Trzy miesiące – tyle czasu dało Ministerstwo Finansów w 2016 roku na przygotowanie się firm do obowiązku generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zegar zaczął tykać, a firmy poszukiwać rozwiązań, które pomogą dostosować firmowe systemy zintegrowane, także SAP, do nowych wymogów. Wyzwanie było duże, tym bardziej, że dotyczyło wszystkich firm, a nie wybranej branży. W tak krótkim czasie SNP Poland (dawniej BCC), jako pierwsza firma konsultingowa, przygotowało gotowe rozwiązanie – Jednolity Plik Kontrolny w SAP.
Sposobem Ministerstwa Finansów na poprawienie ściągalności podatków i uszczelnienie systemu podatkowego było wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. JPK to zbiór zdefiniowanych danych finansowych, przygotowany przy użyciu dedykowanego oprogramowania. Obowiązek jego przedstawienia objął tzw. dużych podatników (powyżej 250 pracowników lub roczny obrót co najmniej 50 mln EUR) od 1 lipca 2016 r. Mniejsze firmy wymóg ten obowiązuje od 1 stycznia 2017 r.
Za niewysłanie JPK grozi kara grzywny. Błędy w rozliczeniach również mogą okazać się bardzo kosztowne. Za niewysłanie danych w formacie JPK grozi kara w wysokości 2,8 tys. zł. Osoba, która nie złoży w terminie informacji, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych. Stawki są ustalane indywidualnie przez sąd – w 2017 roku maksymalnie taka kara może wynieść nawet ponad 3 miliony złotych.
Celem wprowadzenia JPK, według ministerstwa, miało być także ułatwienie życia podatnikom (szybsze, wygodniejsze i mniej kosztowne przekazywanie informacji podatkowych w formie elektronicznej). Dodatkowo oczekiwanym efektem jest zmniejszenie częstotliwości kontroli skarbowych w firmach.
Być może z czasem obopólne korzyści z wprowadzenia obowiązku generowania JPK staną się oczywiste. Jednak na początku ministerstwo zafundowało przedsiębiorstwom iście stachanowskie tempo i dużą niepewność we wprowadzaniu nowych obowiązków sprawozdawczych.
Dopiero w marcu 2016 r. zakończono prace przygotowawcze i ogłoszono ostateczne wymagania w stosunku do formatu oraz zawartości struktur JPK. Z kolei Departament Informatyzacji Ministerstwa Finansów w maju 2016 r. opublikował, a w czerwcu zaktualizował, specyfikację interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego. Przedsiębiorcom pozostawiono trzy miesiące na implementację tych wytycznych w ich systemach informatycznych.
JPK SNP gotowe na czas
Krótki okres pomiędzy określeniem ostatecznych wymagań, a momentem ich wejścia w życie, spowodował, że jeszcze w grudniu 2015 r. w SNP podjęto decyzję o rozpoczęciu pracy nad rozwiązaniem do generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego w systemie SAP. Powołany w tym celu zespół skupił konsultantów z obszarów finansowo-księgowych, programistów ABAP i Java, a także specjalistów od technologii integracyjnych. Początkowo prace bazowały jedynie na wstępnych informacjach publikowanych przez Ministerstwo Finansów.
Duże znaczenie miało doświadczenie konsultantów SNP w rolloutach SAP. Nasz kraj nie jest jedynym, w którym wprowadzono taki obowiązek i korporacyjne template’y SAP często uwzględniają konieczność generowania Standard Audit File-Tax (SAF-T) według lokalnej specyfiki właściwej dla danej jednostki gospodarczej. Zebranie podobnych doświadczeń i wpływu SAF-T na działanie systemu u klienta wykorzystano jako punkt wyjścia.
Wreszcie, po publikacji w marcu 2016 r. ostatecznych formatów plików XML, przygotowane w SNP rozwiązanie mogło zostać szybko dostosowane do obowiązujących wytycznych. Pilotażowe wdrożenie u jednego z wieloletnich i zaufanych klientów potwierdziło poprawność jego działania – i można było przystąpić do oferowania pakietu na rynku.
