Chmura, mobilny dostęp i zarządzanie doświadczeniem pracownika stają się codzienną praktyką firm. Na rynku pracy umacnia się nowe pokolenie pracowników, a rola działów HR znacząco wykracza poza administrowanie zasobami ludzkimi czy naliczanie płac. Zmieniają się diametralnie oczekiwania względem narzędzi IT do zarządzania kapitałem ludzkim. I nie chodzi tylko o sprawnie przebiegające procesy kadrowe, ale również, a może przede wszystkim, o przyciąganie i utrzymanie talentów. Głównym beneficjentem systemów HR nie są już specjaliści kadrowi, ale wszyscy pracownicy.
O zmianach w HR i roli nowoczesnych technologii IT rozmawiamy z Michałem Szymaczkiem – Menedżerem ds. Rozwoju Biznesu – HCM w SNP Poland.
Jakie są największe wyzwania współczesnych działów HR?
M.Sz. Jeśli miałbym szukać wspólnego mianownika dla wszystkich branż, wskazałbym na employee experience, tłumaczone wprost jako doświadczenie pracownika, co może brzmieć niejednoznaczne dla osób spoza kręgu HR. Doświadczenie pracownika rozumiem tutaj jako sumę interakcji pracownika z organizacją, począwszy od rekrutacji, przez adaptację i rozwój, na pożegnaniu z firmą kończąc.
Wyzwaniem dla organizacji, a szczególnie dla działów HR, jest zaoferowanie pracownikom takiego doświadczenia, żeby chętnie dołączali do organizacji, by byli zadowoleni, zmotywowani i polecali nas innym. Brzmi banalnie, ale jak wiemy, nie wszyscy sobie z tym wyzwaniem dobrze radzą.
Jaką rolę mogą tutaj spełnić systemy HR?
M.Sz. Większą, niż mogłoby się wydawać. Jacob Morgan, autor bestsellera The employee experience advantage, twierdzi, że zarządzanie doświadczeniem pracownika rozgrywa się w 3 obszarach: kultury organizacyjnej, fizycznej przestrzeni pracy oraz technologii, którą dajemy pracownikom. Ten ostatni dotyczy w szczególności aplikacji wspierających procesy HR.
Decydentom w organizacjach proponuję prosty eksperyment myślowy: porównajmy, jak wyglądają aplikacje konsumenckie, z których korzystamy poza pracą, np. Facebook, Twitter, Netflix, Uber czy Zalando z tym, co oferuje pracownikom firma w zakresie rozwiązań HR. Uzmysławiamy sobie wtedy, jaka przepaść dzieli te rozwiązania i co powinniśmy zmienić. Po pierwsze, aplikacje HR muszą być równie atrakcyjne wizualnie i ergonomiczne. Powinny podobnie dać się personalizować, nie wymagać szkoleń z obsługi i rzecz jasna być dostępne na urządzeniach mobilnych. Wreszcie, powinny być zaprojektowane z myślą o pracowniku – to on jest kluczowym odbiorcą rozwiązań HR. Musimy odrzucić myślenie o aplikacjach HR jako narzędziach dla specjalistów kadrowych. To pracownik ma być głównym użytkownikiem i beneficjentem tych systemów.
Netflix, Facebook czy Zalando to wysoko zawieszona poprzeczka. Co w tych aplikacjach powinno być inspiracją dla twórców rozwiązań HR?
M.Sz. Nowoczesne narzędzia HR oferują nie tylko interfejs zbliżony do aplikacji konsumenckich. Tak jak nie potrzebujemy szkoleń z obsługi Ubera czy Netflixa, tak też aplikacje HR są zaprojektowane w taki sposób, by użytkownik mógł z nich korzystać bez instrukcji.
