Pionierskie – jak na polskie warunki – wdrożenie modułu HR, zintegrowanego z systemem RCP (Rejestracji Czasu Pracy), trwa w Amice Wronki SA. Obecnie trwa konfiguracja systemu w oparciu o zatwierdzoną koncepcję.
Decyzja o wdrożeniu HR
Wiodący producent "białej techniki" zdecydował się na wdrożenie modułu kadrowo-placowego systemu SAP R/3 w maju br. Dotychczasowa DOS-owa aplikacja we właściwy sposób rejestrowała dane osobowe i dane o czasie pracy, ale nie dorównywała SAP R/3 pod względem technologii, nie była odpowiednio zintegrowana z pozostałymi funkcjonalnościami SAP R/3. Niedostateczne były też możliwości wsparcia funkcjonowania i rozwoju aplikacji w miarę zwiększających się potrzeb firmy.
Decyzja o wdrożeniu HR SAP R/3 była naturalną konsekwencją pozytywnych doświadczeń firmy z systemem SAP R/3. Jako firmę konsultingową prowadzącą wdrożenie i dostarczającą know-how w zakresie wdrożenia HR Amica wybrała Business Consulting Center (BCC). Wśród argumentów przemawiających za wyborem BCC wymieniano przede wszystkim doświadczenie w podobnych projektach.
W kontekście HR istotny był fakt, iż BCC dostarcza także rozwiązania uzupełniające standard SAP R/3 o: mechanizmy do wyliczania stażu pracy na podstawie wprowadzonych okresów zatrudnienia, naliczania urlopów; interfejsy łączące SAP R/3 z systemami Rejestracji Czasu Pracy oraz wszelkie inne dodatkowe raporty i sprawozdania wymagane przez polskie prawodawstwo. Dodatkowym argumentem było zrealizowane przez BCC z sukcesem wdrożenie w Amice modułów: FI, CO, TR, FI -AA, MM, SD, PP i QM.
Zdaniem Kierownika Projektu ze strony Amiki Piotra Miszewskiego: "Moduł HR potwierdza nasze dobre doświadczenia, jakie mamy z pozostałą funkcjonalnością SAP (Finanse, Controlling, Treasury, Majątek trwały, Sprzedaż i Dystrybucja, Gospodarka Materiałowa, Produkcja, Zarządzanie Jakością). Dzięki narzędziom wbudowanym w SAP R/3 oraz kwalifikacjom konsultantów możemy wdrożyć moduł HR w 8 miesięcy. Poza tym kupujemy wydajność, niezawodność, możliwość rozbudowy systemu, a także wsparcie wiodącego dostawcy systemów ERP."
HR – odpowiedź na wysokie wymagania
W fazie tworzenia koncepcji wdrożenia skupiono się na analizie dotychczas funkcjonującego rozwiązania – jego silnych i słabych stron. W wyniku analizy zespół (którego kluczowymi postaciami ze strony Amiki, prócz kierownika projektu Piotra Miszewskiego, były panie: Wanda Grolewska, kierownik Działu Rachuby Wynagrodzeń, oraz Anna Kujawska, kierownik Działu Kadr i Szkolenia) stworzył listę oczekiwanych korzyści i wymagań wobec przyszłego rozwiązania.
Lista oczekiwań zawierała się w następujących punktach:
- Posiadanie integralnej bazy informacji o pracowniku, używanej przez specjalistów kadrowych, płacowych, do spraw organizacji, szkoleń itp.
- Usprawnienie rozliczania płac (np. zmiany w okresie, automatyczne korekty) i działania z systemem Rejestracji Czasu Pracy (RCP) – automatyzacja, szybki przebieg
- Integracja danych z innymi aplikacjami SAP R/3, bieżąca aktualizacja zmian w poszczególnych modułach
- Szeroka funkcjonalność SAP R/3 w zakresie nowoczesnego zarządzania personelem (rekrutacja, oceny pracownicze, szkolenia, kwalifikacje i wymagania)
- Automatyzacja procesów administracyjnych (np. automatyczna korespondencja, wiadomości do administratorów danych wysyłane automatycznie po zajściu określonych zdarzeń w systemie)
- Możliwość daleko idącej konfiguracji komponentów modułu, w tym np.: składników płac i programu płacowego, programu wyceny czasu pracy, wyświetlania pól i charakterystyk technicznych w typach informacji
- Łatwe przygotowywanie raportów, wykorzystujących połączenie z MS Word i Excel
- Możliwość uruchomienia komponentów internetowych (Employee Self-Service)
- Wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów ochrony danych
- Sprawny system wsparcia dla standardowego systemu zapewniany przez SAP, korzystanie z doświadczeń grona użytkowników SAP R/3
- Ułatwienie i ograniczenie kosztów administracji systemem kadrowo-płacowym w ramach zintegrowanego środowiska SAP R/3
Spełnienie tych wszystkich oczekiwań zapewni wdrożenie podstawowych komponentów HR – Administracji kadrami i Listy płac oraz części funkcjonalności Planowania i rozwoju kadr. Jeszcze w tym roku Amica skorzysta z funkcji budowania i aktualizacji schematu organizacyjnego oraz opisów stanowisk. Harmonogram zakłada uruchomienie Administracji kadrami i Listy płac w styczniu 2000.
Integracja SAP R/3 z RCP
Kluczowym elementem projektu jest połączenie SAP R/3 z dotychczas użytkowanym systemem Rejestracji Czasu Pracy. Dzięki temu dane z czytników magnetycznych będą regularnie aktualizowane i przetwarzane w systemie SAP R/3. Tam nastąpi korekta błędów odczytów, generowanie bilansów czasu pracy, składników wynagrodzeń oraz niezbędnych zestawień. Wysiłkiem zespołu wdrożeniowego i konsultantów BCC pierwsze poprawne testowe rozliczenia uruchomiono już w 2 miesiące od rozpoczęcia projektu.
Pracownicy Działu Rachuby Wynagrodzeń Amiki cieszą się z wprowadzenia nowego systemu.
Zautomatyzuje on ich pracę, uprości wprowadzanie danych, analizę wyników, w dużym stopniu wyeliminuje korzystanie z ręcznego wprowadzania i ewidencji. Wszystkie aktualne dane kadrowe, o czasie pracy, a także dane finansowe i kosztowe będą na bieżąco dostępne "na biurku", umożliwiając prowadzenie symulacji oraz korekty rozliczeń.
