowych
Jak to działa?
Dla każdego zgłoszenia można jednoznacznie ustalić: do kogo jest przypisane, jaki jest status obsługi, kiedy było ostatnio aktualizowane, itp.
Historia wszystkich interakcji między osobą zgłaszającą a serwisem jest prezentowana w czytelny sposób
Każde działanie związane ze zgłoszeniem serwisowym wyświetla prosty ekran, informujący jaki będzie skutek wybranej operacji oraz pozwalający wprowadzić dodatkowe informacje (np. podanie czasu obsługi zadania przez serwis lub wpisanie oceny rozwiązania)
Lider zespołu ma wgląd w listę spraw przypisanych do poszczególnych członków zespołu i może równoważyć ich obciążenie podczas przydzielania nowych zadań
Szczególnym rodzajem zgłoszenia jest wniosek o nadanie uprawnień do systemów IT lub do zbiorów danych osobowych. Wskazujemy grupy uprawnień ze zdefiniowanego katalogu i system przekazuje wniosek do odpowiednich osób, do autoryzacji (np. do firmowego inspektora ochrony danych osobowych).
Użytkownicy mogą szybko wybrać rodzaj nowego zgłoszenia ze zdefiniowanego ‚katalogu usług’ lub z ostatnio wprowadzonych przez siebie zgłoszeń.
Ogłoszenia księgowości czy działu HR… lub tablica ogłoszeń prywatnych. Dostęp dla wszystkich lub wybranych użytkowników. Forum BeeOffice to prosty, uniwersalny mechanizm do wymiany informacji pomiędzy pracownikami.
W zależności od konfiguracji, może być wykorzystany jako baza wiedzy, forum dyskusyjne czy też tablica ogłoszeń. Poszczególne fora tematyczne mogą być dostępne dla wszystkich użytkowników BeeOffice w firmie, bądź tylko dla zdefiniowanej grupy czy zespołu.
Forum BeeOffice to zarówno platforma do przekazywania i wymiany informacji wewnątrzfirmowych, jak i sposób na budowanie więzi nieformalnych w ramach organizacji.
Jak to działa?
Procedury HR, dokumentcja projektów, rozwiązania typowych problemów IT… Forum w BeeOffice pozwala szybko uporządkować wiele rodzajów informacji. Jednen ze sposobów na firmowy intranet.
Artykuły, załączniki, komentarze – przystępna forma komunikacji, wszystkie istotne sprawy zebrane w jednym miejscu
Wnioski oczekujące na akceptację, informacje o zmianach statusu spraw. Wszystko w formie czytelnej i klikalnej listy. Klik, akceptacja i sprawa załatwiona. Infobox to rodzaj skrzynki odbiorczej, zbierającej w jednym miejscu nowe informacje istotne dla danego użytkownika.
Lista w Infobox prezentuje dwa rodzaje pozycji:
- sprawy wymagające reakcji użytkownika (np. wniosek urlopowy Twojego podwładnego oczekuje na akceptację)
- informacje o zmianie statusu sprawy (np. Twój wniosek zakupowy został zaakceptowany)
Klikając w daną pozycję, można przejść do szczegółów danej sprawy wykonując oczekiwaną czynność (np. akceptując wniosek urlopowy).
Jak to działa?
Urlopy, delegacje, zakupy, inne wnioski – wszystkie decyzje do podjęcia są zebrane na liście ‚Infobox’
Przełożony jest informowany przez email o nowym wniosku oczekującym na decyzję
Karty zadań pozwalają uporządkować rutynowe powtarzalne czynności, które wymagają skoordynowanego działania wielu osób. Mogą wpierać procesy HR (np. przyjęcie nowego pracownika lub „obiegówka” po zakończeniu pracy), administracyjne (weryfikacja kontraktu przez różne działy), IT (checklista dla codziennej kontroli serwerowni), itd.
Karty ocen pozwalają odzierciedlić firmowy system spotkań/ocen okresowych. Struktura formularza i workflow może być elastycznie dopasowany do wymagań firmy.
Zobacz nagrania z prezentacji i webinarów
Service Desk w BeeOffice - zgłoszenia IT, wnioski HR i nie tylko
BeeOffice dla pracy hybrydowej
BeeOffice Service Desk jako platforma do obsługi wniosków pracowniczych