SAP SuccessFactors oferuje możliwość wyszukiwania danych czy funkcji jak w Google – wprowadzamy hasło, a system kontekstowo podpowiada nam działanie. Obowiązuje zasada 3 kliknięć – do dowolnej funkcji możemy dotrzeć po maksymalnie 3 kliknięciach. Netflix informuje o nowych filmach w sposób sprofilowany dla mnie. Tak samo SuccessFactors wysyła komunikaty o ważnych zdarzeniach HR – spotkaniu rekrutacyjnym, konieczności zatwierdzenia wniosku urlopowego podwładnego, nowym istotnym wątku na firmowym forum społecznościowym.
Nie zapominajmy jednak, że w tym atrakcyjnym opakowaniu musi być coś więcej – metody motywowania i angażowania pracowników w życie firmy.
Co to znaczy?
M.Sz. Twórcy nowoczesnych rozwiązań HR czerpią z osiągnięć nauk behawioralnych, które często wywracają do góry nogami to, co do tej pory wydawało nam się oczywiste. Przykładowo, okazuje się, że premie i nagrody nie zawsze motywują w przypadku prac koncepcyjnych i mogą często odnosić przeciwny skutek. To, co naprawdę motywuje pracowników to jasny cel, poczucie sensu i wartości wykonywanej pracy, autonomia i potrzeba doskonalenia się. Te wszystkie elementy mogą być świetnie wsparte przez SuccessFactors. Narzędzia dzielenia się wiedzą, moderowania dyskusji, wspierające rozmowy coachingowe, innowacyjność czy proces adaptacyjny to tylko część tego, co tam znajdziemy.
Wyzwania zarządzania talentami to jedno, a co z tradycyjną domeną HR, na przykład zarządzaniem czasem pracy? Co w tym obszarze mogą wnieść rozwiązania HR?
M.Sz. Wspomnę tutaj o dwóch kluczowych aspektach. Pierwszym jest włączenie pracowników w proces planowania czasu pracy. Po raz pierwszy zwróciły na to uwagę sieci handlowe wtedy, gdy na rynku zaczęło brakować pracowników i punkty sprzedaży nie były w stanie w pełni realizować swoich zadań.
Okazało się, że milenialsów można przyciągnąć do pracy, dając im możliwość choćby minimalnego wpływu na ich grafik. Jeśli przypomnimy sobie czasy studenckie, od razu zrozumiemy, że to naprawdę duża wartość.
W niektórych organizacjach udało się wdrożyć ideę pełnego lub częściowego self-rosteringu, czyli indywidulanego planowania czasu pracy przez pracowników.
Rozwiązanie, które uruchamiamy u naszych klientów – SNP E-Time – daje możliwość definiowania przez pracowników tzw. preferencji czasu pracy. Przykładowo, pracownik może za pomocą smartfona wprowadzić do systemu informację, że chce pracować w weekendy lub na drugiej zmianie, ale wolałby nie pracować we wtorki a do tego umówił wizyty u lekarza w konkretne dni. System ma wbudowany algorytm, który takie preferencje stara się uwzględnić przy budowie harmonogramów czasu pracy. I tutaj dochodzimy do drugiego aspektu – automatyzacji planowania.
SNP E-Time idzie znacznie dalej niż większość dostępnych na rynku systemów. Na podstawie zapotrzebowań wprowadzonych ręcznie czy automatycznie z systemów sprzedaży lub planowania produkcji, aplikacja jest w stanie wygenerować optymalny grafik, zgodny z regułami kodeksowymi i uwzględniający, jeśli to możliwe, preferencje pracowników. Taki grafik może zostać zaakceptowany przez kierownika lub ręcznie zmodyfikowany. To tylko część tego, co może wnieść digitalizacja czasu pracy.
Wszyscy wiemy, że producenci aplikacji konsumenckich błyskawicznie odpowiadają na zmiany. Ich rozwiązania żyją, pojawiają się nowe funkcje, zmienia się interfejs, obsługa staje się coraz bardziej intuicyjna. W przypadku dużych systemów HR wprowadzanie zmian w taki sposób było utrudnione. Innowacje często wiązały się z czasochłonnym projektem, czy koniecznością upgrade. Czy jest na to jakieś rozwiązanie?