Już w połowie czerwca 2016 r. SNP rozpoczęło wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego w SAP w kolejnych firmach. W kolejnych miesiącach podstawowe rozwiązanie SNP wybrało kilkudziesięciu klientów. Wśród nich były zarówno firmy, które od dawna znają SNP i prowadziły z nami wiele projektów wdrożeniowych i rozwojowych, jak i firmy, które po raz pierwszy korzystały z naszych usług.
Następnym krokiem było udostępnianie produktów i usług rozszerzających ofertę SNP: (transfer, wsparcie producencie, nowe funkcjonalności).
Webinary źródłem wiedzy
Skąpe i opóźnione informacje na temat JPK, jakie na przełomie 2015/2016 napływały z ministerstwa, doniesienia medialne o planowanym szerokim zakresie obowiązkowego raportowania i wysokich karach dla niewywiązujących się z tego obowiązku wywoływały duże zaniepokojenie u klientów.
Chcąc uspokoić posiadaczy systemu SAP, już w trakcie pracy nad rozwiązaniem SNP rozpoczęło intensywną kampanię informacyjną, której celem była po pierwsze – edukacja na temat wymogów i struktury pliku JPK, a po drugie przekazanie wiedzy, jakich dostosowań i w jakich obszarach będzie wymagał SAP.
Łącznie odbyło się sześć webinarów poświęconych pakietowi usług i rozwiązań SNP Jednolity Plik Kontrolny w SAP, na które zarejestrowało się ponad 450 uczestników.
JPK w SAP od SNP
Oferowane przez SNP rozwiązanie Jednolity Plik Kontrolny w SAP to zestaw gotowych funkcjonalności, który umożliwia firmom pracującym z tym systemem dostosowanie go w taki sposób, by możliwe było przygotowanie JPK bezpośrednio w SAP ERP, a także wygenerowanie deklaracji w postaci plików w formacie .XML, umożliwiających wysyłkę deklaracji w formie elektronicznej (także drogą elektroniczną).
Firmom, w których system, ze względu na specyfikę biznesu, mocno odbiega od standardowych ustawień systemu, oferujemy dodatkowo usługę analizy zakresu prac niezbędnych do spełnienia wymagań prawnych, a także dostosowanie produktu do specyficznych potrzeb organizacji.
Na pakiet JPK w SAP od SNP składają się:
- Jednolity Plik Kontrolny w SAP (pakiet podstawowy) – rozwiązanie wspierające przygotowywanie jednolitych plików kontrolnych w systemie SAP, wraz z licencją i filmem instruktażowym przygotowującym do samodzielnego dostosowania produktu; pakiet jest dostępny zarówno dla systemu SAP ERP, jak i SAP Business One;
- SNP JPK Transfer – rozszerzenie JPK SNP, wspierające e-wysyłkę jednolitych plików kontrolnych do systemu Ministerstwa Finansów, wraz z licencją i filmem instruktażowym przygotowującym do samodzielnego dostosowania produktu;
- opcjonalna usługa dostosowania rozwiązań do wymagań przedsiębiorstwa, zgodnie ze specyfiką przygotowaną przez klienta lub na podstawie analizy prowadzonej przez konsultantów SNP;
- usługa wsparcia producenckiego dla JPK SNP; w ramach miesięcznego wynagrodzenia klient otrzymuje prawo do aktualizacji produktu (w wariancie rozszerzonym oferujemy także zdalne wsparcie serwisowe w gwarantowanym wymiarze godzin).
- SNP Excel4JPK – rozszerzenie i dopełnienie pakietu podstawowego wraz z licencją.