M.Sz. Rozwiązanie istniało już od dawna, ale zostało właściwie docenione kilka lat temu – HR w chmurze. SAP oferuje cały zakres funkcji HR – twardych i miękkich – w chmurowym rozwiązaniu SuccessFactors i EC Payroll. Decydując się na chmurę, oprócz oczywistych korzyści związanych z redukcją kosztów infrastruktury i utrzymania, klienci mają dostęp do najnowszych rozwiązań bez konieczności rozpoczynania złożonych projektów. Praktycznie co kilka miesięcy pojawiają się nowe interesujące funkcjonalności, a także aktualizacje interfejsu, które mogą być niemal natychmiast wykorzystane w codziennej pracy organizacji.
Nad czym teraz pracuje SAP w obszarze HR?
M.Sz. SAP dysponuje olbrzymim potencjałem rozwojowym, zatem toczących się ścieżek projektowych jest wiele. Wspomnę o dwóch, które mnie szczególnie interesują.
Jednym ze strategicznych wątków rozwoju SuccessFactors jest integracja z elektronicznymi asystentami. Chodzi o to, by pracownik mógł realizować podstawowe funkcje w systemie, wydając komendy w języku naturalnym, najlepiej ojczystym. Przykładowo, zamiast wprowadzać ręcznie wniosek urlopowy, użytkownik wydaje komendę głosową, niekoniecznie trzymając się sztywnych reguł. Podobnie system powinien sobie poradzić z bardziej złożonymi pytaniami, np. dlaczego mam tak niski dodatek za nadgodziny w tym miesiącu?
Do tej pory rozwiązanie SAP HR było raczej niedostępne dla małych firm. Czy to się zmieniło?
Tak. I to jest duża zmiana w podejściu SAP . Dzięki nowej polityce licencjonowania, a właściwie subskrypcji, rozwiązania chmurowe są dostępne zarówno dla dużych, jak i małych firm. Ma to fundamentalne znaczenie dla pozyskiwania i utrzymania talentów – w tej chwili mała organizacja może konkurować z gigantem, ponieważ dysponuje tymi samymi narzędziami HR.
Podam prosty przykład. Rozwiązanie do rekrutacji w pakiecie SuccessFactors, dzięki opatentowanej technologii SOE, pozwala na wysokie pozycjonowanie naszych ogłoszeń rekrutacyjnych w wynikach popularnych wyszukiwarek internetowych. Badania pokazują, że większość poszukujących pracę wprowadza w okienku Google dwa kryteria: typ stanowiska (np. konsultant SAP) i lokalizację (np. Warszawa). Nie pojawia się tutaj żadna preferowana nazwa firmy. Jeśli mała organizacja korzysta z rozwiązań SAP SuccessFactors Recruiting, dzięki pozycjonowaniu ma szansę szybciej zaprezentować swoją ofertę niż większe, być może bardziej renomowane firmy.
Jak wygląda rynek polski rozwiązań cloud HR z punktu widzenia doświadczeń SNP jako firmy wdrożeniowej?
W tej chwili wszystkie nasze oferty na nowy system HR to propozycje rozwiązań SAP SuccessFactors. Decydenci pozbyli się obaw przed chmurą. Mamy za sobą duże i mniejsze projekty uruchamiania SuccessFactors, w różnych architekturach (hybrydowych – w połączeniu z SAP HR on-premise i w pełni chmurowych), dla wielu branż (m.in. retail czy produkcyjnej). Doskonałym uzupełnieniem SuccessFactors są nasze autorskie aplikacje, w tym SNP E-Time, który jako jedyne tego typu rozwiązanie w Polsce posiada certyfikat SAP-Qualified Partner-Packaged Solution for SAP SuccessFactors. Z SNP E-Time w najnowszej odsłonie korzysta m.in. firma LPP, właściciel 5 brandów odzieżowych: Reserved, Mohito, House, Cropp i Sinsay.
Rozmawiała: Monika Kanigowska, Redaktor Lepszego Biznesu