JPK to plik o uzgodnionej strukturze logicznej, za pomocą którego podatnik jest zobowiązany przekazywać księgi podatkowe (w całości lub części) oraz dowody księgowe. Innymi słowy, Jednolity Plik Kontrolny to format ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w jakim podatnicy prowadzący te księgi z wykorzystaniem programów komputerowych są zobowiązani przekazywać je na żądanie organów podatkowych.
Ministerstwo Finansów przygotowało siedem różnych struktur JPK, dostosowanych do poszczególnych obszarów podatkowo-rachunkowych używanych przez przedsiębiorstwa. Są to:
Struktura 1 – księgi rachunkowe,
Struktura 2 – wyciągi bankowe,
Struktura 3 – magazyn,
Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
Struktura 5 – faktury,
Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
Struktura 7 – ewidencja przychodów.
Także dla SAP Business One
Warto także wspomnieć, że SNP przygotowało również ofertę dla firm pracujących z systemem SAP Business One. Aby umożliwić im dostosowanie systemu do wymogów generowania JPK, SNP oferuje:
- dla klientów korzystających z SAP Business One w wersji 9.1 i wyższej – asystę przy wdrożeniu uzupełnienia dostarczanego przez SAP SE,
- dla firm użytkujących wersje niższe (np. 9.0 czy 8.82) – wdrożenie dedykowanego rozszerzenia, które umożliwi wygenerowanie pliku JPK zgodnego z nowymi przepisami podatkowymi.
JPK Transfer – e-wysyłka JPK do MF
Wykorzystując swoje doświadczenie zarówno w obszarze SAP, jak i w integracji rozproszonych systemów informatycznych, SNP przygotowało także rozwiązanie JPK Transfer do bezpiecznej e-wysyłki danych do systemu Ministerstwa Finansów. To rozszerzenie i dopełnienie pakietu podstawowego SNP Jednolity Plik Kontrolny w SAP. Rozwiązanie automatyzuje proces przygotowywania do elektronicznej wysyłki JPK oraz pozwala na monitorowanie jej przebiegu.
JPK Transfer zapewnia:
- przygotowanie danych JPK do elektronicznej wysyłki w układzie i formacie zgodnym z oczekiwaniami Ministerstwa Finansów,
- walidację, szyfrowanie i kompresję danych,
- integrację z oprogramowaniem zapewniającym podpis kwalifikowany, jednoznacznie identyfikujący organizację będącą nadawcą komunikatu,
- bezpieczną i stabilną wysyłkę danych przez Internet,
- zaczytanie do systemu SAP Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) z Ministerstwa Finansów, potwierdzającego otrzymanie JPK przez MF,
- monitorowanie procesu wysyłki za pomocą Monitora wysyłki JPK, bezpośrednio w systemie SAP (nowa transakcja).
JPK Transfer uwzględnia wysyłkę wszystkich struktur wchodzących w skład JPK, zarówno tych wysyłanych okresowo, jak i na żądanie.
Bogate doświadczenia w integracji różnorodnych rozwiązań, a także duży nacisk, jaki w SNP kładziemy na wysoki poziom zabezpieczeń danych na każdym etapie ich przetwarzania przyczyniły się do dużego sukcesu produktu. Warto podkreślić, że zainteresowanie tym rozwiązaniem nie zmniejszyło się nawet po tym, jak ministerstwo udostępniło własne bramki pozwalające na przesyłanie plików kontrolnych w sposób zaufany.
Obecnie JPK Transfer odpowiada za poprawne i bezpieczne przesyłanie jednolitych plików w blisko 70 firmach. Wśród nich i takich, które generują JPK za pomocą rozwiązań dostarczonych przez innych producentów oprogramowania.
SNP Excel4JPK
W ślad za kolejnymi zmianami legislacyjnymi i specyfikacjami wymagań prawnych pakiet produktów i usług jest stale rozbudowywany. Od kwietnia 2017 roku dostępny jest SNP Excel4JPK, który stanowi rozszerzenie i dopełnienie pakietu podstawowego. Umożliwia wczytywanie do JPK danych, które z różnych powodów nie mogą zostać automatycznie zaciągnięte z systemu SAP. Mogą to być np. dane z innych systemów informatycznych; dane z arkuszy MS Excel; dane wymagające ręcznej korekty przed ich przygotowaniem do plików JPK. Rozwiązanie pozwala na przygotowanie takich danych w komfortowy sposób w środowisku MS Excel, niezależnie od źródła ich pochodzenia i typu JPK, jakiego dotyczą.
W przygotowaniu kolejne funkcjonalności.
Wsparcie producenckie dla JPK SNP
Zmienność zarówno środowiska SAP, jak i przepisów prawnych ciągle generuje potrzeby dalszego dostosowania wdrożonych produktów do nowych wymagań. Nie inaczej jest w przypadku rozwiązania JPK w SAP. Wychodząc temu zapotrzebowaniu naprzeciw, SNP przygotowało ofertę wsparcia producenckiego dla tego produktu. W ramach tej usługi klienci otrzymują prawo do otrzymywania publikowanych przez SNP aktualizacji produktu JPK SNP, wraz z opisem zmian zawartych w aktualizacji oraz instrukcją umożliwiającą jej samodzielne wgranie do systemu przez administratora.
W wariancie rozszerzonym usługi oferujemy dodatkowo prawo do zdalnego wsparcia serwisowego w zakresie JPK SNP w gwarantowanym wymiarze godzin. Wsparcie polega na:
- udzielaniu odpowiedzi na pytania związane z JPK,
- pomocy w przypadku problemów z działaniem JPK SNP,
- pomocy przy aktualizacji produktu JPK SNP.
Wsparcie producenckie dla JPK SNP jest realizowana przez konsultantów serwisu aplikacyjnego SAP w SNP. Dla firm, które już wcześniej korzystały z serwisu aplikacyjnego SAP, stanowi ono naturalne rozszerzenie tej usługi. Jest także korzystną propozycją dla tych klientów, którzy chcą mieć pewność, że generowane pliki kontrolne są zgodne z najnowszymi wytycznymi ministerstwa.
Solidny partner w biznesie
SNP już po pierwszych doniesieniach, że ministerstwo planuje ustanowienie obowiązku generowania JPK, oddelegowano zespół specjalistów do prac nad rozwiązaniem umożliwiających generowanie pliku z SAP. W efekcie jako pierwsza firma konsultingowa na rynku zaoferowała kompleksowe rozwiązanie dla firm pracujących z tym systemem. To ryzyko się opłaciło. Pakiet JPK SNP jest najlepiej sprzedającym się produktem w historii firmy. Wśród organizacji, które wybrały ofertę SNP, są zarówno największe firmy w Polsce, jak i przedsiębiorstwa zatrudniające kilkadziesiąt osób. Wiele z nich to wieloletni klienci SNP, stale korzystający z naszych usług wdrożeniowych czy stałego wsparcia administracyjnego i serwisowego. Ale znakomita część to firmy, z którymi wcześniej nie współpracowaliśmy, a które przy tej okazji mogły zapoznać się z naszym potencjałem realizacyjnym. Pozyskaliśmy także wielu nowych klientów korporacyjnych, na co dzień administrujących systemem we własnym zakresie, którzy przy tak specyficznym rozwiązaniu poszukiwali lokalnego rozwiązania, dającego gwarancję poprawnego wypełnienia obowiązków raportowania do organów kontrolnych.
Jednolity Plik Kontrolny SAP od SNP w liczbach
- ponad 300 zamówień na rozwiązania i usługi z pakietu JPK
- ponad 450 zarejestrowanych na 6 webinarach SNP poświęconych ofercie na rozwiązania z pakietu JPK
- 3 miesiące – od opublikowania ostatecznie zdefiniowanych struktur logicznych JPK przez Ministerstwo Finansów do powstania obowiązku generowania JPK i powszechnego wykorzystania rozwiązania SNP u klientów
